信息化環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理改革的路徑與高質(zhì)量發(fā)展策略

摘 要：信息技術(shù)的發(fā)展為傳統(tǒng)的檔案模式帶來挑戰(zhàn)與變革。本文從價值維、結(jié)構(gòu)維、形態(tài)維和安全維四個方面探討了事業(yè)單位檔案管理改革的路徑，認(rèn)為其存在著制度規(guī)劃尚未形成、要素供給匹配不足、檔案服務(wù)質(zhì)量不高、安全建設(shè)存在隱患、數(shù)據(jù)管理能力欠缺等問題，需要在觀念轉(zhuǎn)變、制度賦能、服務(wù)升級、數(shù)據(jù)治理和安全建設(shè)等方面建議改進(jìn)，推動現(xiàn)代化檔案管理模式落實落地，推動事業(yè)單位檔案工作再上新臺階。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；高質(zhì)量發(fā)展

信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，深刻改變了檔案管理模式，檔案工作面臨著新的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)。對于事業(yè)單位來說，檔案管理工作應(yīng)逐步適應(yīng)和滿足“十四五”時期新一代信息技術(shù)迅速發(fā)展的新形勢和人民群眾對檔案利用日益增長的新需求，探索新的工作方式和運轉(zhuǎn)模式，進(jìn)一步提高服務(wù)大局的意識和能力水平。本文著重分析事業(yè)單位檔案管理改革的路徑、存在的問題和高質(zhì)量發(fā)展的路徑，以期提供一定的經(jīng)驗參考。

1 信息化環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理改革的路徑

1.1 價值維：檔案管理的核心在于發(fā)揮資政育人功能

檔案資政育人是貫徹落實國家對檔案工作重要批示的應(yīng)有之義，是事業(yè)單位檔案管理改革和提質(zhì)增效的重要體現(xiàn)。從資政方面來看，通過對檔案史料的闡釋與研究，客觀地總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)，從中啟發(fā)治理思維，以史為鑒，為黨委政府決策提供治理支持，對推動經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展有著重要的現(xiàn)實和借鑒意義。從育人方面來看，檔案中蘊含著豐富的教育內(nèi)容，特別是鮮活生動的歷史文化資源、厚植家國情懷的光榮傳統(tǒng)和追求科學(xué)真理的人物故事，是新時代立德樹人的寶貴資源和文化資本。從效果來看，事業(yè)單位具有資源和人才的優(yōu)勢，做好資政育人工作有助于為檔案管理開拓空間、營造機(jī)遇，對于提升檔案工作影響力具有事半功倍的效果。因此，事業(yè)單位需要將資政育人作為中心任務(wù)，把檔案工作融入國家經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展全局去謀劃，找準(zhǔn)檔案工作服務(wù)大局、服務(wù)人民群眾的切入點和著力點。

1.2 結(jié)構(gòu)維：檔案管理的邏輯在于“四個體系”建設(shè)

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出，“全面推進(jìn)檔案治理體系和檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設(shè)”，為推動檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展明確了基本動力和重要保障。“四個體系”是有機(jī)聯(lián)系的密切整體，不可分割、缺一不可。治理體系是檔案事業(yè)發(fā)展的全新命題，側(cè)重于檔案工作的頂層設(shè)計，包括制度建設(shè)、組織領(lǐng)導(dǎo)和有效監(jiān)管等；資源體系是檔案事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，主要是加強(qiáng)檔案收集與質(zhì)量管控，形成門類齊全、結(jié)構(gòu)合理的館藏結(jié)構(gòu)；利用體系是事業(yè)單位檔案工作的根本目的，要求加快檔案開發(fā)和共享進(jìn)程，進(jìn)一步滿足人民群眾和黨委政府的需求；安全體系建設(shè)是檔案工作的生命線，事業(yè)單位必須壓實工作責(zé)任，確保檔案數(shù)據(jù)絕對安全。“四個體系”構(gòu)成事業(yè)單位檔案創(chuàng)新管理的基本路徑，明確了新時代做好檔案工作的基本遵循。

