公立醫(yī)院電子會計檔案管理系統(tǒng)應用探索

摘要：2024年是實現(xiàn)“十四五”規(guī)劃目標任務的關鍵一年，為適應現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的要求，推進高質量精細化管理，提高財務、審計、紀檢、內部控制等方面的工作效率，公立醫(yī)院須要依據(jù)會計檔案管理的現(xiàn)行政策，借助信息化管理技術優(yōu)化會計檔案管理，嘗試建立電子會計檔案的智能化應用系統(tǒng)，節(jié)約紙質檔案打印、傳遞、整理和存儲的成本，從源頭優(yōu)化會計檔案管理相關工作，為電子會計檔案管理在無紙化、智能化和價值化方向發(fā)展提供支撐。

關鍵詞：公立醫(yī)院；電子會計檔案；智能化管理

中圖分類號：R197.322 "文獻標志碼：A

0 引言

隨著醫(yī)療改革進入深水區(qū)，公立醫(yī)院發(fā)展也在向科學化、精細化發(fā)展模式轉變。數(shù)字化時代背景下信息技術高速發(fā)展，對公立醫(yī)院財務管理工作以及信息化建設也提出了更高的要求。會計檔案是財務工作的重要物質載體。近年來，隨著各項政策的出臺，這些政策不僅為公立醫(yī)院在會計檔案管理方面提供了更加明確的指導，還進一步推動了公立醫(yī)院在會計檔案管理方面的數(shù)字化和信息化進程，使得公立醫(yī)院在會計檔案管理方面能夠更加高效、規(guī)范地進行操作，從而更好地提升日常運營管理水平。

1 研究背景與意義

大數(shù)據(jù)的發(fā)展，給各項工作帶來革命性的變革，醫(yī)院財務管理也邁入數(shù)智化時代。《“十四五”數(shù)字經濟發(fā)展規(guī)劃》指出，數(shù)字經濟是以數(shù)據(jù)資源為關鍵要素，以現(xiàn)代信息網(wǎng)絡為主要載體，以信息通信技術融合應用、全要素數(shù)字化轉型為重要推動力，促進公平與效率更加統(tǒng)一的新經濟形態(tài)［1］。會計檔案是一個單位重要的運營管理資源與數(shù)據(jù)資源，隨著政策制度的積極引領，如《關于組織開展電子發(fā)票及電子會計檔案綜合試點工作的通知》《會計檔案管理辦法》《關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》《會計信息化工作規(guī)范》及《會計軟件基本功能和服務規(guī)范》等多項宏觀政策的出臺，為會計檔案管理之路的數(shù)字化轉型打下了堅實的基礎。借助計算機語言與信息管理技術，電子會計檔案系統(tǒng)可以對單位的會計檔案進行系統(tǒng)、規(guī)范、全面和自動化的管理和處理，使醫(yī)院的財務信息更加透明化，便于實時監(jiān)控和分析，從而確保財務數(shù)據(jù)的準確性和可靠性，滿足醫(yī)院高質量發(fā)展的迫切需求。與此同時，通過電子化管理，醫(yī)院還可以更好地應對各種審計和監(jiān)管的要求。因此，開展公立醫(yī)院的電子會計檔案應用實踐與探索研究，對促進公立醫(yī)院財務與運營管理的提質增效以及整個檔案行業(yè)的變革均具有十分顯著的意義。

2 公立醫(yī)院電子會計檔案管理現(xiàn)狀

2.1 缺乏完善的制度

對于醫(yī)院檔案管理而言，管理制度是否健全、是否完善，是影響檔案管理各項工作效率與質量的直接因素。雖然目前已有《會計檔案管理辦法》等法律法規(guī)對電子會計檔案的管理進行指導，但這些政策往往較為籠統(tǒng)與寬泛，缺乏具體的實施細則。醫(yī)院內部檔案管理部門以及財務部門都沒有制定適合醫(yī)院電子會計檔案管理的相關規(guī)章制度。因此，在日常管理工作中，會計檔案管理人員往往無章可循。檔案的收集缺乏固定的流程指引。整理和歸檔工作也缺乏具體的適用范圍及具體要求。整體工作缺乏有效的管理體系與管理機制，在很大程度上降低了醫(yī)院內部會計檔案管理的質量和工作效率，使醫(yī)院檔案管理發(fā)展停滯。

