企業檔案資源體系建設風險及有效防范路徑

企業檔案資源作為國家檔案資源體系中的關鍵組成內容，建立健全的檔案資源體系是企業檔案工作的核心。隨著企業對檔案資源體系建設工作重視程度的提高，有必要探尋企業檔案資源體系建設的新思路。企業檔案作為企業在某一時期生產、經營和管理實踐活動的原始記錄，在事務憑證和經驗參考等方面表現出極高的利用價值。而知識管理作為現代企業重要的生產要素及工作內容，在企業生產經營活動的全過程中都有所體現，并且在知識獲取、組織、共享及創新等方面都和企業檔案工作的核心業務具有極高的契合度，二者的目標都是在利用具有知識屬性的信息資源過程中，充分發揮出知識的應用價值。由此，可以在知識管理理論的基礎上對企業檔案資源體系進行構建，以提升企業檔案的服務質量，推動企業檔案資源的知識發現與創新。但在此過程中，難免會存在一系列的風險，影響企業檔案資源的安全性，從而限制企業檔案資源的價值發揮。因此，企業在建設檔案資源體系基礎上，加強對風險的防范，是現代企業檔案工作中的核心內容，值得企業展開深入思考。

一、企業檔案資源管理的一般性特征

1.側重自主管理。企業檔案資源是對企業實踐活動中有價值內容的原始記錄，和企業主營業務之間具有緊密的關聯。《中華人民共和國檔案法》中明確指出：“檔案工作實行統一領導、分級管理的原則。”據此，企業應明確由檔案部門或檔案人員對本單位的檔案進行管理，并加強對檔案工作的監督與指導。基于此，企業檔案資源管理工作的自主權限相對較高，能夠更好地根據自身實際需求情況對檔案管理方式進行選擇和變更。這種自主性管理賦予了企業更廣闊的知識加工組織空間，但相繼存在的資源分散等問題致使企業檔案資源體系建設易變成“囤積式”倉庫，并不利于檔案資源的知識開發與利用。而知識管理理念則能夠為企業檔案資源體系建設指明方向。

2.知識挖掘有限。現階段企業檔案資源的價值主要體現在經驗參考和事實憑證兩方面，仍以顯性知識為主導，而其中隱性知識的喚醒難度較大。加之檔案信息組織的不規劃，更為企業檔案資源知識挖掘帶來巨大困難，限制著企業檔案資源的知識開發與共享。在企業檔案管理的視角下，檔案資源體系建設本應立足于當前和未來的信息需求，在知識傳遞和服務過程中為用戶提供解決問題的方案。但在新形勢下，這種以解決問題為導向的企業檔案利用模式不應在企業檔案工作中占據過多的比重，而是應開展以知識為導向的管理活動。由此，企業檔案工作人員應打破傳統檔案資源管理模式的限制，重新定位檔案工作人員對知識管理者這一角色的認同，以實現對企業檔案資源管理模式的創新，深入挖掘檔案資源中潛在隱性知識，解決企業檔案資源知識挖掘受限的難題。

3.社會化共享程度低。在知識管理中知識共享是核心內容之一，是在以受眾為中心的基礎上，為其提供更易接收和理解的知識。同時，知識共享也是企業檔案資源開發和利用過程中的重難點，決定著檔案資源的價值發揮。一方面，由于企業檔案的安全性要求，為降低檔案信息的安全風險，切實保護自身利益，企業通常會將檔案的使用范圍限制在企業內部，在一定程度上限制了檔案資源的社會化共享。另一方面，目前企業檔案主要以數據的形式存在，不同的業務系統和不同的實施時期，都會導致檔案數據來源和格式存在異構性。因企業檔案缺少統一的社會化共享平臺，導致企業檔案資源的離散化程度較高，并不利于從檔案信息中提取、整合知識因子。可見，加快企業檔案資源知識共享體系的建設，促進企業檔案資源的對外開放，是企業檔案資源深度融入企業戰略發展中的實際需求。

