超越模式之爭：國外電子文件管理模式反思及啟示

電子文件管理模式為電子文件管理確定了基調及整體框架，它是電子文件管理國家戰略的核心組成部分。從國際范圍來看，已經出現了具有代表性、影響較大的電子文件管理研究項目，如加拿大英屬哥倫比亞大學主持的“保護電子文件的完整性”項目，以及以此為基礎開展的“永久保護真實的電子文件”國際項目；美國匹茲堡大學主持的“文件保管的功能需求”項目。而已為國際檔案界普遍認可的電子文件管理兩大模式——哥倫比亞模式（下簡稱UBC模式）與匹茲堡模式（下簡稱Pitt模式）正是分別建立在上述研究基礎之上。因此，從某種意義上來說，對國外電子文件管理模式的認識實際上就是對UBC模式和Pitt模式的把握。那么兩大模式關系到底是什么？差異與共性何在？兩大模式是否存在缺陷？它們對我國電子文件管理國家戰略的制定、電子文件管理模式的確立有何啟示？

一、對國外電子文件管理模式的認識誤區

目前國內對國外電子文件管理模式的認識基本達成了共識，其內容可以歸納為：檔案館階段電子文件管理存在集中式保管（即UBC模式）和分布式保管（即Pitt模式）兩大模式；兩者的根本分歧在于，前者要求將失去現行價值的文件移交檔案館保管，后者要求文件形成機構自始至終保管文件，而檔案館對這些文件具有一定控制權；因此兩大模式是兩種對立的管理模式。

不難看出，國內對兩大模式的認識呈現出一個顯著的特點：突出差異（對立），忽略共性；強調保管，不計其余；注重表面，忽略背后。比如說，電子文件由誰保管，實際上是管理理念、方法等的自然推導，是管理其他環節的結果。由于其是外在、可見、明顯的，以至于國內學者將其作為兩大模式的根本（甚至是惟一）分歧加以論述，而忽略了背后的緣由。

國內對電子文件管理模式的如此引介不可避免地導致人們對電子文件管理模式的認識狹隘化，其蘊含的潛臺詞就是電子文件管理模式有且僅有兩種可供選擇的方案，從而將人們的視線轉移到兩大模式對立之中，將人們的思維局限于比較兩大模式優劣、擇優選擇適合的模式上來，即使所謂結合兩大模式的折衷方法——“自由進館原則”，也沒有脫離兩大模式的窠臼。正是這種被強調的“對立（差異）”分散了人們的注意力，很少有人跳出兩大模式之爭，進而思考兩大模式作為電子文件管理模式本身的正當性，它們對實踐的指導意義和功效到底有多大？兩大模式是否存在缺陷？難道電子文件管理模式的選擇就非“此”即“彼”嗎？

二、差異與共性：正確解讀國外電子文件管理模式

（一）差異

將兩大模式的差異歸結為保管上的分歧，這種認識是不全面的。事實上，保管上的分歧僅僅是兩大模式眾多差異的表現之一。兩大模式的根本分歧（差異）主要有以下幾個方面：

就文件運動周期而言，UBC模式以文件生命周期理論為指導，而Pitt模式則以文件連續體理論為指導。

在鑒定上，UBC模式認為文件無需鑒定，鑒定將破壞來源并有對文件客觀性強加外部價值的危險，Pitt模式則堅持在文件形成前對其鑒定。

在保管上，UBC模式堅持集中式保管，而Pitt模式則堅持分布式保管。

在著錄上，UBC模式堅持傳統著錄，認為它在長久維護檔案真實性和描述文件背景方面有元數據系統不可取代的獨特和重要作用；Pitt模式堅持元數據著錄，認為傳統的基于直接觀察的著錄方法和檢索工具已經不能著錄復雜的系統，要求檔案工作者在系統設計階段參與著錄，定義和明確元數據要素。

以上兩大模式的差異可以分為兩個層次，文件運動周期差異反映的是兩大模式在指導思想上的分歧，鑒定、保管、著錄差異乃是具體管理上的不同，前者決定后者，后者是前者的自然體現和推導。因此，國內學者將由誰（檔案館或者形成機構）來保管檔案最為兩大模式主要（惟一）差異來論述是不全面的，忽略了在管理其他方面的差異；同時保管上的分歧并不是兩大模式差異根本之所在，而是兩大模式在不同指導思想（理念）下的必然反映。

（二）共性

相對于對兩大模式差異基本形成了一致的看法，對于兩者的共性國外檔案學者可謂是莫衷一是。不僅不同學者形成不同觀點，不同時期觀點亦不相同，當然這種觀點的多樣化及演進本身反映了電子文件管理實踐的深化及國際檔案界反思的增多。總體說來，對兩大模式共性問題的討論主要聚焦于兩個問題：兩大模式是否存在共性？如果存在，那么與被人們強調的差異相比較，差異與共性哪個是主導？

