剖析檔案是有意識(shí)形成的

檔案是什么？它是怎么來(lái)的？它究竟是有意識(shí)形成的還是無(wú)意識(shí)形成的？這實(shí)際上是對(duì)“檔案”最基本的理解和認(rèn)識(shí)問(wèn)題，曾經(jīng)是我國(guó)檔案界討論的一個(gè)熱點(diǎn)問(wèn)題，且至今也沒(méi)有產(chǎn)生出一個(gè)大家都認(rèn)同的結(jié)論。深入探討這一問(wèn)題，可以加強(qiáng)和統(tǒng)一對(duì)“檔案”這一事物的理解和認(rèn)識(shí)。這對(duì)于加強(qiáng)檔案事業(yè)，特別是加強(qiáng)檔案的前期工作，如電子文件、檔案的收集、整理等，有著重要的意義。

一、對(duì)檔案的形態(tài)的認(rèn)識(shí)——檔案的物質(zhì)形態(tài)

檔案的物質(zhì)屬性是檔案的基本屬性之一。檔案作為一種物質(zhì)，是一種物質(zhì)的實(shí)體，它是由信息和載體構(gòu)成的。它不僅承載著檔案的“原始性”，而且還是檔案內(nèi)容信息記錄的載體。檔案一旦失去了物質(zhì)屬性，它賴(lài)以存在的一些其他重要屬性就會(huì)隨之消失，也就不會(huì)是我們說(shuō)的檔案了。如紙質(zhì)檔案，是由記錄人們進(jìn)行社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的內(nèi)容信息和承載其信息的紙張構(gòu)成的。電子檔案也是由信息和載體構(gòu)成的，信息為數(shù)字符號(hào)，人們通過(guò)計(jì)算機(jī)閱讀，電子檔案的內(nèi)容信息記錄在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)上，如硬盤(pán)、軟盤(pán)、光盤(pán)等。盡管說(shuō)檔案是物質(zhì)的，但記錄人們進(jìn)行社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的信息（檔案的內(nèi)容）卻是有意識(shí)的，是依附于物質(zhì)載體的人的意識(shí)、思想。一般來(lái)說(shuō)，人們利用檔案主要是利用記錄檔案的內(nèi)容信息，而不是利用它的載體來(lái)達(dá)到利用檔案之目的。我們說(shuō)檔案的價(jià)值也是指記錄檔案的內(nèi)容信息，但并不排除有利用檔案載體的現(xiàn)象。檔案的內(nèi)容信息離不開(kāi)載體，離開(kāi)了載體就會(huì)導(dǎo)致檔案的內(nèi)容信息缺乏附著的實(shí)物，離開(kāi)載體的檔案是不存在的，檔案的載體離不開(kāi)檔案的內(nèi)容信息，離開(kāi)內(nèi)容信息的載體是沒(méi)有意義的。因此，檔案作為一種物質(zhì)形態(tài)，其內(nèi)容信息和承載內(nèi)容信息的載體是有機(jī)統(tǒng)一的，不可分離的，缺一不可的。

二、對(duì)檔案的形成的認(rèn)識(shí)——檔案是有意識(shí)形成的

檔案究竟是怎么樣形成的？是單純文件的內(nèi)在價(jià)值運(yùn)動(dòng)的產(chǎn)物，還是外力與內(nèi)因共同作用的結(jié)果？是純粹的自然之物，還是純粹的人為之物？這是研究檔案形成問(wèn)題不能回避的問(wèn)題。要說(shuō)明檔案是怎么形成的，不得不說(shuō)明文件與檔案的關(guān)系。概括地說(shuō)，檔案是文件轉(zhuǎn)化來(lái)的。檔案是具有保存價(jià)值的文件，檔案都是“文件”，文件只有一小部分能成為檔案。構(gòu)成檔案的元素是文件，從理論上講，凡是具有保存價(jià)值的文件都可以選定為檔案。因此文件與檔案的關(guān)系是總體與部分的關(guān)系。檔案的形成時(shí)機(jī)就是文件在辦理完畢后即可歸檔，電子文件則是在前期標(biāo)明歸不歸檔。一般來(lái)說(shuō)，文件要在辦理完之后，經(jīng)過(guò)鑒定等歸檔手續(xù)才能成為檔案。這一過(guò)程是人這個(gè)主體的自覺(jué)行為，是人們有意識(shí)的過(guò)程，不經(jīng)過(guò)這一過(guò)程就沒(méi)有檔案。檔案的形成源于一種“記憶的過(guò)程”，它是在記錄的過(guò)程中形成的，它記錄著人類(lèi)活動(dòng)的內(nèi)容，也記錄著活動(dòng)的過(guò)程。并且只有那些能夠起到憑證作用的（具有利用價(jià)值的）的原始記錄才是檔案。吳寶康教授講了這樣的意見(jiàn)：“一定的歷史條件和社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，產(chǎn)生相應(yīng)本源、內(nèi)容和形式的檔案，并使檔案在一定程度上自然地分門(mén)別類(lèi)，而又構(gòu)成一定的檔案材料之間固有的各種內(nèi)在聯(lián)系。檔案的形成、積累，又是人們有意識(shí)地挑選和留存的結(jié)果，所以檔案又是人類(lèi)自覺(jué)活動(dòng)的產(chǎn)物”。①這里要特別注意的是檔案的形成、積累是人們有意識(shí)挑選和留存的結(jié)果，是人類(lèi)自覺(jué)活動(dòng)的產(chǎn)物，這說(shuō)明了檔案是有意識(shí)形成的。說(shuō)檔案是有意識(shí)形成的，并不是說(shuō)人們?yōu)榱诵纬蓹n案而特意制作檔案；說(shuō)檔案有意識(shí)的形成，并不是說(shuō)它是主觀臆造的，檔案的有意識(shí)形成與主觀臆造檔案是截然不同的兩個(gè)事物。

