企業供產銷業務中的財務控制系統

摘要：文章從供產銷業務的角度，將企業財務控制系統在對供應業務循環、生產業務循環以及銷售業務循環中實施控制的機制、方式、流程做了分析與闡述。

關鍵詞：財務控制系統；供應業務；成本控制；銷售業務循環

企業財務控制是對財務活動進行約束和調節，使之按照一定的程序和方式確保企業內部機構和人員全面實現財務預算的過程。企業財務控制系統對業務部門的控制是按照業務循環分別進行的，包括采購與付款循環、生產與存貨循環、籌資與投資循環、銷售與收款循環、貨幣資金循環等，其中籌資與投資循環、貨幣資金循環由會計組織直接承擔管理責任，因此會計組織應與企業的供應、生產、銷售等部門保持及時或實時的信息溝通，并對其經營目標或預算執行情況實施監督、控制，及時處理偏差。本文正是從企業供、產、銷三大業務的角度，對企業財務控制系統在其中實施控制的機制、方式、流程做了比較詳細的分析與闡述。

一、對企業供應業務循環的控制

1． 采購與付款控制。

對于主要材料、燃料等的采購，應由供應部門根據批準的銷售預算、生產預算、修理計劃或輔助部門采購申請單來實施，或者按批準的采購預算實施。財會部門作為主要的預算編制單位，在編制預算過程中，結合資金來源情況，按照付款的輕重緩急進行綜合平衡，編制現金流量計劃草案，經預算審核部門審核后，再由總經理會議、董事會協調，最后確定資金預算，作為資金調度的依據。在采購預算編制過程中，注意各支出部門可能存在著爭支出、爭項目情況。因此，對主要采購事項必須由總經理負責，財務、企劃、采購等部門為成員單位，建立招標采購或公開采購制度進行集體決策。

企業財務控制系統對材料、商品訂貨合同及所附運單、發票、驗收單、入庫單及其他結算憑證等進行審核，不論是否付款都要及時入賬，同時還要將其收到的采購發票一律要求采購人員在發票上簽字以明確責任。財會部門只有在取得采購折扣或貨款到期時，各項內容和批準手續相符時才能付款。對符合付款條件的業務，視金額大小，需經不同的批準程序付款。

2． 材料收發記錄與實物控制。

由專職財會人員對材料物資收發及時記錄，并將材料物資總賬與明細賬核對；由企業財務控制系統定期盤點材料物資，保證賬實相符和財產的安全完整；與采購、倉儲部門核對賬目，保證記錄準確性；對在途物資進行清理，保證財產的安全性。

3． 應付賬款管理控制。

供應商是企業價值鏈的重要組成部分，采購成本、采購費用、存貨資金占用等均與供應商有密切關系，加強應付賬款管理，可以充分開發供應商對企業的潛在價值。因此對應付賬款的財務控制至少應包括：及時調度資金以保證到期支付供應商賬款；定期由獨立于付款業務之外的人員編制應付賬款明細表并與供應商對賬，保證記錄的準確性；從維護企業形象和聲譽的根本要求出發，建立現金流運籌機制，保證付款的及時性和準確性等。

4． 對供應部門績效考核與評價。

對這一問題，設計的企業財務控制系統應該能夠做到對供應部門所選擇的供應商供應能力、質量、價格、財務穩定性、信譽等進行評估；能夠評價供應來源是否可靠，對一般原材料、零部件等是否保證了兩個以上的供應商；是否執行了比質比價采購制度、招標采購制度；能對采購預算執行情況評價以及對能夠對采購成本、采購費用節約額等情況進行有效評價。

二、對企業生產業務循環的控制

1． 生產成本控制。

建立健全成本核算制度。財會部門組織編制成本預算，分解、落實目標和責任；財會人員與生產人員、技術人員等合作開展價值工程管理，控制制造成本；分析成本動因，進行作業成本管理；以會計指標的形式進行分解落實成本預算，由管理部門監督實施，財務部門分析考核；在實施成本控制過程時，工時及產量的記錄與審核、結算應相互獨立。為實現“成本最小化”的目標，企業要以歷史資料為主，對設計部門的設計費量化測算，制定標準，突出產品設計的經濟性，強化價值工程管理意識；對生產循環的每個員工建立成本日控卡，力求將成本分解到每個車間、工人，實施精細化成本管理，以利于逐項測定各種耗費。

