新醫(yī)改背景下加強醫(yī)院門診檔案管理的途徑分析

摘 要：在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院的日常業(yè)務逐漸與先進的信息技術實現(xiàn)深度融合，檔案管理工作作為醫(yī)院門診日常管理工作中的重要內(nèi)容，逐漸呈現(xiàn)出巨大的現(xiàn)實缺口，對檔案管理提出了更高的要求。檔案管理工作的嚴謹性對于醫(yī)院整體運營管理的順暢性具有不可或缺的作用，而門診檔案管理的安全性與標準化實踐，正是契合了當前醫(yī)療體系不斷追求創(chuàng)新與高質(zhì)量發(fā)展的時代步伐。可以說，科學管理醫(yī)院門診檔案，彰顯全新的檔案管理服務特色，應當成為每一家醫(yī)院管理工作的追求，必須及時學習與更新門診檔案管理理念，創(chuàng)造更科學的檔案管理框架，從而積極結合門診醫(yī)務工作的實際，扎實推進檔案管理工作的進步。

關鍵詞：新醫(yī)療；醫(yī)院管理；門診檔案；檔案管理；醫(yī)療管理

中圖分類號：G271.4 文獻標識碼：A

隨著新醫(yī)療改革工作的深入推進，醫(yī)院日常開展的醫(yī)療業(yè)務活動也越來越多，從而形成各種復雜的檔案信息，門診工作也是如此，給醫(yī)院的檔案管理工作人員帶來了巨大的工作挑戰(zhàn)。從本質(zhì)上說，任何一個醫(yī)療檔案的形成都不只是對患者綜合醫(yī)療情況的簡單記錄，而是涵蓋了許多重要信息的關鍵性醫(yī)療參考資料，其中涉及患者就診的處方內(nèi)容、就診病歷、檢查報告、治療記錄、醫(yī)療決策、會議記錄以及醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的相關文獻情況等方面，能夠?qū)⒒颊弑救说闹委熐闆r與醫(yī)院門診的實際工作、醫(yī)院的管理與發(fā)展緊密結合起來。所以，醫(yī)院門診務必要深入認識患者檔案管理工作的重要意義，加大檔案管理投入，從而讓檔案管理工作在醫(yī)院門診管理工作中發(fā)揮應有的作用。

一、新醫(yī)療背景下醫(yī)院門診檔案管理工作的現(xiàn)實意義

1.是醫(yī)院與醫(yī)療事業(yè)發(fā)展進步的基礎

在新醫(yī)療背景下，檔案管理工作人員順利完成患者的檔案管理工作，不僅是醫(yī)院日常管理的基本要求，還是新醫(yī)改機制措施貫徹落實的必由之路。其中，站在醫(yī)院日常行政管理的立場上看，科學管理門診醫(yī)療檔案有助于保護患者的就醫(yī)隱私，并為醫(yī)院積累足夠的無形資產(chǎn)；從國家醫(yī)療事業(yè)發(fā)展進步的需求出發(fā)，門診工作的價值需要通過檔案管理得以實現(xiàn)，同時，也是持續(xù)完善醫(yī)療政策、貫徹醫(yī)療改革的重要組成部分。

2.是醫(yī)療管理服務質(zhì)量提升的必然

如今，隨著新醫(yī)療體系的建立、推廣與深度應用，醫(yī)院門診的檔案管理工作開始呈現(xiàn)與時俱進的特征，衛(wèi)生系統(tǒng)的檔案管理工作也進行了大刀闊斧的改革，提高了患者就醫(yī)檔案的管理與保護標準。在醫(yī)院整體日常管理框架下，門診檔案管理工作顯得尤為重要，這也是其他管理工作順利開展的基礎因此，需要憑借門診檔案管理方面卓越的專業(yè)實力，積極主動地與醫(yī)院其他部門建立起緊密的協(xié)作關系，共同推進管理工作的有序進行。然而，我國的醫(yī)療改革工作雖開展得如火如荼，但仍然存在管理問題有待解決，特別是管理理念的不足與誤區(qū)最為明顯，傳統(tǒng)的檔案管理理念不僅無法同步新醫(yī)療背景信息與新醫(yī)改機制內(nèi)容，還嚴重制約了檔案管理工作質(zhì)量的提升。因此，徹底改革醫(yī)院門診的檔案管理理念與模式、創(chuàng)新檔案管理工作方法迫在眉睫。

