鄉鎮衛生院檔案管理工作創新方法

摘 要：近年來，隨著我國社會快速發展，鄉鎮衛生院的服務功能與發展水平均得到了前所未有的進步，特別是在醫療體制全面改革與推進背景下，農村醫療事業更是不斷進步，為群眾提供了高質量、高水平的醫療衛生服務。在鄉鎮衛生院工作中，鄉鎮衛生院的檔案管理也是不可忽視的重要組成部分，這項工作的開展主要是對鄉鎮衛生院工作中的各項醫療活動進行真實記錄，具有深遠的指導意義。為推動鄉鎮衛生院檔案管理工作的順利開展，文章將進一步對相關問題展開研究，并提出創新對策，希望在引導檔案管理工作規范化開展的背景下，實現鄉鎮衛生院工作科學、穩定開展。

關鍵詞：鄉鎮衛生院；檔案管理；創新；探索

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

在鄉鎮衛生院管理工作中，檔案管理起到了非常關鍵的作用，是醫院管理的主要組成部分。采取科學、合理和規范化的手段不僅會對管理工作的效率產生很大的影響，還會促進醫院的健康發展，尤其是在醫療行業不斷發展的背景下，鄉鎮衛生院要想在激烈的市場競爭中獲取更大發展，就更需要不斷提高自身檔案管理水平，只有保證檔案管理工作不斷創新和優化，才能帶動其他工作的順利開展。為此，文章將詳細論述鄉鎮衛生院檔案管理工作的創新思路與方法，希望能夠為后續鄉鎮衛生院工作的開展提供有效幫助。

一、開展鄉鎮衛生院檔案管理的主要意義

目前，鄉鎮衛生院是中國農村地區最基礎的醫療衛生機構，從某種程度而言，衛生院的健康發展將直接影響農村地區群眾的身體健康與生活水平。所以，鄉鎮衛生院不僅肩負著農村患者身體健康和醫療診斷的根本任務，還直接影響著當地群眾生活的幸福指數，是達成農村地區小康發展的重要基礎。此外，鄉鎮衛生院在日常的檔案管理工作中可以精準、詳細地記錄農村地區人口發展的健康動態，具有很強的后續治療針對性和指導性。

第一，記錄個人健康信息，主要包括病史、診療記錄，便于個性化治療。

第二，方便健康監測和疾病預防，通過檔案可以及時發現健康問題，

第三，改善醫療服務質量，檔案信息有助于醫生更好地了解患者情況。

第四，能夠為研究和公共衛生決策提供數據支持，檔案中的數據可以用于疾病控制和預防策略的制定。

此外，鄉鎮衛生院健康檔案的構建可以為農村地區人口疾病預防提供重要的資料信息。全面分析鄉鎮衛生院的檔案信息，對其開展有效管理，將會對整個醫院的發展產生重大的作用。因此，在對鄉鎮醫院的檔案開展管理的同時，還要把此項工作作為開展農村基層衛生工作的起點，鄉鎮衛生院檔案管理工作應該始終秉承為群眾服務的基本要求和任務。

二、鄉鎮衛生院檔案管理工作的主要問題

研究發現，國內大多數的鄉鎮醫院目前把重點放在了醫療、人事和行政方面，對于檔案工作還沒有一個準確的認知，也使得此項工作的開展沒有建立健全檔案管理制度與工作體系，從而出現了以下管理問題：

1.對鄉鎮衛生院檔案管理工作重視度不夠

長久以來，我國鄉鎮衛生院的檔案管理工作始終缺乏必要的關注度，這是由于在許多情況下，鄉鎮衛生院的檔案管理工作并未與醫院的主要工作相聯系，一些工作人員，尤其是鄉鎮衛生院的領導，誤以為開展檔案管理工作是沒有必要的，只需要確保在實際工作中不會出現檔案遺失就行了。甚至認為檔案管理是一項專門的工作，和鄉鎮衛生院的主要業務沒有任何關系，對檔案的管理工作只需要符合上級機關的工作要求就行了。部分鄉鎮衛生院管理者的工作重心是怎樣開展醫學治療，對檔案工作的認識還比較片面，不能充分發揮檔案信息在衛生工作中的作用，導致許多鄉鎮衛生院的檔案信息不能充分被利用，再加上一些領導對檔案管理工作沒有準確的認識，造成了鄉鎮衛生院工作滯后和過于保守。長久以來，鄉鎮衛生院的檔案管理已經不能適應目前的醫療發展需要了。