圍繞上述問題，國外檔案界主要形成兩種有代表性的觀點。一種觀點認為，兩大模式是現今電子文件管理的兩大基本模式，代表了未來電子文件管理（乃至未來檔案管理）兩大不同的愿景，因此兩者的差異是主要的。持這種觀點的主要是兩大模式的提出者和支持者，同時在電子文件管理研究初期該觀點占主導。

另一種觀點認為，兩大模式本質上并無二致，它們對檔案及檔案職業的認識相似且存在缺陷，兩大模式均背離了檔案傳統。持這種觀點的主要有手稿（歷史檔案）保管者、部分檔案工作者和電子文件管理實踐者，這種觀點主要是電子文件研究后期出現的觀點。持該觀點的學者認為兩大模式在以下幾個方面認識是一致的：第一，對文件性質的認識。它們都認為，檔案工作者應該關注文件，因為文件是行動和事務的證據，文件不僅僅因實際業務需要而產生，同時也因業務需要而維護。第二，對文件價值、檔案（工作）職業使命的認識。兩大模式對文件證據價值的關注超越一切，并將其作為檔案工作的基礎重新發現檔案職業的“真正”使命。檔案不再是像謝倫伯格所說的主要或完全為第二價值而保存的部分文件，而相反檔案工作者應當關注第一價值。第三，對待傳統檔案理論、研究方法和檔案范式的態度。認為傳統檔案理論和方法已經過時，應當采用新方法和新理論。

通過對兩大模式共性在三個方面的論述，我們不難發現，國外學者認為電子文件管理兩大模式無論是專業基本概念（文件性質、價值），還是實踐（檔案工作/職業），甚至理論與范式（檔案理論、研究方法與范式）均與檔案傳統相背離，也就是說電子文件管理兩大模式的提出可以看作是檔案專業的傳統與現代之爭，具體到上文所述共性的三點就是檔案與文件、謝倫伯格主義與詹金遜主義，傳統檔案范式與新（電子文件管理）范式之爭。

三、反思與啟示

（一）對國外電子文件管理模式的反思

對兩大模式的態度從最初“一種聲音”轉變為“多種聲音”的過程中，反思和批判的“不和諧”之音值得我們關注。維多利亞公共檔案館的《維多利亞電子文件管理戰略》指出，從檔案的角度看，Pitt 模式和Duranti模式（即UBC模式）沒有什么差別；僅僅從實施的角度來看，Pitt模式更容易執行。兩大模式的反對者指出，盡管兩大模式存在差異，但是兩者共性居于主導地位。在他們看來，UBC模式和Pitt模式如同“皇帝的新衣”，那種認為“新衣”能夠提升檔案職業地位的想法僅僅是種幻覺，它只能使檔案群體在文化上、社會上變得更“貧瘠”，并且從智力支持上來說更“裸露”。

國外學者的反思之聲也促發了筆者對國外電子文件管理模式的思考，筆者認為，真正理解兩大模式不僅需要把握它們的內容，還需要在其他幾個方面深入研究。首先，需要嘗試對產生不同模式的國家的文件、檔案管理實踐作“局內人”的審視，因為“局外人”隔岸觀火式的觀察，只能是對特定模式理解的“隔靴搔癢”。同樣是電子文件管理為什么在這里產生的是如此的模式，而不是反之？該國檔案傳統、文件管理實踐對電子文件管理模式產生了什么影響？其次，還需要對兩大模式提出者的思想作分析。理論的構建和構建者密切相關，就電子文件管理而言，尤其需要考察電子文件管理研究的領頭羊——露西安娜·杜蘭蒂和戴維·比爾曼的思想。其中兩者的教育、專業背景以及對檔案理論的不同認識對電子文件管理模式的的構建產生了什么影響？這些影響是消極的，還是積極的？最后，評價電子文件管理模式優劣的重要標準就是看兩大模式在實踐中的運用情況，事實上國外已經開展了許多電子文件實踐項目來檢驗兩大模式，比如檢驗Pitt模式業已實施的項目有印第安納大學電子文件管理項目、特拉華州檔案館和費城文件管理項目。因此為了客觀評價電子文件管理模式，需要對上述項目執行情況作全面考察。

