大數據背景下檔案信息化建設研究

摘 要：在大數據時代，檔案信息化建設扮演著重要角色。文章從檔案信息化建設的重要性、存在的問題以及創新舉措三個方面展開研究。首先，分析了檔案信息化管理作為戰略目標的重要性，提高檔案管理服務水平以及拓展檔案資源儲備的必要性；其次，探討了檔案信息化建設中存在的問題，如數據資源碎片化、數據安全性挑戰以及數據開放共享難題；最后，提出了加強基礎設施建設、落實信息系統的使用、推進檔案管理現代化以及實現信息共享，支持輔助決策、拓寬數字化檔案應用渠道、加強數據安全和隱私保護等創新舉措，旨在為大數據背景下檔案信息化建設提供參考和借鑒。

關鍵詞：大數據；檔案信息化建設；數據資源碎片化

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

在當今信息爆炸的時代，大數據已經成為推動社會發展和經濟增長的重要驅動力之一。隨著信息技術的不斷發展，數字化已經滲透各行各業的方方面面，檔案管理作為信息化進程中的重要組成部分也不例外。檔案信息化建設在大數據時代背景下顯得尤為重要，不僅涉及檔案管理部門的日常工作，還關系國家信息資源的整合和利用效率。傳統的檔案管理方式已經無法滿足信息化時代的需求，而數字化、網絡化已成為未來檔案管理的必然趨勢。然而，在檔案信息化建設的過程中也面臨著諸多挑戰和問題。為了適應大數據時代的需求，必須采取切實可行的創新舉措，如加強基礎設施建設、落實信息系統的使用、推進檔案管理的現代化以及實現信息共享等。

一、檔案信息化建設的重要性

1.檔案信息化管理作為戰略目標的重要性

檔案信息化管理已經成為許多國家和組織的重要戰略目標之一。隨著信息技術的飛速發展，傳統的紙質檔案管理已無法滿足日益增長的信息處理需求。數字化檔案管理不僅提高了工作效率，還為信息資源的共享和利用提供了更為便利的途徑。作為戰略目標，檔案信息化管理意味著將檔案管理納入國家信息化建設的整體規劃之中，充分發揮檔案在信息資源中的作用，推動社會信息化進程的發展，不僅有利于提高政府和組織的管理效率，還能夠更好地保護和利用國家和組織的信息資產，為經濟社會發展提供有力支撐。

2.提高檔案管理水平

檔案管理水平的提高是檔案信息化建設的重要目標之一。通過數字化檔案管理系統的建設和運用，可以實現檔案信息的快速檢索、高效利用和便捷共享，不僅可以大幅提高檔案管理工作的效率，減少了管理人員的工作負擔，還能夠更好地滿足用戶的信息需求，提高了服務水平和用戶滿意度。同時，數字化檔案管理系統還可以提供更多樣化的服務模式，如在線查詢、電子借閱等，為用戶提供更便利的服務體驗。

3.拓展檔案資源儲備

檔案資源的儲備是檔案信息化建設的另一個重要目標。傳統的紙質檔案受限于空間和保存條件，往往難以長期保存和利用。而數字化檔案管理系統的建設可以將大量檔案信息以電子形式保存，不僅極大地節約了存儲空間，還能夠更好地保護檔案信息的完整性和安全性。此外，數字化檔案管理系統還可以實現跨地域、跨部門的信息共享，為各級政府和組織提供更廣泛的信息資源，為科研和決策提供更為豐富的數據支持。因此，拓展檔案資源儲備不僅有利提高信息資源的利用效率，還能夠促進各級政府和組織的協同合作，推動經濟社會發展的全面提升。

二、檔案信息化建設中存在的問題

1.數據資源碎片化

在檔案信息化建設中，數據資源碎片化是一個普遍存在的問題。隨著信息量的不斷增加和數據來源的多樣化，檔案信息往往分布在不同的系統、部門甚至個人手中，形成了碎片化的數據資源。這種數據資源的碎片化不僅增加了信息管理的復雜性，還降低了數據的整合和利用效率。雖然管理人員往往需要花費大量的時間和精力在數據的收集、整合和清理上，但仍然存在信息重復和冗余的問題，影響了數據的準確性和可信度。因此，如何有效解決數據資源碎片化的問題，提高數據的整合和利用效率，成為當前檔案信息化建設中亟待解決的難題。

2.數據安全性挑戰

隨著信息技術的不斷發展和應用，數據安全性問題越來越受到人們的關注。在檔案信息化建設中，數據安全性挑戰是一個不容忽視的問題。首先，檔案信息被泄露和篡改可能對國家安全和社會穩定造成嚴重影響因此，必須加強對檔案信息的安全保護。其次，數字化檔案管理系統存在著被黑客攻擊、病毒感染等安全風險，一旦發生安全漏洞可能導致檔案信息被泄露和損壞，對組織和個人的利益造成嚴重損失。此外，數據備份和災難恢復機制也是數據安全性的重要保障措施，必須加強對檔案數據的備份和恢復工作，確保檔案信息的安全可靠。

