當代檔案編研評估體系研究

摘要：本文首先從檔案編研工作流程和系統(tǒng)論的角度分析了檔案編研評估的概念，然后闡述了我國檔案編研評估理論研究工作流程現(xiàn)狀，進而分析檔案編研評估的作用與意義，提出了檔案編研評估體系建立的原則和構建，最后論述了檔案編研評估體系功能。

關鍵詞：檔案編研 評估體系

聯(lián)合國科教文組織在2005年公布的《邁向知識社會》的世界報告中明確指出：當今人類社會正在邁向知識社會，只有真正的知識社會才是人類社會可持續(xù)發(fā)展的源泉。在這樣的時代背景下，檔案編研如何實現(xiàn)其開發(fā)檔案信息資源的優(yōu)勢，加速推進社會知識化的進程，就成為擺在我們面前嚴峻的挑戰(zhàn)之一。

所謂檔案編研，通常是指對檔案館(室)保管的檔案信息資源的開發(fā)和利用，是檔案館(室)一項重要的工作。檔案編研是把檔案館(室)中大量的、雜亂的檔案資源，圍繞一定的題目進行信息的搜集、篩選、審核、加工、整序、評價等一系列活動。隨著計算機技術和網(wǎng)絡技術的迅猛發(fā)展，檔案編研也由傳統(tǒng)的手工編研向數(shù)字化編研方向發(fā)展。檔案編研是對檔案信息資源開發(fā)與利用的十分有效的形式。但是，隨之而來的問題是：怎樣對檔案編研進行科學、全面、客觀的評估，以確保檔案編研的質量，使檔案編研由傳統(tǒng)經(jīng)驗型向理論系統(tǒng)型發(fā)展呢?

1 檔案編研評估的概念與工作流程

檔案編研評估，就是對檔案編研過程和檔案編研成果的評價估量。

檔案編研評估對于檔案編研來說是必不可少的。因為對檔案編研的評估本身就是檔案編研工作的一個環(huán)節(jié)。檔案的編研可以分為檔案資源、檔案編研、編研成果和編研評估四個大的環(huán)節(jié)。這四個環(huán)節(jié)連接起來就形成一個完整的檔案編研工作流程，如模型1。

在這一工作流程中，檔案資源是檔案編研的基礎，是編研信息的來源，從系統(tǒng)論角度講，是信息輸入。檔案編研是對檔案信息資源的組織，是加工，是開發(fā)，并具有在原有檔案信息資源基礎上進行信息組織的創(chuàng)新性，因此，其具有對輸入的信息的控制作用。編研成果是檔案編研結果的具體體現(xiàn)，是檔案信息資源開發(fā)與利用在檔案編研中的最重要的成果，也是檔案編研的智力表現(xiàn)形式，其實質是信息輸出。檔案編研評估，則是通過對檔案編研過程和檔案編研成果對檔案信息資源開發(fā)與利用的深度與廣度進行估量，來評估其優(yōu)劣。并作為推進與提高檔案編研質量的反饋，因此，從檔案編研的整個工作流程來看，其具有對檔案編研的控制作用。

2 檔案編研評估的雙向系統(tǒng)模型

傳統(tǒng)檔案編研在其整個工作流程中由于少有檔案評估的介入，因此，從系統(tǒng)論的角度看，是一個只有輸入、控制和輸出的單向系統(tǒng)，如模型2。

從模型2的“單向檔案編研系統(tǒng)模型”中可以看出，系統(tǒng)輸入的是未經(jīng)過加工整理的、原始的檔案信息資源，輸入的檔案信息資源經(jīng)過系統(tǒng)的控制——檔案編研的收集、加工、組織、提煉等過程，然后以具體的編研成果形式加以輸出。從這一過程看，整個過程是單向的，其方向性是正向的、一維的，因此，未有“檔案編研評估介入”的檔案編研系統(tǒng)，其工作流程是不完整的，有缺陷的，不利于檔案編研質量的提高。

但實際上，在檔案編研工作流程中有檔案編研評估加入后，其系統(tǒng)結構就發(fā)生了變化，由于有了檔案編研評估后，原先的單向系統(tǒng)就變成了雙向系統(tǒng)，產(chǎn)生了質變，如模型3。

