論規范應收和應付款項管理制度對穩定企業資金流的重要性

何廣先

摘要：在經營管理過程中，資金流管理成為影響企業可持續發展的關鍵，對于企業運營舉足輕重。文章將從規范應收與應付款項管理制度的角度出發，深入研究上述工作方案在強化資金預算能力、保障企業經濟效益的功能之后，再從企業實際情況入手，詳細闡述了應收款項管理與應付款項管理的工作方案與要點，包括建立應收賬款信用管理、加強應收賬款日常管理以及簡化和清除應付賬款業務流程等，希望為進一步提高企業資金流管理水平奠定基礎。

關鍵詞：應收款項管理；應付款項管理；企業；資金流

在當前集團制公司不斷發展的情況下，跨區域經營企業為了能在激烈的市場環境中占據優勢，就必須具有較高的企業現金流管理水平，其目的是保證企業資金安全、保證各項業務順利進行。但不容忽視的是，在當前復雜的市場環境以及內部管理條件下，企業的資金流管理面臨諸多挑戰，尤其是應收和應付款項管理制度的缺失更會導致企業資金流安全面臨諸多威脅。為有效解決上述問題，則應該進一步規范企業應收和應付款項管理路徑，認識到上述工作的重要性，這也是本文研究的主要目的。

一、規范應收和應付款項管理制度研究

（一）應收和應付款項管理制度定義分析

1. 應收賬款管理

應收賬款管理實際上是對企業應收賬款管理的全過程，其目的是要求財務人員運用科學管理辦法對整個賬款應收過程的質量控制，進而達到提升企業經濟效益、預防壞賬發生的目的。現階段企業的應付賬款管理的內容不斷拓展，已經涵蓋信用管理、日常賬款管理以及催收管理等內容。

2. 應付賬款管理

是指將企業經營業務中所支付的賬款處理制度化，在保證財務管理效能的同時，可隨時了解各類資金的動向，并做好企業信譽管理等措施。現階段企業在應付賬款管理中應將工作重點集中在材料、商品采購及接受勞務供應等經營活動中的應付款項。

（二）規范應收和應付款項管理制度的功能

對于企業而言，規范應收和應付款項管理制度成為提升企業資金流管理能力的重要組成部分，其重要性體現在以下幾方面。

1. 可提升資金周轉效率

應收和應付款項管理可幫助財務人員隨時了解本單位的應收與應付款項數額，不僅要尋找提升資金利用效率的措施，也要盡可能解決各類資金拖欠等問題，保證資金運行效率。同時對于企業而言，應收與應付賬款管理可根據企業的市場環境、外部信用問題等展開管理，并根據具體情況幫助企業制定應對措施。例如在財務風險管理中可通過衡量企業的壞賬與盈利損失等關鍵指標開展現場管理，例如若發現賒賬現象所能帶來的盈利大于壞賬成本時，即可認為在上述資金管理行為可以為企業創收，具有投資價值。

2. 可有效預防財務風險發生

目前資金流風險體現在諸多方面，這也決定了企業在制定財務風險方案中應具有良好的覆蓋面與適應性。在這一背景下，通過應收和應付款項管理則可從財務角度出發深入評估潛在風險事件，并幫助企業完善風險路徑。例如若在應收和應付款項管理中發現外部信用良好，則可以采用寬松的管理政策；若管理中發現外部信用環境不理想，則可通過緊縮的管理政策預防壞賬發生。

3. 可為企業管理提供充足的數據支持

企業管理是一項復雜且持續的過程，其管理結果受到內外部環境變化等因素管理。在這一背景下，應收和應付款項管理則可以詳細統計企業的供應商付款情況以及內部經營狀態，在上述數據支持方案基礎上幫助企業制定決策管理方案，保證企業決策方案科學、可行，成為實現企業可持續發展的重要推動力。

4. 可以保障企業的資金安全

對于企業而言，開展應收賬款管理可幫助企業更深入、全面地評價資金支出與收入情況，并幫助工作人員有效識別日常工作的現狀，從中識別可能造成資金風險的隱患，最終達到提升資金安全管理水平的目標。例如通過應付款項管理可幫助企業隨時了解各類資金流動情況，通過觀察各類資金流向即可判斷有無資金流不合理問題，促使企業將更多的工作精力放在消除應付款項管理危險因素上。最后對企業而言，完整的應收和應付款項管理可不斷提升企業的資金管理水平，確保管理層隨時掌握資金使用情況讓企業避免因資金流出現問題而出現無法經營的情況。

