建筑企業ERP系統內部控制問題及解決措施

當前，建筑行業的發展呈現出復雜多變的態勢，既有挑戰也有機遇。隨著城鎮化率的提高和基礎設施建設的推進，我國建筑市場規模持續擴大，為行業提供了一定發展空間。但同時，企業競爭也愈發激烈，企業只有不斷優化自身的內部管理模式，才能提升綜合實力，更好地面對外部競爭。山西安裝集團股份有限公司（以下簡稱：山西安裝）利用信息技術將ERP系統與內部控制相融合，對于提高管理效率、優化資源配置、加強成本控制、促進信息化轉型、提升市場競爭力以及加強供應鏈協同等方面都具有重要的作用，但實施過程也存在一些問題，筆者就問題提出相應的解決方法。

一、ERP系統在建筑行業的影響力分析

1.ERP系統能夠提升建筑企業管理效率。ERP系統能夠使得不同部門之間的數據交流更加順暢，促進了跨部門之間的協作與溝通。項目經理、財務、采購、人力資源等部門可以共享實時數據，減少了信息傳遞的延遲和誤解。通過圖形化界面，ERP系統提供直觀的數據展示，幫助管理者快速理解復雜數據背后的業務狀況，從而更快速地做出決策。自動化處理減少了因人為疏忽導致的錯誤，提高了數據的準確性和可靠性。ERP系統促使企業業務流程標準化，使得員工操作更加規范，減少了操作上的隨意性。ERP系統通過集成建筑企業的各個業務環節，實現了信息的集中管理和共享。這打破了傳統管理模式中的信息孤島現象，使得項目管理者能夠實時掌握項目的整體進度、財務狀況、人力資源配置等關鍵信息，從而做出更加準確和及時的決策。ERP系統能夠自動化處理大量的日常業務，財務核算、采購訂單處理、庫存管理等，大大減少了人工操作的工作量，提高了工作效率。同時，自動化流程也減少了人為錯誤的發生，提高了數據的準確性和一致性。

2.ERP系統能夠優化建筑企業資源配置。ERP系統能夠幫助建筑企業更好地管理多個在建項目，包括項目計劃、進度控制、成本預算等。通過實時跟蹤項目狀態和資源使用情況，系統可以自動調度和優化資源分配，確保每個項目都能按時、按質、按預算完成。例如，系統可以根據項目需求自動匹配合適的施工隊伍、材料和設備，減少資源浪費和閑置。ERP系統能夠實時監控企業的各項資源，包括人力、物力、財力等，并根據項目的實際需求進行智能化的調配。這有助于企業更好地利用現有資源，避免資源的浪費和閑置。通過ERP系統，建筑企業可以實現對項目成本的實時監控和精細化管理。系統能夠自動記錄和處理各項成本數據，生成準確的成本分析報告，幫助管理者及時發現成本超支的問題并采取相應的措施進行調整。ERP系統能夠深入到每個業務環節進行成本控制，幫助企業識別并消除浪費，提高整體盈利水平。

3.ERP系統能夠增強建筑企業市場競爭力及數字化轉型。ERP系統提供了豐富的數據支持和決策分析工具，使得企業管理層能夠基于準確的數據做出更加科學的決策。這有助于企業更好地應對市場變化和挑戰，抓住發展機遇。通過ERP系統，建筑企業可以實現對項目進度的實時監控和質量管理。這有助于企業及時發現并解決潛在的質量問題，確保項目按時按質完成，從而提升客戶滿意度和企業的市場聲譽。ERP系統的應用是建筑企業數字化轉型的重要一步。通過引入ERP系統，企業可以逐步實現業務流程的信息化、自動化和智能化，提高企業的整體運營效率和管理水平。ERP系統的實施和應用需要企業培養一批具備數字化技能和素養的人才。這有助于企業建立一支高素質、專業化的數字化人才隊伍，為企業的長遠發展提供有力的人才保障。

