汽車零部件公司的采購管理流程優化分析

馬曉蘭

摘 要：隨著汽車行業的快速發展，汽車零部件公司采購管理流程優化的重要性日益凸顯，高效的采購管理流程不僅可以幫助公司降低成本，還可以提高供應鏈的穩定性，對于提升汽車零部件公司的核心競爭力具有重要意義。基于此，本文將圍繞汽車零部件采購管理的特點、汽車行業的供應鏈概況、汽車零部件公司的采購管理現狀展開探討。并從轉變采購理念、優化供應商選擇和管理、訂單管理與物流跟蹤的優化、實現采購成本的過程控制、完善采購制度等方面入手，制定汽車零部件公司的采購管理流程優化措施，旨在為相關從業人員提供參考。

關鍵詞：汽車零部件公司 采購管理 特點 現狀分析 流程優化 措施

1 引言

采購管理作為汽車零部件公司核心競爭力的重要組成部分，業務涉及供應商的選擇、采購計劃的制定、采購訂單的下達、物流配送以及質量控制等多個環節。很多汽車零部件公司均擁有相對完善的采購管理體系，但實際運作中仍然存在一些問題，導致采購效率低下、采購成本高等問題。若要解決相關問題，促進汽車零部件公司的可持續發展，需分析公司采購管理現狀，找到問題所在再制定相應的優化措施，以提高采購效率，降低采購成本。

2 汽車零部件采購管理的特點

首先，汽車零部件采購涉及多個環節和供應商，包括但不限于原材料采購、零部件生產、物流配送等，汽車零部件的種類繁多，不同供應商之間的管理方式、生產產品的質量也有所不同，可見與其他行業相比，汽車零部件采購管理面臨著更復雜的供應鏈網絡。且汽車零部件的質量直接影響汽車性能和安全性，因此對零部件的質量要求非常高，必須確保所有零部件的質量均符合設計要求及相關使用標準；其次，汽車市場競爭激烈，汽車制造過程中供貨穩定性是保證整車生產效率的前提，然而汽車零部件的研發、生產和銷售周期較長，汽車零部件采購管理不僅要建立可靠的供應鏈伙伴關系，還要提前規劃和預測需求，以保證產品質量和交貨的準時性；最后，汽車零部件采購在整車成本中占據較大比例，如何在保障整車性能和質量的前提下降低成本，是當前很多汽車零部件公司亟待解決的問題[1]。

3 汽車行業的供應鏈概況

汽車行業的供應鏈指從零部件的供應到整車交付的所有流程，如原材料采購、零部件生產、整車裝配、物流配送、銷售和售后服務等環節。供應鏈體系包括物理流程和信息流程，涉及物流、信息流和資金流的流動，汽車供應鏈管理的目的是提高效率、降低成本、優化資源配置，以滿足消費者對汽車產品的需求。我國汽車行業的供應鏈經過多年發展已經取得了一定的進展，但與國際汽車制造巨頭相比，還存在一定差距。我國汽車工業公司一般物流成本占整個生產成本的比重較高，一般在20%以上，而國際上部分公司的物流成本可以控制在15%以內。此外，我國汽車行業供應鏈還存在信息流通不暢、協同能力不足、采購體系不夠完善等問題。針對上述問題，我國汽車行業正在積極推進供應鏈的優化和升級，如加強供應商管理、優化供應商選擇和評價機制、推進物流管理的現代化等提高物流效率和降低物流成本；加強采購管理，完善采購體系和規范采購流程等，以推動汽車行業供應鏈的健康發展[2]。

4 汽車零部件公司的采購管理現狀

傳統的采購流程通常需要經過多個環節，如需求分析、供應商尋找與評估、報價與談判、下達采購訂單等，這些環節耗時較長，導致采購周期延長，此外，由于缺乏有效的信息化管理系統，采購過程中的信息傳遞和協同效率低下，進一步增加了采購周期。由于采購過程中缺乏透明度和有效的成本控制手段，零部件公司的采購成本往往較高，又因與供應商不具備長期戰略合作關系，導致公司難以獲得較為優惠的采購價格。有些汽車零部件公司的供應商管理體系和質量控制手段相對滯后，難以充分保證供應商提供的零部件質量穩定，供應商質量的不穩定可能出現生產線停工和產品質量問題的出現，給公司帶來重大損失。部分汽車零部件公司的采購管理信息化程度較低，采購效率和協同能力低下，信息化管理系統不完善的情況下，公司往往無法高效實現采購信息的實時更新和共享，也很難對采購數據進行深入分析和挖掘，不利于采購過程的精細化管理[3]。