3.是醫(yī)院工作質(zhì)量與醫(yī)療水平的證明

醫(yī)院存在的意義與主要職責在于救死扶傷，醫(yī)療檔案如實記錄了不同患者的真實就醫(yī)信息。因此，醫(yī)院門診的檔案管理工作往往映射著醫(yī)院的綜合管理工作質(zhì)量。在通常情況下，醫(yī)院日常行政管理涉及不同的部門與崗位，門診檔案管理也貫穿每一項醫(yī)療業(yè)務中，是患者綜合管理服務的核心，記錄著患者從就醫(yī)到痊愈出院期間接受的一系列醫(yī)療服務，如診斷情況、用藥情況與治療情況等，有力證明了醫(yī)院的綜合醫(yī)療水平。

二、新醫(yī)改背景下醫(yī)院門診檔案管理的基本工作原則

1.要切實認識醫(yī)院門診檔案管理工作改革的必要性

眾所周知，對于任何一家醫(yī)院而言，門診檔案管理工作的重要性是不言而喻的，其主要工作內(nèi)容在于綜合管理醫(yī)院門診日常工作中所形成的一系列資料文件與數(shù)據(jù)報告，一般被認為是衡量醫(yī)院綜合管理工作水平的關鍵依據(jù)。從結構上看，醫(yī)院門診的檔案管理工作往往涉及院內(nèi)文件、黨委發(fā)文、決策性文件、會議記錄、合同協(xié)議以及基礎醫(yī)護工作記錄等文書檔案類型，這些資料信息規(guī)模龐大，具有較高的處理與管理難度，對于醫(yī)院管理與患者就醫(yī)而言也非常重要。同時，還與醫(yī)患關系的處理、醫(yī)療質(zhì)量的判斷等工作息息相關，需要以嚴肅認真的態(tài)度開展管理。因此，在新醫(yī)療背景下，醫(yī)院門診的檔案管理人員要充分認識檔案管理工作的重要性，并根據(jù)新醫(yī)療改革中“以人為本”理念的要求，時刻以嚴謹?shù)膽B(tài)度進行管理，在日益加快的醫(yī)療改革進程中彰顯應有的管理價值。

2.要領會新醫(yī)改背景下門診檔案管理改革的指導思想

通過分析新醫(yī)療改革的時代要求，不難看出醫(yī)院門診的檔案管理工作同樣需要嚴格遵循科學、正確的思路，檔案管理人員也必須具備更高的綜合管理素質(zhì)，做到以客觀、科學的態(tài)度審視和處理紛繁復雜的門診檔案資料，尊重患者的真實就醫(yī)情況，充分尊重醫(yī)療知識技術，不能隨意對醫(yī)療檔案進行涂改和破壞。

3.要明確新醫(yī)療體制改革中門診檔案管理工作的要求準則

具體來說，新醫(yī)改背景下的醫(yī)院門診檔案管理工作不僅要對不同患者的檔案信息進行全面、詳細記錄，初步形成完整科學、真實合理的檔案內(nèi)容，對檔案內(nèi)容的記錄還要采用專業(yè)的措辭，以展示醫(yī)院的形象，在后續(xù)就醫(yī)治療的過程中便于主治醫(yī)生的查詢和取證。

此外，根據(jù)新醫(yī)療改革對檔案管理工作提出的新要求，醫(yī)院門診檔案管理人員需要具備較高的管理知識與技能，以較高的思想覺悟、高度的責任意識對患者的就醫(yī)檔案進行高效高質(zhì)的管理，時刻以法律法規(guī)與醫(yī)院的行政管理條例約束自己的工作行為。同時，對于患者的真實就醫(yī)信息，在管理工作中也要做到完全保密，不得假公濟私、以權謀私，不得隨意販賣醫(yī)院與患者的信息。

三、新醫(yī)改背景下醫(yī)院門診檔案管理工作的現(xiàn)存問題

1.對門診檔案管理工作缺乏重視

通過觀察分析醫(yī)院的日常行政管理情況，可以意識到門診檔案管理工作與患者的臨床管理治療工作存在本質(zhì)上的不同。門診檔案管理工作本質(zhì)上不屬于一線醫(yī)療服務的范疇，不能為醫(yī)院直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益和管理效益，呈現(xiàn)出較為鮮明的輔助性管理特征。正因如此，醫(yī)院的管理層與臨床一線部門大都長期忽視了門診檔案管理工作的現(xiàn)實價值。如今，新醫(yī)療改革的推進與新醫(yī)療體制的形成讓醫(yī)院門診檔案管理工作悄然發(fā)生著翻天覆地的變化，從而充分暴露出門診檔案管理工作日益被邊緣化的原則性問題。此外，在傳統(tǒng)的門診檔案管理理念下，只需要對醫(yī)院提供就醫(yī)服務時所形成的檔案文書、會議記錄、學術報告、影像資料以及患者病歷進行被動管理即可，導致門診檔案的綜合利用率較低，使得檔案管理的工作沒有落到實處，其意義和價值也長期得不到充分體現(xiàn)。