二、規范管理企業應收款促進企業資金流穩定運行的具體措施

（一）完善應收賬款信用管理架構

1. 完善企業信用管理方案

在企業應收賬款管理中，應配合企業信用管理方案改進其實施路徑，即通過授信體系對不同等級客戶進行的信用等級劃分，主要劃分方案為：一級客戶是企業應收款項管理中的最優質客戶，此類客戶發生壞賬的風險極低，并且在日常合作中能嚴格按照合同交付款項。三級客戶是應收賬款管理中所能接受的最低等級客戶，在日常工作中需要做好此類客戶的日常監督，并且能夠隨時根據市場等相關條件變化調整用戶的信用等級并形成應急預案。二級客戶則是介于一級客戶與三級客戶之間。四級客戶則是極大風險客戶，企業在此類客戶應收賬款管理中需要投入大量管理成本，并且賬款回收風險較大，得不償失，所以在與四級客戶展開合作時應嚴格要求客戶能實時付款。

在上述企業客戶信用管理方案基礎上，相關人員還可以針對不同類型的客戶制定相應的信用額度，其中較為常見的劃分方案如表1所示。

2. 完善客戶資信查詢路徑

做好客戶資信調查是應收賬款管理的基礎，目前企業的客戶主要分為企業與個人，對于不同類型客戶所采取的資金調查方向不同。一方面針對企業客戶，在資信調查中應詳細了解企業的基本情況，并根據企業披露的財務報表等綜合評價其償債能力；還應做好市場情況調查，根據市場方的反饋評價企業經營能力變化情況。另一方面針對個人客戶，在采集客戶個人信息的同時還應了解客戶的薪資待遇水平、企業報銷以及有無社保等。一般情況下個人客戶所涉及的資金占比較小，因此不需要投入過多的人力資源。而對于企業客戶而言，由于各類客戶所能采集的信息均存在時效性問題，所以建議當企業提出賒賬請求時，企業不僅要了解客戶的基本情況，還應該向客戶提出各類補充信息的需求。

并且在客戶資信調查過程中為保證各類數據準確無誤，企業還可以配合天眼查、企查查等App拓展信息來源，詳細了解各類企業客戶的經營風險，若查詢資料顯示企業存在失信或者被執行人等情況時，應及時降低客戶的信用等級水平。

（二）完善應收賬款的日常管理

1. 優化賒銷審批制度

目前大部分企業針對應收管理中的賒銷審批行為沒有做出詳細的規定，導致工作人員只能根據客戶實際情況、自己工作經驗等是否同意賒銷，整個過程存在極大的隨意性。為解決上述問題，未來應構建嚴格的應收賬款賒銷審批制度，達到規范應收賬款管理的目的。

同時企業大部分應收賬款具有單筆數額小的特征，所以在賒銷審批制度建設期間不僅要考慮單筆賒銷金額，也要詳細了解客戶賒銷的累計金額與數據情況，并根據相關審批人員的資質做出嚴格限制，使不同權限工作人員的審批額度存在差異。例如對于總經理而言，針對賒銷審批工作其單筆的最大賒銷審批額度可為2萬元，累計金額為15萬元；而對于各部門經理，其審批的賒銷單筆金額為5000元，累計賒銷金額不應超過3萬元等。

除了對企業賒銷金額等內容做出嚴格規范，還應進一步規范賒銷審批的工作路徑，嚴禁因為各種原因而造成口頭審批等問題。當相關賒銷行為經過經理部門審批通過后，即可在合同上簽署“審核通過”的字樣，方便隨時查詢。而考慮到可能出現的緊急情況，擔保人員可先通過電話征得經理同意后，再于第二天補充審批相關條款。

2. 完善簽單管理方案

簽單質量與應收賬款管理水平之間存在密切關系，未來工作中需要相關人員能重點關注以下幾方面問題。

（1）在簽單審批工作中應將工作重點集中在金額審批與資格審批兩方面，一般當客戶提出賒賬請求后，應第一時間安排專業人員做好客戶信用與風險評估情況，確認無誤后才能了解應收賬款審批中的資格評估，若審批金額超出擔保人的權限后，即可由經理人員進行審批。

（2）在簽單內容設定上，要求客戶能詳細、真實填寫信息，確保當用戶信息發生改變時可第一時間更新客戶檔案內容。同時針對賒銷簽單中需要客戶簽字確認的項目嚴禁項目經理代簽；對于無法第一時間聯系到客戶簽字的情況，也要在事后做好補簽工作。在上述簽單內容管理基礎上，由企業相關監督管理部門隨時抽查各類賒銷簽單與填寫情況，一旦發現其中的質量問題應安排相關人員處置。

