大數(shù)據(jù)時代城建檔案信息化管理路徑分析

摘 要：在當今社會，城市化進程不斷加快，城市建設(shè)的規(guī)模及數(shù)量隨之有著較大幅度提升，產(chǎn)生的城建檔案也呈幾何倍數(shù)增長，各部門單位及社會群眾對于檔案管理的需求也在不斷走向多元化，應(yīng)用的場景及領(lǐng)域也越來越廣泛，管理好、利用好城建檔案資源庫，已成為城建主管部門在新形勢下需要面臨的重要課題。本文以大數(shù)據(jù)時代城建檔案信息化管理路徑分析為題，在檔案意識提升、管理體系完善、系統(tǒng)平臺建設(shè)、干部隊伍構(gòu)建等方面指出當下存在的問題及未來優(yōu)化的路徑，致力于提升城建檔案資源管理開發(fā)利用水平，進而為城市建設(shè)與發(fā)展提供支持。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；城建檔案；信息化管理

隨著新時代現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)、云計算、人工智能、區(qū)塊鏈等技術(shù)逐漸得到普及應(yīng)用，各行各業(yè)正式進入大數(shù)據(jù)信息化時代。城建檔案作為記錄城市發(fā)展歷程、建設(shè)路徑、管理活動的重要載體，對于留存歷史文化、支持未來發(fā)展決策及保障公眾利益具有不可替代的作用。這就要求城市建設(shè)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)者要及時轉(zhuǎn)變思想，圍繞電子檔案的完整性、真實性、可靠性、安全性和可用性進行深入研究，充分應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)與數(shù)字化技術(shù)，大膽改革創(chuàng)新，促進城建檔案全面轉(zhuǎn)型升級，以實現(xiàn)城建檔案管理的現(xiàn)代化、智能化和可持續(xù)發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)時代城建檔案信息化管理綜述

在國家出臺的“十四五”規(guī)劃綱要中對于城市建設(shè)工作提出明確要求，要實施城市更新行動，促進大中小城市和小城鎮(zhèn)協(xié)調(diào)發(fā)展，強化歷史文化保護。為今后城市建設(shè)工作指明了發(fā)展方向的同時，也證明了城建檔案是不可小覷的支撐力量和賦能要素。與其他類型檔案不同的是，城建檔案屬于專業(yè)檔案，具有獨特特點，厘清城建檔案特征、利用現(xiàn)代技術(shù)優(yōu)勢、制定檔案服務(wù)策略，才可真正讓檔案資源服務(wù)于城市未來建設(shè)。

1.1 城建檔案定義及特征

城建檔案大多是城市建設(shè)過程中圖紙規(guī)劃設(shè)計、施工管理、竣工驗收等活動生成的具有保存價值的文件資料，真實記錄了城市建設(shè)過程的歷史進程與文化沉淀。隨著相關(guān)工作不斷走向?qū)I(yè)化和精細化，城建檔案基本有了較為明確的范圍，大致可分為城市規(guī)劃檔案、工程竣工檔案、管理檔案、設(shè)計施工與科研檔案，內(nèi)容涵蓋基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、交通運輸工程、環(huán)保衛(wèi)生管理等方面，具有綜合性強、內(nèi)容復(fù)雜、覆蓋面廣、整體性強的特點。其中成套性在于城建檔案必須要齊全完整，城建檔案特別是工程檔案，是以施工項目為單位進行收集整理、存儲歸檔的，內(nèi)容之間各有聯(lián)系，每道工序前后銜接，如若出現(xiàn)丟失或缺漏，則前后所有相關(guān)文件都將作廢，也不會作為城建檔案進行統(tǒng)一保存，這就需要在城建檔案生成階段做好收集整理工作，將歸檔工作落實到項目施工、竣工驗收全流程中，提高接收效率，方便檔案利用者及時利用檔案。二是綜合性，城建檔案來源于不同部門，在工程建設(shè)項目中也涉及多個環(huán)節(jié)，需要相關(guān)機構(gòu)將分散在各處的文件資料歸集起來形成完整系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)，才能正確反映項目建設(shè)全過程。

