“互聯網+”背景下高校檔案室管理轉型策略探討

趙炫鈺

（商丘醫學高等專科學校,河南商丘 476100）

檔案室作為高校歷史文化和學術研究的重要資源匯聚地，其管理模式的現代化對于提升高校整體教育質量和科研能力具有不可忽視的作用。隨著信息技術的發展，傳統的檔案管理方式已逐漸不能滿足高效、快捷、精準的現代管理需求，因此高校檔案室管理的創新和轉型勢在必行。

一、“互聯網+”背景下高校檔案管理的必要性與可行性

在“互聯網+”的背景下，高校檔案管理的必要性和可行性體現在以下兩個方面：（1）必要性。互聯網技術的發展為檔案管理帶來了革命性的變化。高校作為知識和信息的集中地，擁有大量的檔案資料，包括教學、科研、學生管理等多個方面。隨著互聯網技術的不斷進步，檔案資料的數字化、網絡化成為必然趨勢。通過互聯網技術，更有效地整合和利用檔案資源，提高檔案管理的效率和質量。（2）可行性。隨著云計算、大數據等技術的發展，高校檔案的數字化管理已經變得更加可行。技術不僅提高了檔案存儲和處理的效率，還增強了檔案信息的安全性和可訪問性。高校利用技術建立更加完善的檔案信息系統，實現檔案資料的高效管理和廣泛應用。網絡教育資源的豐富和普及，高校檔案管理也可與在線教育資源相結合，為教育教學提供更多的支持和服務[1]。

二、“互聯網+”對高校檔案管理模式轉型優化發展產生的影響

（一）思維觀念的轉變

在“互聯網+”背景下，高校檔案管理的思維觀念經歷了重大轉變。傳統檔案管理注重物理存儲和線下訪問，而現代檔案管理則更強調數字化、智能化和網絡化。高校開始認識到利用互聯網技術不僅能提高檔案管理效率，而且能促進檔案的創新利用和價值最大化。思維的轉變推動了檔案管理從被動的保存轉向主動的服務，從封閉的單一功能轉向開放的多元應用。檔案管理者被鼓勵采納更加靈活和前瞻的態度，以適應不斷變化的信息環境和用戶需求。

（二）管理內容的轉變

“互聯網+”時代，高校檔案管理的內容也發生了根本性的變化。從傳統的紙質檔案管理，轉變為包括電子文檔、多媒體資料、網絡資源等多樣化內容的管理。不僅使檔案類型更加豐富，也提高了信息的存取效率和有效性。數字化檔案的管理要求檔案管理員具備更高的技術能力，以處理和保護多樣化的數據格式。同時，檔案的數字化也促進了跨學科研究和遠程教育的發展，為學術交流和知識共享提供了更加廣闊的平臺[2]。

（三）管理對象的轉變

在“互聯網+”的影響下，高校檔案管理的對象從傳統的紙質文檔轉變為包括大量的電子檔案和網絡數據。轉變要求檔案管理系統不僅要處理實體文件，還要有效地管理和保護電子檔案。電子檔案的安全性、可靠性和易用性成為管理的重點。此外，隨著云存儲和大數據技術的應用，高校檔案管理也開始擴展到虛擬空間和網絡平臺，涵蓋了更廣泛的數據資源。這要求檔案管理者不僅要熟悉傳統的檔案保管技術，還要掌握現代信息技術，以適應日益增長的網絡信息管理需求。

三、“互聯網+”對高校檔案管理模式轉型優化發展的作用

（一）提升檔案管理采集工作的智能化程度

在“互聯網+”的背景下，高校檔案管理的采集工作變得更加智能化。利用互聯網技術，高校能夠自動化采集、分類和存儲大量的檔案信息。比如，通過云計算和大數據技術，實現對海量數據的快速處理和分析，從而提高檔案信息的采集效率和準確性。智能化的采集工具，如文本識別、圖像分析等，也被廣泛應用于檔案的數字化處理中，減少了人工干預的需求，提高了數據處理的準確性和效率。智能化的檔案采集方式，不僅提高了檔案管理的工作效率，還為后續的檔案研究和利用提供了更加豐富和準確的數據基礎。

（二）推動高校檔案管理實現標準化建設

“互聯網+”也極大地推動了高校檔案管理向標準化建設的方向發展。通過構建統一的檔案管理標準和規范，確保檔案信息的一致性和互操作性。這對于提高檔案管理的質量和效率至關重要。例如，高校采用統一的數據格式和存儲標準，確保檔案的長期保存和易于檢索。此外，標準化的檔案管理還有助于跨校際或跨部門間的檔案共享和交流，從而促進了學術合作和知識傳播[3]。標準化建設還包括對檔案管理人員的培訓和評估，確保他們具備處理現代化檔案所需的技能和知識。

