知識經濟時代高校教學檔案的科學管理

摘要：在知識經濟時代，作為居于核心地位的高校教學檔案，包涵廣泛的內容，有其特有的屬性。本文在闡述高校教學檔案內容和特性的基礎上，主要針對存在的管理問題表述科學管理之己見。

關鍵詞：知識經濟；高校教學檔案；問題；管理

在知識經濟社會，知識被凸顯出非常的地位。人力資源，特別是人力資源創造能力和開發在經濟中具有特殊的價值。而高校教學檔案作為人力資源管理的重要內容，就成為適應知識經濟發展要求中必須認識探討的重大課題。

高校教學檔案是教師和學生在教學實踐活動中形成的，具有保存價值的，按一定的立卷、歸檔制度集中保管起來的文字材料、圖表、照片、影片、錄像帶、錄音帶、軟盤、光盤等不同形式的歷史記錄。它是學校教學工作的真實記錄，是教學活動和教學研究中不可缺少的依據和參考材料，是了解教學內容、考查學校歷史、總結經驗、改進教學管理、提高教學質量、促進學術交流的信息資源，是實現教育目的、培養合格人才的重要保證，是從事教學活動和教學研究工作的必不可少的條件。

一、教學檔案的地位

教學工作是高等學校的中心工作，學校的一切工作都是圍繞著這個中心進行的。作為反映學校主要活動的真實的歷史紀錄——教學檔案，顯而易見地應置于學校一切檔案之首，理所當然地成為高等院校檔案的核心。

二、教學檔案的內容

高校教學檔案作為教學管理和教學實踐活動過程中形成的文字材料，必須對學校和社會當前與長遠具有參考價值和憑證作用，必須反映教學管理、教學實踐活動的全過程，力求完整、準確和系統，必須遵循其自然形成規律，保持有機聯系，符合教學管理和教學實踐活動的成套特點。具體地說，高校教學檔案主要包括以下幾個方面的文字材料。

1． 教學管理活動中產生的綜合性材料。主要包括上級下達的教學工作方面的規劃、指示、規定、辦法，學校制訂的教學工作規劃、工作計劃、實施計劃、工作總結，有關教學方面的制度、規定、辦法、條例、會議記錄、教學檢查、評估和各級優秀教學質量評獎材料、年終統計報表、學生運動會材料等。

2． 招生管理方面的文件材料。主要包括上級有關招生工作的文件材料，學校的招生計劃、規定、生源計劃，新生錄取材料及新生名單及委培、代培、自費生招生計劃、合同及新生名單，研究生入學試題等。

3． 教學計劃及課程教學實踐方面的文件材料。主要包括學校各專業教學計劃、教學大綱、課程建設要求及安排，校歷表，課程表，各系、科、專業課程試題庫、典型教案、重要備課記錄、教師情況調查表，電化教育中的錄音、錄像磁帶、磁盤、光盤等。

4． 學科與實驗室建設方面的文件材料。主要包括上級有關學科、專業設置及實驗室建設的文件材料，學校有關學科、專業、實驗室論證、評估、申報、審批材料，重點學科專業、實驗室建設材料，學科、專業、實驗室建設計劃、簡報、總結材料等。

5． 教材方面的文件材料。主要包括：自編、主編教材，自編、主編教學指導書、課程設計指導書、實驗指導書、實習指導書和習題集等。

6． 其他方面內容。教師培訓方面的文件材料，畢業生工作方面的文件材料，學籍管理方面的文件材料等。

主要包括教師教學情況，教師工作量的規定，教師業務考核材料。上級有關畢業分配的文件材料，畢業證書存根。新生入學登記表，學生學籍卡片，學生成績總冊，學生在校花名冊等。

三、教學檔案的特性

教學檔案同其他檔案一樣，具有“自然形成”、“歷史記錄”、“利用價值”的一般屬性。同時它又是教學活動的客觀反映和總結，其內容和范圍既不同于科技檔案，也不同于文書檔案，是一種具有自己特性的專業檔案。

1． 記錄的成套性。

教學活動是一個有工作者、有工作對象，有工作數量、有工作質量，有時空概念，有科學知識，有計劃、有組織的自覺活動。因此教學檔案既有指令性的“招生指標”，又有依據性的“教學計劃”；既有原始性的“講義”、“試題”，又有成果性的“教材”、“畢業設計(論文)”；既有規章性的“課程安排表”，又有憑證性的“畢業證書存根”；既有實踐性的“學生實習總結”，又有理論性的“教學法論著”等等。教學活動的規律決定了教學檔案必須是一整套教學活動記錄轉化而來的。

2． 內容的多學科性。

教學檔案既有教學管理性的，也有業務成果性的材料，教學內容幾乎包羅了人類的全部知識。高校除了設置相應的德育、智育、體育幾方面的課程外，隨著科學技術的飛速發展，社會科學與自然科學互相交叉、互相滲透不斷加強，教學檔案內容多學科屬性愈加明顯。

