關于事業單位檔案管理數字化的探討

摘 要：檔案管理數字化的核心目標是深層強化信息資源的可訪問性以及可持續性。因為數字化檔案能夠方便、快捷地實現信息存儲、備份以及傳遞，并在顯著降低紙質檔案物理管理標準的基礎上，科學、精準地規避各類檔案信息風險，讓其充分發揮價值，促進事業單位的長久發展。所以，為有效促進事業單位的可持續發展，落實檔案管理數字化極為關鍵。當前，雖然大多事業單位意識到了檔案管理數字化的重要性，也相應采取了一系列數字化管理措施，但其體現的成效卻并不顯著，普遍都存在一些需要完善的問題，阻礙了事業單位數字化建設的腳步。基于此，文章針對事業單位檔案管理數字化展開研究，深入分析事業單位檔案管理數字化的基本原則以及現階段存在的問題，并在此基礎上提出幾點科學、有效的優化措施，以期為相關工作人員提供價值參考。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；數字化

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

檔案管理具備較強的復雜性、煩瑣性以及廣泛性，其涵蓋的管理類目主要有信息獲取、組織、存儲、維護、檢索、處理、應用，能夠為各級組織機構以及單位的信息資源提供高效、規范、有序以及可持續的管理手段，從而保證相關單位的建設發展切實符合法律法規、行政、歷史、文化等要求標準。檔案管理數字化是指將傳統的紙質檔案轉型升級為電子數據檔案，并基于此儲存、處理以及應用的過程，其不僅可以有效提高檔案管理效率以及質量，還對各級單位的信息化、現代化建設有著顯著的推動作用。事業單位是我國現代社會發展的重要組織，其經營管理成效可以對社會發展起到強烈影響，加之檔案管理是綜合管理體系中的核心組成部分，其管理體系的革新又決定著檔案管理水平，因而為助力事業單位真正且順利地實現檔案管理目標，應積極落實檔案管理數字化建設，并確保各項數字化工作落到實處，以此有效提升事業單位的檔案管理效果。

一、事業單位檔案管理數字化基本原則

1.需求牽引、成本效益原則

首先，目錄優先級。主要是指最先考慮檔案目錄的數字化，從而切實滿足檢索標準。目錄的優先順序可以充分體現其在成本效益層面，因為全文數字化建設需要大量的人力、物力等資源支撐，且建設進展遲緩，所以為有效解決該問題，應該最先實現文件目錄的數字化建設目標，以此快速達成計算機檢索，取得初步成效。

其次，緊急優先級。事業單位在發展經營過程中，會于某時段內需要完成特定的特殊性任務，便在該領域對文件使用形成了迫切需求。因此，各級事業單位在建設數字化檔案管理工作時，應優先將緊急性文件資料予以數字化，從而保證事業單位的各項緊急任務順利完成。

最后，獨立優先級。是指事業單位在開展檔案管理數字化建設工作過程中，應該先將最具價值效能的檔案數字化，從而切實滿足收藏標準。同時，完成數字化的原始檔案也無須調用原件便可應用，能夠顯著加大對原始檔案的保護力度以及提高收藏水平。

2.安全與保密原則

第一，事業單位在落實檔案管理數字化建設工作中應該積極制定檔案信息安全保密機制，打造健全完善的安保體系，并全面覆蓋人、物、技術以及管理等多角度的檔案安全，以此有效降低檔案資源遺失或被泄露等風險概率。

第二，檔案管理數字化階段，事業單位還需要關注檔案資料的安全，嚴格規避傳統載體檔案以及數字化信息被泄露、損壞等問題。具體來講，事業單位可以從保證傳統載體安全、高度重視數字站點安全、規范人員的檔案管理行為以及制定檔案流動安全記錄機制等多層面，提高事業單位的檔案管理數字化建設水平。

二、現階段事業單位落實檔案管理數字化存在的問題

1.數字化檔案管理設備設施有待完善

站在實際角度分析，多數事業單位都秉承與時俱進的發展原則，積極落實檔案管理數字化建設工作，精準把握數字化機遇與資源，并在檔案管理工作中有效引入數字化管理設備設施，從而顯著提升事業單位整體的檔案管理質量和效率。但受各類條件因素的影響，事業單位在落實檔案管理數字化工作期間通常都會面臨諸多問題。

