集團型企業購銷流程優化策略

胡淑瓊

集團型企業是現代企業的高級組織形式，以具有投資中心功能的大型企業為核心，由多個在資產、資本、技術上有密切聯系的企業，組成規模龐大和業務多元化的經濟組織，通常會在內部進行大量的購銷活動。這些購銷活動不僅涉及集團內部各子公司之間的交易，也可能涉及與外部企業的合作與競爭。統計數據顯示，企業供應鏈可以消耗企業高達25%的運營成本。通過建立集團型企業標準化的購銷流程，持續優化購銷流程可提升供應鏈效率、減少交易成本和時間，提高內部協同效率以更好地適應市場變化。建立統一商務結算策略方案和集中式財務管理平臺，規范從業務到財務的數據管理，有助于更好地控制風險、遵守法規要求，減少合規風險，提升企業價值管理水平。

集團型企業購銷流程特點

一、統一采購與供應管理

集團型企業通常會建立統一的采購和供應管理公司，建立和推行標準化的采購平臺，組建專業的采購團隊，負責采購策略的制定和執行。以供應鏈平臺為載體，以管理體系為支撐，依托采購平臺打通供應鏈上下游，以實現資源的有效配置和成本的優化，整合形成產業鏈，通過控制關鍵環節推動生產組織體系變革、內外高效協同，提高整個產業鏈的運作效率和競爭力，確保供應鏈的穩定性和可靠性。通過對采購活動的集中管理、統一協調和專業化運營，提高采購效率、降低采購成本，從而增強集團的競爭力和盈利能力，引領價值鏈發展。

二、統一管理和協同作業

集團型企業通常采用統一的管理體系和流程，制定統一的交易流程標準，確保各環節的一致性和穩定性，降低出錯概率。內部交易流程需要各部門和環節之間的協同配合，才能有效地完成交易活動。不同部門、團隊或個體在執行交易流程時需要緊密協作、互相配合，確保交易順暢、高效進行。業務端負責業務實質，財務端負責業務提交和賬務處理，建立有效的溝通機制、提高內部交易流程的協同性，確保交易流程中出現問題時能夠及時溝通、解決問題是非常必要的。不斷優化產銷協同策略，建立集團企業內部產銷協同機制，加強各部門之間的溝通與合作，有助于提高企業整體運作效率。

三、信息技術支持和共享

集團型企業內部購銷活動需要借助信息化手段，搭建集團企業供應鏈管理平臺，實現供應鏈流程的線上化、自動化。加強信息化建設和互聯網應用，包括ERP（企業資源計劃）、招標平臺系統、供應鏈管理系統等，以實現信息的實時共享和流程的高效運作。各部門和團隊能夠借助系統將購銷流程中的重復性任務自動化，實現物資需求計劃、采購計劃管理、采購組織形式和方式選擇、采購流程實施、合同管理等信息管理，以滿足信息安全、全程留痕可追溯、大數據分析、采購過程管理和采購業務監督等要求。通過供應鏈管理平臺，及時、準確地分享交易相關信息，實現與供應商和客戶的實時溝通和協作，共享庫存信息、訂單狀態、物流信息等，提高供應鏈的透明度和協同效率。

存在的問題

一、信息系統發展程度不均衡且孤立

集團化企業中，采用統一的系統平臺以促進各子公司的業務協同和信息整合已成為一種常見的管理策略。然而，在實際操作中，由于種種原因，這些子公司的系統發展往往存在差異或不均衡，這導致系統連接和信息共享的不充分，可能會在集團內部形成信息孤島，使得重要的業務數據和資源無法在各個子公司之間高效流動和共享。這可能會影響到集團的整體運營效率，增加協調管理的復雜性。

二、線下流程多，效率有待提升

上下游購銷業務相互獨立，線上信息共享程度不高，導致收發貨等信息以紙面形式在購銷雙方之間傳遞，從收發貨到結算全流程中，購銷雙方需要確認合同、物料、量、價、批次等信息，交互頻次多，業務及財務均需投入較多的人力成本。另外，手工單據整理核對、傳遞，可能因為煩瑣的線下審批和過多的中間環節而導致效率低下。這不僅增加了操作風險，還延長了交易時間。

三、財務處理和業務流程不匹配，影響財務報表質量

為提高采購效率、節約運輸成本，一般會采取供應商直接發貨至售達方的方式，發貨方和銷售方可能非同一主體，供應商直接發貨至采購物資的下游公司。下游公司驗收完畢收貨后，在系統中完成對收貨操作，形成應付暫估，但可能存在當月統采公司尚未收到供應商發票和下游公司出具的驗收單的情況，不在系統中進行收發貨操作，也不進行賬務處理，對于統采公司，業務發生時間與記賬時間存在差異，不符合會計準則的“及時性”原則，同時導致內部往來存在差異，集團合并報表質量不高。