1.2 城建檔案信息化管理的必要性及意義

隨著社會各部門單位及廣大群眾檔案意識的提升，城建檔案所能帶來的經(jīng)濟效益與社會價值也得到越來越多人認可。例如，城區(qū)拆遷改造、公共基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、生態(tài)文明建設(shè)等對城建檔案的需求越來越大，依托互聯(lián)網(wǎng)及大數(shù)據(jù)技術(shù)，無疑為城建檔案管理工作增添了動力。一是提高管理效率。在傳統(tǒng)的管理模式下，大多數(shù)由管理人員將散落在各部門單位的紙質(zhì)文件匯總到庫房整理，利用過程也停留在手動翻閱，效率低且容易出錯，通過信息化技術(shù)手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件，再利用系統(tǒng)平臺的智能化檢索與自動化處理，能夠大幅提高檔案管理效率，節(jié)約人力成本與檔案存儲空間，進而實現(xiàn)檔案管理的精準性與高效性。二是增強檔案信息安全性與隱私性。城建檔案中相當一部分數(shù)據(jù)信息涉及重要數(shù)據(jù)與個人身份信息，具有一定的保密性，在過去的管理模式中，極易因人為因素導(dǎo)致數(shù)據(jù)被泄露、文件丟失、信息損毀，造成不可逆的損失。在大數(shù)據(jù)時代，利用數(shù)據(jù)加密、身份識別、加密傳輸?shù)却胧纱_保檔案信息在安全可靠的環(huán)境中傳遞利用，同時合理的隱私保護機制也能夠保護公民個人的隱私權(quán)益，進而為公眾建立信任與支持，使其更好地為城市規(guī)劃、土地利用等工作者提供學(xué)習(xí)的決策支持和規(guī)劃參考[1]。

2 大數(shù)據(jù)時代城建檔案信息化管理面臨的問題及挑戰(zhàn)

雖然在大數(shù)據(jù)時代，為城建檔案信息化管理提供了良好契機，但是在實際工作開展過程中，仍然存在檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、歸檔有缺失、人才數(shù)量少、技術(shù)應(yīng)用淺、共享模式弱等問題，嚴重制約了城建檔案資源的整合、開發(fā)、共享和利用，需要相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)者加以重視，積極尋找其中不足，并深入探索解決方案，從根源上解決系列困境。

2.1 檔案意識不強烈，收集不齊全

在城市建設(shè)行業(yè)，大多領(lǐng)導(dǎo)者及管理人員檔案意識薄弱，認為檔案工作僅僅是將散落在各單位的文件匯總交與城建檔案館保管即可，無法為當下工作帶來經(jīng)濟效益，便無需耗費過多精力，“重建設(shè)、輕檔案”思想較為嚴重，即使開展檔案工作也是在上級部門檢查前夕緊急收集整理，出現(xiàn)形式主義的問題，這就導(dǎo)致檔案文件收集不齊全、管理較粗糙、利用率低下等問題，整體上為城建檔案事業(yè)發(fā)展帶來較大阻力。

2.2 管理體系不科學(xué)，制度不完整

一是組織架構(gòu)不完整。在城市建設(shè)相關(guān)單位的體系中，缺少檔案信息化管理領(lǐng)導(dǎo)小組，整體體制不健全，沒有形成系統(tǒng)全面、自上而下的統(tǒng)一管理格局，導(dǎo)致各參建單位的檔案資源無法有效整合。在實際管理層面，容易出現(xiàn)工作職能職責不清晰、業(yè)務(wù)分工不細化，對于信息化工作的開展尚未制定切實可行的實施方案，對于政策傾斜、制度制定、資金申請、日常監(jiān)督的領(lǐng)導(dǎo)力不夠，容易在工作中導(dǎo)致問題頻頻發(fā)生卻無從解決，在一定程度上制約了城建檔案高質(zhì)量管理。二是制度標準不完整。目前，城建檔案的整體發(fā)展仍然處于初級階段，大多數(shù)部門單位往往沿用上級部門頒布的文件，沒有根據(jù)實際情況細化優(yōu)化標準，在某些情況下制度內(nèi)容可能過于籠統(tǒng)，出現(xiàn)管理制度與實際需求不匹配的問題，容易導(dǎo)致在實際工作中出現(xiàn)錯誤或遺漏，導(dǎo)致電子文件的完整性和可追溯性受到影響[2]。

2.3 干部隊伍不專業(yè)，人才數(shù)量少

在城建管理系統(tǒng)，檔案管理人才稀少是制約其信息化發(fā)展的重要因素，現(xiàn)有的工作人員在現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用中存在明顯短板，大多數(shù)人年齡較大、學(xué)歷不高、流動性強、創(chuàng)新意識薄弱，整體結(jié)構(gòu)較為分散，面對日常工作突發(fā)事件時無法妥善做出應(yīng)對。與此同時，各級城建部門對檔案管理人員的培訓(xùn)力度不夠，對干部隊伍綜合素質(zhì)的提升仍然停留在“紙上談兵”的狀態(tài)，甚至新上崗人員沒有進行崗前培訓(xùn)便直接開展工作，導(dǎo)致整體檔案管理隊伍知識結(jié)構(gòu)更新慢、眼界不夠開闊、實踐技能水平較低，無法在大數(shù)據(jù)時代熟練應(yīng)用信息化技術(shù)提升工作效率，綜合素質(zhì)停滯不前。

