把任務分成三張清單

經常有讀者問我：您每天要處理這么多的事情，是如何安排自己的時間的？我會把要做的事情分成三張清單：行動清單、問題清單、甜點清單。這樣可以有效地提高時間的利用率。

行動清單，顧名思義，就是我可以立刻去執行的任務。任何一項工作，我都會先把它分解成最小、最直接的步驟，再記錄到清單上。這樣，我就可以立刻去做，不需要再浪費時間去想。

舉個例子，“確定分享會的講稿”這件事，我會把它分解為列出分享會講稿的大綱、確定進入講稿的案例、撰寫分享會講稿初稿、跟對接人員溝通初稿、列出所需幻燈片清單……再把以上任務逐項寫上截止日期，放入行動清單。

不要小看“分解”這一步。實際上，很多時候我們之所以會拖延，就是因為我們在做一件事情的時候，需要付出努力去思考如何做。這就增加了我們的阻力。而這一點點阻力，很可能就是阻礙我們行動的最后一個因素。

問題清單是一切需要在腦海中構思、籌劃，而不是通過行動去解決的任務。

還是拿確定分享會講稿舉例。在這項任務中，我們可以直接執行的是什么？是列大綱、寫初稿、制作幻燈片。而需要思考得出結果的是確定分享的主題、要點等。這些都可以列入問題清單，然后在碎片時間把問題清單拿出來，讓自己做一個短時間的發散性思考。當某項工作告一段落，我感到有些疲憊時，便會站起來讓大腦休息一下。在這個過程中，就可以把問題清單拿出來，讓大腦思考一些別的新鮮的問題，從而為大腦“按摩”，讓大腦始終保持活力，而且還可以有效地利用碎片時間。

第三張清單是甜點清單。它就像餐后甜點一樣，我會在里面放一些非常簡單、無須動腦、沒有時間限制的小事，讓自己可以在狀態不佳的時候，立刻去做。

比如，整理文檔、整理筆記、搜集素材、資料歸檔……它們的共同特征是：瑣碎。雖然不那么重要，但每次你完成它們之后，都可以體驗到微小的成就感和滿足感，從而擺脫低落狀態，重新振作起來，然后你就又可以著手去完成更重要的任務了。由于它們是完全機械、無須動腦的，你的思維會處于一個自由的狀態。在這個狀態下，你可以放任它自由聯想，也許會產生一些有意思的點子。

（藍 莓摘自中信出版集團《打開心智：人生破局的關鍵思維》一書，視覺中國供圖）