從“死檔”成因談附件的著錄與編目（４則）

從“死檔”成因談附件的著錄與編目

《浙江檔案》2005年第11期上卞咸杰的文章，指出了檔案網站宣傳與推廣要注意的幾個問題。一、要明確檔案網站宣傳與推廣的目的。1、提升網站的知名度。通過各種方式在各種媒體上廣泛宣傳，培養用戶對檔案網站及其相關服務的認知程度及利用意識，使檔案網站從同類型的網站中顯現出來，以特定的身份展現給檔案用戶，達到增加品牌效應的目的。2、增加檔案用戶的數量。通過各種推廣渠道留住用戶的眼球，讓用戶有機會看到檔案館（室）的基本情況，才有可能使用戶成為該館（室）的真正用戶。3、架構檔案服務的新平臺。讓廣大瀏覽者和用戶了解這一服務的新形式，借助于互聯網的優勢開展服務，滿足更多的利用者各種不同的利用要求。

二、要注意檔案網站宣傳與推廣的策略。1、橫向整合檔案網站的宣傳與推廣策略。按照用戶獲取檔案網站信息的來源分，檔案網站的宣傳與推廣也有網上與網下之分；按照用戶獲取檔案網站信息的主動性和被動性來分，檔案網站的宣傳與推廣也有主動與被動之分；按照用戶了解檔案網站信息所利用的具體手段分，有搜索引擎、新聞組、ＢＢＳ、郵件列表、友情鏈接等。2、縱向整合檔案網站的宣傳與推廣策略。檔案網站發布初期、發展期和穩定期三個不同階段所采用的宣傳與推廣方法有一定的差別。3、借助用戶數據庫，實現溝通的“一對一”。了解用戶的上網動態和需求。4、要掌握檔案網站所處的特定環境。

三、檔案網站宣傳與推廣要堅持一定的原則。1、樹立服務第一的理念。2、處理好保密與開放的關系。3、網站內容更新要及時。4、盡量使用免費登錄服務。

四、要選用適宜的宣傳與推廣方法。1、注冊搜索引擎是檔案網站宣傳與推廣的首選方式，可以提高檔案網站被訪問的機率，從而擴大檔案網站的影響力。2、與相關網站權情鏈接，網站鏈接首先要注意相關站點的質量和訪問者的類型，因為這在很大程度上直接影響到由鏈接而產生的訪問量。3、在ＢＢＳ上作宣傳。一是選擇最為適合的信區進行散發；二是充分利用好主題行的作用，把要發布的檔案網站用言簡意賅的句子表達出來，以增強帖子的可讀性；三是掌握技巧避免廣告之嫌，宜選用討論問題的方式在有意或無意中推廣檔案網站。4、利用網上廣告。

檔案網站宣傳與推廣要注意的幾個問題

《浙江檔案》2005年第11期上卞咸杰的文章，指出了檔案網站宣傳與推廣要注意的幾個問題。一、要明確檔案網站宣傳與推廣的目的。1、提升網站的知名度。通過各種方式在各種媒體上廣泛宣傳，培養用戶對檔案網站及其相關服務的認知程度及利用意識，使檔案網站從同類型的網站中顯現出來，以特定的身份展現給檔案用戶，達到增加品牌效應的目的。2、增加檔案用戶的數量。通過各種推廣渠道留住用戶的眼球，讓用戶有機會看到檔案館（室）的基本情況，才有可能使用戶成為該館（室）的真正用戶。3、架構檔案服務的新平臺。讓廣大瀏覽者和用戶了解這一服務的新形式，借助于互聯網的優勢開展服務，滿足更多的利用者各種不同的利用要求。

二、要注意檔案網站宣傳與推廣的策略。1、橫向整合檔案網站的宣傳與推廣策略。按照用戶獲取檔案網站信息的來源分，檔案網站的宣傳與推廣也有網上與網下之分；按照用戶獲取檔案網站信息的主動性和被動性來分，檔案網站的宣傳與推廣也有主動與被動之分；按照用戶了解檔案網站信息所利用的具體手段分，有搜索引擎、新聞組、ＢＢＳ、郵件列表、友情鏈接等。2、縱向整合檔案網站的宣傳與推廣策略。檔案網站發布初期、發展期和穩定期三個不同階段所采用的宣傳與推廣方法有一定的差別。3、借助用戶數據庫，實現溝通的“一對一”。了解用戶的上網動態和需求。4、要掌握檔案網站所處的特定環境。

