基于數(shù)字智能化背景下電子檔案管理研究

摘 要：隨著社會發(fā)展，各行各業(yè)進入大數(shù)據(jù)時代，對于信息的數(shù)字智能化管理已成為大勢所趨，如何突破傳統(tǒng)管理模式束縛，充分融合現(xiàn)代信息化技術，并實現(xiàn)數(shù)據(jù)賦能電子檔案管理水平的提高，是當前各單位需要面臨的重要難題。本文以基于數(shù)字智能化背景下電子檔案管理研究為題，結(jié)合當前行業(yè)發(fā)展情況及未來發(fā)展方向，在組織體系、干部隊伍、信息化建設等方面提供改革創(chuàng)新思路，為融合大數(shù)據(jù)技術、健全管理體制機制、培養(yǎng)高素質(zhì)人才提供切實可行的策略手段，從而助力檔案行業(yè)全面步入電子管理時代。

關鍵詞：數(shù)字智能化；電子檔案

檔案是記錄著社會各部門、企事業(yè)單位、學校企業(yè)等組織各項活動的最有效、最原始記錄，是今后參與各項決策及發(fā)展規(guī)劃的科學指南。做好檔案管理工作，提高電子檔案開發(fā)利用水平十分重要。現(xiàn)階段，檔案管理已由傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)文件管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)橐劳胁僮飨到y(tǒng)與計算機網(wǎng)絡的電子檔案管理手段，其與大數(shù)據(jù)、云計算等現(xiàn)代科學技術的有機融合，為檔案的收集、歸檔、著錄、分類、鑒定、利用和存儲等業(yè)務流程提供了便利條件，使得在數(shù)字智能化背景下檔案工作能夠適應改革道路上的新要求與新挑戰(zhàn)，也是快速發(fā)展的信息社會中實現(xiàn)良性發(fā)展的必然選擇。

1 數(shù)字智能化背景下電子檔案管理綜述

所謂智能化是指在計算機網(wǎng)絡、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈等技術的支持下，能夠?qū)崿F(xiàn)對各類信息與各種事務的自動化、自主化處理，從而提升工作效率與服務質(zhì)量，降低工作成本，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。在檔案工作中實現(xiàn)電子檔案的數(shù)字智能化管理，無疑為各項管理任務賦予了系統(tǒng)性、便捷性等特點。因此，以現(xiàn)代科學技術為支撐促進檔案工作轉(zhuǎn)型升級是各單位今后發(fā)展的必然選擇。

1.1 電子檔案管理內(nèi)容

電子檔案的管理是指將具有憑證、參考、保存價值并進行歸檔保存的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案存儲與管理的過程，大致分為原生電子檔案與數(shù)字化后的電子檔案。其管理過程分為收集歸檔、存儲管理、共享利用三方面。在收集歸檔過程中，檔案部門可根據(jù)本單位出臺的制度體系與電子檔案收集整理的標準流程，對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描加工，并通過OCR識別方式將其轉(zhuǎn)變?yōu)殡p層PDF形式，利用“互聯(lián)網(wǎng)+政務服務”的技術優(yōu)勢，將電子檔案資源信息在線加密傳輸，匯總至系統(tǒng)平臺進行自動分類、著錄，形成檔案資源數(shù)據(jù)庫，方便后續(xù)的整理與利用[1]。在存儲管理過程中，基于相應的管理平臺或者系統(tǒng)，制定科學合理的存儲策略，將電子檔案文件存儲至服務器、存儲器、硬盤、光盤等介質(zhì)中。同時做好關鍵信息的備份恢復工作，防止檔案信息丟失、存壞或盜取。在共享利用過程中，依托檔案管理開發(fā)利用一體化平臺，實現(xiàn)海量電子檔案文件的在線歸檔、高速檢索、精準定位，使得社會公眾能夠方便快捷獲取檔案信息，也促進了多部門檔案資源信息整合與共享協(xié)作。