2.2 缺乏專業(yè)的人員

公立醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展依賴于人才的推動。在醫(yī)院的檔案管理工作中，檔案管理人員的能力及素質是保證各項檔案工作順利進行的重要基礎。當前，多數(shù)公立醫(yī)院會計檔案管理人員的學歷、職稱、專業(yè)能力等普遍達不到相關的標準。會計檔案從業(yè)領域并沒有嚴格的專業(yè)準入門檻，致使許多從業(yè)人員在專業(yè)的檔案知識儲備方面明顯不足且缺少系統(tǒng)的專業(yè)培訓，這種情況直接導致會計檔案管理人員的綜合素質整體偏低，不能迅速適應會計檔案管理的信息化發(fā)展，無法發(fā)揮信息化在醫(yī)院會計檔案管理中的作用。由于專業(yè)化會計檔案管理人才的匱乏，會計檔案管理的智能化水平自然也會存在局限性，影響到醫(yī)院整體檔案管理的發(fā)展。

2.3 缺乏配套建設資金的支持

疫情帶給醫(yī)院的影響具有延緩性。現(xiàn)階段，公立醫(yī)院均努力從疫情的影響中走出來。大部分醫(yī)院的工作重心放在提高醫(yī)療技術水平、提升醫(yī)療服務能力、提升患者就醫(yī)體驗、提升醫(yī)院運營效率等方面。在醫(yī)院的運營管理體系中，檔案管理工作因為無法直接為醫(yī)院創(chuàng)造經濟收益，故而未獲得充分的重視。檔案管理部門面臨著資金短缺的困境，缺乏配套的資金支持［2］，自然在基礎設施建設、團隊人員建設、智能化開發(fā)等方面滿足不了要素供給，影響了電子化檔案管理的發(fā)展進度。

2.4 缺乏軟硬件的支撐

檔案是公立醫(yī)院信息資源的整合，在日常的管理工作中起到很大的作用，具有重復利用、歷史借鑒以及促進創(chuàng)新的重要價值。現(xiàn)階段，各級公立醫(yī)院信息化發(fā)展水平參差不齊，部分公立醫(yī)院已經開始嘗試搭建電子會計檔案管理系統(tǒng)，但絕大多數(shù)公立醫(yī)院會計檔案的信息化水平不高，仍然采用傳統(tǒng)手工方式管理會計檔案。另一方面，電子會計檔案管理系統(tǒng)的集成要求較高，多個系統(tǒng)間數(shù)據(jù)必須交互利用，形成標準的電子會計檔案業(yè)務流程，需要配套的硬件支持，大部分信息化發(fā)展程度不夠的公立醫(yī)院短期內難以達到這樣的管理水平［3］。

3 應用研究內容

3.1 系統(tǒng)功能與需求

電子會計檔案管理是傳統(tǒng)紙介質向電子化檔案的轉變，契合了信息時代財務智能化發(fā)展的趨勢。為滿足公立醫(yī)院對電子會計檔案管理的各項需求，電子會計檔案管理系統(tǒng)應當具備全流程管理的功能，能夠處理會計檔案的采集、分類、歸檔、借閱、處置、分析等各個環(huán)節(jié)，還應確保整個流程的高效和順暢。具體需求包括以下幾方面。

3.2 系統(tǒng)架構設計

公立醫(yī)院在構建電子會計檔案管理系統(tǒng)時，應深度考量實際運營管理過程中的切實需求，緊跟時代發(fā)展趨勢，圍繞國家政策要求以及實際管理需求進行設計與打造，提升管理效率，重塑管理流程。在會計資料的接收、傳遞、存儲和利用等階段，進行全流程無紙化的智能管理，通過信息化、規(guī)范化的手段，開展完備的會計檔案利用，實現(xiàn)檔案全生命周期管理［4］。以會計檔案存儲為例，公立醫(yī)院在歸檔時，應根據(jù)會計檔案的類別進行分層分類存儲，實現(xiàn)精細化管理與高效檢索利用的有機結合，如圖1所示。

3.3 業(yè)務流程優(yōu)化

公立醫(yī)院在依據(jù)國家檔案管理標準業(yè)務流程分析電子會計檔案管理系統(tǒng)如何與公立醫(yī)院的現(xiàn)有業(yè)

務流程相融合時，應精準定位二者的契合點與改進方向，以達成業(yè)務流程的優(yōu)化和再造［5］。例如：通過系統(tǒng)集成實現(xiàn)會計檔案的自動生成、在線審核和審批等功能，減少人工干預和紙質流轉環(huán)節(jié)。具體流程如下。

3.3.1 檔案接收

按照檔案類型將相關聯(lián)的業(yè)務數(shù)據(jù)（如報銷單據(jù)、發(fā)票、附件、審批流程記錄等）歸檔為格式文件，支持批量導入或接口接收。