首先，針對事業單位現有的檔案管理數字化硬件設備設施，其性能普遍有待完善，且先進性不足。具體來講，大部分事業單位應用的數字化檔案管理設備為計算機、復印機以及打印掃描一體化等，有著運行周期長、效率緩慢、兼容性較弱等問題，導致事業單位的檔案管理數字化建設成效并不顯著，檔案管理水平也遲遲得不到有效提高，加之設備修繕以及引進力度比較薄弱，使事業單位的檔案管理數字化作用效能被嚴重弱化，阻礙了事業單位的可持續發展。

其次，多數事業單位應用的檔案管理數字化設備設施存在滯后性。硬件設備設施屬于事業單位有效取得檔案管理數字化成效的關鍵條件，對事業單位檔案管理水平的提高有著直接影響。但依照實際情況分析，盡管大部分事業單位積極采購并配置了相應的數字化管理設備設施，但受專業程度有限的影響，其在硬件層面上普遍都存在落后以及老化等現象，且設備的運行效率也較低，不僅無法滿足事業單位的檔案管理數字化建設要求，還極大程度上限制了檔案管理目標的實現。

最后，部分事業單位存在網絡建設落后的情況，特別是針對數字化檔案機房的建設，其實際建設效果與相關標準有著強烈差別，不僅不具備完善的網絡設備設施，還沒有依照檔案管理數字化實況制定相應的預案以及打造應急裝備，加大了事業單位觸發檔案管理風險的概率，對事業單位順利、穩定落實檔案管理工作造成重重阻礙，還限制了事業單位的可持續發展。

2.不具備科學、規范的檔案管理數字化工作標準

現階段，雖然多數事業單位意識到檔案管理數字化建設工作的重要性，也相應地采取了一系列數字化建設管理措施，但其成效卻并不顯著，主要原因便是在落實過程中未制定針對且完善的數字化標準，使得執行的各項數字化建設管理工作不被約束，也沒有正確且規范的數字化指導，導致事業單位的檔案管理數字化建設無法充分體現價值。具體來講，受事業單位部分檔案管理人員數字化建設意識薄弱的影響，對檔案管理數字化不夠重視，面對數字化建設工作也只是敷衍了事的態度，導致管理制度標準建設不完善，沒有科學規定數字化建設成效、數字化程度、管理業績等要求，也未提出可量化的標準，使得現行的檔案管理數字化建設存在嚴重的盲目性、隨意性，弱化了檔案管理數字化的價值作用。

三、完善新時期事業單位檔案數字化管理的有效路徑

1.引進科學的數字化硬件設備設施，優化檔案管理數字化配置

為科學打造積極、和諧穩定的檔案管理數字化建設環境以及數字化管理氛圍，在此基礎上保證事業單位可以取得顯著的數字化建設成效，各級事業單位需要主動引進科學、先進的數字化硬件設備設施，并積極爭取政府部門的專項補貼資金，加大檔案管理數字化基礎環境建設的資金資源投入力度，從而為事業單位高效落實檔案管理數字化工作提供優質條件，保證其順利、穩定推進。

首先，事業單位需要通過云存儲等手段，對原有設備中的數據信息予以備份處理，并在新引進的設備正式投入使用后，及時完成全部檔案數據信息的下載及傳輸工作，從而有效保證檔案資料的完整性以及精準性。

其次，事業單位的檔案管理人員需要根據特定的頻率按時對設備設施開展調試管理工作，特別是計算機系統、檔案管理系統的運維工作，務必引起高度重視，應嚴格謹慎地落實相關維護工作，盡可能規避檔案管理數字化設備設施出現突發故障等意外情況。普遍來講，各級單位的檔案管理數字化工作會對檔案信息資料的錄入、存儲、瀏覽等制定相應的標準，為了保證檔案管理工作的順利推進，應認真維護計算機系統的相關屬性，確保系統運行的安全性以及穩定性。

最后，除了科學引進先進的檔案管理數字化設備設施之外，事業單位還需要打造優質、高效的檔案管理環境，以此為各類檔案管理數字化設備設施的穩定運行提供保障。具體來講，事業單位需要依照檔案管理實況構建契合度較高的檔案管理室，規范、合理安置數字化設備設施，科學防火、防盜、防蟲，保證檔案管理數字化設備設施的安全。此外，對于檔案利用，相關管理人員應妥善完成登記工作，全面、細致地記錄借閱人、借閱時間、檔案類別名稱、借閱期限等信息，從而有效規避檔案信息丟失以及遺漏等問題。