從模型3“雙向檔案編研系統(tǒng)”中可以看出，系統(tǒng)在原有的單向系統(tǒng)基礎上加上“檔案編研評估”，使原先系統(tǒng)的單向控制機制變成了雙向控制機制，由原先的單一方向的系統(tǒng)變成了“正向”與“反向”同時并存的雙向系統(tǒng)。由于在“反向”部分中，“檔案編研評估”在其輸入端輸入的是檔案編研過程記錄和檔案編研成果，經(jīng)過“檔案編研評估”這一反向控制機制——對檔案編研進行憑證價值評估、情報價值評估、深度評估、廣度評估、易用性評估、成本效益評估等控制后，實現(xiàn)輸出檔案編研評估的反饋信息，然后再作用于正向系統(tǒng)的檔案信息資源，實現(xiàn)完整的檔案編研工作流程，如此循環(huán)往復，使檔案編研的質量不斷得到提高。

3 檔案編研評估的作用與意義

檔案編研評估的作用有很多，但至少以下三條是其核心作用：

3．1 檔案編研評估可以完善和提高檔案編研的雙向控制，從而形成完整的檔案編研。從模型3可以看出，檔案編研具有“正向控制”與“反向控制”兩個控制模塊，而檔案編研評估就是其中的“反向控制”模塊，它是對檔案編研過程和檔案編研成果的價值進行判斷的控制，有了這一控制才能實現(xiàn)檔案編研工作流程的雙向控制。一個完整的檔案編研工程流程，不僅僅包括選題、檔案信息的收集、選取、審核、組織和最后檔案編研成果的出版，還應該包括評估檔案編研過程和檔案編研成果對檔案資源開發(fā)的深度和廣度，從而具有檔案編研的反饋機制。

3．2 有利于提高檔案編研“正向”輸入的質量。從模型3以看出，檔案編研“正向”流程中輸入的是檔案信息資源，完整、全面、真實、有效的檔案信息資源輸入是產(chǎn)生高質量的檔案編研成果的前提條件。檔案編研評估通過對檔案編研的選題、檔案資源收集廣度、檔案編研成果是否包含足夠的背景信息價值判斷來提供對下一檔案編研工作流程反饋，從而在新的起點和新的高度實現(xiàn)新一輪檔案編研的“正向”輸入。

3．3 有利于提高檔案編研“正向”流程中輸出的質量。從模型3可以看出，在“正向”系統(tǒng)流程中，檔案編研是其控制模塊，而對檔案信息資源開發(fā)的深度和廣度很大程度取決于這個模塊。但僅僅靠這一模塊還不夠，還應該對檔案編研的成果進行諸如憑證價值的評估、情報價值的評估、開發(fā)深度的評估、開發(fā)廣度的評估、易用性的評估和成本效益的評估等評估。這樣不但可以評估已經(jīng)完成的檔案編研成果，還可以進一步為下一工作流程的檔案編研控制提供有價值的信息，從而優(yōu)化檔案編研成果，提高檔案編研“正向”控制中輸出的質量，

由此，我們可清楚地看到檔案編研評估的意義，至少有這樣幾點：

3．3．1 可以深化檔案編研的研究，

3．3．2可以增加檔案編研研究的理論深度，

3．3．3可以更科學地指導實踐。

3．3．4可以使檔案編研更科學化，

4 我國檔案編研評估的現(xiàn)狀

從上面的分析可以看出，檔案編研的評估在整個檔案編研工程流程中的地位和作用。實際上，如果沒有檔案編研評估這一機制，檔案編研難以實現(xiàn)科學的、全面的、可持續(xù)的、有效的開展。由此，從編研角度而言也就難以實現(xiàn)檔案信息資源科學的、全面的、可持續(xù)的、有效的開發(fā)和利用，這已被實踐所證明。

然而，在我國檔案編研的理論與操作中，還缺乏對檔案編研評估的認識，表現(xiàn)在理論上：

4．1 在檔案編研的各種教科書及理論研究中，很少有對檔案編研評估理論的系統(tǒng)闡述。

4．2 在研究上，以檔案編研評估為主題的研究成果少之又少。筆者查找了從1994年至今年的人大報刊復印資料——《檔案學》雜志目錄及索引中有關編研文章，發(fā)現(xiàn)其中沒有一篇專門研究檔案編研評估體系的研究文章，見下表：

同時筆者又在“中國期刊全文數(shù)據(jù)庫”中查閱了從1987年到2004年的檔案學全部論文，幾乎沒有找到一篇是關于檔案編研評估體系的專門研究文章。這表明在理論上還缺少對編研評估的研究和探討。