3.3.2 檔案整理

按照歸檔相關標準進行分類整理，采用流程化的方式進行事項管理，對檔案進行組卷、拆卷、案卷調整等相關操作，支持案卷級和文件級的整理方式。

3.3.3 檔案管理

一是鑒定電子檔案元數(shù)據(jù)信息，完成四性檢測（真實性、可靠性、完整性和可用性）；二是增加檔案期限提醒，根據(jù)錄入的檔案保管期限自動鑒別檔案的保存價值，提醒已達保存期限的檔案進行后一步處理；三是檔案移交實時監(jiān)控，按照國家檔案移交、保管的要求，實現(xiàn)電子會計檔案系統(tǒng)與財務系統(tǒng)相關系統(tǒng)對接，進行詳細記錄與實時監(jiān)控，以便及時發(fā)現(xiàn)并解決可能出現(xiàn)的問題，從而保障檔案移交工作的高效、有序進行；四是規(guī)范檔案銷毀，按照檔案銷毀流程，記錄鑒定銷毀審批單的信息和審批意見，記錄銷毀檔案的核心條目字段，以便在日后進行檔案追溯或審計查詢時有據(jù)可依；五是支持檔案智能化檢索，支持全文關鍵字檢索和條件檢索，對已歸檔的檔案信息，通過多維度查詢條件提高檔案檢索的效率，使得檔案資源能夠得到充分有效的利用；六是完善檔案借閱流程，從借閱申請的發(fā)起、審核到檔案的發(fā)放與歸還，均實現(xiàn)信息化管理，記錄借閱相關信息并通過設置借閱權限等內容保護檔案系統(tǒng)相關數(shù)據(jù)，同時利用檔案的借閱管理功能，提高檔案管理人員的效率，使檔案借閱管理工作更加有序、高效、智能。

3.4 安全管理策略

在電子會計檔案管理領域，制定一套行之有效的安全管理策略對于保障公立醫(yī)院檔案的安全性與完整性至關重要，具體包括加強系統(tǒng)訪問控制、數(shù)據(jù)加密、定期備份和恢復等方面的措施。以電子憑證來說，其管理核心在于確保數(shù)據(jù)的真實性、完整性、可用性和安全性，以滿足公立醫(yī)院在會計檔案管理方面的嚴格要求。為了確保電子會計檔案管理系統(tǒng)的安全性和可靠性，公立醫(yī)院必須構建一系列嚴格的安全機制。這些機制包括但不限于用戶身份認證、數(shù)據(jù)加密措施和系統(tǒng)權限控制。用戶身份認證是充分保證只有被授權的用戶才能訪問系統(tǒng)，通常要管理員在系統(tǒng)進行權限設置，維護訪問用戶門戶的安全性；數(shù)據(jù)加密措施則是指在數(shù)據(jù)傳輸和存儲的過程中對相關內容進行加密處理，以防止未經授權的訪問和數(shù)據(jù)泄露；系統(tǒng)權限控制則是確保每個用戶只能訪問其被授權的內容，從而防止數(shù)據(jù)被誤操作或者惡意篡改。

在完善檔案安全管理的同時，定期備份和恢復措施同樣不可或缺，公立醫(yī)院應制定科學合理的備份計劃，根據(jù)數(shù)據(jù)的重要性與更新頻率，設定定期備份數(shù)據(jù)的規(guī)則，將備份存儲在較為安全的位置，防止在發(fā)生突發(fā)性事件時能夠應急處置并快速地恢復數(shù)據(jù)。系統(tǒng)還應具備記錄詳細日志文件的功能，以便在發(fā)生安全事件時，這些詳盡的日志信息能夠為追蹤事件源頭、查明事件經過以及確定責任歸屬提供強有力的依據(jù)，確保檔案的長期可追溯性。通過這些綜合性的安全管理策略，電子會計檔案管理系統(tǒng)能夠有效地保護數(shù)據(jù)的完整性和保密性，為公立醫(yī)院的多方面工作提供堅實可靠的檔案信息支撐，有力推動公立醫(yī)院在數(shù)字化時代的穩(wěn)健發(fā)展與高效運營。

4 存在問題

盡管電子會計檔案管理系統(tǒng)具有成本低、效率高、智能化等優(yōu)點，但公立醫(yī)院在實際應用中仍會面臨諸多問題［6］，這些問題主要集中在以下3個方面。

4.1 系統(tǒng)建設不規(guī)范

部分公立醫(yī)院在建設電子會計檔案管理系統(tǒng)時缺乏統(tǒng)一的行業(yè)標準和規(guī)范，導致系統(tǒng)之間難以實現(xiàn)互聯(lián)互通和數(shù)據(jù)共享，易導致檔案數(shù)據(jù)收集不齊全，影響了檔案的完整性和利用價值。同時，許多醫(yī)院對電子會計檔案的管理制度和歸檔流程缺乏明確的流程，易導致在實際操作過程中出現(xiàn)無效管理，不僅降低管理效率，還會影響管理質量。

