供銷合作社檔案信息化管理開展路徑與創新探析

摘 要：供銷合作社是一個將供應與銷售融為一體的單位，其對供應與銷售來說有著積極的意義，保障了二者之間的協調性，維護了二者的合法權益，并在此基礎上使供銷合作活動能有序、高效地開展，進而讓城市與鄉鎮之間增進了交流。需要注意的是，供銷合作社在開展各項活動的過程中，需要加強對檔案管理的重視，而檔案對供銷合作社的各項工作來說，具有重要的作用，能夠提供有效的依據。在信息技術不斷發展的今天，諸多領域與信息技術產生了一定的融合，并推動了部分產業的轉型升級。文章對供銷合作社檔案管理信息化開展路徑與創新進行了分析。相關人員可以利用信息技術，使供銷合作社的檔案管理更加智能化、信息化，從而提高管理的效能，為供銷合作社各項活動的開展奠定良好的基礎。

關鍵詞：供銷合作社；檔案管理；信息化發展

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

引言

信息化時代，只有加強管理效能，創新管理意識，才能促進供銷合作社檔案管理工作有序開展，使供銷合作社的檔案管理機制實現優化與升級。為此，供銷合作社檔案管理人員要有責任意識，認識檔案管理的重要性，增強服務意識與管理意識，以創新思維優化管理路徑，并引入信息技術提高管理效能，進一步拓展供銷合作社的檔案服務領域，滿足檔案管理的實際需求。

一、供銷合作社檔案管理信息化工作開展的意義

供銷合作社需要樹立高效的服務意識，加強對成員社體制的優化，以便于促進農業農村的發展，提高農民的生活品質，使供銷合作社成為農業服務中最為有效的助力。為了完成這些目標，開展各項管理工作是不可缺少的內容。在供銷合作社開展各項管理工作時，通常會出現十分豐富的信息與資料，為了保障管理工作的效能，管理人員需要全面整合與剖析這些信息與資料，并做好存儲和記錄工作。此外，在供銷合作社的管理過程中，不可避免地會出現一些問題，為了能及時解決問題，開展追溯工作是十分重要的環節，這就需要查閱與問題相關的資料。

由此可見，供銷合作社中的各項檔案信息對于解決工作中遇到的問題有著積極的意義。同時，供銷合作社管理工作中還涵蓋了豐富的人事檔案，為了提高管理效能，及時了解工作人員的具體情況，可以引入高效的信息技術實現對檔案的信息化管理，并對調整員工的工作方向、保障工作的有序性、提高供銷合作社整體的工作效率與質量都有著促進作用。

在科學技術不斷發展的今天，信息技術與多個領域展開結合，使用信息技術提高行業的工作效率已經成為一種常態。供銷合作社也應緊跟時代腳步，在檔案管理中引入信息技術，促進檔案管理數字化、信息化建設，有效提高供銷合作社檔案管理工作的效率與質量。由此可見，探討與創新檔案管理信息技術路徑，對供銷合作社的未來發展是十分必要的。

二、供銷合作社檔案管理工作的現狀與問題

目前，供銷合作社在檔案管理中積極引入了信息技術，促使檔案管理工作走向信息化的路徑。但是，根據實際的檔案管理工作現狀來看，仍存在一些問題，具體如下：

1.缺乏檔案管理信息化意識

信息化檔案管理與傳統的檔案管理模式不同，是一種新型且高效的管理模式，為了促進檔案管理與信息技術的結合，供銷合作社管理人員需要樹立檔案管理信息化意識以及新型的管理理念。但是，根據我國供銷合作社檔案管理的現狀來看，可以發現供銷合作社在檔案管理方面仍缺乏一定的信息化管理意識，主要表現在：首先，受到傳統檔案管理理念的束縛，供銷合作社檔案管理人員沒有意識到信息技術對檔案管理的重要性，缺乏對信息技術的認識，并且在對檔案信息進行整合時，缺乏嚴謹的態度，收集、整理較為隨意，檔案管理信息化效能也由此受到影響，最終使檔案管理趨于形式化。其次，缺乏管理信息化意識，檔案管理人員在日常工作中整合的檔案資料并不全面，其真實性難以得到充分保障，導致后續的檔案信息資源開發利用受到影響，無法起到應有的0f2a4deda8a3b7ebaaa88d8459ab952a1e650c3fafe0865a4fb559fb81323b60作用。由此可見，供銷合作社檔案管理人員應樹立良好的信息化管理意識，有效提高檔案管理的效率與質量。

