論圖書采購招標控制

圖書采購招標的背景

2003年實施的《中華人民共和國政府采購法》（以下稱《政府采購法》）規定，重大項目的采購過程應由國家有關部門負責，對其采購行為依法進行管理和監督。高校圖書館的經費主要來自財政撥款，無論資金來源還是資金數量，其書刊采購都應納入政府采購范疇。《政府采購法》的實施，為圖書招標采購提供了法律依據。為了適應形勢發展的要求，近幾年來高校圖書館紛紛采用圖書招標采購，規范圖書采購管理，并將其納入法制化軌道。

圖書市場的繁榮與競爭。隨著圖書發行市場的不斷活躍和繁榮，業內競爭日益激烈：出版社從原來的100多家發展到現在的573家，圖書發行由傳統的新華發行集團一統天下發展到國有新華書店、出版社、書商、民營書店共同參與，圖書品種以每年14.8%的速度遞增。圖書館作為常規性的圖書采購大戶，自然成為眾多書商爭奪的對象。為規范市場運作，越來越多的高校圖書館采取圖書招標采購。

高等教育的不斷發展、文獻需求的多樣化、文獻需求量的增加要求圖書館采取更規范、更有效的圖書采購方式。教學科研的多樣化使文獻需求呈現多樣化；近幾年高校的持續不斷的擴招，學生以及教師隊伍的不斷壯大，使文獻需求量日益增加。高校的合并、分館及大學城的建設、211工程及教學評估建設使許多高校圖書館為建設與之相適應的館藏而不同程度地增加了購書經費。上述情況對圖書館采購圖書的數量和質量提出了更高要求。為了尋求最佳采購途徑，規范采購流程，使有限的經費發揮最大效益，圖書招標采購成為圖書館的最佳選擇。

圖書招標的優點

健全了財政制度，規范了圖書購置費的科學管理，使圖書采購資金得到保障，避免被擠占和挪用。

降低了圖書采購成本，提高了圖書采購資金的使用效益。圖書招標采購，引入了市場競爭機制，書商的價格讓步使圖書館可以用較少資金購入較多圖書，提高了圖書采購資金的使用效益。

遏制了圖書采購中的不正當交易等腐敗現象，提高了圖書采購資金使用的透明度，促進了廉政建設。圖書招標在公開、公平、公正的原則下進行，整個采購過程在參與各方共同監督下完成，增強了圖書采購的透明度，從源頭上遏制了腐敗現象的發生，有利于廉政建設。

有利于圖書館選擇資信優良的供貨商，并獲得更多配套服務。圖書館通過招標，可以吸引眾多書商參與競爭，經過評標委員會評審，選出資質優良的合作伙伴，有效地保障了文獻資源建設的質量；而書商為了中標，也盡可能地提供更多配套服務，例如配送采訪數據、編目數據、提供圖書加工服務等，極大地提高工作效率，并使圖書館可以集中更多的人力從事其他業務工作。

有利于擴大圖書館的采購范圍，獲得更完整的書目信息。通過招標，選擇資質優良的書商，可以獲得較為完整的書目信息并完成相應的圖書采購，拓寬了圖書館的采購渠道，保障了圖書的質量。

以《政府采購法》為法律依據，以采購合同為行動指南，有利于保障圖書館和供貨商的合法利益，有利于營造公開、公平、公正的市場環境。

當前圖書招標存在的突出問題

當前圖書招標還在試行階段，尚未得到有效的普及和推廣；招標程序尚未成熟，積累的經驗尚不豐富，在執行過程中還存在很多缺陷：

經濟效益與采購質量的關系不明確，過于注重采購圖書的折扣，而對其他更為重要的選擇指標，例如圖書質量、到書率、到書時間以及服務質量等有所忽略。圖書是一種特殊的商品，圖書采購有別于其他商品的采購，但是圖書招標主管部門往往把它和別的商品采購等同起來，導致誰的優惠率高誰中標，而一些進貨渠道正規，服務完善而運營成本相對較高，能提供的優惠率較低的供貨商中不了標。

影響圖書館日常采購業務。圖書招標從擬定標書、公布招標項目、書商遞交標書、評審委員會開標、評標、選定合作書商、簽訂相關合同等一系列法定程序，一般需要相當長時間。在這段時間里，由于供貨商不確定，圖書館日常采購業務只能暫停運作，由此影響圖書館信息資源建設的連續性。不僅如此，由于前期工作被耽擱，容易造成工作積壓，影響全年工作進展。

參與投標的供貨商為了中標，盡可能地提供優惠率，同時承諾標的項目的要求，一旦中標后，為了實現最佳商業利潤，從各個方面降低成本，例如，提供的書目信息量大、到貨率高的大都是社科類的大眾化圖書，而專業性較強的科技類圖書不管是書目信息量還是到貨率都相對較低，服務質量也未完全按照承諾執行，使圖書館的采購工作陷入被動局面。

圖書招標控制

（一）控制原則 規范化控制原則：遵循《政府采購法》進行圖書招標采購就是為了規范圖書采購行為，因此，圖書招標工作必須在《政府采購法》及相關法律法規指導和約束下進行。