二、ERP系統在建筑行業內部控制問題

1.項目復雜性和數據集成問題。對于大型企業，尤其是跨國公司，其業務規模和復雜性顯著增加了ERP系統實施的難度。管理多個地區、子公司、業務單元和流程的一致性需要詳細的計劃和配置，業務流程的復雜性也可能導致實施變得復雜。如果企業的業務流程高度定制化或涉及多個復雜的環節，那么將這些流程整合到ERP系統中可能需要大量的定制開發和配置工作。ERP系統的實施通常伴隨著組織內部的變革，包括工作流程、角色和責任的重新分配。如果組織文化不支持變革，或者員工對新系統的接受度不高，那么實施過程可能會受到阻礙。

建筑項目通常規模龐大、周期長、涉及多個部門和供應鏈環節，傳統ERP系統難以全面覆蓋和協調這些復雜的業務流程。建筑項目不僅規模龐大、周期長，還涉及多個專業領域的協同工作，結構設計、電氣安裝、給排水系統等，每個領域都有其獨特的數據需求和管理流程。建筑項目涉及大量的設備數據、物料數據和工程進度數據，ERP系統的數據集成和分析能力不足，影響決策效率。由于項目參與方眾多，且各自可能使用不同的軟件系統和數據格式，導致數據難以在不同系統間自由流動和共享，形成數據孤島。這不僅增加了數據整合的難度，也影響了項目管理的透明度和決策效率。

2.業務流程優化與員工培訓問題。ERP系統實施前，企業往往未對原有業務流程進行充分優化，導致系統上線后難以達到預期效果。在ERP系統實施前期，對業務流程的需求分析可能不夠充分，導致系統設計時未能全面考慮業務流程的復雜性和多樣性。這可能導致系統上線后，部分業務流程無法得到有效支持，需要進行二次開發或調整。

流程設計時，可能過于依賴職能部門的意見，而忽略了跨部門的協作和整體流程的優化。這可能導致流程中存在冗余環節、瓶頸或斷點，影響業務流程的順暢進行。數據是ERP系統運行的基礎，但數據質量往往受到多種因素的影響，如錄入錯誤、數據丟失、數據不一致等。這些問題可能導致系統輸出的結果不準確，影響業務流程的決策和執行。

許多企業在ERP系統員工培訓時，往往采用傳統的課堂講授方式，員工對ERP系統的接受度不高，且缺乏系統的培訓，導致系統使用效率低下。在ERP系統實施過程中，建筑企業常常面臨業務流程優化不足以及員工對系統接受度低、培訓不足的問題。這可能導致ERP系統無法充分發揮其效能，甚至成為企業管理的負擔。片面采用分部門培訓法，導致員工對ERP系統的整體架構和功能缺乏全面了解。這種局部的培訓方式可能使員工在跨部門協作時出現問題，影響業務流程的順暢進行。部分員工可能對新的技術和變革持懷疑態度，擔心自己無法適應新的工作方式。這種抵觸情緒可能導致員工在培訓過程中不積極、不配合，影響培訓效果。

3.系統擴展性與技術支持問題。ERP系統的擴展性是指系統在滿足基本需求的前提下，能夠靈活地添加新功能或模塊，以適應企業發展的需要。這種擴展性包括硬件擴展性和軟件擴展性兩個方面，硬件擴展性主要指系統的硬件資源是否能夠根據需求進行適當擴展，如增加服務器數量、擴大存儲容量等。對于大規模企業和數據量龐大的企業來說，硬件擴展性是確保系統持續穩定運行的關鍵。企業可以通過增加服務器的數量和性能、擴大存儲設備容量、優化網絡架構、提升帶寬等方式來改善系統的硬件擴展性。軟件擴展性主要指系統在功能上的擴展能力，即能否靈活地添加新模塊或功能，以滿足企業日益增長的管理需求。系統由多個獨立的模塊組成，每個模塊負責不同的業務功能，模塊之間可以相互獨立運作。