促使文件轉(zhuǎn)化為檔案的內(nèi)部動(dòng)因是文件的價(jià)值形態(tài)發(fā)生了變化，判定文件的現(xiàn)行價(jià)值和歷史價(jià)值是要經(jīng)過(guò)人的鑒定工作，被人們認(rèn)為有利用價(jià)值的保存下來(lái)，人們便有意識(shí)地將其保存起來(lái)，以備日后查考，文件轉(zhuǎn)化為檔案；被人們認(rèn)為沒(méi)有利用價(jià)值的文件則不保存，文件被銷(xiāo)毀處理，不能轉(zhuǎn)化為檔案。檔案既不是純粹的自然之物，也不是純粹的人為之物，而是“人們?cè)谔幚硎聞?wù)過(guò)程中有意識(shí)地形成的副產(chǎn)品。”②這種“副產(chǎn)品”是意識(shí)的產(chǎn)物，它的形成的主要原因和目的是作為記錄和辦事的工具，用于處理當(dāng)時(shí)的某種事務(wù)，并非是為了成為檔案供人們?nèi)ラ喿x，所以說(shuō)它不是純粹的人為之物。說(shuō)檔案是有意識(shí)形成的，是因?yàn)槲募驒n案轉(zhuǎn)化時(shí)，是人們對(duì)文件進(jìn)行篩選并有目的地保存起來(lái)，而最終完成這種轉(zhuǎn)化過(guò)程的，所以說(shuō)它不是純粹的自然之物。從一定意義上說(shuō)，沒(méi)有人們的意識(shí)與干預(yù)，沒(méi)有歸檔這一主體行為，就沒(méi)有檔案。因此，檔案的形成是文件內(nèi)在價(jià)值運(yùn)動(dòng)規(guī)律與人們有意識(shí)活動(dòng)作用的結(jié)果，也就是說(shuō)檔案的形成是人們有意識(shí)活動(dòng)的主導(dǎo)作用的結(jié)果。

有必要指出，人們有意識(shí)地收集、整理、鑒定、編目、保管檔案的行為是檔案形成的工作內(nèi)容，或者說(shuō)是檔案管理工作的過(guò)程，也是有意識(shí)進(jìn)行的。

三、我國(guó)檔案工作的實(shí)踐說(shuō)明檔案是有意識(shí)形成的

任何理論離不開(kāi)實(shí)踐，理論來(lái)源于實(shí)踐，反過(guò)來(lái)理論指導(dǎo)實(shí)踐。自然科學(xué)是無(wú)國(guó)界的，社會(huì)科學(xué)是有國(guó)界的。檔案學(xué)是一門(mén)社會(huì)科學(xué)，部分地反映一個(gè)國(guó)家、一個(gè)民族的文化特征。各國(guó)對(duì)檔案的理解認(rèn)識(shí)往往有不小的差距，這個(gè)差距，謝倫伯格曾有過(guò)這樣的意見(jiàn)：“‘檔案’一詞雖然沒(méi)有一個(gè)不可變動(dòng)而必須優(yōu)先采用的、最終的、最完備的定義。它的定義可以在不同的國(guó)家作不同的修改，以適應(yīng)不同的需要。……凡是有損于他們的工作效力的定義，就不應(yīng)該接受。”③中國(guó)有中國(guó)的國(guó)情，有不同于世界其他國(guó)家的中華民族傳統(tǒng)文化。因此，我們應(yīng)結(jié)合我國(guó)檔案工作的實(shí)際情況來(lái)理解和認(rèn)識(shí) “檔案”。

