手持PDA在檢驗工作流程管理中的應用

謝莉杰（福建省產品質量檢驗研究院，福建 福州 350002）

手持PDA在檢驗工作流程管理中的應用

謝莉杰
（福建省產品質量檢驗研究院，福建 福州 350002）

PDA是一種手持式的掌上信息錄入和數據導出的設備，它具有信息錄入和條碼掃描功能。由于PDA體積小巧、方便攜帶，已在很多行業廣泛應用。本文主要從樣品管理、檢驗管理、設備管理、報告管理等方面討論了現有管理中的缺點及手持PDA給檢驗工作管理帶來的便利。

手持PDA ；二維碼；檢驗工作

1 引言

隨著計算機通信技術的發展，移動終端設備的應用也越來越廣泛，越來越多的行業機構考慮借助這些高科技產品來改善工作流程，降低勞動成本，提高工作效率和質量。PDA（Personal Digital Assistant，個人數字助理）是可移動的便攜式電子產品。PDA通常具有紅外和藍牙接口，便于無線傳輸。它配有條碼掃描功能，可通過無線或有線的方式訪問數據服務器，與服務器進行數據交換。它還可作為一種手持式的掌上信息錄入和數據導出的設備，采用手寫筆作為數據輸入設備，它相當于擴展了計算機的輸入能力。由于PDA具有體積小巧、方便攜帶、易于二次開發等優點，現已被廣泛地應用，如餐飲、快遞、醫院等行業。但是手持PDA在檢驗工作的管理中，還沒有得到應用。

首先介紹一下檢驗工作流程。委托方帶著檢測樣品到檢驗機構提出檢測申請，填寫好委托單交給業務室。業務室受理檢驗業務并檢查樣品是否完好，確認無誤后開檢驗流轉卡，然后將流轉卡分發給各個檢驗室。檢驗室主任接收流轉卡后下發給檢驗員。檢驗員接到流轉卡后去領取樣品開始檢驗。檢驗員檢驗結束后將樣品入庫，然后開始編制報告。接著是報告校核人員校核報告，報告審定人員審定報告。最后報告批準簽發。

現有的檢測工作流轉方式是將檢驗業務的信息反映在紙張化的任務卡上，并且由一個流程人員交給下一個流程人員。這種方式對檢驗工作及時性造成了影響。檢驗周期過長有可能造成有些檢驗報告不能按原計劃準時完成，影響客戶對檢驗機構的信任。這對檢驗機構的業務發展也會造成損失。

本文主要從樣品管理、檢驗管理、設備管理、報告管理等方面討論手持PDA在檢驗工作管理中的應用。

2 樣品管理方面

在一個試驗室里同時在試的樣品數量很多，有成百上千，而且有些是同一型號同一廠家但不同檢驗性質的樣品。許多樣品外觀看上去都差不多，尤其是電線電纜產品，僅憑外觀難以區分。目前的區分方法是在每個樣品上掛一個小標簽，上面注明每個樣品對應的工作令號。這樣每次查找樣品的時候需要先仔細查看樣品上的小標簽。由于不清楚樣品具體存放位置，這種方法在樣品多的情況下查找難度大、速度慢、易出錯。

我們可以借助二維碼對樣品進行識別。在接收樣品后，每個樣品就產生一個二維碼。同時，樣品接收人員將樣品所有信息錄入管理系統，并將檢驗任務卡提交給相應的室主任，節省了時間和人力。接著，樣品進入樣品庫等待檢驗。當檢驗人員在接到檢驗任務后，只需用手持PDA對著二維碼進行掃描，即可查詢到這個樣品的具體存放位置。這樣就避免了錯誤的發生，還提高了工作效率。檢驗人員在找出樣品后，樣品管理人員在管理系統中錄入“樣品出庫檢驗”的信息，在檢驗人員完成檢驗歸還樣品后錄入“樣品試畢入庫”的信息，這樣就便于對樣品進行管理。

3 檢驗管理方面

當檢驗人員在檢驗過程中需要查詢樣品的相關信息時，只需用手持PDA對二維碼進行掃描，即可查詢該樣品的所有相關信息。這就減少了來回往返于試驗室與辦公室查找樣品信息的時間，提高了工作效率。另外，現有的管理系統中無法查詢到樣品的檢驗狀態，只有檢驗人員本人才知道樣品的檢驗進度。應用PDA設備后，管理人員可以及時查詢到樣品出庫檢驗、樣品檢驗完畢入庫等狀態，實現對樣品的檢測進程跟蹤管理。而當室主任接到新任務卡時，也可以及時查詢每個檢驗人員檢測完成情況，以便合理分配任務。

4 設備管理方面

檢驗機構的試驗設備種類繁多、數量大。如果手工對這些設備進行登記管理，不僅工作量大而且容易出錯。我們可以利用PDA的錄入功能，及時對設備的信息進行錄入。對于新購置的儀器設備，在設備現場就可錄入設備信息。每臺設備對應一個二維碼，該二維碼包含了設備名稱、型號、廠家、有效日期、計量狀態及特征描述等信息。當試驗室與辦公室相隔較遠時，可以很方便地查詢到設備信息，提高了工作效率。在檢驗人員完成一項試驗項目時，只需用PDA掃描對應儀器的二維碼，即可完成儀器使用登記，這簡化了原來手工登記的過程。另外利用PDA設備還可實現設備檔案資料管理的無紙化，減少了手工記錄，降低了錯誤發生概率。

5 報告管理方面

在現有管理中，管理人員無法查詢到報告的實時狀態。報告審批采用紙質傳遞逐級審核，在此過程中如果發現錯誤還需要返回上一級審核修改并重新打印紙質報告。在實際工作中，由于指定簽字人往往處于中層領導位置，經常需要出差等，這樣報告完成時常常存在不能及時簽字的現象，導致大量的時間被浪費。我們利用PDA及管理系統進行報告管理后可以改善這種情況。我們采用電子報告審核的方式，這樣就算其中某些人員外出也可以通過電腦登錄管理系統完成相關工作。報告編制完成后，報告編制人員在系統上錄入“編制完成”的狀態，然后提交給報告校核人員。接著校核人員、審定人員都進行同樣操作。這樣在系統上就可以直接查詢到報告的實時狀態，同時也記錄下了相關人員完成的時間。這就有利于提高報告的及時率。

結語

本文通過引入手持PDA設備及相關管理系統，改進現有的工作模式，實現樣品管理、樣品檢驗、設備管理、報告管理的自動化運作，從而提高檢驗工作質量及效率。

[1]毛勇，江傳華.手持式PDA在計量器具管理中的應用[J].計測技術，2010，30 （01）：39-40.

[2]張久朋.NY檢測中心食品檢測業務流程優化研究[D].山東：山東大學，2012.

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