“互聯網+檔案”背景下關于數字檔案館建設的若干思考

摘 要：“互聯網+”背景下，傳統倉儲式檔案管理無法滿足當前社會需要，數字檔案館建設成為以檔案信息化引領檔案工作現代化的重要抓手，成為順應時代發展的必然選擇。在“十四五”檔案事業發展規劃中明確指出“加速數字檔案館（室）建設”，文章從其建設必然性入手，分析互聯網時代數字檔案館建設要求，從而引發對構建依法治理、安全高效、協同發展的數字檔案館建設工作新格局的相關思考。

關鍵詞：互聯網+；數字檔案館；信息化；數字化轉型；信息安全

隨著時代的發展，傳統的庫房管理已經不能滿足當前社會需要。2015年《政府工作報告》中首次提出制定“互聯網+”行動計劃，強調互聯網與各傳統產業跨界深度融合，在此背景下，檔案領域提出“互聯網+檔案”，著力打造以數字檔案館為依托的數字化轉型檔案管理新模式。法律遵循方面，新修訂的《檔案法》新增“檔案信息化建設”專章，并在2024年公布的《中華人民共和國檔案法實施條例》中就實施細則進一步完善。

1 數字檔案館建設的必要性

1.1 數字檔案館建設是數字中國建設的必然要求

當前，數字中國建設如火如荼，數字檔案資源是其不可或缺的戰略資源。未來數字檔案館將逐步取代傳統實體檔案館的中心地位，成為檔案館的主體。2023年，國家檔案局認定首批8家國家檔案局重點實驗室，下達年度檔案科技項目140項，組織實施重點項目11項。同時，各地檔案系統積極探索運用數字模型、云計算、人工智能等現代化信息技術手段助力加快數字檔案館（室）建設。截至2023年底，全國檔案查詢利用服務平臺已接入檔案館1886家，各級綜合檔案館接入率達60%。新一代信息技術的研發應用在檔案開放審核、編研開發、查詢利用等方面發揮作用日益凸顯。因此，建設數字檔案館、推動檔案工作數字化轉型是適應數字中國發展戰略、提高檔案治理效能、實現檔案事業高質量發展的必然選擇和必經之路。

1.2“互聯網+”為數字檔案館建設奠定堅實基礎

“互聯網+檔案”致力于通過互聯網技術，與檔案各項工作深度融合，實現檔案事業轉型升級。互聯網技術的運用使得檔案的收集、整理、存儲、檢索和使用更加高效和便捷。在數據收集方面，互聯網使得數字檔案館可以利用網絡技術對各類檔案進行采集，包括電子郵件、社交媒體、網頁等新型檔案形式；在數據存儲方面，互聯網+為數字檔案館提供了云存儲、大數據等技術，可以實現海量數據的存儲和管理；在數據利用方面，互聯網+使得數字檔案館可以利用搜索引擎、數據分析等技術，實現檔案的快速檢索和深度利用，也為數字檔案館提供了更廣闊的服務領域，如在線查詢、遠程服務等，極大地提高了檔案館的服務能力和水平。

1.3 提升檔案服務水平亟須數字化管理體系建設

對檔案工作提出的“四個好”“兩個服務”的目標要求，踐行以人民為中心的發展理念，要進一步為檔案的開放和利用提供便利條件，推進檔案共享利用，使檔案工作更好地服務人民群眾。TqdKfmC0CXydPH6RoAQj6A==各地實踐經驗表明，利用數字檔案館既能有效保護紙質檔案原件，又能為利用者提供快速、準確、便捷的查檔服務，實現檔案資源利用的最大化。在此目標下，一要推進檔案資源共建共享，要求檔案主管部門推進檔案數字資源共享利用工作，鼓勵有條件的單位加強檔案資源深度挖掘和開發利用；二要各級檔案館強化檔案館服務功能，合理簡化檔案利用手續，積極拓展利用服務渠道，加快線上線下融合，充分運用信息化手段為檔案利用提供便利。三要推動全國檔案查詢利用服務平臺融入全國一體化政務服務平臺，開發服務平臺移動端，加大各地檔案館接入平臺工作力度，提升查檔利用覆蓋率與辦結率。四要加快檔案資源數字轉型，持續推進館藏檔案數字化，推動電子文件單套歸檔、電子檔案單套管理和移交進館，推進政務服務電子文件歸檔，加大電子檔案在館藏資源中的比重。