“歸檔”一詞，一個(gè)具有中國(guó)特色的檔案術(shù)語(yǔ)，它有著“分水嶺”的作用， 文件在“歸檔”前為文書(shū)，文件在“歸檔”后為檔案。它也區(qū)分了文書(shū)工作和檔案工作，文件“歸檔”前進(jìn)行的工作為文書(shū)工作，文件“歸檔”后進(jìn)行的工作為檔案工作。曾三同志指出：“文件材料要?dú)w檔，才叫檔案”。“沒(méi)有歸檔制度，就沒(méi)有健全的檔案工作，也就不會(huì)有完整的檔案”。④這說(shuō)明了 “檔案”的形成和人們對(duì)“檔案”的認(rèn)識(shí)，是從“歸檔”開(kāi)始的，它最終使文件轉(zhuǎn)化為檔案。如果我們忽視了“歸檔”在文件轉(zhuǎn)化為檔案過(guò)程中特殊作用，認(rèn)為只要文件退出了現(xiàn)實(shí)使用階段，其價(jià)值形態(tài)即發(fā)生了質(zhì)變，文件就自動(dòng)轉(zhuǎn)化為檔案了，歸檔的是檔案，不歸檔的也是檔案，那就意味著將檔案視作是自然形成的，是純粹的自然之物，這顯然是不符合實(shí)際的，也是不對(duì)的。“歸檔”是一種人為的主體行為，如何嘉蓀教授指出：“‘歸檔’不是文件自身運(yùn)動(dòng)的必然要求，它實(shí)際上是人們的一種主體行為，是人們要求承認(rèn)文件具有一定保存價(jià)值，必須嚴(yán)加控制而賦予特別意義的一種主體行為。” ⑤筆者同時(shí)也認(rèn)為，這種主體行為是人們按照文件的價(jià)值或者說(shuō)是相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)性的文件比如“保管期限表”等進(jìn)行的，就是說(shuō)人為的主體行為是受文件價(jià)值變化規(guī)律制約的。

四、文件生命周期理論與檔案的形成

前述檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的，檔案與文件是既有聯(lián)系，又有區(qū)別的兩個(gè)不同的事物。 “文件生命周期理論已使得檔案與文件概念界線變得模糊，或者說(shuō)，寧可認(rèn)為它們是一個(gè)事物的不同階段，而不愿意將它們視為兩個(gè)事物。甚至有學(xué)者更明確地指出，‘既然已經(jīng)有相當(dāng)多的現(xiàn)行文件已經(jīng)被人們看作了檔案，那還不如干脆與拉丁語(yǔ)系國(guó)家一樣把全部現(xiàn)行文件都宣布為檔案’，其實(shí)目前我們檔案界的論著和文章中，很多時(shí)候?qū)n案（文件的組合體）和文件（檔案的元素）是混為一談的，而另一方面把現(xiàn)行文件和入室入館以后的文件也是不加區(qū)別的，作者和讀者各取所需，為我所用。”⑥

文件生命周期理論將文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律描述為幾個(gè)階段，這里不再贅述。其中有現(xiàn)行階段文件和非現(xiàn)行階段文件之分。有的“檔案是無(wú)意識(shí)形成論”者認(rèn)為“檔案是由非現(xiàn)行階段文件轉(zhuǎn)化來(lái)的”，筆者認(rèn)為并非都是這樣，難道說(shuō)處于現(xiàn)行階段的文件就不能夠轉(zhuǎn)化為檔案嗎？顯然不是。應(yīng)該說(shuō)檔案有現(xiàn)行檔案和非現(xiàn)行檔案（或者說(shuō)是歷史檔案）之分，處于現(xiàn)行階段的文件可轉(zhuǎn)化為現(xiàn)行檔案，如處于現(xiàn)行階段的法規(guī)性的文件、條約、合同等；處于非現(xiàn)行階段的文件轉(zhuǎn)化為歷史檔案，如處理完某一具體工作中形成的文件。我們不能對(duì)處于現(xiàn)行階段的文件轉(zhuǎn)化為現(xiàn)行檔案的客觀存在視而不見(jiàn)，也不能為了滿(mǎn)足一種觀點(diǎn)的成立而否定現(xiàn)行文件轉(zhuǎn)化為現(xiàn)行檔案的客觀現(xiàn)實(shí)。

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①②吳寶康主編：《檔案學(xué)概論》，中國(guó)人民大學(xué)出版社1988年版。

③謝倫伯格（美）《現(xiàn)行檔案—原則與技術(shù)》，黃坤坊等譯，檔案出版社1983年版。

④曾三：《當(dāng)前技術(shù)檔案工作中的幾個(gè)基本問(wèn)題》，《檔案工作》1960年第1期。

⑤何嘉蓀：《擴(kuò)大檔案概念外延是合理的》，《山西檔案》1995年第5期。

⑥桑毓域：《檔案本質(zhì)屬性的再認(rèn)識(shí)》，《檔案學(xué)研究》2000年第4期。

作者單位：總參軍訓(xùn)和兵種部檔案館