2.4 系統(tǒng)平臺不先進，安全無保障

在大數(shù)據(jù)時代，最為顯著的優(yōu)勢是通過計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)多方信息的高效利用和共建共享，城建檔案也是如此，需將城市建設(shè)相關(guān)部門單位與城建檔案館互聯(lián)互通，加強協(xié)同合作。但是，目前大多數(shù)地區(qū)城建檔案信息化建設(shè)處于較低水平，一是缺少檔案信息資源一體化平臺，沒有配置城建檔案信息化專項經(jīng)費，使得必要的服務(wù)器、終端設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、安全設(shè)備無法購置，使得創(chuàng)新思維與信息化建設(shè)思路無從開展。二是現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用不徹底，城市建設(shè)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)者及管理人員尚未認知大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術(shù)內(nèi)涵，對于自身工作需求、存在的問題了解不夠深入，導(dǎo)致實際應(yīng)用的技術(shù)與需求不符，針對性比較低，制約信息化進程的同時也造成了資源浪費[3]。

3 大數(shù)據(jù)時代城建檔案信息化管理未來優(yōu)化路徑

無論在國家政策還是在技術(shù)支撐上，都對城建檔案的信息化管理提供了良好的發(fā)展環(huán)境。國家在“十四五”規(guī)劃以及2035年遠景目標中對推進智慧城市建設(shè)提出明確要求，要構(gòu)建城市數(shù)據(jù)資源體系，推進城市數(shù)據(jù)大腦建設(shè)。中辦國辦印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中也提出，要“推動檔案工作與新技術(shù)深度融合，為檔案事業(yè)發(fā)展提供持久動力”。基于此，各級城建部門要深入貫徹落實上級指示要求，在思想建設(shè)、管理體系建設(shè)、干部隊伍建設(shè)、信息化平臺建設(shè)等方面多方發(fā)力，進而打開城建檔案管理工作的新局面。

3.1 提高重視程度，廣泛化開展檔案宣傳

城市建設(shè)相關(guān)部門及參建單位，上至領(lǐng)導(dǎo)下至一線管理人員，要全面提升對檔案工作的重視程度，深刻意識到檔案工作是城市建設(shè)各項任務(wù)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，宏觀上要進一步提升檔案管理工作地位，定期召開專題會議調(diào)度工作進展，提高全體檔案管理人員檔案意識與信息化意識，并積極通過網(wǎng)站、某信公眾平臺、展板、某音、視頻號等方式線上線下開展宣傳檔案工作的必要性，促進其與城市建設(shè)相關(guān)工作同規(guī)劃、同部署和同發(fā)展，從而在政策、財政資金、人力資源方面向檔案信息化建設(shè)工作傾斜[4]。

3.2 優(yōu)化管理體系，精細化制定政策標準

一是完善頂層設(shè)計。建立城建檔案信息化管理領(lǐng)導(dǎo)小組及工作專班，由城市建設(shè)主管部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，分管領(lǐng)導(dǎo)作為組長，其他參建部門負責人作為副組長，檔案管理工作人員為組員，以“項目化、清單化、責任化”的要求掛圖作戰(zhàn)，提升城建檔案管理工作的地位。同時領(lǐng)導(dǎo)小組要根據(jù)當?shù)匕l(fā)展情況，建立長遠規(guī)劃與實施方案，切實做到分工明確、職責清晰、任務(wù)細化，推進責任落實，避免出現(xiàn)權(quán)責糾紛，做到管理有組織保障，整體上形成分工協(xié)作、齊抓共管、合作共贏的工作格局。二是健全管理體系。領(lǐng)導(dǎo)小組要深入學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》等法規(guī)以及《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28—2002 ）等規(guī)范標準，結(jié)合實際工作需求，制定《城建檔案信息化管理方案》《涉密檔案數(shù)據(jù)處理辦法》《城建檔案保密制度》《城建檔案管理應(yīng)急預(yù)案》等制度，確保城建檔案管理全流程有法可依、有章可循，提升其科學(xué)性、規(guī)范性和合理性，保障各項工作有效落實。