3.數據開放共享難題

大數據時代需要數據的開放共享，但檔案信息化建設中存在著數據的封閉性和孤立性，給數據的開放共享帶來了很大的挑戰。首先，不同部門和單位之間存在著信息壁壘和數據孤島，往往缺乏統一的數據標準和共享機制，阻礙了數據的跨部門和跨單位的共享和交流；其次，數據開放共享涉及數據的安全和隱私問題，必須制定嚴格的數據管理規范和安全保護措施，保護用戶的個人隱私和信息安全。此外，還需要建立完善的數據開放共享平臺，提供統一的數據接入和查詢接口，方便用戶獲取和利用檔案信息。因此，如何克服數據開放共享的難題，實現數據資源的共享和共贏，是當前檔案信息化建設中亟待解決的關鍵問題。

三、大數據時代檔案管理的創新舉措

1.加強基礎設施建設

加強基礎設施建設是推動檔案信息化建設的關鍵步驟之一。為了滿足不斷增長的應用需求，需要采取一系列措施以完善硬件設施和網絡基礎設施。應著重采購和配置各類硬件設備設施，以確保數字化檔案管理系統的順利運行，包括高性能的交換機和路由器，用于構建高效的網絡通信環境以及大容量的存儲設備和備份設備，用于存儲和保護大量的檔案數據。此外，還應配置高可靠性的信息安全系統，以保障檔案信息的安全性和完整性。在硬件設備的選擇和配置過程中，需要充分考慮系統的可擴展性和兼容性，以應對未來信息量的持續增長和技術的不斷更新。同時，還需要重點加強網絡基礎設施的建設，以實現檔案信息的快速傳輸和共享。

2.落實信息系統的使用

為了落實信息系統的使用，檔案部門可以采取一系列措施，以確保能夠有效運用先進、實用、可靠的檔案管理軟件系統。需要選擇和部署適用于檔案管理需求的先進軟件系統，包括辦公自動化系統和專門的檔案管理信息系統。辦公自動化系統可以提供基本的辦公支持功能，如文檔處理、電子郵件以及日程安排等；檔案管理信息系統則應具備更加專業化的功能，如文件管理、檔案檢索以及數字化存儲等。在選擇軟件系統時，需要充分考慮系統功能的完善性、易用性、擴展性和安全性，確保其能夠滿足檔案管理的綜合業務和局部業務需求。還應重點突出軟件系統的高級應用功能，包括即時通信、流程化管理、知識管理、內容管理、信息共享、協同工作以及預警預測等功能。通過這些高級應用功能，可以提高檔案管理工作的效率和質量，實現信息的快速傳遞和共享，促進工作流程的優化和規范化，提高檔案管理的科學化和智能化水平。同時，還應建立健全技術支持和問題解決機制，及時解決軟件系統使用中出現的問題和困難，確保系統的穩定運行和長期可靠性。

3.推進檔案管理的現代化

推進檔案管理的現代化是實現檔案信息化建設的重要舉措之一。為了實現這一目標，可以采取一系列措施，以充分利用現代信息技術提供的手段和平臺，改造傳統檔案管理的模式和方式，從而提高檔案管理水平，提升檔案信息的價值和作用。首先，應加強檔案管理流程的數字化和自動化。傳統的檔案管理流程通常較為煩瑣，包括收集、鑒定、整理、組卷和利用等環節。通過引入現代信息技術，可以建立數字化的檔案管理平臺，實現檔案信息的電子化處理和管理，從而提高工作效率和質量。例如，可以利用電子文檔管理系統對檔案文件實行數字化存儲和管理，實現檔案信息的快速檢索和共享，減少文件的物理存儲和管理成本；其次，應推廣智能化的檔案管理工具和技術。現代信息技術，如人工智能、大數據分析等已經在各個領域得到廣泛應用，同樣也可以應用于檔案管理領域。通過引入智能化的檔案管理工具和技術，可以實現檔案信息的智能化處理和分析，提高檔案管理的科學化水平。例如，可以利用人工智能技術對檔案文件實行自動分類和標注，提高檔案檢索的準確性和效率。利用大數據分析技術對檔案信息展開深度挖掘和分析，發現潛在的信息價值和關聯關系；最后，應加強檔案管理人員的培訓和技能提升。現代檔案管理需要具備跨學科的知識和技能，包括信息技術、數據分析、知識管理等方面的能力。因此，應加強對檔案管理人員的培訓和技能提升，提高其應對現代信息技術和工具的能力和素養，從而適應檔案管理工作的現代化需求。

