事業單位人事檔案管理的必要性與策略

吳思忱

（煙臺市芝罘區競技體育學校，山東 煙臺 264000）

事業單位管理工作中的核心內容便是人事管理，只有充分發揮人事檔案管理價值，才能實現事業單位良好發展。事業單位中的人事檔案管理主要是記錄工作人員的基本信息及工作情況，為事業單位人力資源等工作提供數據支持。現階段，我國事業單位中普遍存在人事檔案管理問題，這些問題嚴重阻礙了事業單位有序發展，需要事業單位積極采取合適手段解決問題，以實現自身良好發展。

1 事業單位人事檔案管理必要性

1.1 提高事業單位管理能力

人事檔案作為事業單位檔案管理工作中的重要內容，其中涵蓋了單位工作人員的基本信息，為事業單位利用人才提供可靠依據，做好人事檔案管理工作，可以對事業單位各項管理工作起到優化作用，進而提高事業單位管理能力，實現事業單位有序合理的發展。

1.2 優化事業單位人力資源配置

事業單位的穩定運營離不開人力資源，在社會經濟快速發展背景下，人才競爭更為激烈，對于事業單位來說，優化人員配置的主要方式為外部引進與內部提拔，而人事檔案涵蓋工作人員基本信息內容，對事業單位優化人員配置具有重要參考作用，利于單位正確認知每個員工的工作價值，保證員工在最合適的崗位上工作，從而優化事業單位人力資源配置。

1.3 實現員工動態跟蹤

現代社會背景下，人才是保障事業單位可持續發展的重要因素之一，人事檔案詳細記錄了事業單位所有工作人員的工作表現以及獎懲情況等信息，不僅可以為員工自我提升提供參考，還可以幫助事業單位準確掌握員工的思想動態，進而實現員工動態跟蹤，為事業單位儲備人才、利用人才提供基礎條件[1]。

2 事業單位人事檔案管理工作中存在的問題

2.1 管理缺乏規范性

我國大多事業單位中的人事檔案管理體系不健全，存在員工職責不明確現象，人事檔案管理工作缺乏規范性。另外，人事檔案管理部門人員流動性較強，始終沒有形成專人專責的工作模式，管理工作較為懶散，造成了人力資源與時間的浪費，這嚴重影響了人事檔案管理工作價值。

2.2 檔案管理人員管理能力不足

檔案管理人員是人事檔案管理工作中的重要因素，管理人員的管理水平直接影響人事檔案管理效率，但部分事業單位對人事檔案管理工作重視程度不夠，分配的檔案管理人員缺少系統性培訓，管理能力不足，無法及時整理歸納各種檔案資料，降低了人事檔案管理效率。同時還存在人員兼任管理的情況，一定程度上影響了人事檔案管理工作質量，不利于人事檔案管理有序開展。

2.3 信息化建設水平較低

隨著事業單位不斷發展，事業單位中的人事檔案資料越來越多，人事檔案管理工作壓力隨之增加，大量檔案資料的收集、整理及儲存等工作難度逐漸加大，對事業單位的信息化建設提出了更高要求。但目前來看，人事檔案管理信息化建設水平較低，很多事業單位仍然使用傳統管理辦法，不利于人事檔案管理工作有序高效開展，同時也間接影響了事業單位中其他部門的正常工作。

2.4 人事檔案資料利用價值低

自改革開放以來，我國經濟飛速發展，事業單位的人事檔案資料呈現指數型增長，但由于長期以來人事檔案資料管理混亂，存在有用資料與無用資料混淆保存的現象，并且諸多人事檔案資料中，絕大部分為低價值檔案資料，這不僅無法發揮人事檔案資料價值，更給人事檔案管理工作帶來了困難，阻礙了人事檔案管理工作效率的提升。

3 提高事業單位人事檔案管理工作效率的策略

3.1 完善人事檔案管理模式與管理制度

提高人事檔案管理效率，需要事業單位根據自身發展情況，及時優化人事檔案管理模式，不斷完善管理制度。首先，應構建合理科學的檔案管理工作平臺，設立人事檔案工作委員會，強化對人事檔案管理工作的監管力度，實現單位內部檔案信息資源共享；其次，設立人事檔案科室，并選用經過系統培訓的科室管理人員，依托專業人才開展人事檔案管理工作，從源頭保證人事檔案管理質量[2]。另外，還應成立人事檔案管理領導小組，定期對人事檔案管理人員進行檢查培訓工作，不斷提高檔案管理人員業務素質與管理能力，從而提高人事檔案管理工作實效性，以滿足現代化信息社會發展需求。最后還應完善人事檔案管理制度，以管理制度為指導方針，落實人事檔案管理工作，從而提高人事檔案管理價值，充分發揮人事檔案管理作用。

3.2 提高人事檔案管理人員的綜合素質

人事檔案管理工作在事業單位運營中占據重要地位，人事檔案管理工作人員的綜合素養，直接影響著人事檔案管理工作質量。因此，事業單位應不斷學習優秀的人事檔案管理法和理念，定期開辦檔案管理培訓活動，培訓內容不僅要包括管理知識，還要涉及信息技術操作知識以及職業道德素養，以此提高人事檔案管理人員的綜合素質，使其更好地開展人事檔案管理工作。同時，事業單位還應重視人事檔案管理人才隊伍建設，積極發掘單位內部檔案人才，并吸收外部檔案人才，不斷提高人事檔案管理水平。另外，還應建立合理的獎懲制度，規范管理人員的工作行為，并調動管理人員工作積極性。

3.3 加強人事檔案管理信息化建設

近年來，信息技術的快速發展，使其廣泛應用于各行各業中，事業單位應緊跟時代發展步伐，充分利用信息技術，將信息技術與人事檔案管理工作有機融合，從而提高人事檔案管理工作效率，推動事業單位有序發展。事業單位需要結合自身發展情況，合理利用信息技術，開展人事檔案管理信息化建設工作。首先，事業單位應配置信息化管理必需的硬件設備，為人事檔案管理信息化建設提供硬件支撐；其次，應加強人事檔案資源庫建設，在傳統文字檔案資源的基礎上，融入音頻及視頻等新型形式，推動人事檔案管理數字化發展，從而減少紙質檔案資料的管理成本，全面提高人事檔案管理效率。

3.4 提高人事檔案資料的利用價值

如上文所述，大部分事業單位的人事檔案資料管理混亂，有利用價值的檔案資料占比較小，一定程度上影響了人事檔案資料價值，所以事業單位在開展人事檔案管理工作時，應結合實際管理情況，篩選甄別有用檔案信息，放棄無效檔案資料，在此基礎上，應盡可能刪除不必要的人事信息，提高有效人事檔案資料的占比，從而提高人事檔案資料利用價值。

4 結束語

綜上所述，人事檔案管理工作對于事業單位發展具有重要作用，事業單位應提高對人事檔案管理工作的重視程度，不斷探尋有效措施，提高人事檔案管理工作水平及效率，實現事業單位良好發展。