論超市管理信息系統中自動建議訂單系統的改進

[摘要]綜合倉儲超市是一個大型倉儲式自選超市，其內部有較為完善的管理信息系統，其中，進銷存系統中特有的OPL(自動建議訂單)系統對企業采購、庫存管理預測和決策起著重要作用。本文通過具體實例的運用說明訂單系統中所確定的最佳訂貨量對支持決策的意義；由于OPL訂單系統存在著局限性，該局限性對管理帶來了不利影響，本文利用期望損失最小法和邊際分析法構建了兩個數學模型對OPL進行改進并作可行性分析。

[關鍵詞]OPL(自動建議訂單)；現狀分析；影響決策；構建模型

[中圖分類號]F270．7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194(2006)06-0059-02

1管理信息系統概述

管理信息系統(MIS)是一個以人為主的，利用計算機硬件、軟件、網絡通信設備以及其他辦公設備，進行信息的收集、傳輸、加工、儲存、更新和維護，支持組織高層決策、中層控制、基層運作的集成化的人機系統。MIS在充分利用已有的信息資源基礎之上，運用各種現代化管理方法和模型(特別是定量化的方法，如數學模型、經驗模型、程序化模型和運籌學模型等)對信息進行加工處理，分析組織的生產經營狀況和環境條件，及時推導出有關問題的最優解，輔助各級管理人員進行決策，確保組織目標的實現。

2自動建議訂單系統

自動建議訂單(OPL)，它是指由電腦系統根據平均每日銷售量、庫存數量、廠商送貨周期、送貨天數、庫存天數計算出建議訂貨數量，并產生自動建議訂單供運營部工作人員參考，并決定是否同意此訂單生效的訂單方式。OPL運作速度越高的門店，營運效率越高，門店的庫存更合理，企業的庫存資產更正確。目前在綜合倉儲超市中使用的OPL系統可以做到以下幾點：

(1)庫存合理化：庫存控制適宜，不至于太高，也不至于太低，有“安全庫存”的概念。

(2)庫存準確化：由于OPL的運作先決條件就是要有準確的“DMS”(日平均銷量)及“庫存數量”，樓面必須要實事求是，若發現樓面庫存與電腦庫存不一致時，應隨時做好庫存更正，確保庫存的準確性，不可因為損耗太大，故意弄虛作假，隱瞞不報。

(3)樓面效率化：按地區企業采購部設定的OPL訂單條件，電腦自動按日期列印OPL報表，避免人力浪費在查庫存、預估銷售量、預估訂貨量及層層簽字審批的作業上。

當然，OPL運作不是萬能的，它僅能保證在“正常”的銷售情況，即所售商品不隨時間變化而變化、庫存較高及正常賬期(指超過30天以上的賬期)的訂單。對這些“正常”的商品，電腦管理系統會按固定的公式運算需要量，對于突增或突減的需求量、庫存低的商品、短賬期或特殊付款方式的商品并不適用OPL系統。尤其對于單周期庫存商品(如：應節商品、應時商品)的銷售，現有OPL極不適用。因此，采購部對待單周期庫存商品只能參考去年同期銷量和一般同類產品同期銷量或者僅僅依靠經驗來預測。由于預測誤差的存在，導致預測訂貨量和實際需求量相差過大，如果需求量大于預測訂貨量，就會失去潛在的銷售機會，導致機會損失——即訂貨的機會(欠儲)成本。若繼續采用OPL訂單方式訂貨就有可能出現庫存剩余或者樓面缺貨現象，這樣會加大成本或影響銷售。

3自動建議訂單系統的改進方法

為了確定最佳訂貨量，需要考慮各種由訂貨引起的費用。由于只發出一次訂貨和只發生一次定購費用，所以即使有庫存，其費用的變化也不會很大。因此，只有機會成本和陳舊成本對最佳訂貨量的確定起決定性的作用。筆者認為確定最佳訂貨量可采用期望損失最小法或者期望利潤最大法這兩種方案進行預測。

(1)期望損失最小法

顧名思義，期望損失最小法就是比較不同訂貨量下的期望損失，取期望損失最小的訂貨量作為最佳訂貨量。已知庫存物品的單位成本為C，單位售價為戶。若在預定的時間內賣不出去，則單人只能降為S(So＝C－S；若需求超過存貨，則單位缺貨損失(機會損失)C_u＝P－C。設訂貨量為Q時的期望損失為E_l(Q)最小的Q最佳訂貨量。E_l(Q)可通過下式計算：

(2)邊際分析法

邊際分析法與期望損失最小法不同之處在于，前者在原計劃訂貨量的基礎上考慮追加一個單位的訂貨使得期望損失變化的情況。假定原計劃訂貨量為Q。當考慮追加一個單位訂貨的情況后，使得期望損失變化為：

式中，P(D^*)為概率分布函數。確定了P(D^*)，然后再根據經驗分布就可以找出最佳的訂貨量。

如：某門店準備訂購一批圣誕樹供圣誕節期間銷售。該門店采購部對包括訂貨費在內的每棵圣誕樹要支付15元，樹的售價為45元。未售出的樹只能按7元出售。節日期間圣誕樹需求量的概率分布如表3所示。

表3圣誕樹需求量的概率分布

4對構建的模型的可行性分析

對于大型綜合超市來說，單周期庫存商品也是其一大賣點，如果對其有一個科學的訂貨計劃，那么超市的總體利潤也會有所提高。前面對單周期商品訂貨量所構建的數學模型就是對綜合倉儲超市OPL訂單系統的彌補，就其可行性而言：首先，管理上，通過對涉及概率的計算，結果一目了然，會使決策者很容易做出判斷，縮短對市場的反應速度，從而提高工作效率；其次，技術上，綜合倉儲超市的采購系統是建立在供應商網絡和數據庫基礎之上的，所以有大量的數據資源作支持；再次，經濟上，單周期庫存控制系統只是一個針對特別商品的特殊系統，費用支出不是很大，但是它帶來的經濟效益卻很可觀，它可以加快資金的流動，減少庫存積壓，提高庫存周轉率。

5結語

決策貫穿于管理的全過程，管理工作的成敗，首先取決于決策的正確與否。如果決策失誤，那么再好的管理也是無濟于事，而決策的質量則取決于信息的質和量。正確、及時、適量的信息是減少不確定因素的根本所在，信息系統對管理職能的支持，歸根到底是對決策的支持。

主要參考文獻

[1]黃梯云．管理信息系統[M]．北京：高等教育出版社，2003．

[2]陳榮秋，馬士華．生產與運作管理[M]．北京：高等教育出版社，2003．

[收稿日期]2006-03-23

[作者簡介]趙馨(1974-)，女，寧夏大學計算機網絡管理中心工程師，研究方向：信息管理。