會計電算化月末業(yè)務(wù)層次之剖析

[摘 要]文章分析了電算化下的月末業(yè)務(wù)的層次形成原因，會計數(shù)據(jù)層次結(jié)構(gòu)狀況，提出了會計電算化月末業(yè)務(wù)層次操作的依據(jù)。

[關(guān)鍵詞]月末業(yè)務(wù)；層次結(jié)構(gòu)；操作順序

[中圖分類號]F232 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194(2006)07-0040-03

會計手工操作的月末業(yè)務(wù)可通過編制“丁”字賬，并依據(jù)“丁”字賬進行月末業(yè)務(wù)憑證編制，其順序過程主要是由“人腦”決定。而會計信息系統(tǒng)采用電算化后，該操作順序主要是由“電腦”決定，加上現(xiàn)行電算化系統(tǒng)實施過程中，仍有大多數(shù)的企業(yè)月末業(yè)務(wù)采用“人腦”加“電腦”方式完成，沒有實現(xiàn)把企業(yè)會計人員從繁重的會計核算過程中解放出來的初衷。因此，有必要對會計電算化的月末業(yè)務(wù)進行詳細剖析。

1 月末業(yè)務(wù)

1．1月末業(yè)務(wù)的定義。月末業(yè)務(wù)是指會計分錄相對穩(wěn)定，借貸方向依據(jù)分錄金額的正負確定，且其金額可以依據(jù)一定的公式表達式從已記賬的賬簿或其他數(shù)據(jù)源取得數(shù)據(jù)并計算出準(zhǔn)確數(shù)值的會計業(yè)務(wù)。

在會計實務(wù)中，該類業(yè)務(wù)存在很多，例如城市建設(shè)維護稅的計算與分錄編制、教育費附加的計算與分錄編制、壞賬準(zhǔn)備的計提與分錄編制、損益的結(jié)轉(zhuǎn)、所得稅的計算與分錄編制等等。

1．2上述業(yè)務(wù)分析

上述業(yè)務(wù)均屬月末業(yè)務(wù)，具體分析如下：

(1)城市建設(shè)維護稅及教育費附加費的計算及分錄業(yè)務(wù)分析：

城市建設(shè)維護稅的業(yè)務(wù)分錄為：

借：主營業(yè)務(wù)稅金及附加 XXX

貸：應(yīng)交稅金——應(yīng)交城建稅 XX

其他應(yīng)交款——應(yīng)交教育費 XX

該分錄是固定不變的，金額可以依據(jù)已記賬的應(yīng)交稅金明細賬中的“增值稅”、“營業(yè)稅”、“資源稅”、“消費稅”中取得的數(shù)據(jù)經(jīng)合計后乘以當(dāng)?shù)爻墙ǘ惡徒逃M稅率計算而得。當(dāng)金額為負數(shù)時，限于國家地稅不補貼的原因，憑證應(yīng)作放棄處理。

(2)壞賬準(zhǔn)備的計提業(yè)務(wù)分析：依據(jù)會計理論，若壞賬準(zhǔn)備的計提方法采用比例法計提，則本年度實際應(yīng)計提壞賬準(zhǔn)備金額：本年度應(yīng)收賬款的余額X壞賬準(zhǔn)備計提比例—本年度末壞賬準(zhǔn)備的貸方余額。其分錄為：

借：管理費用(計提的壞賬準(zhǔn)備) XX

貸：壞賬準(zhǔn)備 XX

此項業(yè)務(wù)分錄相對固定，金額按上公式可以準(zhǔn)確計算出來，當(dāng)其值為負時，表明上年度多計提了壞賬準(zhǔn)備，本年度應(yīng)沖減壞賬準(zhǔn)備，分錄為：

借：壞賬準(zhǔn)備 XX

貸：管理費用 XX

(3)損益的結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)分析：損益結(jié)轉(zhuǎn)的分錄為

借：主營業(yè)務(wù)收入 XX

營業(yè)外收入 XX

…

貸：主營業(yè)務(wù)成本 XX

主營業(yè)務(wù)稅金及附加 XX

管理費用 XX

…

本年利潤 XX(借貸差額)

其金額數(shù)據(jù)均是從已記賬的賬簿中直接分別提取數(shù)據(jù)作為分錄的數(shù)值，并把借貸差作為本年利潤的數(shù)據(jù)。若該數(shù)值為正數(shù)，本年利潤科目在貸方，反之，則在借方。

(4)所得稅的計算與分錄編業(yè)務(wù)分析：依據(jù)稅法規(guī)定，大多數(shù)企業(yè)要求采用按季預(yù)繳、年終清算的辦法。因此，所得稅的計算應(yīng)分季度計算?，F(xiàn)以第二季度為例，其分錄與計算過程如下：

借：所得稅 XX

貸：應(yīng)交稅金——應(yīng)交所得稅 XX

所得稅金額：(第4季度末的已記賬的本年利潤期末數(shù)—第3季度末的已記賬的本年利潤期末數(shù))X所得稅適用稅率。

若該金額計算結(jié)果為負數(shù)時，依據(jù)年終清算的辦法，本季不能退稅，所以分錄應(yīng)作放棄處理。

經(jīng)過業(yè)務(wù)分析，可以得出一個這樣的結(jié)論：在企業(yè)的所有業(yè)務(wù)中，存在著大量的與上述業(yè)務(wù)類型相同的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，比如成本計算、累計折舊計提、利潤分配、材料成本差異結(jié)轉(zhuǎn)與分配等等，它們都具有一個共性，也就是都屬于月末業(yè)務(wù)。

2 月末業(yè)務(wù)的層次結(jié)構(gòu)