（二）對我國電子文件管理國家戰略的啟示

1、對目前兩大電子文件模式不能盲目信仰，在學習和借鑒之前需要全面、深刻認識兩大模式形成的特定文件檔案管理傳統、模式代表人物思想、模式實踐運用的狀況。

理論本身的有待完善性及中外實踐的不同，決定了我們對待國外電子文件模式應該抱著“拿來主義”的科學精神。現有的電子文件管理模式無論是其理論構建還是實踐檢驗，都證明了它們仍然存在著缺陷。另一方面，與西方一些國家相比，我國有“重檔案管理、輕文件管理，重保管、輕利用”的檔案傳統，我國電子文件管理模式如何體現和適用于這種實踐？借助于制定我國電子文件管理國家戰略、構建我國電子文件管理模式的契機，如何在一定程度上扭轉和改變原有實踐模式，體現電子文件管理模式作為一種新模式的合理張力？新模式如何在被動適應與主動改變中取得平衡？

2、需要重新認識電子文件管理模式與傳統檔案理論、檔案實踐的關系，及前者對后者的潛在影響。

研究不僅要解決“燃眉之急”，更要“未雨綢繆”，短視、實用主義的研究往往會使我們“只見樹木，不見森林”。具體就電子文件管理模式而言，關注模式是否能夠直接指導實踐固然重要，探究其背后隱含的東西以及在更廣闊背景下的含意同樣十分重要。例如，檔案管理中的鑒定，從傳統文件“至下而上”到電子文件的“至上而下”的鑒定方法，這種變化是否意味著對傳統檔案管理方法的否定？盡管說新模式顛覆傳統模式為時過早，有武斷之虞，但是這種管理方法上的轉變卻不可否認，這種轉變對檔案管理意味著什么？新模式對檔案職業/檔案工作者的生存和發展產生了什么影響？對實際工作者和研究者提出了哪些新要求（如知識、技能結構、團隊構建、合作者的選擇等）？這些要求和變化反過來又是如何影響和重塑檔案專業的呢？

3、電子文件管理模式的選擇可能并不是非“此”即“彼”，學習和借鑒國外已有的電子文件管理理論的同時，應基于“檔情”選擇和改造適合我們的模式。

國外對電子文件管理模式認識的發展和轉變，也從一個側面說明了無論是UBC模式還是Pitt模式均存在著缺陷，兩者作為電子文件管理模式的合法性受到了質疑。我國電子文件管理國家戰略之電子文件管理模式的選擇必然要將國外已有的理論研究成果和實踐經驗“為我所用”，但是并不是“全盤照抄”或者是簡單的“改頭換面”，而是基于正視我國“檔情”和對兩大模式“一分為二”態度之上的學習。事實上，國外電子文件管理模式選擇上也反映了基于“檔情”，澳大利亞更多是以Pitt模式為基礎，而美國更傾向于以UBC模式為基礎。

4、電子文件管理模式不是空洞的，它不僅僅是框架和理念層面的，需要全面反映在宏觀層面（目標定位、總體規劃、框架）、中觀層面（管理規范、標準）和微觀層面（功能需求、管理系統開發等），微觀層面尤其不能忽視。

很多人認為電子文件管理模式主要還是著眼于宏觀層面，因此微觀的電子文件管理相關問題與模式關聯不大，其實不然，好的模式必須能夠為底層設計和具體問題的實施指明方向和提供指導。因此，從這個意義上來說，電子文件管理模式又是具體的。比如目前現有的電子文件功能需求和軟件設計均突出體現了兩大模式對于文件作為“證據”及憑證價值的關注，而對文件/檔案文化、歷史、社會價值的考慮基本缺失，因而在設計中被忽略了。功能需求不能僅以反映和維護文件證據性為主要目標，如何通過新模式強調文件的后者價值并在功能需求中加以體現，是值得我們思考的問題。

參考文獻：

1、馮惠玲：“關于全面制定和實施我國電子文件國家戰略的若干設想”，中國第三屆信息資源管理論壇主題發言，2006年5月。（注：2006年中國人民大學信息資源管理學院成立了電子文件國家戰略課題組，并成功申請了國家自然科學基金項目“我國電子文件管理國家戰略的基礎理論與框架體系研究”。）

2、馮惠玲：《電子文件管理教程》，北京：中國人民大學出版社，2001年版。

3、Bantin， PC， ‘Strategies for managing electronic records: a new archival paradigm? An affirmation of our archival traditions?， Archival Issues， 23 (1)， 1998， pp. 17-34.

4、Greene， MA， Boles， F， Bruemmer， B， Todd J. Daniels-Howell， “The archivist's new clothes; or， the naked truth about evidence， transactions， and recordness”， https://idea.iupui.edu:8443/dspace/bitstream/1805/42/4/ManifestoFinal.pdf

5、http://www.interpares.org/

作者單位：中國人民大學信息資源管理學院

黑龍江大學歷史文化旅游學院