這樣當企業需要新增或修改某個業務流程時，只需對相應的模塊進行調整和擴展，而不會影響到整個系統的穩定性和性能。系統提供標準化的接口和API，使得企業可以方便地和其他系統進行集成，實現數據的共享和流通。系統具備一定的可配置性，使得企業可以通過簡單的配置來滿足不同的需求。通過配置，企業可以調整系統的行為和界面，以適應自己的業務模式和偏好。系統提供一定的定制化能力，使得企業可以根據自身的特殊需求進行定制開發。

這樣企業可以快速響應市場變化和制定獨特的業務策略，提升競爭力。隨著企業規模的擴大和業務的發展，ERP系統需要具備良好的擴展性以支持新的業務需求。ERP系統的穩定運行和持續優化離不開供應商的技術支持和服務。ERP系統需要具備高度的擴展性，以支持企業未來的發展和新業務需求。同時，ERP系統的穩定運行和持續優化離不開供應商的技術支持和服務。然而，部分企業在實施ERP系統時，可能會遇到系統擴展性不足或技術支持不到位的問題。

三、ERP系統在建筑行業內部控制解決措施

1.加強數據標準化和接口建設。①選擇高度定制化和集成能力強的ERP軟件。企業應選擇集成能力強的軟件，如好業財軟件，它提供模塊化的解決方案，能夠覆蓋從項目策劃、招投標到施工、驗收的全過程管理，確保每個環節都能得到精細化控制。同時，該軟件具備強大的數據整合能力，能夠對接各類設備、物料和進度數據，提供實時數據分析和報表，幫助企業快速做出決策。通過制定統一的數據標準和接口規范，確保不同系統間的數據能夠順暢流通和集成，減少數據孤島現象。

②利用云計算的彈性擴展能力和大數據的處理能力。構建統一的數據平臺，實現項目數據的集中存儲和統一管理。通過數據平臺，可以打破數據孤島，實現數據的實時共享和協同編輯，提高數據的一致性和準確性。BIM技術為建筑項目提供了一個三維的數字化模型，能夠集成建筑項目的所有信息，包括設計、施工、運維等各個階段的數據。將BIM與ERP系統集成，可以實現項目數據的無縫對接和實時更新，提高項目管理的精細化和智能化水平。

③實施過程中，建立跨部門協作機制，明確各部門的職責和協作流程。通過定期召開項目協調會議、使用協作工具等方式，加強部門間的溝通和協作，確保項目信息的及時傳遞和問題的快速解決。針對建筑企業的特殊需求，對ERP系統進行定制化開發。通過定制開發，可以確保系統能夠完全符合企業的業務流程和管理要求，提高系統的適用性和靈活性。同時，定制化開發還可以根據項目的實際情況進行靈活調整和優化，以適應項目復雜性的變化。

2.全面梳理與優化業務流程。①深入進行業務流程優化。在ERP系統實施前，企業應組織跨部門團隊對原有業務流程進行全面梳理和優化，確保系統能夠貼合企業實際需求。通過系統的培訓計劃和引導措施，提高員工對ERP系統的認識和接受度。培訓內容應包括系統操作、業務流程、管理思想等多個方面，確保員工能夠熟練掌握系統并應用于實際工作中。

②加強員工培訓與引導。在ERP系統實施前，企業應組織跨部門團隊，對現有的業務流程進行全面梳理和評估。識別并去除冗余、低效的環節，優化關鍵業務流程，確保其與ERP系統的功能相匹配。制定詳細的業務流程優化方案，并在實施過程中進行持續監控和調整。制定系統的培訓計劃，涵蓋ERP系統的基本操作、業務流程、管理思想等多個方面。采用多種培訓方式，如線上課程、實操演練等，提高員工的參與度和學習效果。設立專門的培訓團隊或聘請外部專家，為員工提供專業的指導和支持。鼓勵員工提出問題和建議，及時解決他們在使用ERP系統過程中遇到的困難疑惑。將ERP系統的使用情況納入員工的績效考核體系，激勵員工積極學習和使用系統。對在ERP應用表現突出的員工給予表彰和獎勵。