2.資金投入少，缺乏信息化管理設備設施

在開展檔案管理工作的過程中，任何單位都需要投入一定的資金，以便于檔案管理工作能夠有序開展因此，供銷合作社開展檔案信息化管理也需要一定的資金作為支撐，才能使檔案信息化管理工作順利運行。但是，根據我國目前供銷合作社的檔案管理現狀來看，一些供銷合作社并沒有在檔案管理工作中投入適量的資金，特別是在縣級或縣級以下的供銷合作社，一些領導人員將供銷業務等工作作為重心，并沒有認識到檔案管理工作的重要性，且部分領導人員缺乏對檔案管理信息化的了解，因而在檔案管理信息化的設備設施購買方面沒有提供相應的資金支持。在開展檔案管理信息化建設時，相應的設備設施是不可缺少的，一旦缺少了信息化設備，檔案信息管理的效能就會受到影響，無法保障檔案信息的真實性，導致供銷合作社檔案資料無法發揮作用與價值，最終影響供銷合作社的管理效率與質量的提升。

3.檔案管理制度不完善

在供銷合作社檔案管理工作中，檔案管理制度是不可缺少的一部分，能夠對管理工作起到一定的引導作用，提高檔案管理工作的規范化，因此，完善檔案管理相關制度十分重要。但根據我國供銷合作社檔案管理信息化的現狀來看，可以發現一些供銷合作社的檔案管理制度并不完善。首先，供銷合作社沒有構建一套完善的檔案管理信息化工作流程，制度可行性較低，對檔案管理工作的各項要求沒有明確的規定，致使檔案管理信息化工作出現形式化的趨勢，管理的質量與效率較低。其次，供銷合作社的檔案管理信息化管控機制不完善，在面對復雜的檔案資料時，無法精準地驗證信息來源，難以保障供銷合作社檔案信息的精確性，一旦出現信息錯誤，就會使檔案管理工作的安全性受到影響。

總之，在供銷合作社檔案管理工作中，信息化管理是重要的組成部分，若是沒有完善的管理制度作為支撐，管理人員所使用的計算機等信息技術很容易出現不規范的現象，導致檔案信息安全性降低，如信息化管理系統受到病毒干擾、黑客入侵等情況，無疑會增加供銷合作社檔案信息化管理的風險，使檔案管理的整體效率與質量受到不利的影響。

4.檔案管理人員缺乏專業能力，缺乏信息化團隊建設

檔案管理人員是供銷合作社檔案管理工作的主體，對于有效開展檔案管理工作具有重要作用。但是，根據對我國供銷合作社的檔案信息化管理現狀分析，可以發現部分供銷合作社的檔案管理人員缺乏專業能力，其中一部分管理人員年齡較大，沒有理解信息技術對檔案管理的重要性，無法掌握全面的信息化管理理念與管理技術，如計算機技術、大數據技術等，這部分管理人員無法有效發揮新興技術的作用與價值。同時，還有一部分的供銷合作社缺乏專業的檔案管理人員，所選用的檔案管理人員缺乏一定的專業能力，素質水平較低，并且單位在引入檔案管理人才時缺乏積極的態度，導致供銷合作社檔案管理信息化的效能受到限制。為此，供銷合作社應及時意識到這一問題，以便于有效提高檔案管理人員的工作能力和綜合素質。

檔案管理信息化建設是檔案事業發展的必然趨勢，是信息化時代發展的要求。供銷合作社檔案管理信息化建設工作需要一支專業信息化團隊。當前，供銷合作社檔案管理團隊缺乏專業的能力已是普遍現象，作為供銷合作社的管理人員，除了要在內部員工內挖掘、培養有潛力的優秀員工外，還應在社會上招聘熟練掌握檔案管理及信息化技術的綜合性高端人才。但就目前實際情況來看，供銷合作社缺乏對部人員專業素養的提升，也忽視了從社會招聘高端人才，由此導致在檔案管理信息化建設中缺乏既熟悉檔案管理又熟練掌握信息化技術的團隊，嚴重影響了檔案管理信息化建設的進程。

三、供銷合作社檔案管理信息化工作的優化措施

目前，供銷合作社檔案管理信息化工作中仍存在著一些問題，只有針對具體問題，以創新的思維對其展開分析，并采取相應的措施，才能優化檔案管理信息化工作，從而提高檔案管理信息化效能。

1.增強檔案管理信息化意識

在我國信息技術不斷發展的今天，諸多領域引入了信息技術，使很多傳統產業實現了轉型升級。供銷合作社在開展檔案管理工作時，若想積極引入信息技術，提高檔案管理的效率與質量，需要增強工作人員的檔案管理信息化意識。為此，可以采取這些措施：首先，可以利用網絡平臺來加強對檔案管理信息化的宣傳，如某信公眾號、某博平臺、某音短視頻等，這些平臺的用戶較多，能夠有效提高宣傳力度。在宣傳過程中，可以充分表現信息技術對檔案管理的作用、優勢、意義等，使供銷合作社工作人員認識到信息技術對檔案管理的重要性，為樹立工作人員檔案管理信息化意識奠定良好的基礎。其次，要規范供銷合作社在收集、整合信息中的工作形式，并加強對檔案信息資源的管理與存儲，保障檔案信息的真實性與時效性。此外，供銷合作社應根據各個部門對信息資料的實際需求，按照相關規定進行合理整合，以獲得相應的信息化檔案，充分發揮供銷合作社檔案信息資源的優勢。