2.門診檔案管理體系不夠完善

截至目前，我國仍然有不少醫(yī)院沒有針對門診檔案管理工作的內(nèi)容與需求建立科學、系統(tǒng)的門診檔案管理制度。與此同時，許多醫(yī)院的內(nèi)部行政管理本身也長期存在許多矛盾，盡管已經(jīng)設置了專門的檔案管理部門，但不同的醫(yī)療檔案管理工作常常混雜在一起，甚至將門診檔案管理工作直接與管理人員的績效考核掛鉤，嚴重忽視了門診檔案管理工作的復雜程度，也沒有充分考慮門診檔案管理工作無法量化的現(xiàn)實特征。這樣一來，醫(yī)院出臺的管理績效考核政策對于門診檔案管理工作而言并不具備足夠的可操作性，導致醫(yī)院的綜合管理工作無法實現(xiàn)預期目標。

3.門診檔案管理人才嚴重缺乏

如上文所述，具體的門診檔案管理工作需要依靠高素質(zhì)的人才才能落實。新醫(yī)療體制已經(jīng)對醫(yī)院門診檔案管理人員的綜合素養(yǎng)提出了更高要求，既注重檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)與管理技能的提升，又要求他們在管理工作中盡可能了解和掌握必要的基礎醫(yī)學知識。然而，在門診檔案管理工作長期得不到重視的前提下，醫(yī)院門診的現(xiàn)有檔案管理人員更多是從其他部門抽調(diào)或是由醫(yī)務人員臨時擔任，導致目前從事門診檔案管理的人員并不具備足夠的檔案管理素養(yǎng)，文化水平與理論知識儲備不足，也不會主動接觸與學習現(xiàn)代的檔案管理新技術。這樣一來，門診檔案管理工作不但缺乏必要的專業(yè)性，還沒有形成自覺歸檔的意識，既拉低了管理效率，又缺乏管理工作的創(chuàng)新性。

4.門診檔案管理手段較為落后

在新醫(yī)改背景下，各醫(yī)院都不約而同地走上了快速擴張的道路，越是大型醫(yī)院的門診檔案管理工作越需要提供更多的資金、人員與場地建設，二者之間無疑在資源的調(diào)配使用上出現(xiàn)了不協(xié)調(diào)之處。與此同時，醫(yī)院的規(guī)模越大或發(fā)展速度越快，需要管理的醫(yī)療檔案也就越多，無法在有限的資源條件下采用更先進的管理手段，也無法從根本上滿足門診檔案管理的需求。

四、新醫(yī)改背景下醫(yī)院門診檔案管理工作的優(yōu)化措施

1.優(yōu)化管理意識，重建管理機制

首先，若要從根本上顯著提高門診檔案管理工作的效率和質(zhì)量，需要從思想層面入手，對醫(yī)院全體員工的管理觀念進行徹底更新，從而讓管理人員充分意識到門診檔案管理工作的重要性，并推動管理層在醫(yī)院管理工作中重新重視門診檔案管理；其次，要牢牢把握好門診檔案管理意識宣傳工作的關鍵作用，及時組織系統(tǒng)性的宣傳培訓活動，改變門診檔案管理的陳舊觀念與工作態(tài)度，從領導層、管理層做起，全方位配合門診檔案管理部門的日常工作；最后，出于提升門診檔案管理工作質(zhì)量的客觀需求，同樣也要及時重建門診檔案管理的運行機制，高度重視門診檔案管理工作的現(xiàn)實價值，領會門診檔案管理工作的意義，從而堅決圍繞醫(yī)療機制改革的基本方針與要求，形成系統(tǒng)的門診檔案管理工作指導方針。醫(yī)院務必要重新審視門診檔案管理工作的內(nèi)容與流程，根據(jù)管理制度的內(nèi)容和需求重新規(guī)劃門診管理工作的步驟和進度，并客觀地評價門診檔案管理工作的實際效率與質(zhì)量，從而建立健全門診檔案管理工作機制。