3. 堅持應收賬款的定期對賬

整個工作重點分為兩方面內容，分別為財務人員與擔保人的對賬、擔保人與客戶的對賬等。為保證上述兩方面對賬工作順利進行，未來工作中應重點做好以下幾方面工作。

（1）將應收賬款的定期對賬形成嚴格的規章制度，一般情況下企業可能存在多個應收賬款的客戶，并且客戶可能在規定的時間內分別簽訂多個賒銷簽單，最終造成部分賬單無法查明原因的情況。因此要求相關人員能做到每隔一個月對賬一次，確保所有賬單的金額可查明。

（2）應嚴格執行賬單監督管理工作，即發揮企業內部信用管理相關工作人員的作用，堅持在月末等特殊時間節點監督擔保人、財務人員、客戶之間的對賬工作，一旦發現未能嚴格執行對賬工作的情況，則由信用部門進行監督。

（三）完善逾期催收制度

在應收賬款管理中經常出現逾期問題，因此需要企業在應收賬款管理中做好催收管理工作，其主要方案包括以下幾點。

1.劃分應收賬款催收的相關責任人

一般情況下每筆應收賬款的簽單中會詳細記錄擔保人的信息，因此擔保人就是逾期款項的主要催收員。而針對擔保人無法完成催收工作的情況，可引入第三方經手人處理，盡量提升催收的工作效率。

2.選擇合適的催收方式

目前在應收賬款催收階段主要采用電話催收的工作模式，而在考慮成本等因素的綜合作用下，可以將寄催收單、電話催收以及面談催收三種模式整合在一起，提升催收工作質量。

3.針對不同信用等級的客戶采用不同催收方式

主要內容如表2所示。并且對于應收數額較大的客戶不僅要采取上述催收方式，必要時還可以通過法律途徑等手段維護自身權益。

三、規范管理企業應付款促進企業資金流穩定運行的有效措施

（一）簡化應付款項業務流程

為全面提升應付款項的工作質量，企業在內部管理工作中應盡量簡化各級部門對應付款項的審批工作，盡量減少管理部門對應付款項的二次授權工作，只需要在最終資金出賬按照支付批次進行總體的審批授權即可。

例如，在構建集團財務共享中心的基礎上，可減少金融部門或者財務部門在資金出賬審批中的工作步驟，轉而由共享中心出納向應付經理發送批量支付申請，并將其明細資料反饋給金融部門即可。上述改進流程不僅可以保證金融部門隨時掌握企業的資金流情況，也不會因為煩瑣的工作步驟而影響日常支付效率。

除此之外，在整個應付款項業務流程簡化過程中應該嚴格執行無紙化的工作模式，即改變傳統應付款項處理中填寫申請表或者新建申請表等幾方面操作，由子公司自行存檔即可。利用系統提供的功能軟件完成建檔后，減少了紙質單據的審批流程，采購部門也在提交應付款的相關簽單或者資料后，再由財務部門完成歸檔。或者利用當前功能強大的電子檔案管理系統可以建立大容量的應付款項業務簽單電子檔案數據庫。

（二）改進應付業務工作流程

針對傳統應付業務工作流程中存在的效率低下等問題，未來工作中應主動構建完整的應付業務工作新流程。

1. 增加供應商信息查詢內容

為滿足應付款項處理要求，可在原有工作路徑基礎上增加供應商重復性查詢環節，即通過不同字段的對比與查詢，確保在現有的供應信息中已經存在該供應商，此時若系統內部證實存在，則需要第一時間更新供應商循序；若結果顯示該供應商尚未產生交易行為，則應該在系統中添加供應商的新編碼，保證本企業應付款項查詢的合理性。

供應方如果在應收款方面形成寬容管理機制，則實際上進一步延長付款期限，并增加應付款時間。從客觀層面分析，有助于企業借助供應商提供資金擴展資金流，但供應商采取緊縮收賬政策，便需要企業及時付款，供應商提供資金縮減，影響企業資金流，為此需要企業加強應付款和資金流管理，優化設計應收賬款管理方法，保障企業資金流穩定運行，避免遇到其他波動影響。通過未清款項對應付賬款進行科學管理。企業需要在各自財務系統中針對不同供應商設置不同號碼進行準確區分，明確互相差異，涵蓋供應商具體采購、付款信息，基于未清款項實施管理，能夠準確列出對應供應商編號的應付款項列表，具體付款狀態十分清晰、直觀，對已支付以及未支付進行分類顯示，如果對部分供應商存在款項拖欠，可以通過列表直接查詢欠款余額，為提高賬齡分析效率，應付款程序執行中，可以設置順時逐筆清賬。