1.3 形態(tài)維：檔案管理的對象在于電子檔案與數(shù)據(jù)

伴隨大數(shù)據(jù)時代的來臨，檔案數(shù)據(jù)成為重要的戰(zhàn)略資源和生產(chǎn)要素，在社會治理中發(fā)揮著重要作用。當(dāng)前，各類檔案數(shù)據(jù)急劇增長，成為事業(yè)單位檔案管理的新業(yè)態(tài)。檔案數(shù)據(jù)是指數(shù)據(jù)化的檔案信息及具備檔案性質(zhì)的數(shù)據(jù)記錄，除具有檔案原始記錄性、憑證性、歷史性等固有特性外，還具有廣源性、累計性、擴(kuò)展性等新特征，管理對象的變化引發(fā)事業(yè)單位管理方式、手段的系統(tǒng)性重構(gòu)。面對新的變化，事業(yè)單位需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)治理能力建設(shè)，對數(shù)據(jù)資源應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，強(qiáng)化對數(shù)據(jù)的智能化管理、語義分析和深度挖掘，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的知識創(chuàng)造、價值共生和實踐應(yīng)用。

1.4 安全維：檔案管理的保障在于共享與安全的平衡

《檔案法》《實施條例》對安全建設(shè)給予重點論述，這也是事業(yè)單位檔案管理的底線任務(wù)。隨著數(shù)字中國戰(zhàn)略的深入推進(jìn)，數(shù)據(jù)共享與開放成為發(fā)展趨勢，事業(yè)單位要找好共享與安全的平衡點，在確保檔案安全前提下，建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)交換協(xié)議和信息共享準(zhǔn)則，打造安全可靠的數(shù)據(jù)傳輸通道，實現(xiàn)跨部門高效、安全共享數(shù)據(jù)，助力政府建設(shè)，更精準(zhǔn)滿足人民群眾的需求，更及時回應(yīng)人民群眾的呼聲。探索將大數(shù)據(jù)、人工智能與數(shù)據(jù)要素相結(jié)合，建設(shè)檔案數(shù)據(jù)要素賦能體系，夯實數(shù)字中國建設(shè)的底座。

2 信息化環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理改革與高質(zhì)量發(fā)展的難點

2.1 制度規(guī)劃尚未形成

檔案治理制度體系建設(shè)是衡量轉(zhuǎn)型升級的重要維度。受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，檔案治理機(jī)制在運行過程中缺乏一定的活力，表現(xiàn)較為僵化。一是缺乏信息化轉(zhuǎn)型制度設(shè)計。雖然國家將檔案信息化建設(shè)上升為法律層面，但是事業(yè)單位缺乏長遠(yuǎn)的規(guī)劃，大多依靠上級推動或“搭順風(fēng)車”，未有具體的部署、安排和計劃，內(nèi)生動力不足。二是缺乏統(tǒng)一的部門進(jìn)行宏觀管理。各部門之間缺乏必要的協(xié)調(diào)機(jī)制，導(dǎo)致檔案收集、利用環(huán)節(jié)不夠順暢，不僅降低工作效率，還一定程度上滋長相互推諉的作風(fēng)。三是檔案角色錯位。多數(shù)事業(yè)單位專職檔案員缺失，檔案管理者身兼多職，難以系統(tǒng)謀劃檔案業(yè)務(wù)，應(yīng)付了事的思維占主流；檔案職業(yè)培訓(xùn)機(jī)制缺失，對前沿技術(shù)發(fā)展、管理方式了解不深入，檔案管理模式較為落后。

