改革檔案管理方式加強高校儀器設備管理

摘要 根據高校儀器設備檔案管理中面臨的現狀和問題，分析高校儀器設備檔案管理信息網絡建設的意義和可行性，提出建立高校檔案管理信息網絡的策略，以適應目前高校檔案管理現代化的發展需要。

關鍵詞 儀器設備；檔案管理；信息網絡

中圖分類號：G482 文件標識碼：A 文章編號：1671-489X（2006）12-0038-02

Reforming Archives Management Mode， Strenthening University Instruments Supervion//Qiao Yumei

Abstract According to the actuality and problems that university files management faced， the paper analyzes the meaning and feasibility regarding university equipment management and information network construction， and puts forward to building strategy in order to accommodate the development of modernization.

Key words instrments and equpment; files management; information network

Author's address Lanzhou City University， 730070， Lanzhou， China

儀器設備檔案，是在儀器設備的購置、驗收、安裝、使用、維修、改造、事故處理以及報廢等過程中形成的。根據國家教委1994年發布的《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》中規定： “設備檔案的管理必須堅持集中統一管理的原則”。按照這一規定，各高校儀器設備檔案管理普遍采用集中統一管理模式：亦即將儀器設備的購置、驗收、安裝、使用、維修、改造、事故處理以及報廢等過程中形成的資料集中統一保管在儀器設備管理檔案部門，由儀器設備管理檔案部門對其進行管理，儀器設備管理部門的兼職檔案員在儀器設備開箱驗收后，將該儀器設備的申請表、訂購通知單、驗收報告等文件資料收集齊全；由于儀器設備的使用部門在儀器設備調試過程中需頻繁地使用隨機文件，因此隨機文件不能立即歸檔，而是在儀器設備正常運行之后，由兼職檔案員向各部門收集，并連同儀器設備資料一起，整理裝訂后向檔案部門移交。檔案部門則檢查儀器設備檔案的案卷質量，編制檔號，輸入案卷信息，入庫上架，檔案實體保存在檔案部門內。如果設備使用部門仍需利用儀器設備的隨機文件，需到檔案部門辦理借閱手續；儀器設備報廢后，檔案部門根據設備的報廢清單，編制銷毀清冊，銷毀檔案。

1 傳統的儀器設備檔案管理中的一些問題

設備檔案的實體保存在檔案館內，檔案部門工作人員要對設備檔案進行檔案信息錄入、編目、入庫、上架、檔案保護及提供利用等工作。由于設備的使用部門為了本部門的工作方便，為了設備的使用方便，要么將隨機文件復印1套自己備用，導致資源浪費；要么長期借用，導致大量隨機文件長期保存在各個部門手中。借用在外的設備檔案的空盒占據了大量的排架長度，對新產生的檔案的入庫工作帶來一定的影響。在檔案利用的日常管理中，檔案人員必須定期對外借的檔案做好催還工作。

儀器設備檔案包括儀器設備購置、驗收、安裝、使用、維修、改造、事故處理以及報廢等過程中形成的材料，一般情況下，檔案館保存的設備檔案只有儀器的購置、驗收、安裝、使用的材料；而儀器的維修、改造、事故處理及報廢過程中形成的材料，檔案部門基本上是空白的。一方面儀器設備的使用單位沒有將儀器維修等情況的材料歸檔的意識，另一方面學校歷年來那么多的儀器，檔案部門也無法確切知道每臺儀器的使用、維修情況，從而導致儀器設備維修、改造、事故處理等方面材料的無法及時補充，設備檔案缺乏完整性。有些儀器設備或報廢、或以舊換新，由于各個設備的使用期限不一致，設備更新換代數量較多，速度較快，檔案部門無法隨著設備的報廢及時將設備檔案進行銷毀；即使設備檔案銷毀了，設備檔案中也還存在大量的空號，以上種種均給儀器設備的檔案管理帶來一定的難度。因此，有必要對儀器設備檔案的管理采取一些變革。

2 改善檔案管理方式

2.1 突出重點，提高歸檔起點

各學校應根據實際情況對歸檔的儀器設備進行系統劃分，提高歸檔起點，將《規范》中“價值5萬元以上”上升到適當高度。從目前情況看，國家科委統管的23種大型精密儀器價值一般在20萬元以上，因此，宜將20萬元作為歸檔的起點。20萬元以下儀器設備由于其數量多、更新快的特點，所以不必要歸檔。而后需要再對20萬元以上的儀器進行劃分，區分一般儀器與精密儀器。

2.2 隨機文件管理與設備管理相結合

儀器設備的購置、安裝等工作過程中形成的綜合類文件材料由檔案部門集中統一管理，設備的隨機文件由各設備的使用部門自行編號、保管。檔案部門及設備管理部門在每年檢查設備的同時檢查隨機文件保存情況。為了加強對精密儀器設備文件材料的管理，檔案部門應參與開箱驗收工作，價值10萬以上的設備必須由設備管理部門與檔案部門共同開箱驗收。使設備管理部門兼職檔案員在開箱驗收的同時將設備的購置等工作中形成的綜合類文件材料收集齊全，經整理裝訂后移交檔案部門，集中統一保管，保證設備檔案完整、及時、準確歸檔。

我們認為儀器設備的隨機文件已經不適于集中統一管理，它適合于與儀器設備同時保管在儀器設備的使用部門中，便于該部門在使用儀器設備的同時利用隨機文件，便于該部門將設備在使用、維修、改造過程中形成的文件材料，隨時補充、共同保存。設備在開箱驗收后，設備的隨機文件由該部門根據項目自行編號，并編制設備隨機文件的目錄索引，一式三份，一份自存，另兩份分別交設備管理部門及檔案部門保存，以提高工作效率。有關部門在設備銷毀同時，及時將設備的隨機文件銷毀，編制銷毀清冊留存檔案館保存。在設備管理部門每年檢查設備保存情況時，檢查設備的隨機文件。這樣設備的隨機文件雖分散在各部門自行保存，但仍能做到常檢查、常管理，保證文件不丟失，同時又便于各部門工作的順利開展。

3 建設高校儀器設備檔案信息管理網絡

3.1 高校儀器設備檔案管理信息網絡建設的意義

高校儀器設備檔案作為信息庫中的重要信息源之一，其收集、分類、存貯和管理的主要目的，除了真實地記錄高校儀器設備發展的歷史軌跡之外，還有為儀器設備檔案用戶提供檔案信息服務的重要功能。因此，無淪從管理還是從利用與服務層面上看，建立高校儀器設備檔案管理信息網絡都有其積極和重要的意義。

3.2 高校儀器設備檔案管理信息網絡的可行性

我國已建立了覆蓋全國各地的教育科研網和其它網絡系統，也為我們建立高校儀器設備檔案管理信息網絡提供了基礎。

包括中國教育和科研計算機網等在內的互聯信息網絡的不斷建設發展和完善，給高校儀器設備檔案信息資源管理的網絡化建設提供了基礎。目前，各高校建設的網絡系統已日趨完善，在普遍開通教育科研網的同時，還與不同的網絡系統實現了互聯，實現了各類網上信息的共享和利用，這就為高校儀器設備檔案管理信息網絡的建設提供了一個強有力的支持平臺，而無需另行網絡基礎設施的建設。此外，現有的信息網絡及其系統，無論技術、設備或功能上都完全能支撐高校儀器設備檔案信息實現網絡化的管理要求。同時，由于高校的部、處、系、所、中心等計算機終端機均與校園信息網絡系統相聯，完全可以實現儀器設備檔案信息數據庫與各部、處、系、所、中心數據的資源共享。