2． 實物控制。

對材料、在產品、產成品等實物控制方法主要是會計記錄控制，防止篡改會計記錄而盜竊、挪用存貨。應采用永續盤存制度，及時反映存貨流轉狀態；由會計部門而不是存儲部門或生產部門負責永續盤存記錄，管物與管賬兩個不相容職務要分離；所有盤點在企業財務控制系統的監督之下進行，嚴格執行盤點制度。如果盤點結果與永續盤存記錄不符，必須查明原因。企業各部門從倉庫領料到財務處報賬，必須有財務處的會計派駐員、成本核算員或預算計劃處的簽章，各種領料月末統一由預算計劃處結算，有效地控制領料和成本費用。

3． 對生產部門績效考核與評價。

財務控制系統同樣能夠對生產部門的績效進行考核與評價。同時以生產成本預算為標準，對生產成本、存貨資金占用、實物量消耗、人工費用等進行考核，及時反饋信息，促進預算目標實現。設計的控制系統可以采用存貨周轉率、單位成本、總成本、存貨占用量、各項消耗指標等為主要考核指標。

三、對企業銷售業務循環的控制

1． 信用控制。

在銷售與收款業務中，為防止錯誤、欺詐舞弊等行為，企業財務控制系統中的信用控制是很重要的。企業財務控制系統中應設置專門的信用管理崗位，與銷售部門聯合開展有關賒銷業務處理。對每個重要客戶建立檔案和明細賬，根據其購貨數量、付款情況等信息，給予相應的信用額度。信用額度調整必須由銷售人員提出申請，填寫申請表報銷售經理審批，再交財務部審核并按信用額度建立原則加以確定。

控制中的關鍵環節：接受客戶訂單、信用調查、批準賒銷、發貨開票相互獨立，由不同部門或人員負責處理；信用主管向財務部負責而不是向銷售部門負責；對新客戶必須進行信用核查，由信用主管在規定的額度內審批，超過規定額度的須由財務負責人批準后才能辦理；對賒銷單位信用調查是加強銷售業務控制的重要環節，當客戶信用額度超過一定標準之后，財會部門拒絕開具發票；應收賬款總賬控制人員不得從事應收賬款明細賬管理或記錄等。

2． 銷售收入與實物控制。

企業財務控制系統與銷售系統之間所實現有效控制應包括：收取貨款與記賬相互獨立，以防止貨款被貪污并篡改記錄；經辦銷售業務的人員不得同時經辦收款業務；銷售部門要按月編制資金收入計劃，報財會部門；銷售部門產品一經發出，及時將運輸單、銷售合同等有關資料轉交財會部門，根據銷售合同登記備查，列明付款時間、條件、方式等并及時通知收款；發送貨物與開票相互獨立，以防止發貨未經批準、銷售業務沒有被記錄或商品被盜竊；企業財務控制系統參與比價銷售，建立管理制度，為價值增值服務；對銷售費用進行詳細分解，具體分析，制定控制標準等。

3． 應收賬款管理控制。

企業財務控制系統應具備能夠定期編制客戶欠賬分析表的能力，以利于進行應收賬款的結構分析和賬齡分析，定期與客戶對賬，及時催繳賬款、按期收回。嚴格控制賒銷商品或服務的賬款回收期，對于長期不能收回的應收款，要督促經辦人員查明原因，積極催收并按照獎懲標準進行考核、獎懲。賬款收回之后，根據收款單據及時記錄客戶明細賬和總賬。當確認應收款不能收回時，應根據權責劃分范圍，經財務主管人員批準方可注銷，防止銷售人員和財會人員利用壞賬注銷進行貪污。由記錄應收賬款之外的人員，每月編制應收賬款明細表并與總賬核對調節，該調節表由財務負責人或其指定人員審閱批準。

4． 對銷售部門績效考核與評價。

企業財務控制系統對銷售部門的績效進行考核與評價，可采用的主要指標有營業收人、應收賬款周轉率、應收賬款周轉天數、應收帳款回款率、銷售費用與銷售收入的比率、壞賬率、銷售毛利率等。在具體的考核與評價過程中，發現銷售及管理薄弱環節的關鍵是應收賬款周轉分析。

市場經濟條件下，企業要在競爭中生存發展，必須建立有效的財務控制系統。其作為企業經營控制系統的核心，除了包括重要的供產銷3大業務的財務控制子系統以外，還包括很多其他方面的財務控制系統，它們之間相互聯系，統一協調在企業財務控制系統的整體當中，為企業整體的統一目標服務。

參考文獻：

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3．劉炳芳．試析企業財務控制系統．黑龍江八一農墾大學學報，2001，（3）．

作者單位：河東，南京大學商學院國貿系；張艷，南京審計學院會計系。

收稿日期：2003-11-23。