提升縣級檔案館生機和活力的對策探究

摘 要：在新形勢下，如何更好地盤活館藏檔案信息資源，變“死檔案”為“活信息”，發揮縣級檔案館的專業技術人才優勢，使檔案更好地服務政治、經濟、生產、科技、生態文明及人民群眾生活等各領域，提升檔案館的生機和活力，已成為目前縣級檔案館工作的重點。館內各個科室如何在實際工作中發揮職能作用，提高政治站位，找準工作的切入點，開拓創新，積極進取，加強協作，提高單位整體工作效率，努力彰顯縣級檔案館的生機和活力，使其更好地服務于社會和公眾。具體來說，檔案館辦公室推廣文檔一體化工作新辦法；征集管理科發揮窗口作用，利用好館藏檔案資源；編研科立足館藏，深入挖掘資源，多出編研成果；宣傳教育科解放思想，開拓視野，多種形式的開展檔案宣傳；信息中心實時向社會公開現行文件，讓百姓了解黨和國家的有關政策。

關鍵詞：檔案館；辦公室；管理科；業務科；編研科；教育科；信息科

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

圍繞“整合科技創新資源，引領發展戰略性新興產業和未來產業，加快形成新質生產力”這一指示精神，各行各業都在堅定信心，鉚足干勁，狠抓發展，勇毅前行，經濟形勢呈現蓬勃向上的良好趨勢。在這種創新發展的大環境下，檔案館理應緊跟時代步伐，另辟蹊徑，摒棄傳統觀念，做新時代的弄潮兒。

縣級檔案館作為集中管理縣級機關、企事業單位綜合檔案的文化事業機構，擔負著維護黨和國家檔案的完整與安全，提供利用各類檔案為本縣（市）經濟發展、政治活動、生態文明、民生工程及科技創新服務等使命。在新形勢下，如何更好地盤活館藏檔案信息資源，發揮檔案專業人才優勢，以檔案賦能經濟、生產、科技、生態文明以及人民群眾生活等方面，努力提升檔案館的生機和活力，筆者結合工作實際談幾點粗淺的認識。

一、檔案館辦公室在全市文檔一體化工作中應起到標桿作用

在文檔一體化工作中，檔案館辦公室承擔著重要的職責，如制定規范、協調工作等。要確保自身的文檔管理工作達到高標準，包括收發文處理以及文檔材料的收集、整理、保管和利用等方面。還要具備扎實的文檔管理知識與技能，為其他部門提供專業的支持和建議。積極探索應用新技術的方法，推動文檔一體化工作不斷發展和完善。與其他部門保持良好的溝通與協作，共同推進全市文檔一體化工作。通過培訓和經驗分享，幫助其他部門提高文檔管理水平。參與制定并推廣文檔一體化的相關規范和標準，確保全市的文檔管理工作具有一致性和規范性。

通過發揮標桿作用，檔案館辦公室可以引領全市的文檔一體化工作，提高整體的管理水平和工作效率。同時，也有助于促進各部門之間的協作與交流，推動全市文檔工作的協同發展。在日常的文書處理和文件歸檔工作中自覺先行，探索一條文書與檔案工作有機結合的新路子。在平時的文書處理工作中，注意分類設攤，根據文件的形成規律和保管期限，在文件櫥內設好永久、30年或者10年三種文件存儲的檔案盒（夾），每份文件傳閱結束后及時歸入相應的文件盒（夾）中，為下一步的文件歸檔提供便利，避免第二年在文件歸檔時，再次對所有文件分類鑒定，造成重復勞動。這種模式可以有效節省人力、物力和時間，提高辦公室工作效率。此外，還應充分利用一體化辦公平臺，將下發的上級文件分類鑒定，并將需要歸檔的文件材料，通過格式轉化，把Word格式或PDF格式轉化成歸檔用的OFD格式。省去紙質文檔掃描后再歸檔的煩瑣程序，為日后檔案數字化做好前期工作。

二、征集管理科應發揮窗口單位的作用，最大限度地利用好館藏檔案資源

首先，利用各種宣傳媒體，如公眾號和一些公開網站等，將館藏內容、開放目錄以及查檔方式宣傳出去，讓更多的單位及個人了解檔案館的性質和職能，館藏有哪些檔案，線上線下怎樣查閱檔案，從而揭去檔案館頭上那層神秘的面紗。不得不讓人深思的是，現在社會上仍然有很多人認為檔案館就是保管個人檔案的場所，甚至對檔案館的職能也一知半解。因此，很有必要改變這種現狀，讓越來越多的人走進檔案館，了解蘭臺世界。

其次，檔案管理人員應以高度的責任心、熱情周到的服務態度，盡量滿足社會各方面的利用需求，使檔案最大限度地服務于政治活動、經濟發展、民生工程以及科技創新。以銅為鏡，可以正衣冠；以古為鏡，可以知興替。一般涉及機構改革、人事變動、城市建設、編史修志、各類糾紛和重大活動時都要來檔案館查檔，管理人員應想利用者所想，急利用者所急，努力滿足利用者的需求。不管是采用準確檢索還是模糊檢索，盡量將分散的檔案材料提供給查檔者，可以根據利用者提供的線索，拓展思路，不僅利用查檔系統來查，還可以根據當時的歷史背景用模糊檢索方式變換多個主題詞去查閱，如若查詢不到，也可以采用手工檢索，查全引目錄、專題目錄、人名索引等。有些發文底稿手抄件、會議記錄等查檔系統識別不出來的，只能調出檔案來查看，這就需要檔案人員具備不厭其煩、任勞任怨的職業道德，全心全意地為利用者服務。

