OA辦公系統環境下疾控文書檔案管理的研究

摘 要：隨著電子政務辦公水平逐步提升，OA辦公系統憑借其優勢逐漸得到了廣泛推廣應用，能夠極大地提高辦公效率。在疾控中心的文書檔案管理工作中，OA辦公系統的應用帶來了新的挑戰和機遇，逐漸朝著流程化、規范化和自動化方向發展，大幅度提高了文書檔案管理水平。基于此，文章主要依托OA辦公系統環境，圍繞疾控文書檔案管理工作展開探討。

關鍵詞：文書檔案管理；OA辦公系統；借閱利用；信息安全

中圖分類號：R197.21;G275.2 文獻標識碼：A

引言

隨著企業事業單位電子辦公系統應用水平逐步提高，傳統紙質公文檔案逐漸被電子公文檔案代替。目前，各省市地區的疾控機構已經基本上實現了辦公自動化，由于公共衛生以及突發公共衛生等重大疫情頻繁發生，加之日常的疾病預防工作繁重，產生了大量的文書檔案資料，這些資料具有極高的科研和記錄價值，做好疾控文書檔案管理工作至關重要。在OA辦公系統環境下，疾控文書檔案管理工作發生了不同程度的變化，如何把握機遇，迎接挑戰，還需要進一步開展文書檔案管理工作，充分發揮OA辦公系統的優勢。

一、OA辦公系統對疾控文書檔案管理的積極影響

OA辦公系統是企業事業單位無紙化辦公的具體表現，可以借助計算機完成工作中文件流轉和申報等各項工作。經過系統持續更新完善484e5f34ede9ba319cd1c3979055d35e，目前OA辦公系統已經實現了平臺化應用，對于疾控文書檔案管理也帶來了深遠的影響。

1.實現文書檔案高效管理

OA辦公系統在疾控機構文書檔案管理中應用，可以實現檔案資料收集、歸檔、分類、保管和取用等環節高效管理，精簡優化管理流程，能夠有效規避紙質檔案資料字跡模糊、資料損壞等問題，對推動文書檔案管理規范化、標準化開展具有重要意義。

2.顯著提高文書檔案信息利用率

疾控文書檔案管理中，依托OA辦公系統可以顯著提高檔案信息利用率。在以往的疾控文書檔案資料管理中，人工勞動強度較大，由于意識偏差或操作失誤，可能導致重要信息被泄露或丟失，消耗大量的時間和精力，難以應對疾控機構文書檔案資料日益增長帶來的挑戰。依托于OA辦公系統，疾控文書檔案資料即可傳輸共享，尤其是在移動互聯網蓬勃發展背景下，基于智能手機、平板電腦等同樣可以便捷地傳輸資料。此種方式打破了時間和空間的限制，檔案資料查詢較為便捷，能夠有效解決傳統文書檔案查詢檢索難度大等問題，提高了檔案信息利用率。

3.顯著提升文書檔案管理質量

現代社會發展迅猛，公共衛生防控壓力逐步增加，疾控文書檔案資料規模量隨之擴大，極大地增加了文書檔案管理人員的工作壓力，如果只是采用紙質檔案管理方式，不僅無法滿足實際工作需求，還會影響整體文書檔案管理質量。在OA辦公系統環境下，采用現代化信息技術輔助文書檔案管理，可以精簡優化管理流程，提升疾控文書檔案管理質量。同時，還可以建立完善的文書檔案管理體系，實現檔案資料大范圍傳輸和共享，實現文書資源合理開發和利用。

二、OA辦公系統下疾控文書檔案管理存在的困境

在信息時代背景下，數據信息的重要性逐漸得到了人們的廣泛共識，但由于我國的電子文書檔案管理開發進程緩慢，尤其是疾控文書檔案信息較為封閉，共享程度不足，以至于很多人對于疾控文書檔案資料缺乏正確認知，管理經驗不足，導致疾控文書檔案管理工作陷入困境。

1.文書檔案管理制度不完善

目前，在疾控文書檔案管理工作中OA辦公系統已經得到廣泛應用，能夠有效提高檔案管理效率和質量。雖然疾控中心已經制定了配套的管理制度，但在疾控文書檔案管理方面卻存在制度不完善的情況，即便制定了相應的文書檔案管理制度，卻無法滿足新時期OA辦公系統環境要求，在實際工作中出現了文書檔案資料未能第一時間歸檔，各部門協作不到位等問題。例如，有些部門文書檔案保存意識薄弱，未能將文書檔案資料及時留存和移交，隨著時間推移，很多利用價值較高的文書檔案資料可能受損、丟失，給疾控文書檔案管理工作帶來不利影響。