二、企業檔案資源體系建設

1.企業檔案資源體系建設。第一，檔案收集階段。檔案收集階段對應知識管理中的知識獲取環節，檔案資源作為知識開發的根本，而知識利用則是檔案資源價值預期實現的目標，二者之間存在密切關聯。此階段的主要任務是依照國家的法律法規收集企業日常生產、經營及管理活動中具有價值的原始記錄信息，并立卷歸檔入庫。考慮企業檔案實體表現出的顯性知識主要是圖片、文字、影像或獎杯等實物，可以采用文字或語言等規范化、結構化的形式對相關信息進行表達。因此，在檔案收集階段應加強對檔案資源內容規范化、結構合理化的關注，從而形成的新的認知，促進檔案資源知識加工、分析與挖掘工作的深入開展。檔案收集可以在堅持“應收盡收，應歸盡歸”原則的基礎上，嚴把質量關，保證檔案資源數據的完整性、準確性與真實性，避免因對檔案數量增長的過于追求，而忽視檔案資源的質量。傳統填鴨式的檔案收集方法不僅會出現檔案資料遺漏，難以保證數據真實性的情況，還會在極大程度上造成人力、物力、財力的不必要浪費。

第二，檔案整理階段。檔案整理階段對應知識管理中的知識存儲和組織，是實現檔案利用價值的關鍵前提。此階段的主要任務是根據已經入庫的檔案數據的內容及外部特征對檔案進行分類、編目、著錄、標引等操作。而知識組織則是通過對企業檔案數據的有序組織，依托對知識單元的組織、描述與表達來彰顯出企業檔案的內在聯系。企業檔案作為企業內核心知識資源的重要組成內容，必須對其進行科學化、有序化、可視化的組織，以實現對檔案資源的進一步優化。一方面，要加強對企業檔案中顯性知識因子的挖掘和分析，以此為隱性知識因子的發掘和轉化提供更多的機會。另一方面，需要依照檔案資源的內容及外部特征對其進行分類和標引等，并據此建立知識地圖，便于用戶能夠更迅速的查找所需檔案信息。

2.檔案利用體系。第一，檔案開發階段。檔案開發階段對應知識管理中的知識評價。此階段的主要任務是編研、展覽企業檔案資源，最終形成企業檔案年鑒。而知識評價則是通過對檔案資源的鑒定，對其知識價值予以確定。因此，在檔案開發階段首要的工作就是對檔案資源的價值、保存期限以及密級等內容進行鑒定。與傳統檔案鑒定相比，基于知識評價的檔案鑒定更注重對檔案資源現實價值、情報價值和利用價值的鑒定。對于檔案資源入庫而言，不能將檔案資源單純看作歷史數據或經驗性的知識，而是需要結合相應的檔案鑒定標準在入庫時對檔案進行評價，或開展定期評價。在堅持“以用戶為中心”原則的基礎上，構建統一的知識評價指標體系，從而通過評價指標充分反映出各知識要素之間的關聯關系，促使用戶在對檔案資源進行實踐運用的過程中具有更強的可操作性。

第二，檔案開放階段。檔案開放階段對應知識管理中的知識服務與共享。從知識服務的角度來看，其是將用戶作為中心，將服務目標確定為向用戶提供知識及輔助決策，注重用戶在知識管理全過程中起到的重要作用。企業檔案資源作為一種集成型的信息，不僅是企業知識的關鍵來源，也是企業開展知識服務的重要前提。利用企業檔案資源開展的知識服務應將現代信息技術作為技術支持，在知識傳遞的過程中為用戶提供更為便捷、針對的個性化服務，注重知識在傳遞過程中的準確性與時效，有利于企業檔案資源服務質量的提升。而相關服務平臺的構建則是實現檔案資源利用與檔案知識服務的重要渠道，但由于檔案資源管理與知識管理之間在側重點、范圍、傳播渠道以及加工深度等方面存在的差異性，在檔案資源管理流程中結合知識管理是實現檔案知識管理的最好方法。此外，在開展的檔案資源知識服務中還需要加強對用戶反饋的重視，以更好地滿足用戶知識需求的動態化變化。