公正、公平、公開原則：在統一的招標原則、評審標準下進行公平競爭，選擇符合圖書館信息資源建設需求的供貨商，在規定范圍內公開招標過程及招標結果。

（二）控制范圍 圖書招標的范圍及數量一般在制定標書前已經明確，因此，招標控制的范圍主要針對供貨商。圖書館必須根據各供貨商的經營實力，從“注冊資金、經營規模、從事出版物批發銷售年限”等方面加以控制。在審核供貨商是否有資格參與投標時，除了要求供貨商出具營業執照、注冊資金、相關的財務報表等資料外，還應要求供貨商提供可提供的圖書專業類別品種、有直接業務聯系的出版社名單以及該供貨商與其他圖書館合作的案例等相關文件。圖書館根據這些資料，可以大體掌握供貨商的實力。

（三）控制措施

1.明確經濟效益與采購質量的關系。

實施招標控制，必須將采購質量放在首位。評審供貨商供貨資格時，必須明確：價格（優惠率）不是唯一的尺度，應選擇信譽良好、有經濟實力、渠道暢通或在某一領域有優勢的供貨商。只有在具有同等實力、能提供同等水平的供貨質量、服務質量的供貨商中，再從價格優惠率的角度進行篩選。選出性價比最優、符合圖書館實際需求的圖書供貨商，才能保證圖書館的進書質量。

2.提前規劃招標采購計劃。

圖書館年度購書經費預算一般在年初下達，而采購支持的館藏建設是一種持續過程。招標不應成為圖書采購的障礙。因此，圖書館應督促相關部門盡快做出年度購書經費預算，同時提前做好招標計劃，在最短時間內完成圖書招標，以最快速度開始年度圖書采購。

3.積極參與招標過程。

為了避免圖書招標出現價格（優惠率）至上，保障圖書采購質量，圖書館應經常與上級主管部門溝通，闡明圖書采購與其他設備采購的差異以及圖書采購的特點，積極爭取多派專家、專業技術人員參與圖書招標全過程，說服主管部門真正實踐既看折扣又看服務的基本原則，以便在保證公平、公正的原則基礎上，選擇能滿足本館實際需求的供貨商，制訂能最大限度保障本館圖書采購利益的供貨協議，以切實保證圖書館圖書采購任務順利完成。

4.供貨商的控制。

圖書館必須根據各供貨商的各自優勢，選擇若干家能夠優勢互補的供貨商。由于全國各類出版社有幾百家，任何一個供貨商都不可能包羅所有出版社的圖書，為了追求利益的最大化，他們的供書類型、書源渠道都有所側重，如果選擇的供貨商不適宜，所進圖書將會出現專業缺口，影響館藏質量。因此，必須根據各供貨商的書源優勢、地域優勢，在合理搭配的情況下，劃分各供貨商的供貨范圍（如按地域劃分或按出版社劃分），力求所選擇的供貨商能形成一個書源廣泛、品種齊全、有所側重的供貨網絡。此外，圖書館選擇的供貨商，只是保證其供貨資格，并非與其簽訂銷售合同，圖書館在履行協議時，應比較各供貨商的貨源質量和服務水平，在圖書配額上向質優者傾斜，使其在相互比較、相互競爭中，最大限度地保證圖書館進書質量。必須強調的是，在合同實施及監控過程中，應將各書商服務的各類問題分別記錄在案，為以后招標提供基礎。發現偷工減料和提供盜版圖書等行為的書商，在以后招標中應取消其投標資格。

5.項目要求的控制。

在擬定圖書招標標書及簽訂供貨協議時，必須明確提出招標項目的具體要求，這是執行合同過程中最主要、最直接的依據。

①數據要求

采訪數據直接關系到采訪的圖書質量，必須堅持要求供貨商提供的數據與其承諾可提供的圖書類別以及出版社相符，要求其提供的數據與本館的采訪系統兼容，以保證其數據順利轉入。還應及時更新書目訂單數據，要求供貨商根據其供貨職責及時更新采訪數據，使圖書館及時掌握最新出版信息，防止供貨商提供時效性差、純社科類、閱讀對象等級不高的采訪數據。

編目數據決定館藏圖書的利用率。必須堅持要求每種書都有符合標準的完整的MARC編目數據，以及與本館系統兼容的數據格式以保證順利倒入。對于有倒入問題的數據，供貨商應提供圖書館所需的數據格式，防止出現數據不全或丟失。如果圖書館采購任務重、時間緊，急需供貨商盡快送書時，可要求供貨商滾動發送編目數據。

②貨物要求

圖書館必須堅持要求供貨商所發圖書全部為正版圖書；按訂單發的書，要求保證到書率及訂準率，嚴禁搭配圖書；圖書館要求配送的圖書，應按要求配送并允許一定的退貨率；裝幀有問題的圖書，供貨商應無條件退換；規定訂單到貨時間及現采到貨時間；規定送貨地點及包裝、送貨清單要求等。

③服務要求

目前，圖書招標大都要求供貨商提供圖書加工服務，包括加蓋館藏章，貼條形碼、磁條、書標等。因此，有必要詳細列出這些加工所需的材料、操作要求以及所需費用的承擔者，以明確招、投標雙方的責任。圖書加工若在館外進行，圖書館就無法對其過程形成有效監管，無法及時發現并有效制止圖書加工中的偷工減料行為。因此，應要求供貨商派人到圖書館進行加工并接受圖書館工作人員的指導。