2.網絡安全問題嚴峻

疾控中心作為公共衛生事件防控的重要機構，隨著信息技術的廣泛應用，疾控文書檔案資料大規模增加，這些文書檔案資料中涵蓋了食品或藥品安全信息、疾病預防和治療信息，還有很多患者身份信息等，盡管電子檔案資料管理較為便捷、高效，且檔案資料容易修改、調整，但其信息安全性卻面臨著嚴峻挑戰。部分管理人員由于安全意識薄弱，操作不規范，可能導致重要信息被泄露、丟失或被惡意竊取、篡改，威脅患者身體健康，甚至給社會和諧穩定發展帶來影響。

3.信息化管理水平偏低

疾控中心應用OA辦公系統推進了電子政務的發展，疾控文書檔案信息化建設進程也隨之加快。但實際上，疾控文書檔案信息化管理中各類資源投入有所不足，較之其他部門缺乏足夠的重視。部分疾控領導和管理人員過分關注疾病防控工作，對文書檔案管理缺乏足夠重視，以至各類資源支持力度有所不足。疾控文書檔案管理人員理念陳舊、滯后，尤其是很多以往紙質文書檔案資料需要電子掃描錄入，信息錄入和檢索等環節信息化水平不高，不可避免的影響到文書檔案管理信息化建設成效。

4.文書檔案管理標準落后

想要實現疾控文書檔案管理信息化的目標，一個基礎前提是保證檔案管理工作規范化、標準化開展，能夠正確認識電子文書檔案管理的重要性，可以有效運用信息技術實現文書檔案資料的收集和存儲。但是受限于現有的文書檔案管理標準落后，未能緊跟電子文書檔案發展，以至于電子文書檔案管理工作未能有序開展。從實際情況來看，目前疾控中心的文書檔案管理制度標準并不統一，無論是檔案的收集、保管，還是后期的檔案資料利用環節，都缺乏統一的標準。另外，疾控中心文書檔案管理計算機軟件標準不統一，市場上開發的軟件良莠不齊，標準不統一，不可避免地影響到文書檔案信息傳輸和共享。

三、OA辦公系統下疾控文書檔案管理優化措施

針對目前疾控文書檔案管理中存在的問題，檔案管理人員應轉變滯后理念，提高對OA辦公系統的認知和重視，增加資金投入，完善配套軟硬件設施和制度體系，夯實信息化基礎，提高文書檔案管理水平，對于疾控中心各項工作高水平發展具有重要意義。

1.加強紙質檔案和電子檔案并存歸檔

在OA辦公系統應用背景下，疾控文書檔案管理全過程均基于網絡平臺高效處理。疾控文書檔案資料來源廣泛，包括通知公告、會議安排、疾病防控以及患者身份信息等，這些信息目前全部取消紙質文件形式保管，而是推行電子文件形式傳輸、保管和利用，電子公文辦結實施歸檔，并且將打印的紙質文檔用于備份保管。基于OA辦公系統，疾控紙質文書檔案和電子文檔并存歸檔，在系統上點擊“歸檔”選項后即可自動將電子文檔流轉到檔案管理系統中，檔案管理人員仔細核對后，將其錄入檔案數據庫中保存管理。在通常情況下，文書檔案會復制一份備用檔案，用于查閱和使用，如果一套電子文書檔案感染病毒丟失或被篡改，即可使用另一套備份檔案，避免重要文書檔案信息丟失。此種檔案管理方式主要是在單位部局域網實現各部門的文書檔案流轉、管理和保管，充分展現了OA辦公系統中文書檔案高效、便捷處理的優勢。