2. 完善應付款項反饋機制

在現有企業信息系統中，當企業每次產生付款申請時則會彈出“待付款”；只有當支付成功或者付款條件不符合標準時才會結束任務。在上述工作方案下，企業在應付款項管理中應注意以下幾方面內容。

（1）根據應付款項的處理流程，為確保請款人隨時了解付款的工作狀態，應從創建申請一直至支付成功的各個環節均能發送動態提醒郵件。若在付款期間發現支付項目存在問題，相關人員也可在業務流程中填寫關于本次應付款項的審批意見，詳細說明審批不通過的原因，確保請款人可了解應付款項中缺失的材料并進行修改與補充，降低本環節的時間成本。

（2）請款人可在用戶界面隨時查閱應付款項的狀態，包括支付申請的進度、操作環節、操作責任人以及對應的時間計劃等。

（3）在整個應付款項審批過程中，在每一工作環節結束并進入到下一環節時，系統都會發送通知，并且不同責任人所接收的通知存在差異。

（三）優化應付款項審批的流程順序

為提升應付款項管理能力，企業在工作中應將關鍵憑證的審核從事后管理轉變為預防性管理，才能有效避免企業經濟效益受損問題。其具體措施包括以下幾點。

第一，在新業務流程改造中，應將其業務處理步驟劃分為預制憑證、憑證審核以及再生成憑證三個方面，避免出現應付款項憑證未審核就入賬等情況。并且為保障憑證方案的完整性，在審核階段應做好會計信息錄入的工作，并在每個憑證上標注唯一的編碼，保證憑證序列可查。

第二，在更正預制憑證后即可向審核人員反饋信息，此時一旦發現應付款項憑證中存在任何質量問題都應第一時間駁回，由相關人員修訂后即可再一次進入審核環節；若發現憑證未及時處理，則可向相關人員發送提示信息。

第三，當所有憑證均完成更正后，即可共同進入審核環節，并重復上述過程，直至所有審核過程均顯示通過后，即可保證審核內容的完整性。

（四）應付款項流程的改進與保障措施

1.構建以流程為導向的績效管理模式

為滿足應付款項質量管理要求，相關人員應在現有組織管理目標基礎上，通過層層分解工作任務，保證審核內容與具體的業務環節相匹配，避免應付款項嚴重脫離實際業務。同時在本環節工作中也應形成明確且量化的考核標準，將應付款項中每人平均處理量、單環節處理時間、應付財務數據準確性以及客戶滿意度等作為重要評估標準。

為實現上述目標，可在應付款項管理業務目標基礎上進行解析與拆分，并根據業務處理流程設置不同的考核標準。以付款準時率為例，在績效考核中可按照下列方法展開計算：

付款準時率＝準時付款筆數/全部支付筆數×100%。

通過上述方法，可使付款準時率核算精準、有效，對于準時率長期不達標的情況即可認為工作人員的績效考核不合格。

2.重視操作流程與制度培訓

為增強工作人員對新應付款項管理制度的適應性，未來工作中應將新員工的技能培訓作為保障措施的關鍵。因此可定期向員工發放應付款項操作流程與指南規定，要求工作人員能針對崗位內容形成工作清單；同時應由項目經理或者其他工作人員做好新員工培訓的質量監督工作，確保培訓質量滿意。最后則可針對應付款項管理的質量驗收工作，綜合評價工作人員的崗位適應能力。

3.明確雙方責任

大部分情況下，企業中的應收款項問題具體可以追溯到合同簽署環節。因為合同文件簽訂中未能明確規定參與雙方責任，導致應收款出現問題后無法清晰、準確追責，導致合同雙方產生各種矛盾問題，誘發嚴重沖突和誤解，無法按照標準要求處理具體問題。為此在合同簽訂中，需要明確應收款責任問題，有助于借助法律規范維護合同方基礎權益。

四、結語

對于企業而言，在當前工作中嚴格執行應收與應付款項管理防范是保證企業資金流安全的關鍵，具有深遠影響。因此為最大限度上滿足企業資金管理要求，未來工作中應該從應收賬款管理、應付賬款管理兩方面入手創新工作模式，進一步加強資金利用，提升企業信用，幫助企業掌握科學管理措施，促進企業實現穩定、持續發展。

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（作者單位：珠江影業傳媒股份有限公司）