試論新時期高校圖書館采訪模式的優化

【摘要】 由于傳統文獻采購方式存在諸多缺陷，導致文獻保障率低，利用率低，拒借率高。因此，圖書館應充分運用網絡等技術，創新文獻采購方式，優化采訪模式，克服傳統文獻采購的缺陷。

高校圖書館的采訪隨著社會形勢的發展也不斷變化，采訪工作卻越來越困難，其圖書館傳統的文獻采購方式已不能適應讀者對文獻資源日益高漲的需要，必須適應新時期社會的發展，創新文獻采購方式，優化采訪模式，才能隨著時代發展更好地適應社會要求，適應新世紀人才培養、知識創新的要求。

1.傳統的文獻采購方式存在諸多缺陷。

傳統的文獻采購流程是：采訪人員負責搜集各種出版發行信息，利用各種書目文獻訂單所揭示的文獻相關信息，獨自或組織教學、科研工作者進行審查圈訂，再根據經費預算計劃決定各種文獻的復本，進行查重、制作預訂書目庫，報送訂單，文獻到館后，由驗收員利用預訂書目庫逐一核對各種文獻，無誤后送交分編部門加工。通過預訂方式采購的文獻，約占總采購量的90%;對于漏訂的文獻則采用面采購的方式補充，約占總采購量的10%。據有關調查統計顯示，通過這種方式采購的文獻，導致約70%的文獻長期呆滯在書架上，無人借閱。導致目前我國高校圖書館文獻保障率低，文獻利用率低，拒借率居高不下。雖然文獻信息服務是造成這一狀況的一個重要原因，但筆者認為，其根本原因還在于文獻的采購方式存在較多缺陷，主要因素包括如下幾個方面：

1.1 書目訂單不齊，書目訂單不能覆蓋所有出版物文獻，造成漏訂。當前，全國大部分圖書館的中文采購都是通過《社科新書目》、《科技新書目》和《上海新書目》來了解圖書信息，進行圖書預訂。這種傳統的訂購方式和進書渠道，對文獻信息的收集和圖書的采購都有很大的局限性和滯后性。其主要表現為信息含量少，據統計《新華書目報》在全國出版的新書中收錄率僅占36%，而64%的新書都沒有被收錄。以2003年為例，全國出版圖書16萬種，其中新書10萬種，而兩大書目報只收入約3.6萬種，報道涉及到的出版社少，覆蓋面太小，不足以反映各出版社的出版動態。

1.2 訂購的文獻時效性差，有的文獻到館后甚至已成過時的文獻。究其主要原因是文獻發行渠道不暢，工作效率低，通過書目報訂購的圖書在時間上嚴重滯后，有時訂單還未報出，而預訂的圖書已經在書店出售了，從報送訂單至文獻到館費時太長，加上文獻到館后采用手工操作方式驗收和加工，致使文獻的引進速度太慢。

1.3 文獻選擇的權利過于集中，采購來的文獻受采訪人員的知識結構影響較大，容易產生主觀采購問題。高校圖書館文獻采購的范圍一般是圍繞學校的專業設置和科研課題，雖然各館對采訪人員的素質要求較高，但采訪人員畢竟不可能熟悉所有專業的前沿學科和邊緣學科，其知識結構是有限的。盡管采取了讓專家學者參與選訂文獻等措施，但范圍仍然受到制約，教師學生參與渠道不暢，不能盡可能多地采納教師、學生建議，采購的文獻必然難以滿足讀者廣泛的需求。

2.新形勢對高校圖書館采訪模式的影響

2.1隨著圖書市場的繁榮，圖書的出版、發行、銷售工作發生了很大變化，民營書店異軍突起，打破了新華書店一統天下的格局。近年來，隨著高校對圖書館投入的不斷增加，越來越多的書店加入到圖書館服務的競爭，為圖書館提供圖書訂購、發貨、送書上門、供貨信息等門對門服務；建立了網上書店，在網上實現了多種格式的新書書目采訪數據以及現貨書目采訪書目的下載，有的書店還大力拓寬服務空間，免費為圖書館提供貼條形碼、書標、打號等服務。這些細致的市場服務為優化高校圖書館采訪模式提供了充分的條件。

2.2國內的圖書館自動化管理集成系統的發展技術已日趨成熟，功能越來越完善。如已經被全國各高校普遍使用的深圳圖書館的ILAS系統、深圳大學圖書館的SULMISIII系統、北京丹誠系統以及大連的博菲特等，它們都能提供外部征訂書目數據文件的批量轉錄功能，可處理以MARC格式提供的采訪征訂數據。此外，有些系統還提供了不同數據的轉換功能，可以把不同的DBF、ACCESS、EXCEL、TXT等不同的數據格式轉換成系統認可的數據格式進行數據轉入及擇訂。這樣，采訪人員就可以根據書商提供的征訂書目數據導入系統進行成批查重、批量訂購，節省了傳統紙質書目訂單錄入的時間，大大提高了工作效率。

3.優化高校圖書館的采訪模式，高效、及時、全面地組織所需要的文獻資源。筆者經過多年的實踐工作和可行性探索研究認為：必須對目前的文獻采購流程進行創新，優化采訪模式，在數字化的網絡環境下，采用能極大程度地滿足讀者對文獻需求的文獻采購方式，高效、及時、全面組織文獻資源，有以下多種可行的方式供圖書館文獻采購使用。