四、收入和成本確認不匹配，增加財務合規性風險

下游采購公司面臨一個普遍現象：收貨入庫的商品物資并非靜態存儲，而是隨著生產的周轉不斷流動。在這個過程中，部分或全部物資會被用于生產，進而轉化為產成品并完成銷售。這種動態的物資轉化過程往往導致成本與收入之間出現不匹配，這種不匹配可能會被內部審計或外部監管機構質疑，認為企業未能遵循會計原則中的“謹慎原則”。此外，不合理的庫存管理和成本收入不配比還可能帶來稅務風險，稅務機關可能會質疑企業的稅收申報是否真實反映了其經營狀況。

優化對策與效果

一、搭建供應鏈協同交互平臺，提高效率與準確性

構建一個一站式線上協同平臺，將采購方和銷售方的財務及業務端都納入其中，使得所有溝通和交互都在平臺上進行，提高透明度和效率，供應商、統采公司和下游采購公司各參與方可以實現實時的信息交流和共享。貨物送達下游公司進行驗收質檢后，下游公司通過系統確認收貨，這將觸發平臺自動發布相關信息。若在平臺上發現訂單中的采購信息如價格、數量或合同有誤，供應商或統采公司可以啟動駁回流程，統采公司在對采購或銷售合同進行必要的變更后，下游采購公司需基于正確信息重新發起一個協同確認單。在三方共同的確認下，收貨合同、數量及金額等信息將成為結算的基礎，從而減少業務操作中的重復和交叉溝通。這一機制旨在提高整個供應鏈的交互效率和準確性，確保各環節順暢銜接，共同推進業務的順利進行。

二、流程數字化和自動化，助推結算效率提升

將關聯交易的審批、合同簽訂、發票處理、支付等流程數字化，并盡可能自動化，減少人工干預，降低錯誤率和溝通成本。如為了提高采購結算的效率并優化資金收支流程，建立增值稅發票開票系統與業務系統的連接，通過業務平臺線上傳遞發票信息。一旦下游采購公司接收到發票信息，并將其與相應的采購訂單及系統收貨信息進行匹配驗證，結算過程便可以順利完成，大幅度提高結算效率，實現開票、結算以及資金收支的無縫對接。此外，通過實現發票信息與交易平臺的集成，可以有效地縮短交易確認的時間，消除應付暫估往來差異。發票信息的線上傳送不僅加快了處理速度，還允許將發票定期集中寄送，可顯著降低郵寄成本，在優化財務流程的同時，也為企業帶來了成本節約和時間效率的雙重好處。

三、建立標準購銷流程，確保高效穩定

標準化的流程可以幫助企業建立一致的操作規范，以流程的標準運行代替人的標準操作，確保每個人在進行任務時都遵循相同的步驟，減少由于人為錯誤和操作不規范帶來的風險，也使得培訓過程更加系統化，新員工更容易上手適應工作環境。統一制定采購標準目錄和標準體系，將強化采購標準剛性執行，加強標準應用，確保標準應用到規劃、設計、建設各個環節。通過采購標準滾動優化，建設供應資源信息標準化數據庫，全面改造供應資源管理系統，可實現供應資源信息的系統間共享。如推進招標標準化建設，形成標準合同文本，供應商中標后系統自動生成合同協議書等，通過自動化工具的運用，設置預警機制和實時數據分析，可以及時發現和預防潛在的風險，采取相應的預防和糾正措施，確保流程的連續性和穩定性。

四、規范業務數據基礎，支持戰略決策

標準統一的購銷流程，有助于提供同質化的結構化業務數據，針對財務、信用、銷售、采購等數據的集中和分析可以為管理層提供有價值的信息，支持戰略決策。在數字化和信息化的背景下，企業能夠通過各種信息技術手段，如數據庫管理系統、數據倉庫和大數據分析工具，來收集、存儲和分析購銷數據。對供應管理、招標采購、經營管理等數據進行可視化展示。通過分析購銷數據，編制專題大數據分析報告，針對性發現業務和管理問題，企業可以識別出不必要的開支和浪費，采取措施進行成本控制和流程優化，也可以更好地了解市場趨勢和客戶需求，制定更有針對性的策略，在數據中挖掘價值，為經營管理提供支持。

總之，購銷流程優化是一個持續不斷的過程，還需要持續關注以下幾個方面：一是制定完備的制度體系框架。持續監控交易流程不斷調整優化，修訂制度管理體系，為各層級單位實施采購決策劃定權力范圍、明確工作職責，推動購銷組織高效運轉。二是加強購銷資源信息標準化建設及應用。建設規范化、標準化、集中統一的購銷資源標準數據庫，消除跨系統信息孤島，推進供應資源信息共享。三是延伸控制鏈。充分利用云計算、大數據、人工智能等技術提高購銷流程的透明度和效率，增強對市場環境的敏感程度，密切關注市場環境變化和客戶需求演變，及時調整購銷策略以應對市場變化。四是注重合規性，加強相關法律法規和行業標準的研究，遵守相關數據保護法規，及時跟蹤構成重大影響的新法新規，加強重點業務領域法律合規監督，確保企業的合法合規運營。（作者單位：中國石化集團共享服務有限公司南京分公司）