高校基建檔案歸檔范圍及保管期限改革之思考

李啟卿

近年來，為了改善教學環境，適應招生的需要，各大高校相繼修建了一大批現代化的教學用房和職工宿舍，隨之而來的是基建檔案數量的成倍增長。基建檔案的經濟價值極高，基建檔案是否完整、是否便于利用，會給日后的維護帶來極大的影響。目前的基建檔案整理所依據的《高等學校檔案工作規范》（以下簡稱《規范》）是1993年制定的，十幾年來，社會上檔案觀念的轉變、監理制度的實施、對基建工程審計的加強，使基建檔案的特點與十幾年前相比有了很大變化，也導致目前基建檔案的庫存狀況存在一些不太合理的地方，所以基建檔案的歸檔范圍和保管期限亟須改進。

一、基建檔案保管期限改革之必須

隨著檔案價值觀的增強，基建檔案數量也在成倍地增長，上世紀70年代，一個民用建筑工程的檔案只有二三百頁，不到十厘米厚；90年代初增加到約兩千頁，排架長度約一米；進入21世紀，一個同等大小工程的檔案已發展為四五千頁，排架長度超過兩米。如此高速的增長，讓檔案庫房不堪重負，然而細查之下，又發現有些基建檔案對應的建筑物早已消失，而檔案卻因為未滿保管期限而繼續占用庫房，成為毫無利用價值的檔案。由此說明，準確劃分檔案保管期限有利于縮短檔案庫房占用周期，節約人力、物力、財力，有利于日后檔案的管理與定期鑒定銷毀，優化館藏。要判定檔案的保管期限，首先要正確地分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，確定檔案的保存價值。當然，即使是最有經驗的檔案學家或檔案工作人員，要正確預測檔案的保存價值也是相當困難的，所以我們希望通過工作經驗的積累來推進檔案保管期限的改革。

目前《規范》中設定的基建檔案保管期限大多偏長，“可行性研究、工程管理文件、竣工驗收材料和預、決算資料”及部分“設計文件、施工文件”均被定為永久保存，實際上完全沒有必要，也不科學。由于經濟的飛速發展，有一大批上世紀七八十年代的建筑物已經被拆除，這些建筑物的檔案被定為永久保存，只能是毫無意義地延長檔案的生命，長久占用庫房，造成極大浪費。基建檔案的價值就在于它是基建工程得以順利改建、擴建、管理、維修的重要依據，上述定為永久保存的檔案都是與建筑物不可分割的，一旦建筑物不存在了，這部分檔案就沒有繼續保存的必要了。另一方面，《規范》中規定的同一個工程檔案的保管期限一部分為永久、一部分為長期、還有一部分為短期、不同保管期限的檔案混合在一起的情況，不僅不符合重要檔案重點保護的檔案管理原則，在現實工作中不便于管理，不適于檔案材料的鑒定工作，實際上也沒有哪個檔案部門會在十五年之后把一個工程中的短期材料抽出銷毀，因為建筑物還在，要把該建筑物的一部分檔案取出銷毀，想來也沒有哪個領導會簽這個字，所以這種設置中的短期卷實際上也按長期的標準在管理，這樣不僅不利于真實掌握庫存檔案情況，還會增加到期檔案鑒定的工作量。

鑒于上述觀點，筆者認為：基建檔案中，除了“基建工作總體規劃、全校性總體規劃和設計平面圖、年度總結和統計報表、水電氣管道分布圖、地質勘探和地形測量材料、征用土地及紅線圖、拆遷補償協議書和產權證書”應設為永久保存外，其余材料一律定為長期保存，并在其后附加“保管期限為長期的工程材料與建筑物共存，即若建筑物提前滅失，該建筑物定為長期保存的檔案可以提前鑒定銷毀；若建筑物超過五十年仍然存在，該建筑物檔案繼續保存至建筑物滅失”。這樣設置，有利于基建檔案的保管、統計和鑒定銷毀，如果不滿五十年，該建筑物滅失了，在定期鑒定銷毀的時候可以根據實際情況將該建筑物的基建檔案提出鑒定，不必非得等到五十年期滿；如果超過五十年建筑物仍“健在”，也可依據附加條件而繼續保存。需要提一句的是，檔案部門應該建立建筑物滅失備案制度，要求拆除建筑物時必須到檔案部門備案，這樣才不至于讓沒有價值的檔案長期占據庫房，浪費大量人力、物力和財力。

