高職院校行政管理效率提升策略研究

摘要：高職院校的高效行政管理，對于學校有效運作和教育發展成功具有重要意義。本文探討了行政管理的重要性，指出高職院校面臨的主要挑戰，并提出了提高效率的策略。具體策略包括利用技術解決方案、優化溝通渠道、采用數據驅動的決策以及優先考慮員工的培訓和專業發展。通過實施這些策略，高職院校可以優化其管理流程，有效分配資源，并更好地支持學生和利益相關者。

關鍵詞：高職院校；行政管理；挑戰；提升策略

引言

高職院校作為我國高等職業教育的重要組成部分，培養出一大批高素質應用型人才，為社會輸送大量優秀的勞動力。行政管理工作效率的提升，對于高職院校的順利運營以及對學生及教職員工提供大力支持至關重要。但是，由于高職院校的結構復雜、職責多樣、資源有限，這給行政管理工作帶來了巨大挑戰。因此，文章重點探討提出了提高行政管理效率的關鍵策略，旨在促進高職院校實現運營優化和穩定發展。

一、高職院校行政管理的重要性

高職院校的高效行政管理，對于優化資源、提高生產力、確保順利運營至關重要，從而為學生成功和學校發展營造有利的環境。高職院校的行政管理效率提升，對于學校運作的各個方面發揮著至關重要作用，直接影響學生的成績、教師的效率和整體組織績效。主要體現在以下方面：

（一）促進資源優化

高職院校通常在有限的預算和資源內運作。加強行政管理能夠明智地分配資源，確保最大限度地利用資源，同時又不影響教育和支持服務的質量。通過簡化流程和消除冗余，可以進一步擴展資源，投資于對學生學習和發展至關重要的領域。

（二）提高工作效率

高效的行政管理實踐，可最大限度地減少障礙并簡化工作流程，使員工能夠專注于核心職責，而不是陷入行政任務的泥潭，這不僅可以加快決策速度，還可以加快對學生詢問、教師需求和外部利益相關者的要求的響應時間，高職院校就可以更加無縫地運作，及時提供服務和支持。

（三）改善學生體驗

學校流暢的行政管理流程，可以直接轉化為更好的學生體驗。從入學和注冊到學術咨詢和支持服務，確保學生在整個教育旅程中遇到的障礙最小化。及時獲取信息、迅速解決問題以及簡化的溝通渠道，有助于提高學生的滿意度和參與度，最終促進成才成功。

（四）教師支持和參與

教師在提供優質教育和塑造學生的學習體驗方面發揮著重要作用。行政管理通過減輕行政負擔來釋放教師的時間，使他們能夠將更多的精力投入到教學、研究和指導上。此外，高效的課程管理、評分和學術支持流程，使教師能夠有效地履行職責，從而提高工作滿意度和保留率。

（五）促進適應性和創新

在當今快速發展的教育環境中，行政管理效率是適應性和創新的代名詞。通過擁抱技術進步、數據驅動決策和持續流程改進，高職院校能夠更好地在動態環境中應對挑戰和抓住機遇，并且通過培育創新文化，成為高職院校可持續發展的催化劑[1]。

二、當前高職院校行政管理的挑戰

（一）復雜的組織結構和層級

多數高職院校通常具有復雜的組織結構，包括多個部門、項目和行政單位，這些組織結構可能包括學術部門、就業服務、學生事務、經濟援助辦公室和行政支持單位。此外，還可能與行業合作伙伴、監管機構和認證機構建立聯系，這使組織環境進一步復雜化。高職院校的等級性質，也會給有效溝通和決策帶來挑戰，決策可能需要經過多層審批，從而導致延誤和效率低下。此外，對于學生、教師和工作人員而言，了解組織層次結構往往是一項艱巨的任務，這也成為阻礙他們實現跨部門協調合作的重要因素。

（二）多樣化的管理任務和職責

高職院校負責廣泛的行政任務和職責，包括學術事務、學生服務、財務管理、設施維護以及遵守監管要求。學校管理人員必須兼顧這些不同的職責，同時平衡學生、教職員工和外部利益相關者的需求。行政管理任務的多樣性，可能會使資源緊張，并導致工作人員之間的角色模糊。例如，教師也可能負責招生，由于沒有明確劃分角色和職責，行政效率就可能會受到影響，工作人員可能會由于相互競爭的優先事項而導致不知所措[2]。

（三）有限的資源和預算限制

資源限制是高職院校面臨的共同挑戰，特別是對于在政府資助模式下運營或面臨入學人數波動的學校。有限的資源，可能會影響人員配置水平、基礎設施維護、技術投資和學生支持服務的可用性。由于預算資金限制，可能會阻礙高職院校投資創新解決方案以簡化管理流程或采用新技術的能力。此外，有限的資源可能會阻礙為全體學生提供足夠支持服務的能力，例如職業咨詢、學術咨詢和技術資源獲取，這會對部分學生群體產生影響，可能會導致教育和就業機會不平等。