3.安全保障體系。企業檔案資源管理過程中，檔案資源的保護尤為重要。檔案資源知識庫保護作為企業的戰略性優勢資源，可以從制度、人員、技術等幾方面合力構建檔案資源安全保障體系。在制度方面，企業可以設置專門的檔案管理部門，并建立完善的檔案工作責任制，對檔案管理制度和業務規范標準進行科學地制定。并針對檔案內容對其密級進行確定，用以明確檔案資源利用的權限與范圍。在人員方面，企業可以在知識管理導向下合力提高對檔案工作人員的要求，以復合型人才作為基準，要求檔案工作人員在具有必備的專業素質基礎上，還應具有較高的知識產權與法律保護意識和素養。在技術層面，企業可利用區塊鏈技術加強對檔案資源的保護，憑借區塊鏈技術的去中心化、分布式、匿名化、不可隨意更改等特點，有效防范不法企業或個人對檔案資源的違規或違法利用。

三、企業檔案資源體系的風險

1.檔案資源管理制度不健全導致的風險。雖然企業已經認識到檔案工作的重要性，并為檔案資源管理提供了技術和設施的必要支持，顯著提高檔案資源管理的效率。但檔案資源管理制度卻并沒有根據這些技術和設施的應用而及時作出變化。企業檔案資源管理實踐中常見的現象是，受傳統管理制度的影響導致所實施的現代化檔案資源管理手段僅能為檔案存儲與管理提供一定的便利條件，但針對檔案安全問題卻缺少詳細的制度規則。例如，采用何種形式對數字檔案資源進行加密存儲等。可見，多數企業檔案資源管理制度并不健全，在檔案資源管理制度中缺少針對信息安全風險的應對舉措，也沒有針對檔案資源管理過程中各個細節可能出現的安全問題進行描述，也缺少明確的責任劃分，致使企業基于知識管理開展檔案資源管理的過程中存在極大的風險，而這種受制度缺失限制的企業檔案資源管理手段，必然會面臨著檔案丟失或被盜用的可能性。

2.檔案資源管理技術漏洞導致的風險。目前，企業檔案資源管理工作采用的都是信息化管理手段，信息技術漏洞則成為造成檔案資源管理風險的關鍵因素之一。例如，信息化管理軟件在運行過程中突發崩潰情況，致使在錄入檔案資源的過程中出現部分檔案資源的丟失情況；還會存在因黑客或網絡病毒的惡意攻擊，致使企業檔案資源受到損壞。企業應對管理技術漏洞造成的檔案資源管理風險進行原因分析。首先，部分企業在實行信息化檔案管理工作的過程中，選擇的信息化管理軟件自身就存有漏洞，軟件開發并不完善，存在程序問題；其次，企業檔案工作人員在調用檔案信息的過程中，因并未嚴格按照檔案存取標準將檔案信息隨機存放在計算機中，從而造成檔案泄露；再其次，因企業自身網絡存在漏洞，導致企業檔案管理系統易受到病毒和黑客的惡意入侵，從而帶來風險。

3.檔案工作人員職業能力不足導致的風險。現階段，企業為便于對檔案資源的集中管理，通常會采用現代化的管理手段，引進信息化的檔案資源管理設備和管理軟件。在這樣的背景下，企業想要實現對檔案資源的有效管理，就必須要求檔案工作人員具有較高的專業技能水平和信息技術水平，包括對檔案的整理、存儲、分析、檢查、保護與利用等方面，但絕不是簡單地在計算機中進行檔案信息的輸入和檢索。信息化檔案資源管理要求檔案工作人員能夠自行處理較為常見的信息文件問題，例如硬盤崩潰、電腦死機、對企業機密文件進行加密、定期整理和檢查檔案文件等。但目前，多數企業檔案工作人員自身的職業能力明顯不足，其管理思想仍局限在傳統的檔案資源管理模式之中，甚至不具備基本性的計算機操作技術，易導致企業檔案資源丟失等風險。