青州市檔案館在2000年以后陸續接收了20世紀80～90年代比較興盛的20多家國有大中型企業的全部檔案，這些企業隨著改革開放，先后實施了破產、改制、重組，其遺留下來的大量檔案因無處保存而接收進館，在這些檔案中有原企業的文書檔案、設備檔案、基建檔案、科研檔案、會計檔案、工資表以及職工個人檔案等，幾十年下來，其中的個人檔案和工資表等成為企業職工辦理提前退休、病退、繳納社保的唯一依據。近二十年來，青州市檔案館每年都接待利用者約750人次，9000件次，復印檔案資料20000多張，在服務民生方面做出了一定貢獻，受到百姓好評。

最后，加大征集力度，豐富館藏。可以通過印發征集公告，在本縣市地方網站發布征集信息等渠道，廣泛征集各門類、各種載體的檔案資料，如散存于社會的各個歷史時期的檔案資料、革命歷史檔案資料、各種有歷史價值的家譜、書畫作品、日記、照片、畫像以及非物質文化遺產檔案材料、知名人士著作、手稿、名勝古跡或者名優特產檔案資料。

隨著信息時代的發展，電子技術被廣泛應用，檔案信息化建設已經成為管理科工作的重要內容。在縣級檔案館館藏檔案基本完成數字化以后，如何維護電子檔案的安全，如何更好地利用檔案查閱系統為社會服務，也是管理科工作人員需要進一步提升的業務內容。特別應該讓公眾周知的是，現在查閱檔案可以不用來檔案館，只要是經過數字化處理的檔案資料，可以通過網絡平臺查詢，不僅能查閱本地的檔案，甚至還可以查閱地級、省級檔案館向社會開放的有關檔案。

三、業務科要開拓創新，變被動服務為主動出擊

受機構改革的影響，自上而下，檔案館業務科的工作職能做了相應調整。目前，大多數縣級檔案局隸屬于縣（市）委辦公室，人員配備少，檔案專業知識和業務技能欠缺。而檔案館業務科人員因從事檔案業務指導時間較長，專業知識相對豐富，且大多具有多年的實踐經驗。為了配合縣市檔案局的工作，指導科人員不能坐等，要積極為檔案局的業務指導工作出謀劃策，發揮人才優勢，由點到面地開展機關企事業單位的檔案科學化、規范化管理工作。業務指導人員應該走出辦公室，主動到機關企事業單位的檔案室去調研指導，幫助基層文檔人員制定綜合檔案室的分類方案、文件材料歸檔范圍和保管期限表，指導他們及時實行各類文件的收集歸檔，確保應收盡收，應歸盡歸。只有保證基層檔案室歸檔的完整率和準確率，才能為日后檔案館接收進館工作打下堅實的基礎。

對縣直機關、企事業單位的業務指導，可以采取集中指導的方式分系統、分時間，指定專人在檔案館會議室等場所，召集各個系統檔案員集中學習文件歸檔的有關知識，業務指導人員對歸檔工作的講解，邊培訓邊實際操作。根據檔案工作可操作性比較強的特點，指導人員應手把手地教會他們怎樣分類鑒別，怎樣蓋檔號章，怎樣編號，怎樣編制歸檔文件目錄和裝盒上架。也可以采用以干代訓的方式集中時間教會檔案員整理檔案的程序。對鄉鎮、街道檔案室的指導，可以采取上門服務的方式，直接深入鄉鎮街道，蹲點指導，幫助專兼職檔案員完成文件材料歸檔工作。

業務指導人員除了加強紙質檔案的指導外，還應指導各單位完成電子檔案的歸檔，幫他們安裝統一的檔案數字化管理軟件，及時掃描和錄入各類檔案，確保基層檔案室紙質和電子檔案同步整理歸檔，為推廣館室一體化打下堅實基礎。

四、檔案編研科應立足館藏，挖掘資源，多出編研成果

以館藏檔案為基礎，深入了解和研究這些資源，發現其中的價值和潛在信息。通過仔細分析、整理和篩選，從館藏中挖掘出有意義、有價值的信息，為編研工作提供豐富的素材。努力創造更多高質量的編研成果，如編寫史書、撰寫研究報告、制作專題展覽等，以展示和傳播館藏資源的價值。與征集管理科等部門密切合作，獲取更多的資源和信息，為編研工作提供有力支持，并不斷提升自身的專業素養和研究能力，掌握先進的編研方法和技術，提高工作效率和質量。了解社會對檔案信息的需求，根據市場需求和用戶反饋，有針對性地開展編研工作，使成果更具實用性和針對性。此外，還應勇于嘗試新的編研思路和方法，拓展編研領域，豐富成果形式，以更好地滿足社會多元化的需求，充分發揮其在檔案館中的重要作用，為社會提供更多有價值的編研成果。