2.投入充足的資金，完善檔案管理信息化設備設施

為了促進供銷合作社檔案管理信息化工作的開展，資金是不可缺少的一部分因此，供銷合作社應適當提高資金投入，購買性能較好的檔案管理信息化設備，以便提高供銷合作社在檔案管理方面的效能。在購買設備時，采購人員應選擇信譽度高的廠家，并仔細檢查信息化設備的性能，在設備數量達標的同時，確保設備的質量能夠滿足檔案管理信息化工作開展的需求。在購入檔案管理信息化設備后，管理人員要定期對其檢查與保養，及時更換存在質量問題的設備。對于計算機的系統程序，檔案管理人員也及時更新，以便為檔案管理信息化的順利開展提供保障。此外，還應加強與其他供銷合作社之間的交流與合作，實現管理經驗上的共享與交流，進而形成一套完善的區域供銷合作社檔案管理信息化體系，確保供銷合作社檔案管理的效能與質量獲得顯著提升。

3.完善檔案管理制度

檔案管理制度在供銷合作社的檔案管理信息化工作中具有獨特的指導作用，能夠保障管理工作的有效性與全面性。首先，供銷合作社需要完善檔案管理信息化工作制度，明確檔案管理工作的各項要求，以此來規范檔案管理人員的工作行為，提高檔案管理信息化工作的效能。其次，供銷合作社可以完善檔案管理信息化管控機制，并對各種信息資料的來源渠道進行整合，以此來提高檔案信息數據的安全性與全面性。最后，供銷合作社可以打造信息化管理安全系統，發揮信息技術的價值與作用，以此來增強信息化管理安全系統的整體性能。同時，為了擴充系統存儲的容量，工作人員可以利用擴展模塊，在確保存儲系統具有拓展功能的同時，發揮在線擴容功能，并提高系統保護檔案資料的安全性。此外，檔案工作人員還可以對防火墻、大數據等技術進行有效應用，以此來提高供銷合作社檔案管理系統的綜合性能。

4.提高檔案管理工作人員的專業能力，加強信息化團隊建設

工作人員作為開展檔案管理工作的主體，自身專業能力的高低對檔案的管理效能有著直觀影響。為了促進檔案管理信息化建設，供銷合作社需要在管理工作人員方面加以重視，提高檔案管理人員的專業能力。首先，加強對檔案管理人員的專業培訓。有些供銷合作社的管理層沒有認識到檔案管理信息化的重要性，配置的檔案管理人員老齡化現象較為嚴重，還有一部分供銷合作社的檔案管理人員缺乏專業能力，管理效能較低。為此，供銷合作社領導層需要加強對檔案管理人員的培訓和繼續教育，鼓勵檔案管理人員對信息化管理知識進行自主學習，確保能理解、掌握信息技術的相關知識和操作技能。對于年齡較大的管理人員，供銷合作社可以定期舉行培訓會，意識到信息技術對檔案管理的獨特作用，鼓勵他們積極學習計算機、大數據等技術應用，促進檔案管理信息化建設有序開展。其次，供銷合作社可以向檔案管理人員提供專門的學習平臺，要求管理人員完成學習平臺上的各項任務，以此來幫助他們理解信息化管理理念，提高管理人員的實踐能力，使他們能夠將所學知識應用到檔案管理信息化的工作當中。最后，供銷合作社要加強對人才的引入，要重視從社會上招聘檔案管理和信息化技術復合性人才，以高薪待遇引進高端人才，并提高人才工作的積極性，以此來滿足檔案管理信息化建設中人力資源的具體需求。在引入信息化管理人才后，供銷合作社還需要重視相應的培訓工作，使檔案管理工作人員的專業能力獲得進一步提高，打造一支由內部優秀骨干和社會招聘高端人才相結合的信息化檔案管理團隊，通過管理人員綜合素質的提升，減少工作中的失誤，從而有效提高檔案管理信息化的質量與效率。

四、結語

在我國信息技術不斷發展的今天，將其融入供銷合作社的檔案管理中具有獨特的意義，不但能完成檔案管理信息化建設，為傳統的檔案管理模式注入新的活力，還能夠滿足時代發展的需求，進一步提高檔案管理的效能。目前，部分供銷合作社在檔案管理信息化建設方面還存在一定的問題。因此，供銷合作社應增強檔案管理信息化意識，投入充足的資金，完善檔案管理信息化設備設施，確保檔案管理制度的全面性與有效性，提高檔案管理工作人員的專業能力，進而實現供銷合作社的高質量發展。

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作者單位：無棣縣供銷合作社聯合社

作者簡介：劉軍華（1969—），男，漢族，山東濰坊人，碩士研究生，副研究館員，研究方向：檔案管理。