三、高職院校行政管理效率提升的有效策略

新時期，提高高職院校的行政管理效率需要多方面方法，應該注重利用先進技術、優化溝通、采用數據驅動決策流程以及關注人員培訓發展。通過實施關鍵戰略，高職院校可以優化行政工作流程，改善員工之間的協作，并做出明智的決策，從而支持學生的成功學習，促進學校的穩定發展。

（一）實施技術解決方案

1.引入用于管理任務的專用軟件

高職院校可以從實施適合其管理需求的專用軟件中受益，通過融合這些軟件解決方案，例如，學生信息系統（SIS）、學習管理系統（LMS）和企業資源規劃（ERP）系統，有助于優化各種管理流程，包括學生注冊、課程安排、評分和財務管理。例如，強大的SIS允許管理員管理學生記錄、跟蹤學業進度并有效生成報告。LMS促進在線課程交付、教師之間的協作以及學生的參與；ERP系統將財務、人力資源和采購等各種管理功能集成到一個統一的平臺中，實現無縫數據交換和工作流程自動化。通過投資專業軟件，高職院校就可以實現行政管理程序標準化，最大限度地減少錯誤，并提高整體運營效率。此外，這些軟件解決方案通常提供可擴展性和定制選項，可以滿足教育機構的獨特需求[3]。

2.日常流程自動化減少工作量

自動化是提升行政管理效率的有力工具，通過自動化日常任務和工作流程，可以釋放員工的時間，降低錯誤風險，并加快處理時間。例如，可以使用工作流程管理系統、電子郵件自動化工具和文檔管理軟件，實現自動化數據輸入、文檔處理和通信等管理任務。同樣，自動通知和提醒，可以幫助學生隨時了解重要的截止日期、活動和學術要求。此外，機器人流程自動化技術可用于跨多個系統自動執行重復的、基于規則的任務，如數據驗證、報告生成和發票處理，借助機器人模仿人類行為，更快速、更準確地執行任務，從而提高管理效率并降低運營成本。通過采用自動化，高職院校就可以優化行政管理工作流程，提高生產力，并更有效地將資源分配給有助于學生成功和學校發展的增值活動。

（二） 優化溝通渠道

1.改善行政管理人員內部溝通

有效地溝通，對于高職院校行政工作人員之間促進協作、共享信息、協調活動至關重要。然而，孤立的溝通渠道、低效的溝通工具和缺乏透明度，就會阻礙協作并降低管理效率。為了應對這些挑戰，高職院校可以實施集中式通信平臺，例如，內聯網門戶、協作軟件和項目管理工具，促進管理團隊之間的實時通信、文檔共享和任務分配，這些平臺提供了一個集中中心，用于訪問重要信息、參與討論和跟蹤項目進度，從而提高學校內的透明度和問責制。此外，定期的員工會議、研討會和培訓課程，可以為行政工作人員提供交流想法、分享最佳實踐并為實現共同目標而努力的機會，通過培育開放溝通與協作的文化，高職院校就可以提高行政管理效率，并增強運營的整體有效性[4]。

2.加強教職工與學生之間的溝通

高職院校不僅需要行政人員之間的有效溝通，而且還需要師生之間的有效溝通。清晰及時地溝通，有助于學生了解學術要求、支持服務和課外機會，從而提高他們的整體經驗和成功。為了加強與學生的溝通，高職院校可以利用電子郵件、社交媒體、移動應用程序、門戶網站等多種渠道，傳播信息、征求反饋和提供支持。還可以建立定期的溝通渠道，例如，時事通訊、公告板和學生論壇，從而保持互動和聯系。同樣，加強教職員工之間的溝通，可以促進協作、優化行政流程，并改善學術項目和支持服務的交付，比如，教師會議和跨學科研討會等，可以提供交流想法、共享資源和討論促進學生學習成功策略的機會。通過優先考慮所有利益相關者之間的有效溝通，高職院校可以創造一個更具包容性和支持性的學習環境，促使學生感到有能力并且充滿信心地追求學習和職業發展目標。