（三）促進高校檔案管理實現便捷化和智能化服務

“互聯網+”時代的到來還極大地促進了高校檔案管理服務的便捷化和智能化。通過在線檔案管理系統，用戶隨時隨地訪問檔案資料，提升了檔案使用的便利性。智能化服務如自助查詢、在線預約、虛擬展覽等，提高了用戶體驗，使得檔案資料的檢索和利用更加高效和方便。高校檔案管理還通過人工智能技術，如機器學習和自然語言處理，提供更加精準和個性化的服務。例如，基于用戶的歷史查詢記錄和偏好，智能推薦相關檔案資料，提升用戶的研究和學習效率。便捷化和智能化的服務不僅增強了檔案的實用性，也提高了檔案管理的現代化水平。

四、“互聯網+”背景下高校檔案管理模式轉型的現實困境

（一）對檔案室轉型重視程度不夠

高校檔案室在“互聯網+”背景下的轉型面臨著重視不足的問題，這直接影響了轉型的進度和效果。首先，部分高校對互聯網技術的發展和其對檔案管理帶來的變革缺乏足夠的認識。理解上的滯后導致他們未能充分認識到轉型的緊迫性和重要性。其次，即使部分高校意識到了轉型的必要性，同時也缺乏明確的目標和戰略規劃。在未能清晰目標和戰略指導的情況下，檔案室的轉型工作很難得到有效的執行和管理。不僅影響了轉型的效率，也導致資源的浪費和方向的偏差。最后，由于重視程度不夠，一些高校并沒有為檔案管理轉型提供必要的資源投入，如資金、技術和人力資源等。缺乏關鍵資源的支持，檔案管理轉型的進程將難以推進。此外，缺乏足夠的重視程度也影響到團隊成員的積極性，導致整個轉型過程缺乏動力和創新。

（二）檔案服務模式不夠豐富

高校檔案服務模式不夠豐富阻礙了檔案服務的現代化和高效化。首先，部分高校的檔案服務仍然依賴于傳統的線下管理和服務方式，如實體檔案的查閱和借閱等。服務模式在效率和可及性方面受到限制，難以滿足當前互聯網時代用戶的需求。在信息快速流通的時代背景下，傳統的檔案服務模式顯得過時，無法有效地支持信息的快速檢索和共享[4]。其次，伴隨著“互聯網+”時代的到來，用戶對于在線獲取信息的需求日益增長。然而，部分高校的檔案服務還未能提供充足的在線資源，如數字化檔案、在線數據庫等。缺乏資源限制了用戶隨時隨地訪問和使用檔案的能力，同時也影響了檔案的普及和利用效率。最后，現代檔案服務越來越重視用戶的互動和參與，在部分高校中，檔案服務還未能有效地整合元素。缺少有效的互動機制，如在線咨詢、反饋系統、用戶論壇等，使得用戶難以與檔案服務進行有效的互動和溝通。

（三）檔案工作現代化水平不高

檔案工作中數據整合不足、自動化流程缺乏以及安全和隱私保護等問題給高校檔案管理工作形成較大的影響。首先，部分高校的檔案管理系統尚未能有效地實現數據整合。各種類型的檔案數據（如紙質檔案、電子檔案等）之間缺乏有效的連接和統一管理。此外，檔案數據與其他校內系統（如學籍管理、財務管理等）的整合不足，導致數據孤島現象嚴重，無法實現數據的有效共享和利用。其次，現代檔案管理越來越依賴于自動化流程以提高效率和準確性。然而，在部分高校中，檔案管理仍然依賴于大量的手動操作，如手動歸檔、檢索等。依賴不僅降低了工作效率，也增加了錯誤發生的性。缺乏自動化流程檔案管理無法充分利用現代技術，例如人工智能和大數據分析等，來優化管理過程。最后，隨著檔案管理逐步向數字化轉型，安全和隱私問題成為一大挑戰。部分高校在數字化檔案管理中缺乏有效的安全措施，容易導致數據泄露、未經授權的訪問和檔案的損壞。

（四）檔案管理隊伍整體素質偏低

技術素質不足、培訓和教育不足以及溝通和團隊合作不足等是當前檔案管理隊伍面臨的主要問題。首先，隨著檔案管理向數字化、自動化轉型，對檔案管理人員的技術要求日益提高。然而，部分高校的檔案管理人員缺乏必要的技術知識和技能，如對電子檔案管理系統的操作、數據分析、網絡安全等方面的了解不足。技術素質的不足限制了他們在檔案管理現代化過程中的有效參與和貢獻。其次，在實際情況中部分高校在該方面的投入不足，導致檔案管理人員無法及時獲取最新的知識和技能。缺乏系統的培訓和教育計劃不僅影響了檔案管理人員的個人發展，也阻礙了整個檔案管理團隊的能力提升。最后，在轉型的過程中需要檔案管理團隊成員之間有良好的溝通和團隊合作。但在部分高校中，團隊成員之間的溝通不暢，合作不足，對于解決跨部門的問題、共享資源和知識以及有效推進轉型工作等方面產生了不利影響。