1.2 電子檔案管理與利用服務優(yōu)勢

1.2.1檔案服務更為便捷。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，管理人員大多采用人工查詢、手動翻閱的方式，不僅規(guī)范性差、精準率低，還在如今呈現(xiàn)幾何倍數(shù)增長的檔案數(shù)量下出現(xiàn)檢索速度慢、利用效果不明顯的問題，耗費了大量的人力物力，無法充分彰顯檔案資源的潛在利用價值。然而在電子檔案管理模式下，可借助計算機網(wǎng)絡、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)挖掘等技術，在用戶查詢利用過程中可在海量的電子檔案資源中開始精準定位信息，實現(xiàn)檢索的自動化，進而為管理員及社會公眾提供優(yōu)質(zhì)服務。

1.2.2管理利用更為安全。一方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件極易受外界環(huán)境影響造成紙張的腐蝕、風化和蟲蛀等損傷，并且也時常因人為失誤造成文件丟失、撕毀、泄露等不可逆的損害。然而電子檔案對外部環(huán)境要求低，具有環(huán)保性的特點，可極大降低管理成本。另一方面，檔案文件中的涉密檔案、不可公開檔案占有相當大的比重，在互聯(lián)網(wǎng)的開放性背景下，可利用防火墻、漏洞掃描、加密傳輸?shù)劝踩雷o手段有效避免社會不法分子及黑客對電子檔案信息的攻擊、篡改與破壞，使得電子檔案管理的保密性大大提高，最大程度地保證其真實性與完整性。

2 數(shù)字智能化背景下電子檔案管理現(xiàn)存問題及面臨困境

2.1 管理意識薄弱，現(xiàn)代化推進緩慢

在科技日益發(fā)達的今天，電子檔案利用范圍及服務群體不斷擴大，但是部門單位的檔案管理機構受傳統(tǒng)檔案思想的影響，缺乏檔案信息化建設的頂層規(guī)劃，重“藏”輕“用”現(xiàn)象隨處可見，沒有在內(nèi)心接納并適應檔案信息化轉(zhuǎn)型升級，而是將大部分時間、精力、資金放在檔案的手動收集整理、保管存放等單一、重復的活動上，造成大量的資源浪費。同時，檔案的利用方式落后，手段較為有限，沒有充分利用大數(shù)據(jù)、新媒體優(yōu)勢，電子檔案文件無法在廣大范圍內(nèi)被宣傳、利用，嚴重制約了檔案信息服務效率[2]。

2.2 管理制度分散，科學化推進緩慢

隨著現(xiàn)代科學技術的發(fā)展，檔案信息的管理逐漸走向自動化、數(shù)字化和信息化，但是在管理領域仍然存在組織建設不完整、管理制度不規(guī)范、執(zhí)行標準不統(tǒng)一的問題，使得對電子檔案信息的管理融合、資源流動產(chǎn)生了較大影響。一是組織建設方面。由于大多部門及企事業(yè)單位對電子檔案管理的重視程度不夠，沒有單獨建立工作專班，專項負責檔案工作，使得在制度制定、工作監(jiān)督、資金申請等方面對上銜接困難、對下執(zhí)行較差，職能職責不完善、流程業(yè)務不通暢，使得電子檔案的收集整理、整合歸檔、共享利用等業(yè)務推進力度不夠，進而制約整體發(fā)展。二是制度建設方面，目前多數(shù)部門單位的電子檔案管理制度體系較為陳舊，沒有根據(jù)時代的發(fā)展與模式的改革進行優(yōu)化完善，對于管理流程的規(guī)范、工作人員的監(jiān)督、日常業(yè)務的考核不夠到位，未能有效約束工作人員的行為，無法評估檔案管理工作的實際效果與質(zhì)量，導致漏洞問題頻頻發(fā)生。

