流動人員人事檔案管理與數字化建設研究

摘 要：在市場經濟不斷推進發展的背景下，隨著就業方式的多元化發展，流動人員總數不斷增多，用人部門與勞動力個人之間互相選擇的空間越來越大，特別是隨著信息技術的發展以及大數據時代的到來，使得檔案管理類部門對流動人員人事檔案的管理也迎來了前所未有的挑戰。如何實現利用數字化技術對流動人員人事檔案管理以進一步提升檔案管理的質量與效率，是人事及社會管理部門面臨的一項重大課題。

關鍵詞：流動人員；人事檔案；數字化

人事檔案資料記錄了一個人的成長軌跡，不僅是個人成長經歷的有力證明，還是用人單位選人用人的重要參考，更是流動人員在參加各類招錄招聘考試、辦理政審以及職業生涯中參與職稱評定與職務升遷所必須參考的重要依據。隨著市場經濟發展的不斷深入，就業渠道與就業方式的多元化發展，勞動分工細化趨勢越來越明顯。不但推動城鄉乃至城市之間人口流動的規模不斷增大，而且作為用人單位與勞動者個人之間相互選擇的范圍與空間也越來越大，由此導致關于流動人員人事檔案管理工作越來越成為社會管理的重要組成部分。在可預見的未來，流動人員人事檔案的入庫量、庫存量以及流轉量將會不斷增加，流動人員檔案管理工作的難度也越來越大，要求也越來越高。社會對流動人員的人事檔案管理與建設工作的要求，也會朝著更加規劃化于現代化的方向發展。在大數據技術已經滲透社會生活的今天，雖然傳統紙質檔案存在原始性、安全性的特點，但也因在檔案保管和轉接等方面的手續復雜、效率低以及易遺失等特點存在很多需要改進的弊端。如何規避傳統管理模式帶來的各種問題，不斷解決與優化流動人口檔案管理中存在的各種問題，提高流動人員人事檔案管理的質量與效率，已經成為人力資源公共服務相關部門急需探討與解決的重要課題。

1 流動人員人事檔案數字化管理的優勢

隨著大數據時代的到來，大數據技術無疑為流動人員人事檔案管理提供有效的技術支持[1]。流動人員的人事檔案管理相對于其他人員所面對的工作量和工作難度都要更大。信息時代給流動人員檔案管理工作帶來重大的革新契機，借助于大數據信息技術優勢，流動人員檔案管理開展數字化建設，無疑為解決諸多傳統檔案管理模式的弊端提供解決問題的有效途徑。

1.1 有利于最大限度地搜集與挖掘流動人員檔案的信息

流動人員的人事檔案是以流動人員個體為單位，經過相關部門對其在社會上自然流動過程中所發生的信息，進行合法合規的審查調查后以最原始的形式儲存的一種關于該人員的基本信息的歷史記錄材料。這種人事檔案的建立與妥善管理是其參加各種考試與考核乃至職業發展的重要歷史參考資料，也是當前社會管理更好地實現對流動人員進行管理的一種方式與手段。在當下，通過數字化管理可以使得任何類型流動人員的人事檔案，都能夠通過先進的信息技術與數字化技術將當事人的檔案信息搜集與收錄在檔案管理的數據庫中。借助數字化模式管理流動人口的檔案信息可以打破原有的時空限制，使得檔案管理部門對個體信息的搜集和挖掘能力有了更加便捷的途徑，還可以運用優質的數字化管理理念與工作模式對流動人口檔案系統進行管理。可以及時將流動人口作為人才資源的職業選擇等信息最大限度地納入人事檔案信息系統中，極大地充實和豐富了流動人員的檔案信息；還可以為各行各業的人事管理與調配需求提供服務，提升整體管理效率和質量。

1.2 有利于最大限度地保持原始檔案的真實性與完整性

流動人員檔案數字化建設能夠更好地實現流動人員人事檔案保存的原始性、真實性與完整性。傳統的紙質檔案的缺點不僅不利于長期保存，還很難實現對大規模同類信息進行分析。將流動人員的基本信息從紙質化管理轉變為數字化管理，不僅可以避免由于流動人員的反復流動而增加重復性工作，還可以避免因檔案頻繁的出入庫以及客觀原因導致的檔案損壞與丟失現象發生，更重要的是可以避免非法涂改檔案信息事件的發生。流動人員人事檔案數字化使得檔案管理部門更加高效地對檔案進行管理，從而為企事業單位選拔人才提供充分、準確的信息。人事檔案數字化管理的主旨是要將傳統的紙質化檔案管理模式，通過利用數字化技術轉變成信息化管理模式，以提高對流動人員人事檔案管理的信息化水平。同時，依托網絡大數據平臺的優勢和手段建立健全流動人員人事檔案數據庫，以標準化、信息化和網絡化為目標實現流動人員檔案信息利用的更加高效與合理化。

