加強博物館檔案管理工作的實踐

文/趙婕

博物館是文化和歷史的寶庫，承載著人類的精神財富。影響博物館文物保護工作的因素眾多，其中檔案管理是一個核心要素，在博物館管理工作中占有非常重要的地位，在博物館的發(fā)展過程中起著不容忽視的作用。隨著經(jīng)濟、文化的發(fā)展，博物館的檔案管理工作也出現(xiàn)了一些新情況、新問題，亟待解決。

博物館檔案管理工作現(xiàn)狀

博物館檔案管理工作的重要性。從重要性角度來看，博物館文物作為歷史的見證者，承載著豐富的歷史文化信息。檔案記載著大量的信息，是博物館開展各項業(yè)務工作的基礎(chǔ)，也是不可或缺的，依據(jù)博物館的檔案能全面準確地記錄博物館在不同時期所發(fā)生的各類重大事件以及組織機構(gòu)的調(diào)整變化等，詳細反映博物館的點滴變化。可以說，從建立博物館開始，檔案管理工作就圍繞著博物館的各項工作提供服務。它能為博物館陳列宣傳工作提供真實生動的素材，加強公眾對文化遺產(chǎn)的了解，為博物館各項業(yè)務工作的開展提供考查的依據(jù)，為藏品的保管、養(yǎng)護和修復提供科學的依據(jù)，為藏品的安全管理提供備查證據(jù)資料。因此，博物館應重視檔案的管理工作，讓其充分發(fā)揮在文物保護與利用中的價值。目前，許多博物館在檔案管理方面存在不足，如檔案不完整、不準確或難以及時更新等，這在一定程度上制約了文物保護工作的深入開展。一是檔案記錄不完整或不準確。許多文物的歷史背景、來源、修復記錄等關(guān)鍵信息未能詳盡記錄在檔案中。二是檔案管理與保護工作脫節(jié)。一些博物館的文物保護部門與檔案管理部門之間溝通較少，文物保護工作中產(chǎn)生的新信息沒有及時更新到檔案中。檔案的利用不充分，工作人員在規(guī)劃保護措施時未能充分參考和利用檔案中的信息。三是缺乏專業(yè)的檔案管理人才。博物館在文物保護方面可能擁有豐富的專業(yè)人才，但在檔案管理方面的人才儲備相對不足。現(xiàn)有的檔案管理人員可能缺乏文物保護的專業(yè)知識，難以確保檔案內(nèi)容的準確性和科學性。四是檔案保存條件不足。部分博物館尤其是小型和地區(qū)性博物館，可能面臨檔案保存設(shè)施老舊、環(huán)境控制不當?shù)葐栴}，影響檔案的長期保存。電子檔案的安全性和穩(wěn)定性也是一大挑戰(zhàn)，需要專業(yè)的技術(shù)和設(shè)備來確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。五是法規(guī)和標準的不完善。關(guān)于博物館文物保護和檔案管理的法規(guī)和標準可能存在空白或模糊之處，使得實際工作難以找到明確的依據(jù)。

檔案的質(zhì)量直接影響文物保護工作的準確性和有效性。如果檔案記錄不完整、信息模糊或存在錯誤，保護工作可能會偏離正確的方向。高質(zhì)量的檔案能夠提供翔實的歷史和文化背景信息，為保護工作提供有力的支撐和依據(jù)。博物館的檔案管理水平?jīng)Q定了檔案能否被有效利用。如果檔案管理混亂、檢索困難或更新不及時，文物保護工作將難以順利進行。做好檔案管理工作能夠確保文物信息的實時更新和準確傳遞，促進文物保護工作的連續(xù)性和高效性。檔案與文物保護工作的整合程度越高，保護工作就越能夠得到檔案信息的有效支持。如果兩者相互脫節(jié)，文物保護工作可能會失去方向和目標。通過加強檔案與保護工作的整合，可以確保保護措施的針對性和科學性。

隨著科技的發(fā)展，檔案數(shù)字化成為趨勢。數(shù)字化檔案具有易存儲、易檢索、易共享等優(yōu)點，能夠提升文物保護工作的效率和質(zhì)量。數(shù)字化進程中也存在挑戰(zhàn)，如數(shù)據(jù)安全、格式統(tǒng)一等問題需要妥善解決。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)也直接影響檔案管理工作的質(zhì)量和效率。提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加強專業(yè)培訓和學習交流，是提升博物館文物保護工作水平的重要途徑之一。