二、歸檔范圍之改革

隨著經濟技術的發展，基建檔案包含的內容也產生了一些變化，現有的歸檔范圍在實際工作中暴露出一些缺陷，比如新增了監理這個新興的行業，產生了一系列由監理單位獨立形成的檔案材料；由于工程性質不同，目前各工程的主體部分和環境、裝飾工程都是由不同的施工企業承擔，也就涉及到同一建筑物的檔案材料由不同施工企業產生，這就需要檔案規范新增加一些條款。另外《規范》中設置的歸檔范圍有一些不合理之處，需做一些相應的調整，具體如下：

1、需新增“監理文件”一項，放在二級類目中，歸置監理單位產生的所有材料，包括監理合同、監理大綱、監理規劃及監理過程中產生的一切相關材料。

2、需新增“環境工程和裝飾工程”一項，放在二級類目中，由于這兩類工程金額不大，施工時間較短，而且施工單位一般都與主體工程不是同一個單位，所以單獨設置一項，將其產生的所有材料都歸入其中。

3、歸檔范圍和保管期限表中的“生產技術準備、試生產材料”對于高校來說基本上沒有什么意義，應歸入高等學校“產品與科技開發類”檔案中去，因為高等學校的基建項目多與生產無關，而且高等學校檔案分類中本身就有“產品與科技開發”一類，把與生產產品相關的材料歸于“產品與科技開發類”中更為清晰、貼切些。

4、檔案類目的劃分是為了明確地將不同類型的材料歸入不同的類別，而基建類與財會類檔案兩個類目中都設置了基建財務方面的內容，這樣會造成材料要么分割、要么重復，不利于科學管理。應將全校基建工程的預、決算歸入財會類檔案，將單項工程的預、決算歸入基建檔案中的“基建財務、器材管理”類目下，取消“基建綜合”類中的“基建財務預、決算”。

三、歸檔范圍和保管期限表之調整

基建工程是以一個獨立的工程項目為對象的，是在工程建設中形成的一系列相關的文件材料，基建檔案的核心是以獨立建筑物構成一個組卷單位，保證工程施工檔案的系統性和完整性，一個完整的基建項目要經過立項、設計、施工、竣工等階段，一般要經過幾年時間。現有的歸檔范圍和保管期限表設置了兩個二級類目，實際上每個工程的施工單位不同，歸檔時間也不同，而且同一年度之中可能有幾個甚至十幾個工程同時竣工歸檔。《規范》沒有明確是應該把各個工程的材料按照要求分別歸入同一個二級類目的不同類別中，還是各工程排好序之后依次放入二級類目中。要將每個工程的檔案按照設計文件、項目管理文件、施工文件、監理文件、竣工驗收文件分開，把不同工程的同類文件排列在一起，容易造成不同工程材料的混亂交叉甚至錯誤，也不符合保持檔案材料有機聯系的原則，而且操作上也是行不通的，因為各工程施工單位不同，同一年中歸檔時間也不同，不可能把所有的基建檔案收齊之后再排架。筆者認為：除了前期工程文件按文件生成年度歸檔外，其他屬于施工單位的材料讓各個工程獨立為序，采用不同的二級類目編號來區別，這樣也便于不同工程的附屬工程如環境工程、裝飾工程等檔案插入，使同一工程的檔案材料更加完整有序，便于查詢和銷毀。

為便于管理同一工程的檔案，在歸檔范圍和保管期限表內也需要做一些調整：第一，凡與工程項目前期工作相關的建設方材料，除“可行性研究”外一律歸入綜合類，如立項批復，因為有時幾個工程的立項批復在同一份文件中，若放入不同工程中會造成重復，放入一個工程中又不便于查詢；第二，設計基礎主要是針對地形、地質的勘測，這些材料不僅對該項工程有利用價值，就是該建筑物不存在了，以后在該地塊上修建其他建筑物的時候這些檔案同樣有利用價值，所以應把設計基礎方面的材料歸入綜合類中；第三，征用土地批準文件及紅線圖、拆遷、補償協議、產權證書也應放入綜合類中去，這部分工作屬于基建工程的前期準備階段，而且在建筑物滅失后仍有相當高的經濟價值，放在工程檔案中不便于重點保管。這樣一來，需要永久保存的檔案材料都歸入綜合類，一旦建筑物滅失，該工程的施工檔案就可以整套提出銷毀，而不會涉及到檔案的重新編號和重新排序。

任何事物都是發展變化著的，作為檔案工作人員，也需要與時俱進，順應檔案工作的發展潮流，以上所述，都是結合實際工作中發現的問題而產生的一些改革設想，以期拋磚引玉，盡快促成高等學校檔案歸檔范圍和保管期限表的重新設置，更有利于檔案工作的標準化和規范化，使檔案工作能為學校、為社會提供更高效的服務。

作者單位：重慶工商大學檔案館