1.3 有利于最高效率的使用與共享檔案信息

流動人員檔案信息的數字化建設能夠更高效地對檔案進行管理，也能夠提升資源共享的效率。其本質是將人工管理的檔案對接先進的數字化技術進行管理模式優化，不僅減少人工管理可能造成的各種失誤，降低管理人員的工作壓力，還能在很大程度上提高人力資源部門與單位檔案管理部門的工作效率。此外，利用大數據平臺實現資源共享利用已經成為社會各行業發展的趨勢，企事業單位的人事檔案管理部門可以完全通過檔案的數字化建設來提高檔案資源的共享效率。利用大數據平臺實現流動人員檔案的數據共享可以推動區域間檔案調動的便捷化，最大限度地實現網絡傳送為主、人工勞動為輔的檔案管理與服務模式。數字化建設不僅有助于人力資源服務部門與用人單位全方位了解流動人員的信息，還有利于為用人單位高效率地挖掘優秀人才提供基礎依據，以提高經濟效益和社會效益。紙質檔案的數字化管理模式的轉化還在很大程度上降低了紙張等原材料物質的消耗，順應了國家在節能降耗以及保護環境等方面的政策要求。

2 流動人員人事檔案管理存在的問題

2.1 流動人員人事檔案管理制度不完善

隨著市場經濟的不斷深入發展，雖然人才流動的規模和速度在攀升，但是許多基層檔案管理部門還沒有形成完善的關于流動人才人事檔案的管理制度，由此導致了管理制度與現實需要相脫節，流動人才檔案管理專業化程度難以提升。現階段流動人員人事檔案管理的弊端在人事制度改革工作不斷推進的趨勢下日漸凸顯，由于不同區域對流動人員檔案的管理制度與機制存在較大差異。例如，有些地區由于沒有配備專業的檔案人才，因檔案管理人員缺乏專業知識且不能熟練掌握檔案管理的基本規范與要求，致使檔案信息資料有分散或遺失現象，對流動人才檔案信息的完整性和真實性造成了一定程度的影響或者由于沒有實現大規模的電子辦公模式，更沒有建立較為完善的數字化檔案信息系統，嚴重影響了人事檔案在大數據平臺的共享；更有為了保證檔案信息的安全性，流動人員人事檔案管理部門都會對查閱與借用檔案等行為設置比較嚴格的要求，制度的設定和管理模式的落后，導致檔案信息也難以實現有效的共享，造成了檔案使用價值難以提升。

2.2 流動人口人事檔案信息入檔不完善

人事檔案本身具有信息量大，內容龐雜的特點。流動人員的人事檔案因其自身受很大流動性與不確定性因素的影響，尤其是在人檔分離的情況下，檔案信息流轉環節和采集工作就更加復雜，長此以往可能會出現流動人員資料分散、無法完整搜集的情況，這也給人事檔案管理工作帶來了很大難度。除此之外，由于流動人口的檔案資料包含學歷、工作履歷、職位、職稱等較為復雜但卻重要的信息，在流動人員辦理就業及失業手續的過程中，按照相關要求可能會需要跨區域進行傳遞該人員的檔案信息，但是在調取檔案手續煩瑣且缺乏數字化支持的條件下，會加劇流動人員人事檔案出現分散于各地、難以搜集與管理的問題。在數字化技術支持缺失的條件下，檔案信息的流動會加劇紙質檔案資料內容易缺失的缺點。以紙質檔案為基礎形成的電子檔案也存在缺項、圖像失色與歪斜、入庫時圖像分辨率低而出現檔案內容質量較低等情況，影響使用效率與數據共享。用人單位在選聘流動人員后也不注重對流動人員檔案信息的搜集與管理，而且用人單位也不關注已離職人員檔案的移交工作，這會進一步加大對流動人員檔案搜集與管理的難度。雖然，如今部分地區已隨著數字化技術的普及將流動人員人事檔案也并入政務信息化建設中來，但是基于流動人員個性特征多樣化、變動性較強的特征，加之流動人員人事檔案流轉速度快、使用頻率高等特點，致使流動人員人事檔案材料在內容更新之后存在流轉不規范的問題。