2.引進先進的管理技術與方式

根據(jù)新醫(yī)改對檔案管理提出的標準與要求，門診檔案管理人員應當以持續(xù)學習的科學態(tài)度主動接觸先進的檔案管理知識，確立全新的檔案管理觀念，并有效結合網(wǎng)絡信息技術、圖書管理技術等現(xiàn)代化技術，逐步增強門診檔案管理工作的技術含量，讓更多的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為更便于編輯管理的電子化檔案，最終實現(xiàn)檔案管理工作模式的無紙化轉(zhuǎn)變。一方面，要積極認識現(xiàn)代信息技術對門診檔案管理工作的現(xiàn)實價值，讓檔案管理成為醫(yī)院管理工作的“大腦”和提取醫(yī)療信息的“備忘錄”，以更高的政治覺悟與專業(yè)素養(yǎng)充實自己的醫(yī)學常識與管理技能；另一方面，要主動推動先進信息管理技術與門診檔案管理工作內(nèi)容的對接，大膽使用和借鑒圖書管理模式，對醫(yī)療檔案進行分類歸檔、合理排列，從而提升檔案查詢與使用的便捷性。

3.提升管理素質(zhì)，維護檔案完整

在門診檔案管理工作系統(tǒng)中，管理人員是管理活動的主要執(zhí)行者，其綜合素質(zhì)的高低往往直接影響著門診檔案管理工作的進度、效率與質(zhì)量，這就彰顯出提升管理人員綜合素質(zhì)、業(yè)務能力與技能水平的必要性。第一，從源頭上強化對檔案管理人才質(zhì)量的綜合把控，逐步提高門診檔案管理工作人員的管理素質(zhì)門檻，優(yōu)先培養(yǎng)和選擇管理素質(zhì)高、管理技能強的人才承擔門診檔案管理工作的崗位職責；第二，要針對在崗的門診檔案管理人員進行集中性的專業(yè)培訓，幫助他們增強管理知識儲備，完善管理技能。

一方面，門診的檔案管理工作者要從管理理論出發(fā)，在工作實踐中不斷落實所學知識，積累管理技能經(jīng)驗，力求保證門診檔案的完整性和真實可靠性；另一方面，要定期檢查門診檔案信息的完整程度，選擇可靠的區(qū)域進行檔案存放，并對可能出現(xiàn)的隱患進行主動排查，嚴格規(guī)避因粗心大意產(chǎn)生的管理失職與檔案損失風險。

4.優(yōu)化管理模式，確保信息安全

優(yōu)化門診檔案管理的基本運作模式，增強門診檔案管理工作的科學性與合理性，對于醫(yī)院的日常行政管理工作也是十分重要的。具體來說，新醫(yī)改要求醫(yī)院應大膽突破管理人員在管理素質(zhì)上的限制，將門診檔案管理工作的詳細責任落實到位，既要遵守法律法規(guī)，尊重醫(yī)院檔案管理的實際需求，制定科學、完善的門診檔案管理工作規(guī)定與分類大綱，又要高度統(tǒng)一門診檔案管理工作的基本環(huán)節(jié)，做到有章可循。同時，對于門診檔案的存放也要求檔案管理人員時刻注重信息的安全性，在實際工作中時刻牢記與執(zhí)行信息安全保密制度，加大對患者資料隱私信息的保護力度，不應擅自將檔案信息資料透露給未經(jīng)授權或不具備查看權限的人員，更不能倒賣醫(yī)院內(nèi)部資料與患者基本信息，做到以最高的思想覺悟要求自己，以法律法規(guī)約束好自己的管理行為。

五、結束語

綜上所述，醫(yī)療改革有效帶動了醫(yī)院門診檔案管理工作的升級，為醫(yī)院綜合管理效率與質(zhì)量的穩(wěn)步提升創(chuàng)造了前所未有的優(yōu)良條件。從這一層面上看，科學、合理的醫(yī)院門診檔案管理工作不僅能夠成為醫(yī)療方案制定與優(yōu)化的有益參考，還有效推動了醫(yī)院內(nèi)部的科研進度，有力支持了行政決策。雖然我國的醫(yī)院門診檔案管理工作依然存在許多問題，但從總體上說，醫(yī)療改革進程的持續(xù)加快意味著醫(yī)院門診檔案管理理念會持續(xù)革新，發(fā)展重點也會逐漸集中到管理效率與管理質(zhì)量的提升上。與此同時，電子檔案也會在醫(yī)院門診得到廣泛普及和應用，檔案管理的技術優(yōu)化、人才培養(yǎng)、觀念轉(zhuǎn)變與管理模式將會實現(xiàn)進一步改變與創(chuàng)新。

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作者單位：高密市大牟家中心衛(wèi)生院

作者簡介：臺建紅（1980—）女，漢族，山東高密人，本科，館員，研究方向：檢驗科檔案、門診檔案、公共衛(wèi)生檔案。