2 互聯網環境下數字檔案館建設要求

2.1 軟硬件設施齊全

數字檔案館建設要按照“五位一體”的功能定位，參考開放檔案信息系統（OAIS）模型，遵循國內最新的標準規范，實現檔案資料管理系統與辦公自動化系統的無縫銜接，確保數字檔案的大量儲存、查詢、利用。故而數字檔案館需要有足夠的存儲空間和處理能力、支持大數據分析和處理的高性能服務器；用于構建高速、穩定的網絡環境，確保數字檔案快速訪問和傳輸的路由器、交換機等；供用戶訪問和查詢數字檔案的計算機等終端設備；用于實現數字檔案在線管理的檔案管理軟件、能夠支持高效數據查詢分析的數據庫管理系統；用于對檔案資源進行深入的數據分析和挖掘的數據分析軟件；包括防火墻、入侵檢測系統等在內的安全防護軟件。各種系統和應用由軟件集成，形成一個統一完善的數字檔案館系統。要科學界定各地數字檔案館建成認定標準，參考國家檔案局計劃設數字檔案館建設新等次的思路，將數字檔案館建設與館藏檔案數字化等基礎業務工作有機整合、協同推進，鼓勵基礎較差的縣級館聚焦關鍵基礎業務開展數字檔案館建設[1]。

2.2 檔案信息資源建設體系完備

數字檔案館資源體系建設重點之一是維護檔案完整與安全，這也是檔案管理的基本原則。利用信息網絡、檔案一體化管理平臺等，可創新開展檔案業務指導服務，探索推進實現智能管理，推動機關、企事業單位檔案工作提質增效，提高檔案工作整體智治水平。最新公布的《實施條例》明確要求，要將“檔案信息化建設納入本單位信息化建設規劃，加強辦公自動化系統、業務系統歸檔功能建設，并與電子檔案管理信息系統相互銜接，實現對電子檔案的全過程管理”。要進一步細化對文件歸檔、檔案移交和檔案接收等基本業務流程的要求，在“入口”環節確保檔案的齊全完整。明確國家檔案主管部門或者省、自治區、直轄市檔案主管部門為檔案出境的審批主體，完善檔案出境的有關規定，并加強與有關法律法規的銜接協調。

2.3 人才隊伍建設與時俱進

數字檔案館運行管理系統迭代升級快，針對現實服務需求要面臨智慧化轉型等新挑戰，探索更便捷高效的服務，需要一支高素質專業化的人才隊伍，掌握并充分利用人工智能、大數據等現代信息技術，提高檔案信息資源管理智慧化水平。當前，數字技術日益成為創新驅動發展的先導力量，檔案事業也開啟了具有全局性、戰略性意義的數字化轉型，帶動檔案管理模式、服務方式發生變化。新時代檔案人才隊伍建設要順應信息革命時代浪潮，搶抓數字化發展的歷史機遇。數字檔案館人才培養要強化創新意識，鼓勵探索數字檔案館的新模式、新方法；健全培訓機制，定期進行檔案業務培訓，教授前沿信息技術、數字檔案管理和保護等專業課程；加強部門協作，通過與高校、研究機構等進行合作，引入外部的高級人才和先進的技術，培養帶動檔案工作人員整體素質提升；建立合理的激勵機制，通過設立各種獎勵機制，激發檔案人才的積極性和創造性，鼓勵他們為數字檔案館的發展做出更大的貢獻。

2.4 檔案服務理念升級

數字檔案館以用戶需求為導向，檔案部門應在服務形式上樹立“精品”意識，注意針對性與個性化。要順應數字化發展趨勢，加快基礎設施建設，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，不斷推進館藏檔案數字化和檔案數據庫建設；要堅持易用性原則，提供易于理解和使用的界面和功能，如搜索引擎、在線咨詢等，使用戶能夠方便快捷地獲取所需信息；推動實現電子文件資源共享，開發編制高質量、全方位的計算機檢索途徑，通過最快捷的檢索途徑把最全面、最有價值的檔案信息傳遞給利用者；提供互動平臺，鼓勵用戶參與，提高用戶的滿意度和使用效率；發揮資政育人作用，提高用戶的信息素養；保障信息安全，防止信息被泄露，提供安全的查詢和利用環境；持續優化服務，不斷收集查檔利用反饋，進行自我評估和改進，以更好地服務于用戶。總之，數字檔案館能夠在大量的檔案信息資源中及時為用戶尋找所需的信息資源，解決用戶的實際需求。因此，數字檔案館建設要整合檔案大數據資源，創新用戶核心的智能化服務場景，逐步提高檔案信息資源的利用率。

2.5 各地區協同發展，統籌兼顧

“十四五”期間，在全國數字檔案館建設的部署中要求大力推進中西部地區數字檔案館建設。以云南省數字檔案館建設工作為例，自2009年開始實施檔案數字化戰略以來，云南省以檔案數字資源建設為核心，全面提高檔案管理與服務水平、不斷拓展工作領域、加強檔案科技工作和人才隊伍建設，構建了規模大、類型多、特色鮮明的檔案數字資源體系。全省還建設了6個區域性電子文件在線歸檔和電子檔案在線移交接收平臺，系統平臺配套完善，檔案數據化初具規模，檔案查閱利用方便快捷，實現“分鐘級”查閱，查閱利用人數連續兩年增長60%以上。建成了全省重要檔案和電子檔案備份庫，構建起集近線、脫機、異質、異地為一體的電子檔案備份體系和機制[2]。這為欠發達地區開展數字檔案館建設工作提供了有力借鑒，對各級檔案館在“互聯網+”背景下抓住電子文件深化應用的機遇、融入數字中國、對接電子政務等傳授方法。

