院校教學檔案的收集方法

支貴生

一、貫徹集中統一管理原則

集中統一管理原則是教學檔案管理的指導方針和基本原則。一方面，教學檔案的收集是獲得和積累教學檔案的手段，只有通過收集工作，才能將散存于教師、學生及各職能部門的教學檔案材料集中到檔案部門，形成集中管理的客觀條件，實現統一的科學管理。另一方面，只有認真貫徹執行教學檔案材料的集中統一管理原則，才能為教學檔案的收集工作奠定基礎，確保教學檔案收集工作的高質量。

二、遵循教學檔案的形成規律

教學檔案材料是教學單位在教學活動過程中形成的，它的收集是一個承前啟后的重要環節，它聯系著教學檔案材料的形成部門、個人和檔案部門的活動。在歸檔制度的制定上，既要照顧到檔案部門的工作需要，又要考慮到教學檔案材料形成部門、個人的利用要求，按照教學活動的基本程序和教學檔案材料的形成過程，對教學檔案材料的歸檔范圍和歸檔時間做出具體規定，以保證教學檔案材料收集工作的質量，使教學檔案的收集遵循教學檔案材料形成的客觀規律。

三、以滿足教學活動需要為原則

教學檔案是從事教學活動、教學管理和科研工作必不可少的資料，教學檔案的收集工作要適應教學工作的需要。一方面，教學檔案的收集應是多方位的積極收集；另一方面，教學檔案的收集工作必須適應教學工作的需求，確保教學檔案的完整準確，能夠真正對總結教學經驗、探索教學規律、進行教學改革、深化教學研究和提高教學質量起到作用。

四、教學檔案的收集與積累要責任到人

為保證教學檔案材料的完整和準確，應建立教學檔案分層管理辦法，每位從事教學及管理工作的人，對自己所負責或從事的工作應有一個完整的記錄，并及時提供給檔案管理人員。教研室主任、專業負責人、普通教師應在日常工作、科研及教學過程中將自己形成的有價值的材料收集起來。

五、建立健全歸檔制度

建立、健全和完善歸檔制度，是做好教學檔案收集工作的重要前提，也是保證教學檔案齊全完整的重要條件。歸檔制度主要包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求三方面的內容。歸檔時應注意：歸檔范圍必須明確完整，以免少收或漏收，應將評估要求的教學檔案內容全部納入收集范疇，全部收集，完整無缺；再就是加強文件管理，即凡是上級部門下發的文件材料，應由專門人員登記，這樣檔案部門就能及時明確掌握有哪些文件材料需要收集；檔案部門也必須主動同有關部門聯系，互相配合，確保歸檔材料齊全、完整、準確。

六、實行靈活的收集方式

教學檔案具有來源上的分散性、內容上的復雜性、時間劃分上的特殊性、制成材料上的多樣性及綜合性、專業性等特點，因此，檔案部門必須擴大檔案收集范圍，拓寬檔案收集渠道，查漏補缺，采取較為靈活的方式進行收集?熏盡量做到經常性的收集與集中收集相結合，催交與上門收集相結合，歸檔范圍內與歸檔范圍外相結合，收集過程中還要對師資隊伍、學風、教學效果、教學評價、實踐教學、教學質量監控、多媒體課件、專業地位與特色、畢業生在各自工作崗位上的業績成就等非文件材料和電子文件多加關注。也可將需收集的檔案信息材料明確通知教師，讓教師制成電子文擋，利用目前校園網普及的有利條件發送至統一的電子郵箱，既方便快捷，又可復制利用。

七、加強宣傳教育，提高全員檔案意識

高校檔案部門應通過各種渠道，如舉辦培訓班、知識競賽等形式，進行宣傳教育，普及檔案基本知識，不定期召開教學檔案管理會議，用具體實例闡述教學檔案的特點、地位和作用，增強教師的歸檔意識。高校教學管理部門要加強對教學檔案收集工作的檢查、指導，使教學檔案收集工作制度化、標準化，進一步規范和完善歸檔程序和檔案移交制度，使教學檔案材料的收集工作成為高校教師的自覺行動，進一步提高教學檔案收集工作的質量。

作者單位：河南省南陽師范學院