2.鄉鎮衛生院檔案管理人力資源有限

當前，許多地區的鄉鎮衛生院檔案管理工作的人力資源非常有限，工作人數不夠，常常把臨退休或者工作能力不強的人分配到檔案管理部門，由于這種不合理的工作分配方式，使得檔案的真正功能無法得到充分利用，在一定程度上導致鄉鎮衛生院的檔案管理人才匱乏，阻礙了整個工作的正常開展。此外，一些單位在對檔案管理制度落實過程中，雖然制定了規章制度，但是在具體操作中仍然存在很多問題，檔案管理無法做到統一性和規范性開展，由于鄉鎮衛生院檔案管理效果不佳，導致檔案利用率也難以得到提高，這些問題的出現會在不同程度上影響檔案管理工作的順利開展，不利于鄉鎮衛生院檔案管理工作信息化建設。

3.檔案管理技術與方法存在滯后性

在鄉鎮衛生院檔案管理工作中，由于受場地條件的制約與影響，在檔案的處理與存儲方面還出現了許多問題。在當前信息技術快速發展的背景下，鄉鎮衛生院檔案管理設備設施仍然存在明顯落后的問題，采用的工作方法和手段也無法順應現代社會的發展要求，導致很多工作內容與技術無法滿足現代社會的發展步伐，長此以往，檔案管理信息化、數字化發展必然會受到嚴重影響。

4.鄉鎮衛生院檔案管理人員綜合素質欠佳

目前，許多鄉鎮衛生院還沒有建立完善的檔案管理體系，在工作過程中，常常會出現檔案分類不合理、資料收集不完整的情況。因為鄉鎮衛生院的總體工作效能低下，缺少管理制度的制約，導致了檔案管理工作混亂。另外，大部分鄉鎮醫院的管理者沒有接受過專門的業務知識訓練，也沒有系統的文件引導。所以，業務水平十分有限，很多工作人員只能憑借經驗開展工作，綜合素質存在明顯不足。

三、鄉鎮衛生院檔案管理的創新舉措

1.建立健全現代檔案管理制度，實現檔案管理和應用自覺性提升

鄉鎮衛生院在實際工作中應該正確理解管理制度的意義，建立健全檔案管理體系，確保衛生院檔案管理工作規范化開展。在制定檔案管理制度時，要確保檔案管理制度始終滿足國家檔案法律法規的要求，并按照鄉鎮衛生院的業務特色建立一套更為科學和全面的檔案管理系統制度。比如按照門診特殊病、就醫登記、醫保住院、醫保門診以及醫保基金支付等類型開展分類歸檔，建立歸檔臺賬、入庫記錄。制定《檔案管理制度》《立卷歸檔制度》《檔案人員崗位責任制度》《檔案借、查、閱制度》《檔案工作流程》等一系列規章制度，使鄉鎮衛生院業務檔案管理工作逐步走向制度化、科學化。

在健全、嚴密的檔案管理制度下，鄉鎮衛生院要引導和培養員工創新檔案管理意識，要嚴格落實“人人都要管檔案，事事都要有檔案”的總體要求，在促進我國檔案信息化建設進程中，全面提高檔案資源的綜合利用率。在開展鄉鎮衛生院檔案管理工作時要時刻按照規定開展工作，充分調動所有員工的工作熱情，使檔案管理與醫療管理、行政管理工作相結合，從而使其在醫院管理工作中更好地發揮作用。

2.更新檔案管理硬件設備設施，加強系統化的指導和培訓

在工作過程中，為了確保檔案工作的質量，必須不斷升級硬件設備設施，學習先進的檔案管理經驗和方式方法，提高鄉鎮衛生院檔案管理的水平，促進我國的檔案工作向現代化發展。在對硬件設備設施升級的同時，醫院還需要適時調整檔案管理設備設施，如要配備充足的檔案管理場地和溫度、濕度控制設備設施，使其不會被周圍的環境所影響。同時，在軟件更新過程中，鄉鎮衛生院還要加強檔案資源的數字化技術，在現代計算機、信息技術的引領下，建立一個完善的檔案管理數據庫，這種方法既可以豐富檔案文件的存儲形式，又可以促進檔案文件的自動化管理，是提高檔案信息利用的一個關鍵措施。

另外，鄉鎮衛生院要主動引導和培訓檔案管理人員，讓他們有足夠的學習環境和機遇，并定期組織各科室相互交流，以提高檔案管理人員的職業能力和知識水平。在此期間，鄉鎮衛生院通過開展系統的培訓，不僅能夠有效提高工作人員的專業技能與工作水平，還能為檔案管理工作的順利開展提供必要幫助。

3.加強對鄉鎮衛生院網絡管理體系的構建，強化檔案資源的有效開發與應用

鄉鎮衛生院、社區衛生服務中心（站）應當采取各種形式的數據收集，并對其開展動態的數據更新。已經建成電子病歷的區域要確保所有患者所獲得的醫療保健信息能納入電子病歷中，并確保數據的連續性。