4.實現信息共享，支持輔助決策

實現信息共享并支持輔助決策是推進檔案管理現代化的重要方面。通過信息共享，不僅可以提高檔案管理工作的效率和質量，還可以為決策提供更為可靠和全面的信息支持。實現信息共享需要建立統一的檔案管理平臺和標準化的數據交換機制。檔案管理部門可以借助現代信息技術，建立統一的數字化檔案管理平臺，集成各類檔案信息資源，并通過標準化的數據交換格式和接口，實現不同系統之間的數據共享和交換，以打破各個系統之間的信息孤島，實現檔案信息的共享和互聯，提高信息利用效率。檔案管理部門可以制定相關的信息共享政策和規定，明確信息共享的范圍、內容、方式和權限，為信息共享提供制度保障和法律依據。同時，還應建立信息共享的管理機構和組織，明確責任分工和管理流程，確保信息共享的順暢和安全。此外，還可以利用現代信息技術手段，構建智能化的輔助決策系統和工具。通過數據挖掘、數據分析以及人工智能等技術，對檔案信息展開深度挖掘和分析，發現潛在的信息價值和關聯關系，為決策提供更為科學和可靠的參考依據。例如，可以利用大數據分析技術對歷史檔案信息進行分析，發現歷史趨勢和規律，為未來決策提供預測和預警。

5.拓寬數字化檔案應用渠道

在大數據時代背景下，拓展數字化檔案的應用渠道變得至關重要。檔案管理工作人員需要意識到必須改變自身被動服務的理念和方式，積極利用互聯網等現代信息技術手段，及時傳遞檔案信息，以充分發揮檔案管理的優勢。積極應用互聯網平臺是拓展數字化檔案應用渠道的重要舉措之一。檔案管理部門可以建立數字化檔案網站或在線檔案館，通過網絡平臺向公眾提供檔案信息查詢、在線閱覽等服務，實現檔案信息的全方位展示和共享。加強區域網建設是推進數字化檔案應用的關鍵之一。區域網可以連接不同機構和部門的檔案信息系統，實現檔案信息的共享和交流。檔案管理部門可以利用區域網平臺建立檔案信息交流和合作機制，促進檔案資源的共建共享，推動檔案管理工作的協同開展。同時，積極開展社交媒體和移動應用也是拓展數字化檔案應用渠道的有效途徑。隨著社交媒體的興起和移動應用的普及，檔案管理部門可以利用某信公眾號、手機App等新媒體平臺，將檔案信息推送給用戶，實現檔案信息的便捷獲取和共享。與相關行業和領域開展合作也是拓展數字化檔案應用渠道的重要策略之一。檔案管理部門可以與圖書館、博物館以及研究機構等相關單位開展合作，共建數字化檔案資源庫，實現檔案信息的跨領域共享和利用，拓展檔案信息的應用范圍和價值。通過積極應用互聯網平臺、加強區域網建設、開展社交媒體和移動應用，與相關行業和領域開展合作、加強宣傳和推廣等措施，可以實現檔案信息的廣泛傳播和共享，充分發揮檔案信息的價值和作用，推動檔案管理工作向數字化、網絡化、智能化方向邁進。

6.加強數據安全和隱私保護

加強數據安全和隱私保護在數字化檔案建設中具有至關重要的作用。隨著信息技術的廣泛應用和數據交換的頻繁發生，檔案信息的安全性和隱私性面臨著越來越嚴峻的挑戰。因此，加強對數據安全和隱私保護的管理，已經成為數字化檔案建設中不可忽視的重要環節。（1）加密技術是保障檔案信息安全的重要手段之一。通過對檔案信息實行加密處理，可以有效防止未經授權的訪問和竊取。采用先進的加密算法和安全協議，可以確保檔案信息在傳輸和存儲過程中的完整性和保密性，有效防范各類網絡攻擊和數據泄露等風險。（2）權限控制是保護檔案信息隱私的關鍵措施之一。通過建立嚴格的權限管理機制，對不同用戶或角色的訪問權限實行精細化控制，確保檔案信息的合理使用和保密性。合理設置用戶權限，限制用戶對敏感信息的訪問和操作，有效防止內部人員濫用權限和非法獲取檔案信息的行為。（3）建立完善的審計機制也是保障檔案信息安全的重要手段之一。通過對檔案信息的訪問和操作實行全程監控和記錄，及時發現和阻止不正當行為，確保檔案信息的安全性和完整性。審計機制可以幫助檔案管理部門識別潛在的風險和威脅，及時采取應對措施，保障檔案信息系統的穩定運行和安全管理。

四、結論

在大數據時代，數字化檔案的建設和管理具有重要意義。通過檔案信息化建設，可以提高檔案管理和服務水平，拓展檔案資源儲備，促進檔案信息的共享和利用，支持決策更加科學化和智能化。然而，數字化檔案建設中仍存在著諸多問題，如數據資源碎片化、數據安全性挑戰等需要進一步解決。為此，需要加強基礎設施建設、落實信息系統的使用、推進檔案管理的現代化、實現信息共享以及拓展數字化檔案應用渠道等措施。只有不斷創新和完善數字化檔案管理工作，才能更好地適應大數據時代的發展需求，實現檔案管理工作的現代化轉型和提升。

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作者單位：河南自然博物館

作者簡介：曹慧（1981—），女，漢族，河南永城人，本科，館員，研究方向：檔案信息化建設。