（三）采取數據驅動決策

1.利用數據分析工具識別低效問題

在大數據時代，采取數據驅動的決策，對于高職院校優化管理流程、識別低效問題、推動持續改進至關重要。通過收集和分析相關數據，可以深入了解學校運營、學生成果和資源利用情況，從而做出明智的決策，并且戰略性地分配資源。例如，可以使用學生數據來跟蹤保留率、畢業率和學業成績指標，從而能夠及早識別有風險的學生，并實施有針對性的干預措施以支持他們的成功。同樣，財務數據分析可以幫助識別超支領域、創收機會，并采取節省成本的措施，從而提高財務可持續性和資源配置。利用商業智能儀表板、預測建模軟件和數據可視化平臺等高級分析工具，可以幫助高職院校分析大型數據集、識別趨勢和模式，并生成可行的見解，通過利用數據的力量，就可以提高行政管理效率，優化資源配置，并全面促進學生的學習發展[5]。

2.實施績效指標來跟蹤進度和結果

高職院校還可以實施績效指標和關鍵績效指標，監控進度、評估結果，并衡量管理舉措的有效性。通過定義明確的目標和基準，可以跟蹤一段時間內的表現，確定需要改進的領域，并慶祝成功。例如，可以建立與學生入學率、保留率、畢業率、就業結果和學生滿意度調查相關的關鍵績效指標，評估在實現教育目標和機構發展目標方面的整體有效性。再比如，管理一些關鍵績效指標，如處理時間、錯誤率和資源利用率等指標，可以幫助識別瓶頸、優化工作流程并提高運營效率。此外，定期績效評估、數據驅動的討論以及與同行機構的基準比較，可以為高職院校了解優勢、劣勢和成長機會提供有價值的見解，通過營造持續改進和問責的文化，可以提高行政管理的效率和水平，最終為學生和利益相關者帶來更好的結果。

（四）人員培訓和專業發展

1.為行政管理人員提供持續培訓計劃

持續培訓和專業發展，對于讓行政管理人員了解各自領域的最佳實踐、新興趨勢和不斷發展的技術至關重要。高職院校可以提供各種培訓計劃、講習班、研討會和網絡研討會，提高行政管理人員在行政管理流程、客戶服務、溝通和技術等領域的知識及技能。例如，專注于專業軟件應用程序（如學生信息系統、學習管理系統和數據分析工具）的培訓計劃，可以幫助工作人員更加熟練地利用這些工具，從而優化管理工作流程并提高效率。同樣，關于有效溝通、時間管理和解決問題的研討會，可以使工作人員掌握應對復雜行政挑戰所需的技能，并為學生和利益相關者提供高質量服務。此外，高職院校應該鼓勵員工獲得專業認證、參加會議和參加針對特定行業的培訓計劃，不斷擴大他們的專業知識，并跟上行業標準和法規。通過重點關注行政工作人員的持續培訓和發展，就可以在行政管理實踐工作中培育持續改進、創新和追求卓越的文化。

2.投資領導力發展以改善決策過程

有效地領導，對于提高行政管理效率以及指導高職院校實現戰略目標至關重要。投資領導力發展計劃，有助于培養學校管理人員的領導技能和能力，確保能夠做出明智的決策、激勵團隊，并充滿信心地應對復雜的挑戰。領導力發展計劃應該涵蓋廣泛的主題，包括戰略規劃、變革管理、沖突解決、團隊建設和道德領導力。通過研討會、輔導課程、指導計劃和領導力研究會議，學校管理人員就可以增強溝通能力，更好地激勵他人，并且做到以身作則。此外，領導力發展計劃可以幫助管理人員更深入地了解職業教育發展趨勢、行業動態和新興機會，預測新變化、抓住機會并推動創新。通過投資于領導力發展，高職院校可以培養一支高效的領導干部隊伍，從而正確引領整個學校在競爭日益激烈和充滿活力的環境中取得發展成功。

結語

總而言之，解決行政管理挑戰和實施效率提升策略，對于高職院校有效履行其使命至關重要。通過擁抱技術、加強溝通、采用數據驅動決策以及投資員工發展，有助于更好地應對現代教育格局的復雜性，為學生和教職員工優質服務，最終通過優先考慮行政管理效率推動高職院校取得發展成功。

參考文獻：

[1]陳麗香.高職院校基層行政管理人員創新能力提升探討[J].晉城職業技術學院學報，2020，（08）：17-20.

[2]張衛國，韋思傲.淺析高校行政管理人員創新素質的提升策略[J].魅力中國，2020，（08）：55-56.

[3]張藝.提升高校行政管理人員素質的途徑探究[J].教育教學論壇，2020，（03）：14-15.

[4]曲斌.新形勢下高校二級學院黨政綜合辦公室精細化管理思路[J].科教文匯，2020，（10）：20-21.

[5]王迪，范敏敏.淺談高校學院行政管理人員工作現狀與對策[J].現代辦公，2022，（12）：179-180.

（作者單位：福州軟件職業技術學院）

（責任編輯：豆瑞超）