一方面，鄉鎮衛生院在工作過程中，要主動構建完整的管理體制，如在院長的直接帶領下，以科室主任為主體，以檔案管理員為特定工作人員，形成一個完善的檔案管理網絡，實行工作內容的統一領導與分級管理。此類網絡管理體系的構建不僅能夠加強各部門的有效溝通，還能切實提升工作人員積極性，有助于檔案管理工作整體效率和質量的提升。此外，為方便參保人員的查詢，在規范整理的基礎上建立標準化醫保檔案存儲和信息化管理平臺，還可以通過案卷檔號、文號、責任者、日期和頁號等，可以多維度條件檢索，真正實現“記錄一生、跟蹤一生、保障一生、服務一生”的目標。

另一方面，鄉鎮衛生院管理部門要主動指導、激勵檔案工作者加強對檔案資源的挖掘，通過擴大信息資源的收集途徑，使鄉鎮衛生院各部門的信息資源得以共享，檔案資源能夠得到充分的開發與利用。從一定意義上來說，對檔案資源的開發與管理，就是讓檔案信息資源更加充實。因此，必須確保檔案資源的有效使用，從而達到最大的發展，才能為后續檔案利用工作的開展提供更為全面的幫助。

4.提升管理人員的檔案意識

鄉鎮衛生院管理人員的檔案意識往往會對整個工作的開展產生直接影響。所以，增強其檔案意識，也是目前最為重要的一項工作，要時刻以科學的管理體制為指引，在確保檔案管理人員專業化程度的前提下，充分提高檔案的利用率。在開展鄉鎮衛生院的檔案管理工作中，要注重完善檔案管理體制，用制度的規范性來指導檔案管理人員的工作，提高員工的管理觀念和實際運用能力，使其能夠更好地處理人事、醫療、行政和檔案管理工作之間的聯系，為以后的檔案管理工作打下堅實的基礎。

5.做好檔案信息的保護工作

醫療機構對檔案的保密工作十分重視，在處理檔案時，特別是借助計算機對檔案處理后，一定要注重檔案的保密，避免檔案信息被泄露。信息化時代，使用信息技術進行檔案管理，可以省去傳統人工管理，使檔案的整理、查詢等更為便捷、高效。

6.加強學習，不斷提高鄉鎮衛生院檔案管理水平

鄉鎮衛生院編制有限，人員少，經費緊張，其檔案管理人員身兼多職，承擔多項事務。管好鄉鎮衛生院各種檔案，特別是病案檔案，檔案管理人員不僅要具備醫療專業知識，還要學習鉆研檔案基本理論和業務知識，愛崗敬業，有良好的職業道德。醫院可以安排他們到省內外著名的醫療機構參觀學習、交流，取人之長，補己之短，發揚優點，克服缺點，能夠不斷豐富自己的知識，提高鄉鎮衛生院檔案管理人員的綜合業務水平。特別是能夠獨立管好、用好病案檔案，促進鄉鎮衛生院醫療事業的全面發展，為患者謀利，為子孫后代造福。

7.做實項目服務，增強群眾獲得感

各鄉鎮衛生院、社區衛生服務中心要充分發揮居民健康檔案的作用，通過各種途徑，提高和充實健康檔案的內容，將提供的醫療服務記錄在檔，促進該系統與醫院、專業衛生機構、體檢中心等部門的聯網，達到動態連續管理的目的。還要加強宣傳，為了切實提高電子健康檔案的利用率，確保不低于40%的居民能夠通過“居民健康”手機App輕松查詢個人基本信息、重點人群服務、健康體檢以及隨訪記錄等重要信息，不僅簡化了居民獲取健康信息的流程，能夠隨時隨地了解自己的健康狀況，還提高了電子健康檔案的利用率。

另外，在建立健全電子衛生記錄系統、建立和傳遞信息的整個流程中，都要按照國家有關的數據標準和規范開展，與新農合、城鎮醫保等醫療保障體系對接，實現醫保、醫療、醫藥信息的后臺統籌管理，使居民在跨機構、跨區域就醫的過程中能夠得到有效的利用。

四、結束語

綜上所述，檔案管理工作的順利開展不僅是鄉鎮衛生醫院發展的重要基礎，還為后續診療工作的開展提供了精準方向。作為最基礎的農村醫療機構，必須加強對檔案管理工作的重視與投入，與時俱進，不斷優化和完善檔案管理體系和技術手段，更加高效地開發和應用檔案資源。通過全面提升鄉鎮衛生院檔案工作質量和效率，可以不斷推動鄉鎮衛生院整體工作的穩定開展。

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作者單位：莒縣嶠山鎮衛生院

作者簡介：房杰祥（1981—），女，漢族，山東日照人，本科，館員，研究方向：檔案管理。