2.優化電子文書檔案歸檔流程

以往的文書檔案管理，主要管理對象是紙質文件，依據文件類別、期限整理、編目，裝訂、入庫和利用。引入OA辦公系統后，疾控中心的收發文等環節均基于OA辦公系統，可以實現辦公系統和檔案系統之間無縫銜接，文書檔案資料及時傳輸歸檔，保證文件信息一致，最大程度上避免重要文書檔案丟失。具體發文環節主要是疾控中心發文部門發起申請，本部門審批，經過審批后尋找主管領導審批，然后交由醫院辦公室領導審核，工作人員將文書檔案編目、蓋章后，按照發文范圍來發文。各部門通過對文件簽字確認后，基于OA辦公系統自動流轉到檔案管理系統，及時將電子文件歸檔和保管。在文書檔案整理環節，要確保電子文書檔案與紙質文書檔案相對應。收文環節同樣是基于OA辦公系統下發，文件流轉后第一時間歸檔存儲，并依據電子文檔歸檔標準和要求及時分類、編號。并將需要歸檔的文檔打印出紙質文件，不歸檔的則不需要打印紙質文檔，只需要在系統中保管電子文檔即可，并注明并無紙質文件留存。如果相關部門需要尋找具體文件資料，可以在OA辦公系統中在線檢索，文檔取用較為便捷。

3.加強電子文書檔案前端控制

電子文書檔案前端控制直接關系到電子文檔是否及時歸檔，基于OA辦公系統文書檔案管理，應充分考慮歸檔模式以及實際工作需要。因此，電子文檔和紙質文檔的檔號保持一致，對于一些具有極高保存價值或是需要長期保存的電子公文，應該打印出對應的紙質文檔，并將兩種文書檔案同時歸檔。結合實際工作需求，紙質文檔和電子文檔的題名、文號、檔號等內容應保持一致，便于文書檔案規范化保管和利用。同時，基于OA辦公系統中的檔案管理系統可以讓電子檔案自動化歸類，依據歸檔先后順序自動化歸檔，并生成對應的檔號。除此之外，文書檔案管理應汲取以往工作經驗，積極同政府上網工程、辦公自動化等系統建立聯系，完善文書檔案基礎設施。完善的軟件和基礎設施，離不開應用系統提供支持，推動應用系統建設對于提高文書檔案信息化管理水平具有重要意義。因此，要適當增加資金投入力度，完善配套軟件和硬件設備設施，促進疾控文書檔案管理工作高水平開展。

4.完善配套管理制度體系

為了實現文書檔案規范化管理，應建立和完善配套的管理制度體系，以約束檔案管理人員工作行為，使各項工作有章可循。盡管目前疾控文書檔案管理已經制定了合理的標準，但電子辦公環境快速發展，電子文書檔案管理模式尚不完善，要注重實際調研和經驗總結，依托實際情況修改和完善疾控文書檔案管理制度內容，確保各環節得到全面管控，推動文書檔案管理規范化開展。依據《中華人民共和國檔案法》相關規定，立足疾控機構特性，積極推動疾控文書檔案管理制度優化完善，確保疾控中心文書檔案收集、分類、歸檔以及人員崗位責任等環節有章可循。

同時，還應制定電子文書檔案管理標準，確保電子檔案鑒定和建立等環節規范化、標準化，提高疾控文書檔案信息開發水平。通過配套的制度和標準建設，能夠有效改善傳統文書檔案管理方式，促使檔案工作朝著規范化、制度化方向開展。

5.加強文書檔案安全管理

基于OA辦公系統加強疾控文書檔案管理工作，會涉及諸多檔案信息。因此，加強文書檔案安全管理是一項重要工作。OA辦公系統為疾控中心各部門提供了信息傳輸和共享平臺，但系統并非完全安全，不可避免地存在系統漏洞和信息被泄露等風險隱患。如果系統硬件出現故障或是遭受病毒、黑客攻擊，將嚴重威脅文書檔案信息安全，情況嚴重甚至會威脅到社會和諧穩定發展。首先，應確定文書檔案保密等級，對文檔自動加密，文檔查閱和利用時需要提供專門密鑰，首次保存文檔時要加密處理，并定期更改賬戶密碼；其次，設置用戶權限。將內外網之間設置防火墻，用戶依據所享有的權限來獲取對應的文書檔案資料。同時，設計屏幕保護程序，避免工作人員離機時被他人看到保密文件；最后，定期使用殺毒軟件系統查殺，加強系統安全防護。如果出現了病毒入侵或黑客攻擊，系統即可發出警告信息，如果三次操作失誤或是頻繁遭受攻擊，將自動斷開網絡連接，并將本地文件刪除，后期可通過備份系統恢復文件。

四、結語

綜上所述，基于OA辦公系統的疾控文書檔案管理能夠有效改善傳統文書檔案管理模式不足，優化精簡管理流程，實現全過程自動化、高效化管理，在降低管理人員工作強度的同時，還能對檔案資料進行安全保管和高效利用。

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作者單位：江蘇省泰州市興化市疾病預防控制中心