2.3 人員素質(zhì)較低，專業(yè)化推進緩慢

在新形勢下檔案管理模式得以改革更新，對于檔案管理干部隊伍要求也越來越高。但是，大多數(shù)部門單位管理人員檔案水平較低，受長期傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的影響，難以接受現(xiàn)代信息技術的管理方式，理論水平難以真正滿足實際工作需求。與此同時，大多數(shù)部門的檔案管理工作由辦公室年齡較大、即將退休的人員或者剛上班的年輕同志代管，年齡結(jié)構參差不齊，人員流動性較強，往往剛了解管理方式方法便被調(diào)到其他崗位，使電子檔案管理工作出現(xiàn)脫節(jié)的情況。單位對工作人員的后期培訓培養(yǎng)力度不夠，管理水平一直無法得到有效提升，導致仍然采用傳統(tǒng)的“人工化、紙質(zhì)化”管理模式開展各項征集歸檔、開發(fā)利用等工作，不能熟練應用大數(shù)據(jù)、人工智能登記書，嚴重制約了電子檔案潛在價值的開發(fā)。

2.4 資金投入較少，共享化推進緩慢

雖然現(xiàn)階段無論在政策支持還是技術支撐下，都為電子檔案的管理帶來了較大便利，但是在宏觀層面看，整體仍存在滯后性，受各種因素限制使得檔案利用精準度、精細化程度不高。一方面在于投入力度較小，受“重建設、輕管理”思維模式影響，相當數(shù)量的部門單位尚未設置電子檔案管理專項資金，信息化設備的采購與更新工作開展不到位，服務器、存儲器、網(wǎng)絡設備、安全設備較為老舊，使得相關技術無法被應用，創(chuàng)新思路無法被執(zhí)行，造成電子檔案信息化管理工作受到嚴重制約。另一方面在于協(xié)同共建力度較小，在檔案行業(yè)尚未制定統(tǒng)一的共享流程，沒有充分利用大數(shù)據(jù)平臺及“互聯(lián)網(wǎng)+政務服務”的環(huán)境優(yōu)勢，無法做到檔案數(shù)據(jù)的快速安全傳輸與在線歸檔，檔案管理與現(xiàn)代技術深度融合水平較低，檔案利用的手段陳舊，受到時間與空間的限制，無法實現(xiàn)檔案資料的共享，導致“信息孤島”問題不斷加重[3]。

3 數(shù)字智能化背景下電子檔案管理未來優(yōu)化路徑

3.1 革新發(fā)展理念，全面推動電子化進程

隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展以及科學技術在檔案行業(yè)的應用和普及，檔案電子化趨勢越發(fā)明顯。為此，各級檔案管理部門要進一步提高對電子檔案管理的重視程度，盡快從傳統(tǒng)的檔案管理思維向數(shù)字化的檔案管理思維轉(zhuǎn)變，加快檔案信息化改革步伐，在政策制定、制度標準建設、人力資源建設、財政資金支持等方面提供必要的支持，更高效地發(fā)揮電子檔案部門的優(yōu)勢。同時要加強對電子檔案管理的宣傳，線上線下宣傳檔案管理趨勢、未來發(fā)展方向及電子檔案管理的效益，引導干部隊伍樹立檔案服務意識，進而提高電子檔案管理水平。

3.2 規(guī)范管理制度，不斷健全科學化體系

3.2.1建立精細化工作機制。建立電子檔案管理領導小組或者工作專班，由分管領導為組長，檔案業(yè)務部門負責人為副組長，其他部門檔案員為組員，統(tǒng)籌規(guī)劃本單位工作方案制定、業(yè)務流程實施、日常考核監(jiān)督等各項工作，進一步明確職能職責、細化工作措施，堅持問題導向，緊盯薄弱環(huán)節(jié)，使得單位及時掌握工作進度，助力本區(qū)域、本行業(yè)、本單位人員樹立正確的檔案價值導向，結(jié)合工作實際，在數(shù)據(jù)管理、社會服務等方面匹配新時期信息化發(fā)展模式，推動形成職責邊界清晰、層層負責的工作責任機制。

3.2.2建立科學化工作制度。領導小組要根據(jù)實際情況，深入《中華人民共和國檔案法》《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》《數(shù)字中國建設整體布局規(guī)劃》以及《機關檔案管理規(guī)定》等法規(guī)、政策文件，制定《電子檔案管理制度》《電子檔案利用服務規(guī)范》《涉密文件管理制度》《檔案災害應急預案》等制度標準，將規(guī)范化、嚴格化管理理念貫穿檔案工作全過程、各方面，確保檔案管理有保障、管理體系有落實、應急事件有預案，進而推進檔案管理體系和治理能力現(xiàn)代化。

