企業檔案工作的潤滑劑——檔案公關

李蘊華

“公關”即公共關系，專業的定義是“公共關系是一種獨特的管理職能，它能幫助建立和維護一個組織與其他各類公眾之間傳播、理解、接受和合作的相互關系”。可見，公關是一種管理功能，它建立并維護一個組織和其相關者之間的互利互惠關系。具體到日常工作，公關是一種“認知管理”，它既能夠幫助組織讓其相關方更好地了解自己，同時，也幫助組織更好地了解相關方。

檔案工作者給人的印象往往相對封閉，每日駐足于辦公室或是檔案庫房內，除了提供借閱似乎就很少有與外界接觸的機會。事實上在企業檔案工作中，檔案人員經常需要與其他企業、機構以及企業內各部門的工作人員溝通交流，可以說檔案工作從本質上就具有服務性質，妥善處理與方方面面的工作關系，對做好檔案工作至關重要。新世紀的企業公關已擺脫公眾的偏見并逐漸為企業所重視，而檔案工作者可以借鑒有益的公關經驗與技巧，通過開展積極合理的檔案公關，使企業檔案工作的重要性廣為人知，吸引更多人的關注，同時也使檔案工作的日常交流與合作更順暢，真正起到檔案工作潤滑劑的功用。

本文提出“檔案公關”的概念，將專業領域的公關內涵引申至檔案工作范疇。就企業檔案工作領域而言，檔案公關的內涵相對簡單，其主要目的是通過宣傳使檔案部門的工作職能為更多行外人所了解，并建立有效的溝通渠道，使檔案部門與其他企業、機構以及企業內部其他部門能順暢交流，及時解決工作中的各種問題，避免不必要的誤會和損失。要達到這一目的，企業檔案公關應著重注意兩項工作的開展：一是樹立檔案部門形象，二是建立順暢的檔案工作交流渠道。

樹立檔案部門形象，不只是簡單地發發宣傳稿件，還應考慮宣傳渠道的有效性，如在企業內部，宣傳欄、內刊、內部網等哪一種宣傳方式更受大家歡迎，效果更顯著。積極溝通不必經常發郵件、打電話，而應該掌握關鍵時間點，有針對性地適時交流，既保證工作的順利執行，又不會太繁瑣，讓人有不堪其擾之感。

一、從內外兩方面樹立檔案部門自身形象

外在方面，檔案部門首先應積極開展宣傳，擴大檔案工作的影響，力求樹立良好的整體形象。可以選擇的宣傳陣地包括黑板報、宣傳欄、內刊、內部網等等，當然所宣傳的內容應與大多數同事的工作、生活相關，不能完全講解檔案專業理論知識，還應有一定的實踐指導性，如可以在講解企業歸檔范圍及要求等工作內容的同時，也介紹一下家庭檔案的管理等生活常識，拉近大家與檔案的距離，將檔案管理知識融入人們的日常生活。當檔案管理逐漸成為一種工作習慣，其他部門人員也就不會覺得由自己完成立卷歸檔有多么繁瑣了，畢竟有序管理的方便高效是顯而易見的。其次，為體現檔案人的職業特點，檔案工作者著裝雖然不要求統一高檔，但也應端莊大方、整潔清爽。得體的裝扮是對他人的尊重，也會有助于在工作中建立檔案人員的專業形象。

內在方面，檔案人員應不斷提高自身素質，至少應熟練掌握各項檔案規章制度，這樣在為各部門人員解答檔案相關問題時才能清晰流利。只有具備優秀的專業素養，才能得到他人的尊重，也才能獲得理解和支持。涉外企業檔案工作者還應注重外語學習，有時檔案利用者查詢外文檔案，會直接說出外文原名，即便有中文對照，如果對外文一竅不通也可能會阻礙查找利用，進而降低檔案部門的工作效率，對檔案部門的形象產生不利影響。在計算機知識方面，檔案人員更應緊跟時代步伐，不論是企業自身發展還是檔案信息化建設的需要，計算機知識都是工作交流中必不可少的，如果能夠精通計算機知識，在工作中將無往而不利。一個專業知識過硬又有良好計算機、外語能力的檔案人員，更容易被大家所接受，也就能更好地開展檔案公關。

二、在企業內部建立暢通的檔案工作交流渠道

在檔案收集工作中，檔案部門應隨時關注企業動態、了解企業發展現狀，在重要合同簽署、大型項目執行完畢或重要人員離職時，及時與相關部門和責任人聯系，通過認真誠懇地溝通，建立穩固的合作關系，敦促其將重要文件收集歸檔，防止不必要的檔案流失。當然，如果企業已建立了嚴密的檔案管理規章，各項檔案工作本就應有序進行，檔案人員似乎不必主動出擊，但在實際工作中，適時的提醒常常可以避免一些不愉快事情的發生，防患于未然比事后懲罰對企業更有利，所需的只是檔案工作者以更積極的工作態度，在自己力所能及的范圍多與有關部門、人員交流，收集信息并多加注意，如此而已。

在檔案利用工作中，檔案人員通過與檔案利用者的接觸、訪問，可以隨時了解哪些種類的檔案資料有更高的利用率，對這些檔案可以投入更多的精力加深了解，同時進行相關的檔案編研工作，從而有針對性地提高檔案工作效率，更好地滿足檔案利用者的需求，并可促使利用者更積極地提供參考建議，進而形成檔案利用的良性循環。

在檔案工作的各個環節，檔案人員都應重視與相關人員的工作交流，積極認真地聽取意見和建議。這樣，在檔案工作水平得以不斷提高的同時，也能有力保證檔案工作充分適應企業業務發展的需求。只有與企業發展同步，檔案資料的無形價值才有更大可能轉化為實實在在的經濟效益，檔案工作的價值也才能得到真正體現。

企業檔案公關，除了上述兩大要點，在工作細節方面也時常要運用到一些公關技能。檔案人員不是專業的公關人士，不需要具備所有素質，但有些基本公關技能是各行各業的專業人士都應具備的，比如接、打電話的技巧，接待來訪者的態度及用語，與同事商談工作時是否細致耐心等等，這不僅僅是個人涵養與素質的體現，也關系到部門乃至企業形象。一句問候、一個微笑做起來并不困難，卻可以營造融洽的工作氛圍，在使工作心境更開朗的同時也讓工作運行更流暢，與人為善總是會有回饋的。

檔案公關可以說是檔案工作者為進一步提高檔案工作質量而采取的一系列措施，也許并不顯得那么必須和迫切，但確實有益無害值得嘗試。檔案公關與檔案工作整體的關系，就象潤滑劑與機械設備一樣，沒有潤滑劑也許機器仍能運轉，但其效率會在無形中降低，更不用說一些看不見的損耗會導致機器的停轉甚至崩潰，因此每個技術人員都知道潤滑劑的重要，而每位檔案工作者也應重視檔案工作的潤滑劑——檔案公關。

作者單位：中國水利電力對外公司