三、檔案網站宣傳與推廣要堅持一定的原則。1、樹立服務第一的理念。2、處理好保密與開放的關系。3、網站內容更新要及時。4、盡量使用免費登錄服務。

四、要選用適宜的宣傳與推廣方法。1、注冊搜索引擎是檔案網站宣傳與推廣的首選方式，可以提高檔案網站被訪問的機率，從而擴大檔案網站的影響力。2、與相關網站權情鏈接，網站鏈接首先要注意相關站點的質量和訪問者的類型，因為這在很大程度上直接影響到由鏈接而產生的訪問量。3、在ＢＢＳ上作宣傳。一是選擇最為適合的信區進行散發；二是充分利用好主題行的作用，把要發布的檔案網站用言簡意賅的句子表達出來，以增強帖子的可讀性；三是掌握技巧避免廣告之嫌，宜選用討論問題的方式在有意或無意中推廣檔案網站。4、利用網上廣告。

從一條新聞談開放檔案的程序

2005年第12期《中國檔案》張彥杰的文章指出，近日甘肅省檔案館將其保存已久的五封“密檔”公布于眾。以檔案工作常識來看，像這樣毫無涉密內容的民國檔案，在檔案館是不可能定上密級的，更不會成為“密檔”。然而在網絡媒體和平面媒體的宣傳中，卻因為使用了“密檔”、“內幕”等詞匯而迅速傳播。出現這樣的情況，主要反映出三個問題。

第一，“密檔”一詞，在檔案界和在公眾媒體的理解和使用上是完全不同的兩個概念。檔案界所說的“密檔”，是指帶有密級的檔案，而公眾媒體所說的“密檔”，大意是指不為公眾所熟知且能解開歷史事件之謎團的檔案文獻。前者側重于檔案管理中的解密程序和利用范圍，而后者則側重于檔案內容對于歷史事件之撥云見日的利用效果。這一點對我們的啟示就是，檔案界應以寬容的心態對待公眾媒體，我們不必苛責新聞媒體在使用“密檔”一詞時與檔案界專業角度理解上的那份差異，如果僅從檔案宣傳和社會傳播效果去看，我們更應當持歡迎的態度。

第二，檔案工作者閱讀和解析檔案文本的能力問題。事實上，檔案館的工作者大多不具備閱讀和解析檔案文本的能力。管理檔案者把自己的職責有意無意地定位在管理上，而很少有人去下工夫閱讀和研究檔案文本，所以才有了一份重要檔案在檔案館存放了幾十年突然被“發現”的情形。國外的檔案界情況也有所不同，如德國、英國等檔案工作較為發達的國家，公共檔案館配備有專門的高級職員，其主要職責就是解讀檔案文本。我國應汲取國外檔案工作較為成熟的經驗，在省級以上國家綜合檔案館建立檔案文本分析員制度，配備一定數額的高級職員專門負責解讀檔案文獻。

第三，檔案的解密與開放程序問題。公布開放檔案的目錄，是檔案開放程序中不可或缺的一個環節。遺憾的是，絕大多數檔案館在檔案開放中忽略了這一環節，我們極少能從公眾媒體上看到開放檔案的目錄。

作者認為，現在是到了進一步完善開放檔案程序的時候了。1、滿30年的檔案，檔案館應按嚴格規定進行解密工作，同時在當地的政府信息網和檔案專業網站同時公布開放檔案的目錄，每年進行一次，并形成慣例和制度。2、檔案館應每年定期召開開放檔案新聞發布會。檔案部門的最大優勢就是館藏的檔案，只有首先利用好自身的優勢，使公眾媒體對館藏檔案信息發生興趣，才能把檔案工作的社會宣傳效果表現出來。

電子文件利用新模式

——電子文件中心

胡杰、張照余在2005年第12期《檔案與建設》上撰文，指出了目前電子文件管理與利用中面臨的兩大矛盾：1、電子文件非科學管理與電子文件需求的矛盾。大多數單位的電子文件處于自生自滅狀態，正式電子文件往往只進行了邏輯歸檔，電子文件的存貯載體不安全，信息記錄格式不標準，電子文件生成的設備環境數據缺少登記，一些相關軟件參數也缺少妥善的保護措施。2、電子文件的網絡化利用趨勢與電子文件信息安全的矛盾。現實狀態下，單個單位無論從財力還是精力上都很少有條件達到上述要求。因而成立一個專門的電子文件中心，負責政務網和公共網有限制的利用現行電子文件，并代為保管接收的電子文件，已經成為很多單位的實踐需要。

作者認為，電子文件中心與傳統文件中心并不是一個概念。電子文件中心的建設初衷應該是網絡現行文件的利用中心。電子文件中心的收集范圍應該是具有利用價值的現行電子文件。功能目標除了科學管理外，主要扮演的是文件安全的守護者和政府信息的傳播者的角色。電子文件中心確切地說是網絡現行文件的利用中心，以解決開放主體不統一的矛盾。因為它提供的只是一個平臺，負責匯總政務部門的電子文件并提供利用。而利用中所涉及的咨詢問題、專業問題或法律問題，可以通過政務網反饋到形成部門加以解決。自此電子文件中心的幕后是誰顯得不那么重要，重要的是開放主體要能夠擴大公開信息來源、科學管理電子文件、保證電子文件信息安全并及時提供政府的內部網和外部網利用。