3.3 培養(yǎng)優(yōu)秀人才，持續(xù)打造專業(yè)化隊伍

3.3.1加大員工招聘力度。著力加強人才引進工作的開展，面相社會、企業(yè)、高等院校等地進行人員選拔，并針對應聘者的專業(yè)能力、學習能力、理論基礎、信息化素養(yǎng)進行嚴格審核，提高電子檔案管理崗位就業(yè)門檻，同時確保新入職員工進行崗前培訓，盡快有效應對各類專業(yè)化的復雜問題。

3.3.2加大人才培養(yǎng)力度。增加既懂得現(xiàn)代檔案管理與信息化理論知識，又具備系統(tǒng)實操能力的復合型人才，構建“引進來+走出去”的電子檔案管理隊伍培養(yǎng)模式，“引進來”是通過邀請業(yè)內(nèi)專家、高校教授、先進地區(qū)檔案管理業(yè)務骨干前來授課，針對宏觀政策背景、重點問題解決、未來發(fā)展前景、科學技術應用等進行詳細講解，引導檔案管理人員樹立良好的電子檔案管理理念與工作思維，確保相關業(yè)務流程順利開展。“走出去”是定期開展外出調(diào)研活動，讓本單位檔案管理人員前往發(fā)達地區(qū)進行電子檔案管理考察調(diào)研，不斷學習新技能、新思路和新方法，進一步開拓眼界，全面豐富其信息化工作實踐經(jīng)驗，從而能夠在處理疑難雜癥時做到游刃有余[4]。

3.4 加強設施建設，著力研發(fā)共享化平臺

3.4.1加大設施投入。相關部門單位要積極向上級部門匯報當前電子檔案管理工作面臨的問題與解決方案，爭取檔案信息化專項資金。一方面，采購先進的服務器設備、存儲設備以及安全網(wǎng)關、漏洞掃描、日志審計等安全設備，另一方面做好數(shù)字檔案室及機房的日常運行維護工作，保證相關設備定期更新，實現(xiàn)電子檔案的科學化、智能化和數(shù)字化管理，為相關工作的開展奠定基礎[5]。

3.4.2加大技術應用。電子檔案管理領導者及管理人員要深度挖掘本單位檔案工作實際需求，按需選擇大數(shù)據(jù)、云計算、數(shù)據(jù)挖掘、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等技術，并以檔案資源共建共享和開發(fā)利用為目的，建設以檔案資源收集、管理、利用、共享、安全等多形式多層次的一體化平臺，全面整合本地區(qū)檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)利用模式，建立數(shù)據(jù)資源歸集共享審批流程，做到便捷化、科學化、合理化，在保證檔案資源共享的同時確保數(shù)據(jù)在流轉(zhuǎn)過程中的安全可靠。

結(jié)語

綜上所述，電子檔案的管理為檔案行業(yè)帶來了全新變革，在提高了檔案管理與利用效率的同時，使工作人員從過去復雜單一的工作模式中解脫出來，但不可避免地仍存在信息化不完整、管理體系不健全、人員能力不專業(yè)等問題，需要相關領導者及管理人員不斷在實踐過程中尋求解決路徑，在制度建設、硬件配置、人才培養(yǎng)等方面不斷完善，逐步構建一個科學完善的電子檔案管理體系，進而在新時代充分發(fā)揮數(shù)字檔案資源的優(yōu)勢。

參考文獻

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[5]商婧媛.大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位電子檔案管理研究[J].黑龍江檔案，2023（05）：187-189.

作者簡介：趙秀梅，（1976—），碩士研究生學歷，北京航天控制儀器研究所副研究館員，研究方向：檔案管理。周艷宏，（1981—），大學學歷，北京航天控制儀器研究所館員，研究方向：檔案管理。