5 汽車零部件公司的采購管理流程優化措施

5.1 轉變采購理念

汽車市場經濟發展呈現出多樣化，汽車零部件公司的采購管理需要積極轉變采購理念，迎合現代化發展，全面整頓原有的管理模式和管理理念，規避傳統零部件采購觀念的弊端影響，優化零部件采購管理流程。如在原有的節約成本、優化流程以及提升工作效率的理念基礎上，拓展采購管理的范圍，盡量將公司內部管理與發展供應鏈相結合。汽車公司還應該將零部件采購管理視為管理工作的核心內容，提高零部件資源的利用率，促進公司經濟效益的可持續發展。在全球化背景下，汽車公司需要建立全球化采購理念，尋求與全球范圍內的優秀供應商合作機會，提高采購資源的多樣性和豐富性。同時，汽車公司還應加強供應鏈整合，與供應商建立長期穩定的戰略合作關系，實現信息共享和協同優化，通過供應鏈整合，降低采購成本和風險，提高采購效率和產品質量，增強公司的市場競爭力。另外，汽車公司需要加強采購信息化建設，建立完善的采購信息管理系統，實現采購信息的實時更新和共享。通過數據分析工具對采購數據進行深入分析和挖掘，及時發現采購過程中的問題和瓶頸，為優化采購流程和提高采購效率提供科學依據。

5.2 實施標準化采購

推進零部件標準化，統一零部件規格和標準，減少零部件種類和定制化程度，提高零部件的通用性和互換性，以達到降低采購成本、提高采購效率、方便維修和替換等目的。建立集中采購和規模化采購機制，通過集中采購和規模化采購，將分散的、小規模的采購需求集中起來，形成大規模的采購訂單，提高采購規模和議價能力。也能縮減成本投入、優化資源配置。標準化采購中應規范采購流程，建立完善的采購制度和流程標準，確保采購活動的規范化和程序化，如從需求分析、供應商選擇、報價與談判、合同簽訂、訂單下達等各個環節進行規范管理，降低采購風險和成本。另外，物資采購體系應得到優化，具體可從優化采購組織結構和人員配置等方面入手，明確各部門的職責和分工，提高采購活動的協同效率。同時，加強采購人員培訓和管理，提升采購人員的專業素質和職業道德水平，確保采購活動的專業性和規范性。而供應商管理方面，需要完善供應商選擇、評估和監督機制，并通過一系列合同條款促使供應商提供質量可靠、價格合理的產品。日常運營中公司要保持與供應商的良好溝通，以便形成長期穩定的戰略合作關系，實現信息共享和協同優化。

5.3 優化供應商選擇

汽車零部件公司應制定科學的供應商評價體系，如質量、價格、交貨期、服務等關鍵指標。選擇供應商時，質量是最重要的考慮因素之一，要選擇能夠提供高質量產品的供應商，可以通過查看供應商的質量管理體系和產品檢測流程來評估。價格也是選擇供應商的重要因素，若價格過高會給汽車零部件公司帶來經濟壓力，因此選擇供應商時還需對比不同供應商的報價，在產品質量幾乎對等的情況下選擇性價比更高的供應商。交貨期的評估則關系著生產線的穩定性和連續性，選擇供應商時著重查看相關供應商是否存在頻繁延遲交貨的情況。另外，地理位置需納入考慮范疇，盡量選擇地理位置較近的供應商，以降低運輸成本和時間成本。對現有供應商進行定期評價，篩選出合格的供應商，同時積極開發新的供應商，引入競爭機制，提高采購效率。為避免對單一供應商的過度依賴，還應積極開發新的供應商，開發新供應商時需做好市場調研工作，確保其符合公司要求。建立完善的供應商信息庫，包括供應商的基本信息、歷史交易記錄、質量檢測記錄等，方便完成供應商篩選和管理工作。簡化供應商選擇流程，提高協同效率，借助大數據分析技術綜合比較供應商的報價、交貨期、質量等方面，選擇最合適的供應商[4]。

5.4 需求預測與采購計劃的制定

汽車零部件公司的需求預測指根據歷史銷售數據、市場趨勢、行業動態等因素，對未來一定時期內的產品需求進行預測，為公司的生產和采購決策提供依據。相關人員通過分析歷史銷售數據，能夠發現產品需求的規律性和趨勢，在預測未來需求時，可以將歷史數據作為重要參考，結合其他因素進行修正和調整。市場趨勢是影響產品需求的重要因素之一，相關人員應密切關注行業發展趨勢、市場需求變化、競爭態勢等因素，以更準確地預測未來的需求。政策法規的變化可能會對汽車零部件的需求產生影響，因此還要關注相關政策法規的發布和實施，及時調整預測模型和策略。

基于需求預測結果，公司需要確定相應的采購策略，包括選擇合適的供應商、確定采購數量、交貨期等關鍵要素，在選擇供應商時，要綜合考慮供應商的供貨能力、質量保證、價格等因素，確保供應商能夠按時提供符合要求的零部件。根據采購策略制定具體的采購計劃，如產品的品種、數量、時間、預算等，在制定采購計劃時，還應考慮生產計劃、庫存狀況、運輸安排等因素，確保采購計劃的可行性和合理性。鑒于汽車零部件采購周期相對較長，市場價格、供應商表現、庫存狀態等均容易與預測結果存在較大偏差，因此，必須持續關注相關影響因素，以便及時調整采購計劃。