2.制定科學、規范的檔案管理數字化制度和標準

制度和標準屬于保證各項管理工作能夠順利落實和推進的關鍵條件。事業單位在開展檔案管理數字化建設工作時，應綜合考慮單位的發展實況以及檔案管理實況，根據當前的數字化建設成果，明確檔案管理的數字化建設標準。

第一，事業單位需要以檔案信息資源的數據化獲取、分類、整合、處理、分析等工作為出發點，依照自身的檔案管理實力制定針對有效、切實可行的數字化建設方案以及管理策略，為事業單位的檔案管理數字化建設奠定堅實的指導基礎。

第二，針對檔案查閱制定嚴格且細致的制度。面對事業單位內部存在較強差異性的管理部門以及崗位，需要科學設置不同的查閱權限，并在此基礎上嚴格規范審批步驟，從而切實保障檔案信息的安全性。

第三，為保證檔案管理數字化工作的執行效率，需要制定嚴謹規范、科學完善的問責追責制度，并將該制度真正落到實處，約束每一位檔案管理人員，督促其積極端正工作態度，要求其將各項檔案管理數字化工作真正落實并取得成效，一旦發現不正當管理行為，應根據實際情況懲處，從而有效降低檔案信息被泄露、丟失等風險概率，提高事業單位的檔案管理水平，實現檔案管理數字化建設目標。

3.構建智能化檔案管理系統

數字化建設是現代社會檔案事業可持續發展的主導趨勢，為提高事業單位的檔案管理水平，相關工作人員應全方位落實標準化管理步驟，通過智能化、低碳以及綠色建設方法，搭建極具智能的檔案管理系統，構建“數字化+標準化”的檔案管理創新態勢，從而真正實現我國檔案事業的數字化建設目標。

首先，在打造智能化檔案中央控制系統過程中，鑒于檔案室的儲存條件在一定程度上可以直接影響紙質檔案的使用周期，所以需要配備恒溫恒濕一體機、空氣監測質量儀表、空調和空氣消毒等設備，科學管控檔案室的溫度、濕度、二氧化碳和灰塵等，從而有效延長紙質檔案的存儲以及使用壽命，優化檔案儲存管理條件。

其次，事業單位還需要在打造智能檔案室時合理配備智能安防系統，以此有效維護檔案信息資源的安全性。在以往傳統檔案管理模式下，一旦出現火災、檔案資料遺失、檔案信息被泄露等問題，便會給事業單位造成嚴重損失，甚至阻礙事業單位的可持續發展。但是，在安裝配備了智能安防系統后，該系統能夠實時且全面檢測一切危險因素，只要檢測到異常情況便會第一時間報警，并將相關信息提供給管理人員，為數字化檔案的安全提供堅實保障。

4.加強檔案管理人員的數字化培訓

在新時代背景下，加強檔案管理人員的數字化培訓勢在必行。首先，可通過定期組織專題講座，邀請行業專家傳授最新的數字化檔案管理理念及技術。其次，鼓勵檔案管理人員參與相關的在線課程與培訓項目，掌握數據分析、信息安全等核心技能。再次，可建立內部學習交流平臺，讓員工分享實踐經驗與創新思路。同時，組織參觀先進單位，學習借鑒成功經驗。此外，可設立技能考核機制，將數字化能力納入績效評估體系，激勵員工持續學習。但是培訓內容應緊跟技術發展趨勢，涵蓋大數據應用、人工智能等前沿領域。最后，可采用“以老帶新”的方式，讓經驗豐富的員工指導新人，促進知識傳承。通過多樣化、系統化的培訓方式，不斷提升檔案管理人員的數字化素養，為事業單位檔案管理的現代化轉型奠定堅實的人才基礎。

四、結語

綜上所述，檔案管理數字化對事業單位提高綜合管理水平以及加快可持續發展有著顯著的促進作用。事業單位作為我國現代社會發展的重要部門，其綜合管理成效可以對社會發展進步起到決定性影響。檔案管理屬于事業單位綜合管理體系中的核心組成部分，落實檔案管理數字化對于事業單位至關重要且勢在必行。因此，各級事業單位應高度重視檔案管理數字化建設，主動革新檔案管理理念以及模式，精準掌握數字化管理資源以及機遇，制定科學、規范的檔案管理數字化制度，建立健全檔案管理數字化體系，充分體現數字化檔案管理的價值，以此有效提高事業單位的檔案管理水平，助力其真正實現檔案管理目標，為事業單位的可持續發展創造良好條件。

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作者單位：棗莊市中醫醫院