3.1借助校園網更多地搜集師生需求，提高購書質量。師生的意見在一定程度上能反映全校教學、科研對圖書館需求的最新動向，他們的意見對圖書采訪工作有很大的指導作用，可以使圖書館的采訪工作針對性更強、藏書建設更加合理。在校園網上建立圖書館采訪部門的主頁，通過開辟讀者論壇等欄目，集中討論文獻資源收集過程中的某些熱點問題，由采訪人員向全校師生定期發布文獻出版信息，讓師生直接在網上圈選圖書、發表推薦意見等，這些需求信息可以方便、快捷又準確反饋到采訪人員電子郵箱，從而及時了解師生對文獻的需求信息。

3.2 加強現場選購。現貨選購方式是改善圖書采訪工作的重要途徑，它是指圖書采購人員直接到出版社和各省新華書書店圖書銷售中心或參加各種圖書訂貨會，借助手提電腦，運用先進的采訪系統進行現場查重、采購圖書。現場采購的優點是采訪人員通過閱覽樣書，對圖書的種類和質量有直接的感性認識，可以縮短購書過程中消息與實際情況的差距，避免僅靠書目信息預訂圖書的局限，保證采購到高圖書的質量；另一方面可以采集到漏訂的圖書，避免許多不必要的手續，節省采購時間，縮短圖書采購周期。

3.3 現貨書目采購制。現貨書目采購制是改善圖書采訪工作的重要途徑，它是指圖書發行部門編制的庫存圖書書目或圖書經銷商編制的圖書現貨目錄，有EXEXL、文本、MARC等格式，通過E-MAIL方式發送給各購書單位，各館再通過檢索查重，訂購圖書。在網絡環境下各高校圖書館所使用的系統一般都提供了CNMARC格式的ISO文件的批量轉錄功能，圖書館將所獲得的書目數據進行整理后，把需征訂的書目數據文件批量轉入系統，再通過圖書采訪子系統成批查重的功能進行查重。通過查重得出新書書目，然后再由采訪人員根據學校的專業設置和教學科研需要以及館藏配置情況進行勾選，及時發單。這樣可以節約采訪時間，大大提高采訪效率，保證較高的配書率。

3.4 網上采購。網上訂購是網絡技術應用于圖書市場的成功標志，是圖書流通市場發展的必然趨勢。網上訂購克服了傳統的圖書采訪工作中的不足，使圖書采訪工作駛入了便捷、高效的快車道。其優點：一是書源信息豐富，可選擇余地大。網上書店提供了三大書目和全國各地出版社的書目信息。二是縮短了采購周期，提高了采訪效率。

4.高校圖書館在優化采訪模式中應注意的問題

4.1對于師生在校園網上的薦書和反饋意見，采訪人員要認真對待，熱情耐心給予回復。

4.1.1在校園網上薦購的圖書，采訪工作人員在歸納整理發單時要及時通過e-mail通知薦購師生購買情況，并及時通知推薦師生有關圖書上架流通的信息。最好能以方便檢索的方式告知書名、責任者、出版社、索書號、典藏情況等基本信息。

4.1.2 對于一段時間的焦點問題在校園網上給予答復。可以在校園網上按學科或專業集中進行新書報道。

4.1.3若是師生急需圖書也可以開辟圖書快速加工通道，盡快組織上架流通，為師生提供及時服務。

4.2充分利用互聯網進行書目數據的收集、整理。

4.2.1要求圖書代理商通過定期發送電子郵件的方式提供新書的書目采訪數據，包括CNMARC格式、EXCEL表格格式、TXT文本格式以及DBF數據庫格式等。

4.2.2 充分利用圖書代理商在網站上提供的書目數據，直接下載所需的各種書目數據。

4.2.3文獻采訪需要全面、準確、及時掌握出版、發行信息。就圖書出版信息而言，除了依靠三大書目以及重點出版社的各種信息，更要重視地方出版社的書目，如果網上收集不到，就要積極主動與他們取得聯系，獲得各種出版信息，盡量做到不錯訂、不漏訂、不重訂。

4.3 注意實際操作中圖書館的自我保護。目前，國內圖書市場競爭激烈， 市場約束機制不健全，要從眾多的國有、民營書店找到真正服務好的書商還需要我們采取一定措施，加強自身保護。

4.3.1 在代理商的選擇上，采購人員利用網絡廣泛瀏覽搜索各大網上書店的網址， 在保證圖書質量的前提下要仔細比較哪一家的服務更好，從中精選出服務最好、有實力、提供圖書品種最多、購書條件最優惠、能提供網上書目數據服務的圖書代理商，每一家新的圖書代理商，都要有一段時間的試用合作期，先從小批量的訂單做起，認真考察他的服務是否規范、周到，是否嚴格遵守規定的到貨期限和到貨率，然后再慢慢加量。不要局限在一家書商，因每一家書商的數據都不可能是完全齊全的，應適當多選擇幾家，可以讓各家的書目數據都為我所用，互為補充。

4.3.2 在采購過程中堅持先書后款的原則，在圖書驗收完、確認圖書質量完好后再付款。

4.3.3 注意盜版書的防范。一方面，圖書驗收人員要增強盜版書的識別能力，仔細認真地把好關。另一方面，在與書商簽訂供貨協議或合同時，一定要注明所供圖書中不準有盜版書，一旦發現立即終止供貨關系，并負責賠償損失。

總之，傳統圖書采購方式已經無法適應新時期高校圖書館發展的要求，圖書館采購方式必須與時俱進，運用現代化的手段和方法來進行圖書資源采集，實現快捷、高效地訂購，從而完成從傳統圖書訂購模式到現代化訂購模式的歷史性轉變，更好地為高校的教學科研服務。