數字化檔案的信息安全問題和管理探討

文/吉林省地礦勘察設計研究院 李兆丹；吉林省水文地質調查所 徐秀英；吉林省勘查地球物理研究院 寧寧

數字化檔案的信息安全問題和管理探討

文/吉林省地礦勘察設計研究院 李兆丹；吉林省水文地質調查所 徐秀英；吉林省勘查地球物理研究院 寧寧

在數字時代，檔案管理數字化是檔案管理的顯著標志，檔案管理安全在檔案數字化管理中的重要性也不斷凸顯。文章首先分析了數字化檔案信息安全問題，然后就如何解決這些問題提出了幾點建議，希望能對檔案數字化管理有所裨益。

數字化；檔案；信息安全

數字化檔案是檔案管理與數字化技術的有機結合，所謂數字化檔案即利用數字技術將檔案信息進行數字化處理、歸檔和利用的檔案資料。數字化檔案管理、歸檔和利用要涉及的數字技術有計算機技術、掃描技術、數字攝影技術、多媒體技術等。隨著社會發展和科學技術水平的不斷提高，檔案數字化管理水平也有了質的轉變，但是，安全問題始終是檔案數字化管理必須面對的問題。

一、數字化檔案信息安全問題簡析

（一）計算機硬件故障。計算機是檔案數字化管理的主要載體。雖說如今計算機水平更加高端，計算機系統的安全性也不斷提高，但是，計算機硬件故障問題卻始終存在。常見的計算機硬件故障有計算機板卡焊點虛焊、脫焊，連接導線斷線，元器件損壞等。計算機硬件故障可能涉及的計算機硬件有計算機內存、顯卡、CPU、主板和電源等。一旦計算機硬件出現故障，就有可能導致檔案信息丟失或損害，還有可能給計算機帶來更加嚴重的損害，給使用者帶來較大的不便。這不僅會影響檔案信息的使用效率，還會加重檔案管理人員的工作量和工作壓力。

（二）計算機軟件故障。計算機軟件是檔案信息處理和存儲的必要條件，計算機軟件與數字化檔案管理的關系非常緊密。隨著社會的發展，人們對數字化信息系統的要求也越來越高，這對計算機軟件開發者和檔案信息管理者來說，都是不小的挑戰。常見的計算機軟件問題有軟件的BUG、在低端RAM運行或磁盤空間問題，文件丟失、無法打開等。一旦計算機出現軟件故障，計算機檔案信息處理能力會大大下降，數字化檔案的功效也難以發揮。不過相對于計算機硬件故障來說，計算機軟件故障發生的概率相對較小。

（三）系統問題和病毒入侵。計算機軟硬件在使用中存在很多的不確定性，計算機本身的不確定因素無法保證計算機軟硬件在任何時候都具有兼容性，此外，系統內部產生的垃圾文件，也會造成計算機死機、藍屏或者突然關機，致使數字化管理數據大量丟失。除去人為管理因素外，病毒入侵可以說是最常見的影響計算機正常使用的因素。常見的計算機病毒會借助非法鏈接、垃圾信息、關聯軟件侵入計算機，破壞計算機的保護性能。加上計算機病毒在預防和管理上都具有一定的難度，因此，病毒入侵也是檔案數字化管理中人們最頭疼的問題。

二、數字化檔案信息安全管理策略

（一）完善管理制度。安全管理，制度先行。在數字化檔案的信息安全管理中，我們要綜合考慮各種因素可能給數字化檔案帶來的影響，建立數字化檔案安全審查制度、安全管理制度，并針對檔案管理人員和檔案管理事項建立安全培訓制度、崗位安全考核制度、崗位責任制，提高他們檔案數字化加工、轉換、管理技能，要求他們結合檔案內容、保密級別進行檔案分級管理、加密管理，做好檔案信息防盜竊、防毀壞準備。此外，結合檔案管理具體事項，檔案管理部門還要完善信息檔案安全操作規范、權限規范以及操作監管制度，從技術、使用者、操作等方面提高數字化檔案的安全管理系數，對數字化檔案整理、歸檔、管理、掃描、檢查、存儲、出庫、利用各環節可能出現的問題進行事先估計，提高問題預防和應對能力。

（二）強化計算機安全管理力度。加強計算機安全管理，減少計算機軟硬件故障可能給計算機帶來的破壞，是數字化檔案管理的重點。因此，檔案部門在數字化建設過程中要加大基建投資，盡可能選擇功能良好的計算機軟硬件，盡量購買品牌計算機服務器，并對計算機硬件的兼容性、可擴展性進行嚴格審查，避免計算機在利用、升級時可能出現的軟硬件問題。此外，檔案部門還要加強計算機技術安全管理，定期更新計算機軟件尤其是數字化檔案的存儲軟件，運用先進信息技術提高數字化檔案的安全性。以吉林省勘查地球物理研究院為例，該院檔案部門就在訪問認證、加密操作、防病毒系統上做出了積極努力，從而有效防止了非法信息和計算機病毒對數字化檔案的破壞。

（三）提高管理人員的數字化管理能力。檔案管理人員的專業素質，會直接影響到數字化檔案管理的最終成效。因此，檔案管理單位、部門要努力提高檔案管理人員的專業素質尤其是數字化管理能力。這就要求他們首先從思想上重視檔案管理人員的招聘和培訓工作，嚴把檔案管理人員招聘質量關，引進高素質的專業管理人員，以優化檔案管理隊伍的知識和年齡結構。其次，重視檔案管理隊伍培訓，開展各種形式的計算機多媒體技術、網絡技術、信息處理技術培訓，定期組織檔案管理、檔案保護技術、檔案文獻編撰技能比賽活動，要求檔案管理人員熟練掌握數據庫技術、信息檢索技術，提高責任意識和風險意識，減少工作的隨意性和盲目性。

［1］陳越.數字化檔案的信息安全問題與管理策略［J］.赤子（上中旬），2015（19）：231.

［2］高紅.數字化檔案的信息安全問題與管理策略［J］.黑龍江科技信息，2015（26）：183.

［3］周博姝.數字化檔案的信息安全問題及管理策略［J］.民營科技，2015（09）：95.