淺議新形勢下獨立學(xué)院辦公室工作

余小軍 葛 俊

（江西師范大學(xué) 江西南昌 330027）

獨立學(xué)院是近10年來我國高等教育辦學(xué)體制改革創(chuàng)新的重要成果。它的興辦，為發(fā)展民辦高等教育事業(yè)、促進高等教育大眾化做出了積極貢獻。作為學(xué)院的綜合性職能部門，辦公室工作在學(xué)院內(nèi)部及對外關(guān)系中的地位和作用日益顯現(xiàn)。辦公室在獨立學(xué)院管理中發(fā)揮著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外、聯(lián)系各方、協(xié)調(diào)平衡的紐帶與中樞作用。辦公室工作水平的高低將直接影響到整個學(xué)校的管理工作，并進而影響?yīng)毩W(xué)院整體事業(yè)的健康發(fā)展。新形勢下，獨立學(xué)院辦公室的主要功能不僅僅只是“辦文、辦事、辦會”，而要從傳統(tǒng)的事務(wù)性工作中跳出來，時刻把握時代脈搏，跟上時代發(fā)展潮流，解放思想，開拓思路，與時俱進。獨立學(xué)院辦公室工作要繼承和發(fā)揚優(yōu)良傳統(tǒng)和寶貴經(jīng)驗，更要有創(chuàng)新精神，在實踐中積極探索辦公室工作的新途徑、新方法。

一、獨立學(xué)院辦公室的基本職能

1.協(xié)調(diào)牽頭作用。獨立學(xué)院辦公室是獨立學(xué)院的神經(jīng)中樞，在獨立學(xué)院中處于關(guān)鍵位置，擔(dān)負著處理機關(guān)日常事務(wù)，同時也是綜合協(xié)調(diào)牽頭部門。綜合協(xié)調(diào)是獨立學(xué)院辦公室工作的重要職能之一，它貫穿于學(xué)校的各項管理工作之中。協(xié)調(diào)主要包括政策協(xié)調(diào)、關(guān)系協(xié)調(diào)、工作節(jié)奏協(xié)調(diào)、社會協(xié)調(diào)、人際協(xié)調(diào)、資源協(xié)調(diào)，等等。辦公室與領(lǐng)導(dǎo)接觸相對較多，處于政策信息的前沿，既要把握政策信息的及時傳達，也要把握政策信息的權(quán)威性。對于其他部門而言，辦公室起著領(lǐng)導(dǎo)代言人的作用，也是其他部門意見的反饋者。學(xué)院在運轉(zhuǎn)中，領(lǐng)導(dǎo)的管理風(fēng)格思路各異，各部門所處位置各異，教職工工作特點各異，容易引發(fā)各種矛盾，辦公室要站在全院高度，從中做好協(xié)調(diào)溝通作用，使得學(xué)院工作有統(tǒng)一的方向和目標(biāo)，從而著力提高工作效率和管理水平。

2.服務(wù)窗口作用。獨立學(xué)院辦公室在獨立學(xué)院運轉(zhuǎn)中起著承上啟下的作用，擔(dān)負著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外的責(zé)任。既要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，交辦領(lǐng)導(dǎo)完成的每項任務(wù)，又要為其他部門做好服務(wù)和保障工作，還要為廣大師生員工做好服務(wù)。做好服務(wù)是辦公室工作的出發(fā)點和落腳點。同時，獨立學(xué)院辦公室也承擔(dān)著對外聯(lián)系任務(wù)，代表學(xué)院處理對外事務(wù)，起著上情下達，下情上報，對外聯(lián)絡(luò)的作用。

3.參謀助手作用。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)既是決策者也是指揮者，決策指揮是否得當(dāng)正確，很大程度上取決于是否全面詳細了解學(xué)院的整體情況。隨著獨立學(xué)院改革不斷深入，辦公室要注意收集各類信息，對各類政策、法律、法規(guī)、文件、意見等信息進行梳理，特別是在一些重大問題和事件中，辦公室更應(yīng)該是主要信息的來源。總之，辦公室應(yīng)及時把握學(xué)院發(fā)展和運轉(zhuǎn)的第一手資料，為領(lǐng)導(dǎo)提供全面準(zhǔn)確的信息，供領(lǐng)導(dǎo)參考決策，做到出謀而不決策，參與而不干預(yù)。

4.督辦檢查作用。督辦檢查就是保證學(xué)院各項工作落到實處，保證學(xué)院各項決策的權(quán)威性。就其實質(zhì)來說，它是辦公室落實決策、政策、批示的一項后續(xù)保證手段。辦公室應(yīng)該對學(xué)院的政策決策進行監(jiān)督，檢查落實進展情況，協(xié)調(diào)處理存在的問題，確保政策決策落到實處，確保政令暢通，確保政策決議的權(quán)威性和工作的時效性。同時，要利用這一手段發(fā)現(xiàn)工作中的問題，獲得大量準(zhǔn)確及時的信息，為今后決策提供準(zhǔn)確的事實依據(jù)。

二、當(dāng)前獨立學(xué)院辦公室存在的主要問題

1.辦公室定位不當(dāng)。當(dāng)前部分獨立學(xué)院辦公室職能定位不當(dāng)，部分工作人員自身職責(zé)定位不當(dāng)，過多沿襲傳統(tǒng)的高校辦公室的職能和職責(zé)，缺乏與時俱進的思維，缺乏主動性和創(chuàng)造性。在實際工作中，墨守傳統(tǒng)的工作模式和思維方式，運行機制落后，缺乏創(chuàng)新性的工作機制和辦事規(guī)程。