四、企業檔案資源體系風險的防范路徑

1.構建適應檔案文件形成規律的檔案資源管理體制。企業檔案資源的來源主要為企業生產、管理等職能部門的工作實踐。因此，在檔案資源管理過程中應遵循檔案資源的自然形成規律，不僅需要對檔案工作中的各環節具有深刻認識，還需要對各部門在檔案工作中的職責予以明確。為盡量消除檔案資源文件不齊全的風險，保證檔案資源的完整性，理應從制度設置方面確保業務部門的檔案工作職責得到充分發揮。由此，企業可以基于“分管領導—主管部門—檔案部門”的管理體制，設置檔案工作領導小組，以輔助分管領導對各部門的檔案工作進行協調管理，保證檔案部門與業務部門之間能夠各司其職，在協同工作下形成檔案資源管理的合力。需要注意的是，只有當企業的職能部門承擔起檔案資源準確性和完整性的主要責任時，才能實現對檔案資源風險的有效防控。

2.構建適應企業管理流程的檔案業務運行機制。企業檔案資源的來源是確保檔案資源準確性和完整性的關鍵所在，因此有必要從根源入手對檔案資源體系風險加以防范。因此，有必要在企業整體管理流程的基礎上，對檔案業務運行機制進行構建，確保企業各項管理制度，不局限于檔案管理制度、內部所有部門的業務工作流程以及各員工的更為職責都要嚴格依照相關的制度規范對檔案文件材料進行收集與整理，并及時遞交給檔案主管部門。由此，借助這種全流程的檔案業務運行機制在企業內部形成“文件材料只有歸檔才算工作徹底完成”的理念。

3.加強對檔案資源管理工作的有效管控。對于檔案資源體系風險的防范而言，檔案主管部門應協同業務部門對以下四階段的工作進行有效管控。

檔案資源形成階段，基于“文件材料歸檔范圍”的具體要求，對文件材料的歸檔細目進行分部門、分項目的合理編制。特別是針對企業的重大活動、重要工作以及新機構、新領域、新專業的文件材料歸檔工作而言，要及時提供多方面的指導，構建完善的檔案工作制度，加強監督，以確保檔案資源的準確與完整。

檔案資源收集階段，企業在明確各部門均為檔案工作責任主體的基礎上，將工作責任細化、分級落實到各工作崗位之上，針對應歸檔的所有文件，嚴格要求做到應歸盡歸、應收盡收。

檔案資源整理階段，企業檔案主管部門應根據業務流程閉環對所有的文件材料進行整理，并依照檔案分類體系形成關聯性強、層級清楚的檔案資源體系。

檔案資源集成階段，企業可以借助信息化手段，對檔案資源體系的完整性、系統性與準確性進行核查，并針對其中存在的問題要求有關部門或工作人員責令更改。

4.強化檔案資源體系建設過程中的投入保障。在人員投入保障方面，企業應為年齡偏大的檔案工作人員提供信息技術和計算機的職業技能培訓，幫助其掌握基本的信息化檔案管理技能，以提高工作效率。同時，注重對人才的引進，確保構建的檔案資源體系能夠有效推行，并定期組織有關檔案資源管理的新技術、新知識培訓，在增強檔案工作人員安全風險意識的基礎上，強化其操作技能，以維護檔案的安全與穩定。在管理技術投入保障方面，企業應進一步加強對先進信息技術的應用，以提升檔案資源管理的整體信息化水平，例如可以應用訪問控制技術、信息認證技術和人臉識別技術，在檔案資源的查詢和使用過程中提供基礎性的安全保障，或加強對防火墻和信息通道的監控，嚴禁互聯網中其他的無關信息流入企業檔案信息傳遞過程之中，以實現對檔案資源風險的有效防范。

（作者單位：北京電子城有限責任公司）