2.2 要素供給匹配不足

檔案高質(zhì)量發(fā)展面臨著觀念、技術(shù)、資金供給不足等難題。一是觀念較為陳舊。以“管”為核心的傳統(tǒng)理念根深蒂固，對“用”的重視力度不夠，在服務(wù)方式、資政育人上創(chuàng)新力度欠缺，無法滿足社會對檔案價值的需要。二是技術(shù)力量薄弱。缺少專業(yè)技術(shù)人員，管理人員信息技術(shù)能力處于較低水平，在檔案數(shù)據(jù)管理、軟硬件操作等方面應(yīng)用不足、實踐能力較弱。三是資金投入不足。總體來看，事業(yè)單位在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上較為緩慢，財政資金支持力度不夠，多數(shù)靠上級統(tǒng)一規(guī)劃，自主購買能力欠缺，限制了檔案轉(zhuǎn)型升級的進(jìn)度。

2.3 檔案服務(wù)質(zhì)量不高

一是服務(wù)方式創(chuàng)新不足。信息技術(shù)的發(fā)展為檔案利用服務(wù)開拓了新的渠道。例如，接入政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”平臺，實現(xiàn)百姓就近到社區(qū)事務(wù)受理中心查檔，有效破解就近查檔難題；促進(jìn)人工智能與數(shù)字檔案深層次感知、挖掘、整合，精準(zhǔn)開展信息推送服務(wù)。但是，事業(yè)單位利用新技術(shù)賦能服務(wù)方面還存在差距，新型服務(wù)手段尚未落地生根。二是資政服務(wù)破題不夠。在黨委政府中心工作上用力不夠，尚未做到中心工作在哪里、檔案服務(wù)就跟進(jìn)到哪里，對檔案資源結(jié)構(gòu)、內(nèi)容掌握不夠精準(zhǔn)，提報較高質(zhì)量的資政專報較為困難。

2.4 安全建設(shè)存在隱患

檔案安全風(fēng)險隱患排查整治不到位，對信息化條件下檔案資源面臨的風(fēng)險挑戰(zhàn)認(rèn)識不足，風(fēng)險隱患意識和底線思維缺失，存在僥幸心理和麻痹思想。檔案技術(shù)防護(hù)能力不足，運用云存儲、區(qū)塊鏈構(gòu)筑安全網(wǎng)能力欠缺，檔案安全體系抵御新技術(shù)沖擊的能力較弱。

2.5 數(shù)據(jù)管理能力欠缺

從實踐來看，由于缺乏有效的數(shù)據(jù)分析和挖掘能力，無法將檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為有價值的資政服務(wù)，進(jìn)而影響檔案事業(yè)發(fā)展創(chuàng)新，主要表現(xiàn)在：一是數(shù)據(jù)共享難。檔案共享平臺建設(shè)處于起步階段，檔案數(shù)據(jù)在格式、承壓性、安全能力和界面友好性方面各不相同，需要突破“梗阻”，打通“關(guān)節(jié)”。二是應(yīng)用場景開發(fā)不足。人工智能、區(qū)塊鏈、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)深化賦能運用不深，激活檔案發(fā)展新動能的開拓性和創(chuàng)新性的舉措不多等問題較為突出。

3 信息化環(huán)境下事業(yè)單位檔案高質(zhì)量發(fā)展策略

要按照現(xiàn)代檔案治理理念，加快檔案信息化進(jìn)程，提高檔案治理能力現(xiàn)代化，充分釋放檔案要素價值，推動檔案高質(zhì)量發(fā)展走向深入。