5.5 訂單管理與物流跟蹤的優化

汽車零部件公司應采用先進的訂單管理軟件和物流跟蹤系統，實現訂單信息的實時錄入、查詢和更新，通過信息化管理幫助領導層更好地掌握訂單狀態和物流情況，提高管理效率和準確性。制定標準化的訂單處理和物流跟蹤流程，確保每個環節都有明確的責任人和操作規范，減少操作失誤，并使客戶訂單得到及時、準確地響應。建立跨部門協作機制，促進銷售、生產、采購、物流等部門的有效溝通，定期召開會議分享信息，解決實際問題。設置關鍵指標（KPIs）來監控訂單處理速度、準時交貨率、運輸成本等，并根據實際需求預測和歷史銷售數據，合理安排庫存水平，避免庫存積壓和浪費，針對異常情況或突發事件，建立應急響應機制，制定應急預案，明確應對措施和責任人，以確保在訂單處理或物流跟蹤中出現延誤、錯誤或其他問題時，能夠迅速響應并解決。考慮引入第三方物流服務提供商，利用其專業能力和資源優勢來提高物流效率和準確性[5]。

5.6 實現采購成本的過程控制

汽車零部件公司需要制定明確的采購策略，明確采購的目標、原則和流程，有助于確保采購活動的有序進行，減少不必要的成本和風險。選擇合適的供應商是控制采購成本的關鍵，公司應對供應商進行評估和選擇，同時，與供應商建立長期合作關系，確保穩定的供應渠道。采購前提前制定談判策略，明確談判目標，就價格、交貨期、產品質量等方面達成一致，合同條款必須清晰、明確且符合法律法規，以避免后續的合同糾紛。可采用集中采購與批量采購模式來獲得更大的議價能力，降低采購成本，通過整合需求，集中采購資源還可以降低采購次數，縮小物流成本和人力成本。打造電子化與自動化的平臺和系統，高效處理詢價、報價、訂單處理、交貨期管理等工作，減少人為錯誤和溝通成本。

5.7 人才發展與儲備

采購管理優化需要具備專業知識和技能的采購人才，汽車零部件公司可以通過內部培訓、外部培訓、參加行業會議等方式，提高采購人員的專業水平，培養具備談判技巧、供應商管理、成本分析等能力的專業采購人才。為了確保采購人才的穩定供應，公司可以建立人才儲備庫，通過建立人才檔案，定期更新和維護，公司可以隨時了解和掌握具備潛力的采購人才的情況，為未來的采購管理優化提供人才保障。加強公司內部跨部門的交流與合作，促進采購與其他部門的協同工作。通過交流和合作，公司可以發現并培養具備采購潛力的員工，促進其向專業化方向發展。鼓勵員工持續學習和進修，積極參加行業培訓跟上市場和技術的變化。公司內部也應營造良好的公司文化，為人才的成長和發展提供良好的環境。

5.8 完善采購制度

汽車零部件公司應明確各個部門和人員在采購過程中的職責與分工，確保采購活動的順利進行，建立清晰的層級關系和責任歸屬，避免出現職責重疊或空白。制定詳細的采購流程與規范，包括供應商篩選、詢價與報價、合同簽訂、訂單下達、驗收入庫、付款結算等各個環節的流程和標準。確保采購活動的每一步都有明確的操作指南和審批權限。同時，完善供應商評估與管理體系，以便對供應商進行全面、客觀地評價，過程中應適時調整評估標準來應對變化的市場環境。強化采購信息記錄與檔案管理，確保采購活動的每一步都有詳細地記錄，這些記錄包括但不限于采購計劃、供應商信息、訂單詳情、驗收報告等。制定詳細的采購預算，嚴格控制采購成本，避免資金浪費問題，并使采購活動盡量不超出預算范圍。另外，建立完善的監督與激勵機制，對違規行為進行及時糾正和懲罰，對表現優秀的部門和個人及時獎勵，激發相關人員的工作積極性。

6 結語

綜上所述，通過研究汽車零部件公司的采購管理流程優化發現，優化后的采購管理流程對于汽車零部件公司而言，既能有效提高采購效率，降低成本，又能充分保障零部件的質量，同時在供應商選擇與管理方面也能起到很好的作用。若要進一步改善采購管理流程，汽車零部件公司還需積極轉變采購理念，實施標準化采購，合理預測供應需求，做好訂單管理和物流跟蹤等工作，不斷完善采購管理體系，以適應持續變化的市場環境。

參考文獻：

[1]孫曉敏.風力發電公司物資采購及管理流程優化探究[J].中國招標，2023（08）：119-121.

[2]廖小平，黃守道，謝林君.汽車制造公司零部件采購和物流管理研究[J].時代汽車，2023（05）：154-156.

[3]朱理益.汽車零部件行業采購和庫存管理存在的問題及改進策略探討[J].公司改革與管理，2021（23）：219-220.

[4]馬欣然.高速公路機電系統工程項目優化采購管理流程分析[J].運輸經理世界，2021（27）：158-160.

[5]于斌，梁新，康偉佳.精益視域下采購管理流程再造的優化——以A公司為例[J].價值工程，2020，39（27）：39-42.