3.3 推動人才引進，常態(tài)化完善培養(yǎng)方案

針對管理隊伍建設(shè)問題，各級城建部門要提高重視，深刻意識到“人才是第一資源”的重要性，并積極采取措施提升干部隊伍綜合管理水平。一是加強技術(shù)培訓(xùn)。構(gòu)建“引進來”與“走出去”相結(jié)合的繼續(xù)教育模式，一方面邀請當?shù)貦n案主管部門業(yè)務(wù)專家或者高校檔案管理專業(yè)教授前來授課，針對城建檔案政策背景、技術(shù)應(yīng)用、典型案例、問題解決等進行深入講解，填補知識短板，筑牢理論根基，確保培訓(xùn)的有效性。另一方面可帶領(lǐng)城建系統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)骨干外出參觀學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)發(fā)達地區(qū)先進工作經(jīng)驗，提高解決問題的能力。二是加強人才引進。各級城建部門要根據(jù)本單位崗位空缺及實際工作需求，定期向上級部門申請人才引進政策，通過社會招聘、考錄選拔的方式，選拔既懂得檔案管理技能，又了解信息技術(shù)應(yīng)用的高精尖復(fù)合型人才，并為其提供良好的工作環(huán)境和成長機會，激發(fā)干事創(chuàng)業(yè)的積極性，增強城建檔案電子文件管理工作的實力和活力，為城建檔案干部隊伍提供新鮮血液[5]。

3.4 加強功能開發(fā)，深度化融合現(xiàn)代技術(shù)

一是完善基礎(chǔ)設(shè)施。城建部門領(lǐng)導(dǎo)者要高度重視檔案信息化工作，定期劃撥專項資金用于基礎(chǔ)設(shè)施采購、硬件升級改造、日常運行維護等工作，為后期管理利用工作提供良好支撐。二是加強信息化建設(shè)。以“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”為基礎(chǔ)，在大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下，結(jié)合城建檔案管理工作特征及關(guān)鍵點，充分應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)、通信技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘、主動推動、機器學(xué)習(xí)、人工智能等高科技手段，全面搭建城建檔案管理利用一體化平臺，在行業(yè)實現(xiàn)各單位之間檔案資源無差異共享，立足工作開展多元化、社會需求個性化的特點，全面提升電子檔案文件歸檔、管理、利用、服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化、智能化水平，使城建檔案更好地為城市的社會、經(jīng)濟、文化發(fā)展服務(wù)。三是保障安全環(huán)境。不斷完善城建各部門電子檔案文件管理制度，配套采購安全審計、漏洞掃描等硬件設(shè)備，確保各計算機終端及服務(wù)器安裝防火墻，在源頭確保電子文件的安全性和穩(wěn)定性。在對外服務(wù)利用過程中，要扎實采取身份識別、權(quán)限設(shè)定、數(shù)字簽章、加密傳輸?shù)燃夹g(shù)應(yīng)用，防止非法訪問和惡意攻擊，從而保障其真實性和可靠性。

在新時期大數(shù)據(jù)時代以及城市建設(shè)快速發(fā)展的背景下，加強檔案開發(fā)利用，提高管理水平具有重要意義。這就需要相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)者以及一線管理人員牢固樹立大局意識、責任意識、創(chuàng)新意識和爭先觀念，轉(zhuǎn)變發(fā)展思想，強化頂層設(shè)施，加強對檔案信息化工作的宣傳，制定切實可行的工作目標與可行方案，不斷推進現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)與城建檔案管理工作相結(jié)合，讓“數(shù)據(jù)多跑路”，促進檔案數(shù)據(jù)共建共享、協(xié)同發(fā)展、實現(xiàn)共贏，使城建檔案切實發(fā)揮潛在利用價值，進而為城市建設(shè)發(fā)展賦能。

參考文獻

[1]王雯.城建檔案數(shù)字化建設(shè)實施路徑研究[J].黑龍江檔案，2023（06）：222-224.

[2]劉嬌嬌.城建檔案數(shù)字化與信息化管理模式探討[J].未來城市設(shè)計與運營，2024（01）：87-89.

[3]史建陽.新媒體時代城建檔案管理信息化現(xiàn)狀及對策研究[J].新聞研究導(dǎo)刊，2024，15（04）：57-59.

[4]丁琳.城建檔案電子文件歸檔的制約因素及對應(yīng)方法分析[J].蘭臺內(nèi)外，2024（05）：1-3.

[5]趙棋.城建檔案資源開發(fā)利用研究[J].蘭臺世界，2023（12）：121-123.

作者簡介：郭桂炫（1991— ），大學(xué)學(xué)歷，深圳市城建產(chǎn)業(yè)園發(fā)展有限公司檔案管理員，研究方向：城建檔案數(shù)字化和檔案利用。