3 數字檔案館建設新格局

3.1 以法律為準繩，加快推進檔案工作數字化轉型

在2024年的全國檔案工作會議上，國家檔案局將加大檔案工作數字化轉型和現代化建設力度被列為本年度重點工作。檔案工作數字化轉型就是檔案機構深化應用新一代信息技術，激發檔案數據要素創新驅動潛能，建設提升數字時代檔案記錄、管理和服務能力，加速業務優化、創新與重構，創造、傳遞并獲取新價值，實現檔案工作轉型升級和創新發展的過程。《實施條例》規定：一是要求機關、群團組織、國有企業事業單位應當將檔案信息化建設納入本單位信息化建設規劃，加強辦公自動化系統、業務系統歸檔功能建設，并與電子檔案管理信息系統相互銜接，實現對電子檔案的全過程管理[3]。三是補充數字環境下的檔案安全管理規定，提出重要電子檔案異地備份保管、災難備份系統建設、傳統載體檔案數字化和數字檔案館（室）建設等工作的要求。四是規定推進檔案數字資源共享利用工作的責任主體。《實施條例》與時俱進地新增檔案信息化建設的規定，將有力推進檔案工作的數字化轉型，使檔案工作更好地融入數字中國建設中并發揮應有的作用。

3.2 以安全為核心，細化落實檔案安全責任

檔案安全是檔案事業的根基，數字檔案館管理更要守好檔案安全底線和紅線。強化檔案安全責任落實，建立健全安全風險告知及追責機制，一是細化檔案館檔案保管措施，要求檔案館制定安全風險管控措施和應急預案，并對檔案進行分級保護和管理，開展常態化安全風險隱患排查整治，提高人防、物防、技防水平，提高應急處置能力。二是檔案館館舍建設和使用有關規定，要求檔案館保障所接收檔案必需的庫房和設施設備，館舍建設應當符合相應的標準。三是加強檔案信息網絡安全，提高數字資源安全水平，落實關于重要電子檔案異地備份保管、災難備份系統建設的各項具體要求，利用現代信息技術做好檔案安全保密工作，確保檔案實體和網絡信息安全。

3.3 以融合為目標，示范帶動凝聚全域合力

檔案信息化建設是推動檔案事業現代化的強基工程，數字檔案館又是信息化建設的依托，是基礎之基礎。當前，信息化建設存在明顯區域發展不平衡問題。破解這一難題，要強化政策保障，鼓勵和支持中西部等欠發達地區檔案信息化的建設和發展；組織專業培訓，從全國層面組織專家學者送學上門，提高檔案工作人員的信息化管理能力和應對信息化挑戰能力；鼓勵發展先進技術，利用云計算、大數據等現代信息技術，提高檔案信息管理的效率和質量；完善合作機制，鼓勵不同地區的檔案管理部門可以建立合作關系，共享資源和經驗，共同推動檔案信息化進程；建立健全信息化建設的監管機制，確保各地區信息化建設的質量和進度，避免出現嚴重的區域發展不平衡現象，破解檔案信息化區域發展不平衡的問題。在“互聯網+檔案”模式下，讓檔案查詢利用服務從到館查檔向跨館跨區域利用方向發展，讓融合發展成為可能。搭建全國檔案信息查詢利用平臺，多層面一體推進共享利用，建立檔案信息共享平臺，實現資源共享，鼓勵各地區之間合作，互相學習和借鑒，共同研究和解決信息化建設中遇到的問題，減少信息孤島現象，通過合作可以實現優勢互補，推進形成資源共建共享的良性機制，提高各地區整體效率。

在“互聯網+”背景下，建設數字檔案館，要持續深化檔案信息化建設和數字化轉型，重點圍繞電子檔案單套管理保障、檔案數據治理開發、新一代信息技術安全應用等關鍵問題，充分調動高校、科研院所、企業等積極性，組織開展科研攻關，激發創新主體活力。

參考文獻

[1] 王憲東.關于加快推進全省檔案工作數字化轉型的調研報告[J].山東檔案.2023（05）：12-13.

[2] 黃鳳平.數字檔案館建設驅動云南檔案事業創新發展——在全國數字檔案館建設推進會上的交流發言.[J].云南檔案.2021（06）：5-7.

[3] 黎家偉，向禹.新《檔案法》背景下檔案服務多元推進策略[J].資源信息與工程. 2022， 37 （05）：119-122+126.

作者簡介：趙洪（1983—），大學學歷，山東省樂陵市檔案館館員，主要從事數字化、數字檔案館建設和辦公室工作。