4.2 數(shù)據(jù)安全風險

在公立醫(yī)院的會計檔案管理工作中，電子會計檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全性和隱私保護是首要問題。一方面，鑒于其日常工作開展須要依賴計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡設備電子化管理，這種較強的技術依賴性已成為一個不可忽視的問題，一旦計算機系統(tǒng)或者網(wǎng)絡設備出現(xiàn)故障，易對電子會計檔案系統(tǒng)的正常使用造成嚴重影響。例如：存儲介質出現(xiàn)外部毀損或者其他環(huán)境因素干擾等問題，可能導致檔案安全性無法保證，進而導致儲存的會計檔案面臨毀損滅失的風險。另一方面，在現(xiàn)如今的互聯(lián)網(wǎng)大環(huán)境中，檔案信息的的真實與完整是首先要考慮的問題，若系統(tǒng)安全性不夠嚴密，極有可能被不法分子利用非法手段入侵，使得檔案信息與數(shù)據(jù)的完整性、真實性受到挑戰(zhàn)。

4.3 人員專業(yè)性不夠

行業(yè)發(fā)展日新月異，醫(yī)院內部運營管理也日益復雜，電子會計檔案管理工作面臨著諸多新的挑戰(zhàn)與要求。為適應行業(yè)發(fā)展要求和醫(yī)院內部運營發(fā)展需要，電子會計檔案管理人員不僅須要具備檔案專業(yè)管理知識和技能，還須要了解財務及審計管理、計算機操作、網(wǎng)絡安全管理等多項內容。目前，許多醫(yī)院從事會計檔案管理人員的專業(yè)文化水平、互聯(lián)網(wǎng)知識積累等職業(yè)技能普遍較低，缺乏必要的專業(yè)知識以及有針對性的技能培訓，難以滿足現(xiàn)階段電子會計檔案管理迅猛發(fā)展的需要。部分人員甚至無法熟練操作計算機系統(tǒng)，會影響電子會計檔案管理系統(tǒng)的應用效果，進而阻礙醫(yī)院整體檔案管理工作的信息化進程和質量提升。

5 結語

在數(shù)智化賦能管理的時代，公立醫(yī)院電子會計檔案管理系統(tǒng)的應用研究是一個持續(xù)發(fā)展的過程。隨著信息化技術的不斷進步和應用實踐的深入探索，電子會計檔案管理系統(tǒng)將在公立醫(yī)院財務管理中發(fā)揮越來越重要的作用。探討這一領域的發(fā)展方向，不僅要考慮大數(shù)據(jù)技術層面的創(chuàng)新，還要深入挖掘管理層面的優(yōu)勢與潛力，從而推動醫(yī)院財務管理實現(xiàn)數(shù)智化轉型。

一是要建立功能完善的系統(tǒng)，保證各項配套軟硬件的落實，建立健全電子會計檔案管理制度和標準；二是要強化電子會計檔案的控制端口前移及各環(huán)節(jié)全過程管理，確保進入系統(tǒng)的原始數(shù)據(jù)真實可靠；三是要建立電子會計檔案系統(tǒng)的風險評估與風險防范機制，采用預警與防范相結合，既預防不安全事件發(fā)生，又能保證危機事件出現(xiàn)時得到快速有效解決；四是要加強專業(yè)技術培訓，使得會計檔案從業(yè)人員適應發(fā)展要求，進而提高電子會計檔案的管理質量和利用效率。總之，未來，隨著技術的不斷進步和應用的不斷深化，公立醫(yī)院電子會計檔案管理系統(tǒng)將緊密圍繞人工智能技術的應用和數(shù)據(jù)資產的價值挖掘，在財務管理中發(fā)揮更加重要的作用。醫(yī)院將能夠實現(xiàn)智慧財務的轉型，降本增效、提質賦能、實現(xiàn)高質量發(fā)展，為患者提供更優(yōu)質的醫(yī)療服務。

參考文獻

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［2］邱夢夢，常碩，羅雨晗.新時代數(shù)字檔案信息服務的問題及優(yōu)化策略研究［J］.江蘇科技信息，2024（11）：85-88.

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［6］蔣韜，邱志鵬.電子會計檔案管理的難點及對策研究［J］.蘭臺世界，2020（3）：77-79.

（編輯 "王永超）

Exploration of the application of electronic accounting file management system in public hospitals

ZHANG" Xuan

（Jiangsu Province Hospital， Nanjing 210029， China）

Abstract： 2024 is a crucial year for achieving the goals and tasks of the 14th Five-Year Plan. In order to meet the requirements of the modern hospital management system， promote high-quality and refined management， and improve the work efficiency of finance， auditing， discipline inspection， internal control， etc.， public hospitals need to optimize the management of accounting files with the help of information management technology according to the current policy of accounting file management， try to establish an intelligent application system for electronic accounting files， save the cost of printing， transmitting， sorting and storing paper files， and optimize the related work of accounting file management from the source， so as to provide electronic accounting file management in paperless， and provide support for the development of intelligence and value.

Key words： public hospitals; electronic accounting files; intelligent management