管理ｏｒ監控？

一位外貿部經理說，公司以前業務員不多，隨著業務量的增大，現在業務員已經達到10人，并且將業務分為歐盟、東南亞、北美和港臺4組。公司的業務通過網絡平臺取得了不少的成績：每天的新詢盤非常多，加上老客戶的郵件，公司外貿部的郵件量很大。但是，他發現由于業務員的經驗、能力或素質問題，經常有一些重要詢盤被放跑了。因此，他有心對業務員的郵件進行跟蹤/監控。可是，由于他自己手頭上也有客戶，所以他根本沒時間追蹤和監控業務員的郵件，不知道該怎樣才能更好地進行監控。

其實，監控業務員郵件的方法是很多的，例如，每天要求業務員填寫詢盤跟進表；每個詢盤的回復要抄送給經理和組長；設一個專人負責每天的郵件檢查，每天匯報情況；甚至可以采取專門的局域網軟件進行監控等等。可是，這些做法都是擺明了“頭”在盯著你，完全是治標不治本的做法。事實上，這位經理的說辭“擔心業務員回復詢盤沒有質量， 漏掉了定單，生怕一些重要的詢盤被放跑”，說“我這完全是為公司著想”，從本質上分析都有點欲蓋彌彰，表面上是為公司著想，心里卻想的是如何監控，只考慮到了公司的利益，卻將自己的下屬的利益放置一邊。

對業務和業務員以監控、跟蹤的方式進行，只能說明這家公司在管理方面包括人力資源的管理都非常不完善。對業務員用到“監控”二字，對公司而言等于慢性自殺，對外貿部經理也是有百害而無一利。沒有人愿意為一個老考慮著如何監控自己的老板賣命，但是會費盡心思考慮如何反監控。作為一家外貿公司，合理的管理是control而不是monitor，收放自如的管理才是真正的管理。人都是有尊嚴有感情的，設身處地感受一下：你做業務的時候有沒有象這樣被別人監控過？如果你被監控，你的感覺又是怎樣的呢？管理者與員工之間需要互相信任，員工能否拿到訂單也是關系到其自身的利益。因此，給員工更多的信任，相信會將工作做得更好。

換一個角度來講，即便是因為擔心業務員的誤操作而采取對業務員郵件的監控，也不應該從郵件這方面著手，問題還是在于對人的管理。如果管理到位，業務員拿到每一個訂單都與他的收入和資歷密切相關，業務員會明白，拿到拿不到單對他來說會有什么區別，多大區別，這樣他就會非常關心這個單，而且業務員本身會做好對客戶的跟蹤和總結。有一個我認識的業務員說，他經常會工作到凌晨兩點甚至更晚，每一個郵件他都會非常認真地寫，甚至對重要的郵件，他會發給很多人要他們幫助檢查修正后再發給客戶。至于對經理，幾乎所有的難題他都會咨詢經理的意見，甚至主動請教其他部門水平比較高的人，而上述這些，沒有任何人要求他這么做。因為，是公司的管理制度使他明白：每一個訂單都關系著他的收入，不僅如此，每一個訂單也都關系著他的成長和自信，所以，他會那么認真和拼命地干。因此，對郵件的管理不應該著眼于郵件本身，而應該是人——業務員！

對業務員的郵件不是監控而是管理，必要的管理還是需要的。對于業務員的郵件，管理層需要了解業務員工作時的狀況，員工拿著老板的工資，工作的狀況管理層當然有權利知道。對業務員郵件的管理是既要管也要放，例如，平時回的一般郵件就放權，但是比較重要的，如報價、產品規格確定、發貨等等這些較重要的細節還是必須要抄送，以便以后有糾紛時有底可查。這個需要嚴格的制度和持之以恒，雖然會占用管理人員很多的時間，但不能流于形式。還有，每個星期或固定時間經理應和業務員交流一下彼此的市場和客戶信息，大致了解對方的工作進展。或者也可以利用電子郵件管理的軟件，目的是控制飛單，并且防止業務人員工作效率低下。采用這種方式管理層自己要清楚，也要和業務員做好溝通工作，明白用軟件的目的不是監控，而是隨時掌握工作的進程；同時軟件也不是萬能的，也必須要人工進行配合。方法有很多，關鍵是要明白是管理還是監控，處理得當，會對業務員產生激勵的作用，起到事倍功半的效果。