加強博物館檔案管理的原則

加強博物館文物保護工作，并盡量將檔案管理納入其中，應當遵循以下基本原則。

檔案完整性原則。文物保護的首要任務是確保相關(guān)檔案的完整性。包括文物的歷史記錄、鑒定報告、修復日志、展覽歷史等所有相關(guān)信息的全面收集與妥善保存。任何與文物相關(guān)的活動，如保養(yǎng)、修復、移動、展覽等，都應詳細記錄并及時更新到檔案中，以保持信息的連續(xù)性和完整性。

檔案準確性原則。檔案中的信息必須準確無誤，以科學、嚴謹?shù)膽B(tài)度對待每一項記錄。任何不確定或存疑的信息都應經(jīng)過進一步考證后再行錄入。定期對檔案進行審查和更新，確保其與文物的當前狀態(tài)保持一致。

檔案可利用性原則。檔案管理的最終目的是服務于文物保護工作。檔案應易于檢索和使用，保證工作人員能夠快速獲取所需信息以支持決策和行動。博物館應建立高效的檔案管理系統(tǒng)，提供多種檢索方式和友好的用戶界面，以便工作人員和研究者能夠方便地利用檔案資源。

檔案安全性原則。檔案作為文物保護工作的重要組成部分，其自身的安全也不容忽視。博物館應采取必要的安全措施，確保檔案實體和電子數(shù)據(jù)的安全、保密和長期保存，包括物理安全（如防火、防盜、防潮等）和信息安全（如數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份恢復等）。

檔案與保護工作相協(xié)調(diào)原則。檔案管理工作應與文物保護工作緊密協(xié)調(diào)，相互支持。保護計劃的制定、實施和評估都應以檔案信息為依據(jù)和參考。保護工作中產(chǎn)生的新信息也應及時反饋到檔案管理中，形成良性循環(huán)和持續(xù)改進的機制。

博物館文物保護工作的關(guān)鍵要素和措施

增強檔案意識，堅持規(guī)范建檔。增強博物館管理者的檔案意識。博物館檔案要全面反映博物館的各類信息，包括博物館藏品檔案、陳列展覽檔案、資料檔案等，并做好分類工作，規(guī)范建檔，確保資料的準確性和完整性。博物館檔案管理的目的在于服務和利用，因此要增強檔案工作與博物館發(fā)展的貼近度。

規(guī)范工作流程和方法。運用科學的管理方法使檔案管理工作日趨完善，堅持分散建檔、集中備案的原則，按照完整、準確的要求，按照規(guī)范、標準的原則整理歸卷、立卷，把博物館檔案整合為相互獨立，又不可分割的整體，提高博物館檔案工作的水平。對館內(nèi)展品進行全面整理。博物館的工作人員可以在普查的同時，對原有的總賬進行整理，對新征集的展品進行重新認定，把已認定的藏品進行分類，編目、入賬，并寫明展品信息，把重點的展品進行編號糾正，并做好備注。將建檔過厚、內(nèi)容混雜的案卷進行重新組合。在重組資料的過程中還應對無頁碼、無標題或標題不清楚的檔案資料重新加工、編寫。

加大培訓力度，提高博物館檔案管理人員的素質(zhì)。提高檔案人員素質(zhì)是搞好檔案管理工作的基礎(chǔ)，要求檔案人員具有良好的綜合素質(zhì)、豐富的科學知識、較好的語言表達能力和文字寫作能力等，可以采取“集中學習+自學”“請進來+ 走出去”的方式對檔案管理人員進行培訓。讓他們通過學習業(yè)務技術(shù)、知識、法律法規(guī)，及時貫徹落實有關(guān)檔案管理的新規(guī)定、新規(guī)范，按照新要求去工作，不斷提高管理水平。

加強信息化建設(shè)。隨著科技的飛速進步，檔案的管理范圍也從以往的文字、圖片檔案等發(fā)展到電子文件，及其數(shù)據(jù)檔案、照片檔案、聲像檔案和縮微膠片檔案等新型檔案。博物館應該根據(jù)自身館藏的特點，加強信息化建設(shè)，建立計算機檔案管理系統(tǒng)，以達到快速、安全、準確管理檔案的目的。

加強博物館文物保護工作，不僅是為了保護文物本身，更是為了保護人類文明。通過加強人才隊伍建設(shè)、加大資金投入和技術(shù)支持、完善管理制度和增強公眾意識等措施，可以有效提升博物館文物保護工作的效果。只有全社會共同努力，才能做好博物館文物保護工作。檔案管理是博物館管理工作中的重要環(huán)節(jié)，應正確分析檔案管理工作中的不足和問題，采取積極有效的對策、措施，做好檔案管理工作，為博物館的發(fā)展作貢獻。