2.辦公室工作職能過多過繁。由于獨立學(xué)院的辦學(xué)時間普遍不長，學(xué)院機構(gòu)不全，加上獨立學(xué)院按照民辦機制運轉(zhuǎn)，大多數(shù)獨立學(xué)院辦公室職能過多過繁，承擔(dān)了承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外、聯(lián)系各方、協(xié)調(diào)平衡的工作，導(dǎo)致工作涉及面廣，工作內(nèi)容繁雜，工作責(zé)任大。另外，由于獨立學(xué)院的運行機制屬于高效精干型，人員較少，導(dǎo)致任務(wù)十分繁重。

3.辦公室工作人員素質(zhì)和技能不高。獨立學(xué)院辦公室工作人員多根據(jù)工作需要從其他科室選調(diào)，多屬于“半路出家”，缺乏專業(yè)培訓(xùn)，缺乏專業(yè)技能，缺乏工作經(jīng)歷，缺乏綜合性復(fù)合性行政工作能力，缺乏政治意識、大局意識、法制意識、質(zhì)量意識、效率意識、保密意識和服務(wù)意識。加上辦公室工作責(zé)任大任務(wù)重難以抽身接受系統(tǒng)全面的專業(yè)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，以致不能完全適應(yīng)辦公室工作環(huán)境，不能充分理解辦公室工作的內(nèi)涵，這些都直接導(dǎo)致辦公室工作效率低，廣大師生的滿意度低，進而影響各項工作的正常順利開展。

4.辦公室運行機制落后手段滯后。由于獨立學(xué)院運行機制的獨特性和辦公室工作定位不當(dāng)，導(dǎo)致辦公室難以建立起一套真正意義上的民營式機構(gòu)的運行模式和議事規(guī)程。同時，獨立學(xué)院辦公信息化程度不高，沒有建立起全面的信息化工作平臺，辦公手段比較原始，已經(jīng)難以適應(yīng)獨立學(xué)院管理發(fā)展的需要。

三、新形勢下做好獨立學(xué)院辦公室工作的建議

1.調(diào)整辦公室工作職能。獨立學(xué)院要根據(jù)獨立學(xué)院的自身特色和時代需要，調(diào)整獨立學(xué)院的辦公室職能。獨立學(xué)院辦公室要堅持做到到位不越位、理解不曲解、參謀不參和、參謀不主謀、獻策不決策、管家不當(dāng)家，在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)由參與性向參謀型轉(zhuǎn)變，由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，由定性思維向創(chuàng)新思維轉(zhuǎn)變，由事務(wù)管理型向政務(wù)服務(wù)型轉(zhuǎn)變，更有效的實現(xiàn)科學(xué)預(yù)測、科學(xué)決策、調(diào)節(jié)和控制目標(biāo)，進而高效工作，真正發(fā)揮適合獨立學(xué)院運轉(zhuǎn)和發(fā)展的辦公室職能。

2.加強辦公室崗位責(zé)任制建設(shè)。獨立學(xué)院應(yīng)該建立健全學(xué)院機構(gòu)設(shè)置，根據(jù)工作職責(zé)設(shè)置崗位，責(zé)權(quán)明晰，加強辦公室崗位責(zé)任制建設(shè)，使辦公室人員的職稱評定、學(xué)歷進修等待遇和工作績效掛鉤。“工欲善其事，必先利其器”，獨立學(xué)院要想方設(shè)法改善或提高辦公室的工作條件和生活條件，在政策許可下，多為任務(wù)重責(zé)任大的辦公室多辦實事，盡最大努力為他們在政治上鋪路搭橋、工作上鼓勵撐腰、生活上排憂解難，使得辦公室人員從被動處理事務(wù)轉(zhuǎn)變到積極主動參與管理服務(wù)、強化政務(wù)服務(wù)、做好協(xié)調(diào)綜合的工作中來。

3.加強辦公室人才隊伍建設(shè)。首先，要提高辦公室人員素質(zhì)，做好應(yīng)該加強“入口關(guān)”，嚴格選調(diào)工作人員。其次，要加強辦公室人員的思想建設(shè)，提高政治覺悟，強化辦公室人員的政治立場，培養(yǎng)辦公室人員的事業(yè)心和敬業(yè)精神。為此，要加強和重視辦公室人員的培訓(xùn)，著力加強辦公室人員的政治理論和業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，提高貫徹落實黨和國家教育方針政策的自覺性和堅定性。再次，要加強辦公室人員業(yè)務(wù)技能建設(shè)，加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，逐步使辦公室建立起一支熟悉業(yè)務(wù)、精通行政管理的專業(yè)型隊伍。另外，還應(yīng)該強化服務(wù)意識、創(chuàng)新意識、協(xié)調(diào)意識,提高政治敏銳性，樹立和維護辦公室的權(quán)威和形象。同時,要建立科學(xué)合理的選人用人機制，通過制度建設(shè)激勵辦公室人員工作的積極性和主動性，建設(shè)一支高素質(zhì)、高水平、高技能的專業(yè)化獨立學(xué)院辦公室隊伍。

4.加強辦公室信息化建設(shè)。獨立學(xué)院要結(jié)合當(dāng)前獨立學(xué)院行政管理工作的特點，加強獨立學(xué)院信息化建設(shè)，運用現(xiàn)代辦公管理手段，建立起符合校情的行政辦公信息化管理系統(tǒng)，建立起信息化管理平臺，提高辦事效率和行政管理效能。同時,要規(guī)范管理制度，規(guī)范工作標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范辦事程序，建立健全規(guī)章制度，構(gòu)建規(guī)范化、科學(xué)化的管理體系，最大限度發(fā)揮工作人員的創(chuàng)造力，提高辦公室整體工作效能，促使工作規(guī)范化，程序化，辦公室工作和諧發(fā)展。

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