2．1月末業(yè)務(wù)的層次

月末業(yè)務(wù)的層次就是月末業(yè)務(wù)的操作優(yōu)先順序。由于月末業(yè)務(wù)各分錄之間數(shù)值的計算和取值均是從已入賬或登賬的賬簿或其他數(shù)據(jù)源取得，因此，各業(yè)務(wù)之間必然存在著相互依存的關(guān)系。

2．2層次結(jié)構(gòu)

月末業(yè)務(wù)層次的分界線界定后，各層次之間就形成一個空間范圍，該空間中充斥著同一層次的不同月末業(yè)務(wù)，此種現(xiàn)象即稱為層次結(jié)構(gòu)。

2．2．1層次結(jié)構(gòu)形成原因

月末業(yè)務(wù)取值的最初來源是日常業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，日常業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)也即形成月末業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的核心層次。經(jīng)過第一層次的取值計算，生成分錄并登記入賬后，就形成第2層次月末業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)來源，依此類推，第N-1層次月末業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)來源是前N-2層次月末業(yè)務(wù)及日常業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的總和，第N層次月末業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)來源是前N-1層次月末業(yè)務(wù)及日常業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的總和。用圖1表示如下：

2．2．2層次結(jié)構(gòu)舉例說明

(1)核心數(shù)據(jù)也即是日常業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。若應(yīng)收賬款(科目編碼為11301)、應(yīng)交稅金——應(yīng)交增值稅(科目編碼為2210101)、應(yīng)交稅金——應(yīng)交營業(yè)稅(科目編碼為2210102)、應(yīng)交稅金——應(yīng)交資源稅(科目編碼為2210103)、應(yīng)交稅金——應(yīng)交消費稅(科目編碼為2210104)業(yè)務(wù)均在日常工作中由手工錄入憑證，并已經(jīng)審核記賬，則它們共同構(gòu)成核心數(shù)據(jù)庫，供月末業(yè)務(wù)使用。

(2)第1層次月末業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。第1層次月末業(yè)務(wù)的數(shù)值取值依據(jù)一定是核心層數(shù)據(jù)。通過核心層數(shù)據(jù)的提取并計算得到第一層月末業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)。像這樣的月末業(yè)務(wù)群體就構(gòu)成第一層次月末業(yè)務(wù)，本文中的城市建設(shè)維護稅、教育費附加費、壞賬準(zhǔn)備的計提業(yè)務(wù)都屬于該群體。為進一步說明，下面用表1列示第一層月末業(yè)務(wù)的取值公式(以用友軟件的取值函數(shù)為例)。

通過上表可以看出，在第一層次月末業(yè)務(wù)分錄的金額取值公式中，它能并且僅能從核心數(shù)據(jù)中提取數(shù)據(jù)。

(3)第2層次月末業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。第2層次月末業(yè)務(wù)的數(shù)值取值依據(jù)一定是核心層數(shù)據(jù)及第1層月末數(shù)據(jù)的總和。沒有第1層次月末業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)，第2層次月末業(yè)務(wù)的取值就不可能正確。像這樣的月末業(yè)務(wù)群體就構(gòu)成第二層次月末業(yè)務(wù)。本文中的損益結(jié)轉(zhuǎn)就屬于第2層次月末業(yè)務(wù)。其取值公式見表2。

在第二層次中若沒有經(jīng)過第一層次業(yè)務(wù)，則本例中的主營業(yè)務(wù)稅金及附加和管理費用賬簿均無數(shù)值，進而造成第二層次月末業(yè)務(wù)的錯誤。

(4)第3層次月末業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。第3層次月末業(yè)務(wù)的數(shù)值取值依據(jù)一定是核心層數(shù)據(jù)及第1、2層月末數(shù)據(jù)的總和。沒有第1、2層次月末業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)，第3層次月末業(yè)務(wù)的取值就不可能正確。本文中的所得稅計算屬于第3層次。其取值公式見表3。

(5)第4層次月末業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。第4層次月末業(yè)務(wù)的數(shù)值取值依據(jù)一定是核心層數(shù)據(jù)及第1、2、3層月末數(shù)據(jù)的總和。本文中經(jīng)過第3層次月末業(yè)務(wù)后，又重新出現(xiàn)了損益類科目賬簿的余額，因此，必須再次執(zhí)行損益類科目結(jié)轉(zhuǎn)。結(jié)轉(zhuǎn)方法同第二層次月末業(yè)務(wù)的操作。

(6)第5層次月末業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。經(jīng)過前幾層月末業(yè)務(wù)的操作，在本文示例中就可以進行利潤分配月末業(yè)務(wù)操作。

在實際工作中，應(yīng)依據(jù)企業(yè)具體情況來確定本企業(yè)的月末業(yè)務(wù)種類，值得注意的是，各月末業(yè)務(wù)的種類不是一成不變的，它隨著經(jīng)濟業(yè)務(wù)的變動有時會產(chǎn)生相應(yīng)的變化。

3 各層次月末業(yè)務(wù)的操作順序

從上面看出，各月末業(yè)務(wù)之間存在著數(shù)據(jù)提取的先后順序，該順序是完全依據(jù)月末業(yè)務(wù)層次關(guān)系而定，因此，月末業(yè)務(wù)的操作須序也就應(yīng)按月末業(yè)務(wù)的層次進行，先作第一層，再作第二層，…，最后作第N層月末業(yè)務(wù)，用圖2說明如下。

4 結(jié)論

綜上所述，月末業(yè)務(wù)具有明顯的層次之分，企業(yè)在實施電算化后，應(yīng)充分利用月末業(yè)務(wù)的層次結(jié)構(gòu)，準(zhǔn)確處理好月末業(yè)務(wù)，最大限度地把會計人員從繁重的會計數(shù)據(jù)錄入中解放出來。