改革檔案管理方式加強高校儀器設備管理

摘要 根據高校儀器設備檔案管理中面臨的現狀和問題，分析高校儀器設備檔案管理信息網絡建設的意義和可行性，提出建立高校檔案管理信息網絡的策略，以適應目前高校檔案管理現代化的發展需要。

關鍵詞 儀器設備；檔案管理；信息網絡

中圖分類號：G482 文件標識碼：A 文章編號：1671-489X（2006）12-0038-02

Reforming Archives Management Mode， Strenthening University Instruments Supervion//Qiao Yumei

Abstract According to the actuality and problems that university files management faced， the paper analyzes the meaning and feasibility regarding university equipment management and information network construction， and puts forward to building strategy in order to accommodate the development of modernization.

Key words instrments and equpment; files management; information network

Author's address Lanzhou City University， 730070， Lanzhou， China

儀器設備檔案，是在儀器設備的購置、驗收、安裝、使用、維修、改造、事故處理以及報廢等過程中形成的。根據國家教委1994年發布的《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》中規定： “設備檔案的管理必須堅持集中統一管理的原則”。按照這一規定，各高校儀器設備檔案管理普遍采用集中統一管理模式：亦即將儀器設備的購置、驗收、安裝、使用、維修、改造、事故處理以及報廢等過程中形成的資料集中統一保管在儀器設備管理檔案部門，由儀器設備管理檔案部門對其進行管理，儀器設備管理部門的兼職檔案員在儀器設備開箱驗收后，將該儀器設備的申請表、訂購通知單、驗收報告等文件資料收集齊全；由于儀器設備的使用部門在儀器設備調試過程中需頻繁地使用隨機文件，因此隨機文件不能立即歸檔，而是在儀器設備正常運行之后，由兼職檔案員向各部門收集，并連同儀器設備資料一起，整理裝訂后向檔案部門移交。檔案部門則檢查儀器設備檔案的案卷質量，編制檔號，輸入案卷信息，入庫上架，檔案實體保存在檔案部門內。如果設備使用部門仍需利用儀器設備的隨機文件，需到檔案部門辦理借閱手續；……