青州市檔案館這幾年充分利用館藏檔案資源，編輯出版了一系列檔案出版物，為各行各業提供了極大的便利，也提高了檔案館的知名度。例如，《天南地北青州人》（一、二、三、四、五）《青州大事記》《青州五十年詩選》《青州存墨》《青州是個好地方》，還與黨史辦合作編輯出版了《中共青州歷史大事記》等，這些編研成果，對本地政治經濟文化的發展都起到了不可低估的作用。

五、宣傳教育科應解放思想，開闊視野，把檔案宣傳工作做到位

每年利用國際檔案日開展豐富的宣傳活動，選擇一些人員流動性強的場所，如公園、廣場、候車廳、超市門口等，向公眾宣傳新頒布的《中華人民共和國檔案法》和《檔案法實施條例》等法律法規，并將館藏情況制作成圖片或視頻向社會公開，還應充分利用網絡平臺的優勢，在地方網站、公眾號上以圖文并茂的形式宣傳檔案知識，介紹館藏，增強全社會的檔案意識，促使深藏在館內的檔案信息資源更好地發揮作用。例如，某地檔案館將館藏的明清及民國時期的房契地契、軍事文書、買賣契約等展示出來，舉辦“歷史檔案”展覽，幫助人們了解那個時期的社會經濟狀況和土地制度變遷。此外，也可以與其他單位合作，共同策劃和組織一些主題性的檔案展覽，提高檔案的社會影響力。比如可以與組織部、宣傳部、教育局、黨史資料研究中心合作，聯合舉辦紅色檔案、愛國主義教育展覽，讓公眾更好地銘記歷史，珍惜當下。

在教育培訓方面可以采取多種形式培養專兼職檔案員。受經費、場地等條件限制，可以舉辦小規模的培訓班，也可以采取以干代訓的形式讓檔案員掌握基本實踐技能，借助各機關、企事業單位、鄉鎮內部的專業講堂、支書講堂等平臺，講授檔案知識，讓全社會都了解檔案。

六、信息中心應適時向社會公開本縣市不在保密范圍內的現行文件，讓百姓了解黨和國家的有關政策

據筆者了解，有些下崗職工或個體經營者因為消息閉塞，對國家的政策不甚了解，導致自身的利益不能及時得到保障，如低保、醫保、住房、殘疾人以及勞動保障等待遇，他們因為不了解政策而貽誤了辦理各種優惠待遇的時機，給個人造成一定損失，信息中心作為集中保管全市各機關事業單位現行文件的管理基地，在安全保密的前提條件下，為有關單位和個人提供查閱文件的場所和資源，成為社會各階層、各單位了解黨和國家現行政策的一站式服務平臺。可以通過公眾號發布信息中心的職能和現行文件目錄，也可以隨時公布國家實施調整的低保、醫保、養老保險及殘疾人等涉及百姓切身利益的政策。另外，也可以為各單位查閱市委市政府及其他單位的文件提供便利，避免多跑腿，為市委市政府減輕了查檔的負擔。

綜上所述，提高縣級檔案館的生機與活力，需要辦公室、征集管理科、業務指導科、檔案編研科、宣傳教育科以及信息中心等科室密切配合，共同營造一個良好的工作氛圍。各科室之間應定期溝通交流，分享工作進展、問題和經驗。可以通過會議、郵件、即時通信等方式展開溝通。根據檔案館的發展目標，各科室共同制訂詳細的工作計劃，明確責任分工和時間節點，確保各項工作有序推進。在具體工作中，各科室應相互支持、協作。例如，辦公室可以協助業務指導科開展培訓工作，宣傳教育科可以與信息中心共同開發線上宣傳資料等。檔案館應采取“走出去，請進來”的方式，組織跨單位的聯合項目，如與有關單位聯合，共同舉辦展覽、開展課題研究等，增進各單位之間的了解與合作。還應對配合默契、工作出色的科室和個人給予適當的激勵和表彰，激發大家的積極性。定期組織各科室人員參加相關培訓和學習活動，提升專業技能和綜合素質，更好地適應工作需求。各科室應共同關注用戶需求，收集反饋意見，及時調整工作策略和服務內容，提高檔案館的滿意度。鼓勵各科室在工作中勇于創新，嘗試新技術、新方法，為檔案館的發展注入新活力。通過以上措施，各科室可以密切配合，形成工作合力，共同提高縣級檔案館的生機與活力，使其更好地服務于社會和公眾。

參考文獻：

[1]《中華人民共和國檔案法》第一條，第十條，第二十七條.

[2]《中華人民共和國檔案法實施條例》第二十條，第二十一條.

[3]耿慶超.如何推動縣級檔案工作向縱深發展[J].山東檔案，2022（4）：74-75.

作者單位：1.山東省青州市檔案館；2.山東省濰坊市檔案館" " " ""作者簡介：范莉（1967—），女，漢族，山東青州人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理；李君（1970—），女，漢族，山東安丘人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。