2.3 流動人口的“棄檔”情況較為嚴重

就目前流動人員人事檔案管理的現狀來看，每年總有一部分暫時無法就業的大學畢業生不了解檔案管理的相關規定。尤其是就職于私企的大中專畢業的流動人員，本人對檔案管理意識較為薄弱，畢業后大部分進入私企工作，未能認識到檔案的重要意義，因缺乏與檔案管理機構和單位保持有效溝通超過三年以上，而被人力資源交流中心與人才市場歸類為“棄檔”。目前棄檔現象非常普遍，不僅增加了檔案管理部門的管理難度，而且導致這些流動人員在之后的就業乃至就業后的職稱評定與職務升遷過程中遭遇諸多困難。此外，還有一些企業為了防止人才流失會采用扣留員工人事檔案的方式，進而影響了流動人員人事檔案的“檔隨人走”規則。更有一些流動人員從安全角度考慮選擇了自己保管檔案，最終導致檔案丟失乃至轉檔困難的現象。顯然，以上幾類情況如果不能得到有效解決，很難提高流動人員人事檔案資源的共享與使用效率。

3 流動人員人事檔案數字化建設優化對策

3.1 構建流動人員資料數據庫，促進數字化檔案的跨區域共享

作為檔案管理部門應積極高效地利用網絡、信息儲存等現代化數字技術，打破封閉式的檔案管理模式，構建一套適應數字化時代、全國統一的流動人員信息數據庫管理系統和網絡平臺。利用云計算技術、大數據分析、互聯網等現代信息系統，實現大數據技術與現代檔案系統之間的連接，使得流動人員檔案管理部門能夠借助于大數據和互聯網平臺的查詢系統，真正達成流動人員檔案資料的跨區域共享的目的。以數字化技術來實現流動人員人事檔案中關于人的社會化屬性，以開放式管理模式推進人事檔案的社會化和公開化進程以及檔案的一體化管理，打造符合社會人才流動的檔案管理模式，為流動人員人事檔案管理質量與效益的提高奠定基礎，能夠更好地為企事業單位及時獲取流動人員的檔案信息，進而為順利進行選人用人提供便利。

3.2 構建完善的流動人員人事檔案管理制度

進入數字化時代，為保證流動人員人事檔案的合理利用與共享效能的發揮，必須科學建構人事檔案管理機制，全面搭建流動人員人事檔案管理系統，提高人事檔案管理體系的運作質量與效率。當前，我國已經具備大多數針對實體檔案管理制度的規章制度與法律法規。例如，國家檔案管理部門已制定出臺《流動人員人事檔案管理服務規定》《干部人事檔案數字化技術規范》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等相關文件，推動各地區實現流動人員人事檔案數字化、規范化和標準化管理[2]。2020年6月，我國修訂并通過了《中華人民共和國檔案法》，并且在相關條文里增加了關于“檔案信息化建設”章節，為在信息化時代打造檔案的數字化管理模式提供了法律支撐。未來，作為基層檔案管理機構應參照該《檔案法》建立完善且科學的流動人員人事檔案數字化管理制度，利用大數字平臺充分實現電子檔案的信息共享，針對用人單位與個人的個性化需求有針對性地打造全方位立體化的數字化檔案服務體系，促動流動人員人事檔案的管理工作更加科學和規范，更好地為社會選用人才提供信息服務。

3.3 多渠道規避棄檔現象

檔案資料的完整性與真實性是確保社會企事業單位選人用人的基本參考保障。因此，確保流動人才檔案資料在流進與流出過程中的完整性，不僅需要依賴完備的檔案管理制度與機制，檔案管理部門負責任的態度，還需要作為流動人員本人對檔案重要性的認知以及踐行。首先，從源頭抓起，大力加強高校學生對個人人事檔案管理的宣傳工作，促使即將畢業的學生清醒地意識到人事檔案對自己未來職業發展的重要影響。其次，從用人單位來說要加強對員工檔案知識的宣傳，在對新入職人員檔案加強管理的同時還要對離職人員人事檔案積極地調轉。再次，對于流動人員自身來講，要對自己的檔案去向做好后期的跟蹤與監督工作。最后，檔案管理部門還應采取切實可行的政策，依法清查檔案管理進程中的違法違規行為，保障流動人員人事檔案合法合規也在人才市場上自由流動。

綜上所述，流動人員人事檔案管理數字化建設途徑的變革是適應信息時代檔案管理發展的必然趨勢，將流動人口人事檔案作為社會化價值屬性來體現功用，在為流動人員提供有效的人事檔案管理服務的同時，充分利用網絡大數字平臺的優勢與作用來實現不同部門之間人才資源信息的共享與交流以及一體化應用和管理，以促進人事檔案管理與服務質量，進而提升人事檔案信息網絡平臺的管理效率和管理質量。

參考文獻

[1]鄺豪杰.論加強流動人員檔案管理信息化建設工作[J].辦公室業務，2019（14）：80.

[2]柏雪.流動人員人事檔案數字化管理探析[J].辦公室業務，2022（17）：150-152.

作者簡介：楊慧茹（1991—）大學學歷，山東省德州市德城區人力資源和社會保障局館員，主要從事檔案工作。