③定期對員工的ERP系統使用情況進行評估，根據評估結果進行相應的培訓和指導。管理層應充分認識到ERP系統對企業管理的重要性，并積極參與系統的實施和推廣工作。通過管理層的示范和推動，提高員工對ERP系統的認識和接受度。設立專門的ERP項目管理團隊，負責系統的整體規劃、實施、維護和優化工作。ERP系統的實施是一個持續的過程，企業應定期評估系統的運行效果，并根據業務需求和技術發展進行持續優化和改進。鼓勵員工提出改進建議，積極采納并應用于系統優化中。與ERP系統供應商保持密切溝通，及時了解新產品的功能和升級信息，以便更好地滿足企業的管理需求。

3.制定長期的技術支持和服務計劃。①選擇可擴展性強的ERP系統。在選擇ERP系統時，企業應關注系統的可擴展性和集成能力，確保系統能夠隨著企業業務的發展而不斷升級和擴展。在選擇ERP系統時，建筑企業應充分考慮系統的可擴展性。優先選擇那些模塊化設計、易于升級和擴展的系統，以便在未來能夠輕松應對新的業務需求。了解系統的API接口和集成能力，確保系統能夠與其他軟件系統和硬件設備進行無縫集成，提高整體系統的靈活性和擴展性。

②制定長期的技術支持和服務計劃。在與ERP系統供應商簽訂合同時，明確技術支持和服務的具體內容和期限。確保在系統實施、運行和升級過程中，能夠獲得及時、專業的技術支持。建筑企業可以建立自己的內部技術支持團隊，負責ERP系統的日常維護、故障排除和性能優化工作。通過內部團隊的建設，提高企業對系統的掌控能力和自主解決問題的能力。鼓勵內部團隊與供應商的技術支持團隊保持密切溝通，共同解決復雜的技術問題。與供應商建立長期穩定的合作關系，共同推動系統的持續優化和升級。定期召開技術交流會，分享行業最佳實踐和技術創新成果。在ERP系統擴展和升級過程中，數據安全是一個不容忽視的問題。建筑企業應建立完善的數據安全管理體系，加強數據備份和恢復能力，確保系統數據的安全性和完整性。定期對系統進行安全檢查和漏洞掃描，及時發現并修復潛在的安全隱患。同時，加強員工的安全意識教育，防止因人為因素導致的數據泄露和損壞。

③加強與供應商的合作與溝通。企業應與ERP系統供應商建立長期穩定的合作關系，確保在系統使用過程中能夠得到及時的技術支持和服務。同時，雙方應定期溝通業務需求和技術問題，共同推動系統的持續優化和升級。在ERP系統中，企業可以與供應商共享關鍵信息，如庫存數據、銷售預測、訂單狀態等。這種信息透明性有助于供應商更好地理解企業的需求和計劃，從而做出更準確的決策和響應。企業可以根據銷售數據和庫存情況在ERP系統中生成采購訂單，并自動發送給供應商。供應商可以在系統中確認訂單、安排生產和發貨，并實時更新訂單狀態。這有助于縮短訂單處理時間，提高物流效率。除了實時溝通外，企業還可以與供應商定期舉行會議，回顧合作情況，討論未來的合作計劃。這些會議有助于加深雙方的理解和信任，推動合作的深入發展。基于數據分析的結果，企業可以更加科學地制定采購計劃、庫存策略等決策。

四、結語

ERP可以提高公司的總體工作效率，也可以優化公司的內控環境。但是，在目前的情況下，企業的內控制度不健全，ERP與企業的業務融合程度不高，信息安全隱患大，企業缺乏對ERP系統的了解。企業應建立健全內部控制制度，確保制度覆蓋所有關鍵業務流程和環節。定期對內部控制制度進行審查和評估，根據評估結果及時調整和完善制度內容。加強內部控制制度的宣傳和培訓，確保員工了解并遵守制度規定。對此，企業應引起足夠的關注，并對其進行溯源，同時對公司的內控制度進行改進，讓內控制度更好地引導公司的生產經營，最終達到公司的目的。