3． 渠道的分散性。

由于教學檔案中絕大部份材料產生于學校內部，來源較為分散。教學文件材料有來自教學管理機構的，如招生、畢業分配、學籍管理等；有來自不同教學專業的，如學生的優秀論文、畢業設計、典型的實驗報告等；有來自教師手中的，如教材、學術論文等。平時，一般不經收發登記，又分散在各個部門和個人手中。這就給教學檔案的集中統一管理帶來很多困難，也給查找者帶來諸多不便。要保證這部分文件的完整系統，就必須根據其渠道分散這一特性制定出相應的管理辦法，以確保教學檔案規范化、制度化和科學化，逐步實行集中統一管理。

4． 教學檔案與其他檔案歸檔時間的不同步性。

文書檔案一般是按公元年度歸檔，在第二年初進行；科技檔案一般是在一個項目、一個工程或一個產品完成后歸檔；教學檔案則是按教學年度歸檔，如2002~2003學年，就是從2002年9月1日開始到2003年8月31日結束。在一個公元年度內不僅有頭一學年的第二學期，而且還有新一學年的第一學期。

四、教學檔案管理工作存在的問題

1． 收集資料困難。

大多數教學、教研人員對教學檔案管理工作認識不足。甚至對教學檔案的歸檔持抵觸態度。有的人認為教學科研成果是自己在教學過程中取得的，理應由自己來保管，怎么能夠交檔案部門，有的老師唯恐材料一移交，經檔案部門立卷、歸檔后，便被充公，從此想再利用將會大大不便，還不如自己保管，平時取舍方便。

2． 教學部門與檔案管理部門缺乏溝通與協調。

大部分單位認為教學部門主要工作是教學，至于檔案收集、管理應由檔案部門去做，因此在部門規劃和工作制度中，很少涉及到此方面，即使收集到部分移交的材料，可能因為缺乏統一的可執行性標準，導致教學檔案整理、分類而缺乏系統性、關聯性。

3． 資金缺乏。

輿論宣傳和管理難以到位，教學檔案無所適從，收集、整理、歸檔、保管和提供利用等工作無法有效開展。

五、加強教學檔案的科學管理

正是因為教學檔案內容繁雜，涉及面廣而深，有其重要的地位和特有的屬性，必須由專人實行集中統一管理。但是目前高校在教學檔案管理方面普遍存在著這樣一些問題：一是教學檔案大部分為分散管理，缺乏完整性、系統性；二是沒有專職檔案員，大多數是兼職，而且不熟悉檔案工作業務，沒有受過專門培訓；三是缺乏這方面檔案管理工作的規章制度。所以加強教學檔案的科學管理，是勢在必行和迫在眉睫的。

1． 深入強化檔案意識。

要依據教學檔案工作中的新特點、新情況，深入細致地開展宣傳檔案法規和檔案工作的活動，努力培養廣大師生員工的檔案意識，特別是要強化主管教學工作和教學管理部門的領導的檔案意識。重點宣傳檔案法制思想，有效貫徹《檔案法》、《檔案法實施辦法》和有關學校檔案管理制度，使依法治檔的觀念深入全校師生員工的腦海，為實現教學檔案規范化管理打下良好的思想基礎。

2． 加強領導，實行集中統一管理。

教學檔案的管理應當實行由主管教學工作的校長負責分管，實行教學檔案的集中統一管理。檔案的集中統一管理是檔案工作的一項基本原則。教學檔案只有實行集中統一管理，才能保持教學文件之間的有機聯系，確保其完整性、系統性。

3． 建立健全教學檔案管理制度。

制訂必要可行的管理制度，以學校名義印發各處、室和部門貫徹執行。如建立教學文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度，保管、保密制度、崗位責任制等，使之與有關人員的考核、晉升、職務、職稱、工資等掛勾。

4． 成立綜合檔案室。

檔案室為學校的職能部門，由專人負責做好教學檔案的收集、整理、保管制度、提供利用等工作。成立教學檔案工作網絡，由教務處牽頭，各系、部明確一位兼職人員負責教學文件材料的積累、收集、整理、歸檔工作。

5． 科學分類、系統整理檔案。

分管教學檔案的工作人員，一定要認真搜集各類教學檔案材料，保證高校教學檔案的完整、準確、系統和成套，依據國家檔案法規標準，對教學檔案進行科學合理的鑒定分類、統計編目和系統排列，以便為開發利用教學檔案信息資源做好準備。科學分類整理教學檔案是實現教學檔案規范化管理的中心環節。

6． 積極應用現代辦公技術，實現教學檔案現代化的管理。

教學檔案的規范化管理還必須依賴于工作方法的改進和現代辦公技術的應用。隨著高校擴招和高校教育體制改革的深入，教學管理人員工作量不斷增大，如果仍依靠長期沿襲的手工方式去處理日常教務工作和管理教學檔案，就不可能從繁雜的事務中解脫出來。因此，積極應用現代辦公技術和設備，依托計算機和網絡技術，實現教務檔案的電子化、網絡化管理，有利于減輕工作人員勞動強度，縮短勞動時間，提高教學管理的工作效率。將現代辦公技術與教學檔案管理相結合，是實現教學檔案規范化管理的重要途徑和發展方向。

參考文獻：

1．鄧紹興、陳智為：檔案管理學（修訂本），中國人民大學出版社，1999。

2．國家教委辦公廳：高等學校檔案實體分類與學校檔案工作規范，四川科學技術出版社，1994。

作者單位：鎮江市高等專科學校。

收稿日期：2003-11-09。