五、“互聯網+”時代高校檔案管理模式轉型優化的發展策略

（一）要進一步提高對于檔案室轉型的重視程度

高校應增強重視程度，積極推動檔案室的轉型，確保檔案管理工作與時俱進。第一，制定明確的轉型目標和戰略規劃。高校各部門要共同制定清晰、具體的檔案室轉型目標，并且規劃詳細的實施戰略。包括確定檔案室在數字化、信息化方面的發展目標，以及如何利用“互聯網+”推動檔案管理模式的現代化[5]。同時，應制定階段性目標和評估機制，確保轉型過程有序進行。第二，增強檔案室資源和支持。在檔案室轉型過程中要確保其擁有足夠的資源支持，包括資金投入、技術支持和人力資源。不僅要投入必要的資金以更新檔案管理系統和設備，還要重視檔案管理人員的培訓和專業發展，確保他們能夠適應新的管理模式和技術要求。第三，強化檔案管理團隊的領導和管理能力。高校需重點關注并提升檔案管理團隊的領導和管理能力。不僅包括對團隊負責人的選拔和培養，也包括鼓勵團隊內部的知識分享和技能提升。通過定期的工作評估和反饋機制，確保團隊成員對轉型過程中的目標和責任有清晰的認識，并積極參與到轉型工作中。

（二）豐富檔案服務模式

第一，推進檔案數字化和在線訪問。高校應加速檔案的數字化進程，將紙質檔案轉化為電子格式，并建立一個易于訪問和使用的在線檔案庫。通過建立高效的掃描和索引系統來實現，確保檔案的快速、準確數字化。在線檔案庫應提供強大的搜索功能和用戶友好的界面，允許師生和研究人員隨時隨地訪問和檢索所需信息。第二，發展多樣化的檔案服務。高校應根據用戶的不同需求開發多樣化的檔案服務。例如，提供遠程咨詢服務，允許用戶通過電子郵件或在線聊天工具咨詢檔案問題。開展在線展覽和虛擬檔案館，以吸引更廣泛的用戶群體。第三，提升服務的個性化和互動性。為了更好地滿足用戶的個性化需求，高校檔案服務應引入更多互動和定制化元素。包括利用數據分析工具來了解用戶的偏好和需求，從而提供更加定制化的服務。同時，加強與用戶的互動，例如通過社交媒體平臺收集用戶反饋、舉辦在線問答環節，以及創建用戶社區，讓用戶參與到檔案服務的改進和創新過程中。

（三）提升檔案工作現代化水平

高校需要提升檔案工作的現代化水平，更好地適應“互聯網+”時代的需求。第一，加強數據整合與信息系統升級。高校需要建立一個綜合的檔案管理信息系統，以實現不同類型檔案數據的有效整合。包括將紙質檔案數字化，以及將電子檔案與其他校內信息系統（如教務系統、人事系統等）進行整合。通過方式，確保信息的一致性和及時更新，同時提高檢索效率和數據利用率。第二，實施自動化管理流程。推動檔案管理流程的自動化是提高現代化水平的關鍵。通過引入先進的檔案管理軟件來實現，軟件功能應包括自動分類、索引、存儲和檢索等。第三，強化安全與隱私保護措施。隨著檔案管理的數字化，安全和隱私保護變得尤為重要。高校應采取多層次的安全措施來保護數字檔案，如使用防火墻、加密技術和訪問控制系統[6]。制定嚴格的數據保護政策和隱私標準，以保護個人信息不被未授權訪問或濫用。

（四）加強檔案管理隊伍綜合素養

應進一步提升高校檔案管理隊伍的綜合素養，使其更好地適應“互聯網+”時代檔案管理的新要求和挑戰。第一，加強專業技術培訓。高校應定期組織檔案管理人員進行專業技術培訓，特別是在數字化檔案管理、信息技術應用、數據保護和網絡安全等方面的培訓。培訓旨在提升員工對現代檔案管理技術的理解和應用能力，確保他們能夠有效地使用新技術和工具，適應檔案管理模式的轉型。第二，提升綜合管理能力。除了專業技術培訓之外，還需要加強檔案管理人員的綜合管理能力，包括項目管理、團隊協作、溝通能力等。通過組織管理技能培訓、研討會和案例分析，幫助檔案管理人員提升其在復雜環境下的決策能力和團隊領導能力。第三，鼓勵持續學習和自我提升。高校應建立一種持續學習的文化，鼓勵檔案管理人員不斷更新知識和技能。這通過提供在線學習資源、組織參觀學習、鼓勵參加行業會議等方式實現。

六、結語

在“互聯網+”的時代背景下，高校檔案室管理的轉型不僅是一個挑戰，更是一個重要的發展機遇。通過采納和實施前沿的信息技術，高校檔案室可以實現從傳統管理到現代化管理的飛躍，從而更好地服務于教育和科研工作。