3.1 觀念轉(zhuǎn)變：以“高質(zhì)量發(fā)展”為根本理念遵循

檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展是滿足人民群眾對檔案服務(wù)和文化需要的發(fā)展，是體現(xiàn)新發(fā)展理念的發(fā)展。貫徹好高質(zhì)量發(fā)展理念，一是始終服務(wù)好中心大局。事業(yè)單位檔案管理部門要找準(zhǔn)在強(qiáng)國建設(shè)、民族復(fù)興偉業(yè)中的定位，履行好檔案法賦予的職責(zé)，提高政治站位，提高履職能力，在服務(wù)黨和國家中展現(xiàn)新?lián)?dāng)和新作為。二是始終跟進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展前沿。將信息技術(shù)深度融入檔案事業(yè)發(fā)展中，探索在開放審核、資源征集、高效利用等方面的作用。加強(qiáng)檔案事業(yè)改革發(fā)展力度，著力在“四個體系”建設(shè)方面釋放技術(shù)、人才和制度等優(yōu)勢，推動檔案治理大格局，激發(fā)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展新動能。三是要滿足人民群眾對檔案文化的新需求。優(yōu)化檔案開發(fā)模式，充分挖掘蘊含在檔案中的優(yōu)秀文化資源，選出一批高質(zhì)量、高水平的檔案文化精品，賦予檔案工作新的內(nèi)涵和意義，讓人民群眾從檔案中啟迪思維、汲取智慧和凝聚力量。

3.2 制度賦能：健全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

著眼于檔案治理環(huán)境和要求的變化，強(qiáng)化制度供給力度。一是建立科學(xué)的檔案制度體制。按照《檔案法》與《實施條例》的規(guī)定，在檔案開放、服務(wù)手段方面適應(yīng)社會需求，減少自由裁量權(quán)的操作空間。要以公共利益和秩序建設(shè)為導(dǎo)向，以“四個體系”建設(shè)為基準(zhǔn)，適應(yīng)電子檔案和數(shù)據(jù)治理要求，提升制度現(xiàn)代化水平。二是構(gòu)建資金保障機(jī)制。將檔案事業(yè)發(fā)展納入資金扶持保障范圍，重點檔案信息化、數(shù)據(jù)管理、安全設(shè)施配備給予資金支持，促進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施更新?lián)Q代。加強(qiáng)資金預(yù)算內(nèi)管理，嚴(yán)格落實資金全過程績效管理要求，實時開展績效跟蹤，確保檔案專項資金用到刀刃上。三是加快人才培養(yǎng)步伐。加強(qiáng)檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育是做好新時期檔案專業(yè)人員管理工作的一項重要內(nèi)容。要以對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)的高度榮譽(yù)感和責(zé)任感，通過常態(tài)化培訓(xùn)等形式，系統(tǒng)掌握歸檔文件的整理規(guī)則、歸檔范圍、保管期限及立卷規(guī)范以及會計檔案、聲像、實物等專門檔案歸檔步驟及方法。加強(qiáng)信息技術(shù)培訓(xùn)提高對數(shù)字檔案信息采集、加工、存儲、管理的實踐鍛煉，加快推進(jìn)館室一體化管理步伐。

3.3 服務(wù)升級：依托新技術(shù)賦能檔案價值發(fā)揮

一是加強(qiáng)檔案共享性建設(shè)。創(chuàng)新電子文件管理，事業(yè)單位可自主打造共享平臺或融入政務(wù)互聯(lián)網(wǎng)平臺等形式，制定好數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和接口，達(dá)成數(shù)據(jù)整合和互聯(lián)互通協(xié)議，降低重復(fù)建設(shè)的風(fēng)險，實現(xiàn)檔案資源優(yōu)化分配，更好地為政府決策、科技創(chuàng)新及學(xué)術(shù)研究提供支持。二是優(yōu)化服務(wù)手段。人工智能技術(shù)具有深度學(xué)習(xí)、個性化分析的優(yōu)勢，能夠通過個性化推薦、虛擬助手等服務(wù)模式，為人民群眾提供更加便捷、高效的服務(wù)體驗。事業(yè)單位要加強(qiáng)人工智能技術(shù)應(yīng)用，提高檔案服務(wù)的精準(zhǔn)度。加強(qiáng)新媒體技術(shù)應(yīng)用，開辟網(wǎng)絡(luò)服務(wù)通道，讓數(shù)據(jù)多跑路、群眾不跑腿。三是釋放檔案價值。扎實做好檔案資源開發(fā)，從重要時間節(jié)點、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注焦點、社會關(guān)注熱點等角度選擇選題，從檔案視角審視問題，總結(jié)經(jīng)驗，提出對策，打造檔案資政品牌。始終堅持問題導(dǎo)向，通過檔案展覽、微視頻、專題片等形式，展示檔案工作風(fēng)采和檔案價值，通過檔案視角見證經(jīng)濟(jì)社會日新月異的發(fā)展變遷。

