工作流技術在出版社編務出版信息化中的應用研究

摘要：工作流技術是信息管理與信息系統應用的一個重要方面，也是并行工程實施過程中的一項重要的技術。本文將介紹工作流技術的相關概念、研究內容，并對工作流技術在出版行業信息化中應用的可行性和應用模式進行了探討。

關鍵詞：工作流技術；出版社；信息化

中圖分類號：G64 文獻標識碼：B

文章編號：1672-5913（2007）06-0074-03

1 工作流技術概述

現代企業的日常活動中，70%以上都是由兩個或兩個以上的員工共同參與協作來完成任務，比如生產流程、業務流程、各類行政申請流程、財務審批流程、人事處理流程、質量控制及客戶服務流程等。一項工作，經過一個步驟處理后再轉往下一站的連續步驟，稱之為“工作流”。工作流管理系統就是業務流程的信息化或自動化。企業或組織內有許多繁瑣復雜的流程，這些流程構成了企業或組織的日常運營活動。通過現代化的技術手段將這些流程自動化，并對其進行有效的管理以提高企業運作效率，降低成本，增強企業規范化和標準化，這便是工作流管理系統需要解決的問題。

根據工作流管理聯盟（WFMC）的定義，工作流（Work Flow）就是自動運作的業務過程部分或整體，表現為參與者對文件、信息或任務按照規程采取行動，并令其在參與者之間傳遞。

簡單地說，工作流就是一系列相互銜接、自動進行的業務活動或任務。我們可以將整個業務過程看作是一條河，其中流過的就是工作流。工作流就是“業務過程的部分或整體在計算機應用環境下的自動化”，它主要解決的是“使在多個參與者之間按照某種預定義的規則傳遞文檔、信息或任務的過程自動進行，從而實現某個預期的業務目標，或者促使此目標的實現”。簡單地說，工作流就是一系列相互銜接、自動進行的業務活動或任務。一個工作流包括一組任務（或活動）及它們的相互順序關系，還包括流程及任務（或活動）的啟動和終止條件，以及對每個任務（或活動）的描述，如圖1所示。

工作流在大多數實際應用中的情況簡單地描述如下：在網絡、服務器和客戶端等組成的信息系統平臺上，業務過程按照預先設定的規則并借助應用程序和人對相關數據的處理而完成。例如，在日常辦公中，當撰寫好某份報告之后，可能需要將其提交給領導進行審閱或批示；審批意見可能需要匯集并提交給另外一個人，以便對報告進行進一步的修改。這樣，可能會形成同一篇文檔在多個人之間的順序或同時傳遞。對于這樣的情況，我們可以使用工作流技術來控制和管理文檔在各個計算機之間自動傳遞，而非手工傳遞，這就可以稱之為工作流。

就像火車需要在軌道上運行一樣，企業的經營管理也是遵循一定規律的，也就是說企業在經營管理過程中，其業務受外部社會環境、市場環境以及企業自身內部環境的約束，按一定(業務)規則運行。業務按照一定的業務規程運行就形成了工作流。在這些業務規則中，受企業外部環境影響的業務規則是企業所不能隨意左右的，而企業內部的業務規則則可以由企業自主地進行規定(定義)并執行。在實際業務環境中，不同的企業對業務有不同的規則定義，即使是同一個企業在不同條件下業務規則也可能發生變化。業務規則的多樣性和多變性決定了企業工作流的多樣性與多變性。

在傳統的手工業務處理過程中，經過定義的工作流是否能夠按照預定的業務規則良好地執行取決于參與流程的人的自覺性。事實上由于人是最善變的因素，這就決定了在業務執行過程中由于人為因素造成業務流程與預先規定的不一樣。再加上業務過程中的一些客觀因素，如參與流程的某一人員（負責審批的領導）外出，造成業務流程在特定的環節嚴重脫節。

工作流技術的應用就是為了解決上述問題。它為企業在經營管理過程中加強工作流程管理，提高業務流程效率提供了技術實現手段。業界通常把信息技術在工作流程管理中的應用稱為工作流技術。目前典型的應用包括：產品數據管理（Product Data Management）、企業協作系統（Enterprise Collaboration System）、企業資源計劃（Enterprise Resources Planning）、業務流程建模與分析等領域。

2 工作流在出版社中的應用

首先，我們都知道，一本書從選題策劃開始，到形成成品結束，要經歷若干環環相扣的流程，例如組稿、審核、發稿、排版、校對、付印等等。這些流程有一定的聯系、先后順序和規則，這正符合工作流的基本概念。

其次，出版社為什么要應用工作流技術呢？眾所周知，目前大多數國內出版社還在應用手動或半自動的手段來完成工作流程，特別是對于那些需要參與人員審批修改或填寫數據的流程，當一個處理者完成了他對應的部分后另外的處理者才能接著處理，而所有這些都需要手工或傳真到對應的下一個處理者手中。之前，每一個參與者都必須進行事務流程的培訓；其間，為了了解任務的狀態，必須挨個詢問，不僅不方便而且還可能出現丟失資料或時間延誤等情況；事后，處理結果是以文檔方式歸檔的，不利于查詢、報表及知識的再利用。同時，所有的處理過程都沒有記錄，導致流程處理的效率、價值鏈的評估無法度量。

那么，引入工作流技術的價值就不言而喻了。實施工作流管理所帶來的好處非常明顯，這包括提高運營效率、改善資源利用、提高運作的靈活性和適應性、提高工作效率、集中精力處理核心業務、跟蹤業務處理過程、量化考核業務處理的效率、減少浪費、增加利潤、充分發揮現有計算機網絡資源的作用。實施工作流將達到縮短圖書出版周期、改善出版社內（外）部流程、優化并合理利用資源、減少人為差錯和延誤，提高勞動生產率等目的。

將出版社的具體業務代入到標準的工作流系統中，便可得到如圖2所示的結構。

目前中國出版業正面臨著改革改制，各出版社將面臨著強大的改革壓力，如何提高核心競爭力，加強市場競爭能力，是每個出版社領導急需考慮的問題，從運作的流程上來看，是如何將編務、出版、發行、財務等業務強化起來。這里最根本的問題還是人的問題。隨著市場機制的放開，出版社的所有制關系也將變得復雜起來，將由國家單位、新的資本投入方、管理層及骨干員工持股，企業如何處理員工、管理團隊，股東和客戶之間的關系，也就是建立一個運營機制，是企業改革首先要考慮的問題。人、財、物、業之間的開發、生產、銷售、占有、使用、分配等環節都將面臨重大的改變，在這種情況下推動企業的信息化建設便成了當務之急。實踐證明，企業的信息化能否成功是企業改革的成敗關鍵。

目前出版社推進信息化建設的進度越來越快，全國至少有1/2的出版社已經啟動了信息化建設項目，北京地區更是有3/4的出版社有了自己運行的信息系統。然而，這些信息化建設項目往往集中在信息化基礎建設、事務處理、數據管理、網站建設等方面，相當一部分出版社還不知道如何實施更適合自身、更有成效的信息化建設。目前出版行業的信息化在欣欣向榮的外表下，隱藏著陳舊落后的觀念和技術，部分出版社的領導已經逐漸領悟到信息化的真諦。那么，工作流技術或許能夠成為下一代出版行業信息化的發展方向之一。

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收稿日期：2006-10-20

作者簡介：王亮（1978.11-），男，漢族，吉林長春人，講師，碩士（在讀博士），研究方向：信息管理。