3.4 數(shù)據(jù)治理：促進(jìn)檔案治理體系革新與流程再造

在新技術(shù)環(huán)境下，檔案數(shù)據(jù)面臨著來源廣泛、類型多樣、質(zhì)量不一和結(jié)構(gòu)多元的困境。因此，事業(yè)單位要以全面提升數(shù)字化治理能力為導(dǎo)向，充分應(yīng)用云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等新一代信息技術(shù)，打造數(shù)據(jù)治理新體系。一是明確數(shù)據(jù)歸檔范圍。打破思想禁錮和慣性，對工作過程中形成和調(diào)用的證據(jù)性、程序性、結(jié)果性材料等應(yīng)當(dāng)納入歸檔范圍，文書類電子文件歸檔范圍按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》。二是重塑系統(tǒng)平臺和基礎(chǔ)設(shè)施。重構(gòu)數(shù)據(jù)“收管存用”的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)與方法模式，重組檔案數(shù)據(jù)從形成到銷毀或長期保存的生命周期與流程步驟，探索創(chuàng)建專深化的檔案數(shù)據(jù)管理理論體系和精細(xì)化的檔案數(shù)據(jù)管理方法體系[[]]。三是發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)治理作用。加強(qiáng)數(shù)據(jù)治理與社會治理的聯(lián)動，發(fā)揮數(shù)據(jù)在社會治理中的重要作用，提升社會治理效能。例如，事業(yè)單位建立與政務(wù)服務(wù)部門常態(tài)化聯(lián)系，促進(jìn)數(shù)據(jù)治理與公共服務(wù)深度融合，以檔案數(shù)據(jù)治理成果提升公共服務(wù)供給效率。

3.5 安全建設(shè)：確保檔案實體與信息絕對安全

安全是事業(yè)單位檔案管理的根基和底線。要加強(qiáng)檔案安全風(fēng)險隱患排查整治，嚴(yán)格落實檔案安全主體責(zé)任，健全制度機(jī)制、完善方案預(yù)案、明確職責(zé)要求，確保檔案安全各項措施落實到位。制定好網(wǎng)絡(luò)信息安全應(yīng)急預(yù)案，對網(wǎng)絡(luò)安全及檔案信息工作進(jìn)行全面規(guī)范，確保網(wǎng)絡(luò)運行安全與數(shù)據(jù)安全。加強(qiáng)檔案庫房安全管理，熟練掌握檔案安全防護(hù)常識和相關(guān)技術(shù)操作規(guī)范，加強(qiáng)日常安全巡查，提高安全防范意識和應(yīng)急處理能力。

結(jié)語

做好新時代事業(yè)單位檔案管理工作，要聚焦“三個走向”“四個好”“兩個服務(wù)”目標(biāo)任務(wù)，增強(qiáng)歷史主動性，堅決扛牢“為黨管檔”的重要職責(zé)，加大數(shù)字化轉(zhuǎn)型和現(xiàn)代化建設(shè)力度，提升檔案治理體系和檔案資源、利用、安全體系建設(shè)水平。突出主責(zé)主業(yè)，聚焦資政育人根本任務(wù)，優(yōu)化工作機(jī)制，細(xì)化依法治檔，切實提高“為國守史”的能力水平。始終把創(chuàng)新擺在檔案事業(yè)發(fā)展的突出位置，增強(qiáng)發(fā)展的內(nèi)生動力，以檔案治理的新成效開創(chuàng)檔案事業(yè)發(fā)展新局面。

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作者簡介：劉煥偉（1975—）大學(xué)學(xué)歷，山東省日照市五蓮縣公共就業(yè)和人才服務(wù)中心副研究館員，研究方向：檔案管理。