4．3 在研究方法論上，還只注意了檔案編研生命周期中“正向”的有關編制的研究，缺少檔案編研工程流程中的“反向”評估反饋研究。從方法論講，研究還有待于由經(jīng)驗上升到系統(tǒng)的理論。

而在實際操作上還缺少自主意識的檔案編研評估，表現(xiàn)為：

4．3．1 缺少檔案編研的評估體系。

4．3．2缺少評估機制，沒有專門評估機構與組織。

4．3．3 缺少專門的檔案編研的評估活動。

5 檔案編研評估體系的建立

由上述分析可知，要實現(xiàn)檔案編研評估，既涉及理論，也涉及實踐，但其中一個關鍵的部分就是檔案編研評估體系的建立。因此，研究檔案編研評估的作用與意義，就不能不研究檔案編研評估體系。所謂檔案編研評估體系就是對檔案編研過程以及檔案編研成果的價值進行判斷，以便調整和控制檔案編研工作的一整套成體系的參照規(guī)范。

5．1 檔案編研評估體系建立的原則

5．1．1 科學性原則。檔案編研評估是檔案編研工程流程中一個必不可少的環(huán)節(jié)，其目的是為促進整個檔案編研工作發(fā)展。因此制定和實施檔案編研評估體系是為了更全面充分地拓展檔案資源的政治、文化和經(jīng)濟功能，實現(xiàn)其價值，即堅持以檔案為本。同時又要考慮到檔案編研的整個流程和各個環(huán)節(jié)，從選題、材料收集、審核到編研成果的出版和對編研成果使用者使用情況進行調查反饋。檔案編研評估的結果和經(jīng)驗要為檔案館(室)下一個編研成果提供有價值的信息。統(tǒng)籌編研成果的數(shù)量和編研的質量，統(tǒng)籌編研選材的全面和精煉，做到去粗取精，去偽存真，從而推動檔案編研工作走上科學發(fā)展的道路。

5．1．2 系統(tǒng)性原則。作為一個整體性的評估體系，各個互相聯(lián)系、互相作用的模塊之間，應注重其整體性，不可單獨地看某一個模塊，應綜合編研成果的各個評估要素，給與編研成果綜合評價。在評估體系中任何一個評估要素都必須與整個評估體系的標準相一致，形成一個協(xié)調的有機體。

5．1．3 實用性原則。任何評估體系都必須能夠進行實際的操作，檔案館的決策人員和編研人員都能夠依照評估規(guī)范來對檔案編研成果的價值進行衡量。不應該是泛泛而談，應是具體的、明確的。另外不論是古代的編研成果還是近代的編研成果，抑或紙質的出版物還是網(wǎng)絡編研成果都可參照評估。

5．1．4 客觀性原則。對檔案編研成果的評估應該以客觀的社會效益為評估參照物，看其是否有利于充分開發(fā)檔案信息資源，是否符合科學性原則，而不能以一時一事的經(jīng)濟收益或者潮流而妄加評估。

5．2 檔案編研評估體系的構建。構建檔案編研評估體系應該具備這樣幾個要素：

5．2．1 檔案編研評估體系的構建應依據(jù)檔案編研評估體系建立的科學性原則、系統(tǒng)性原則、實用性原則和客觀性原則。

5．2．2 檔案編研評估體系的構建應依據(jù)檔案編研的流程，從質和量兩方面，選取評價指標。

5．2．3 檔案編研評估體系的構建應兼顧檔案編研成果在開發(fā)檔案信息資源的深度和廣度來建立參照規(guī)范。

5．2．4 應根據(jù)重點論的原則，數(shù)字化編研成果評估指標單列。

檔案編研評估體系在以上基礎之上加以系統(tǒng)化、具體化從而形成可實際執(zhí)行與評價操作的一整套成體系的參照規(guī)范。這樣評估體系的建立可以包括編研選題方面，編研材料加工方面，檔案數(shù)字化方面等，為了使評估更具有操作性和客觀性，還必須為評估體系的各項指標建立分值，以便使評估從定性評估走向定量評估，因為馬克思說過：一門科學只有成功地運用數(shù)學時，才算達到了真正完善的地步。分值的設立根據(jù)“從一般到具體，從宏觀到微觀，從理論到實踐”的原則進行。分值計劃根據(jù)評估的二級指標或三級指標所對應分值相加后，所得的總分就是評估的分數(shù)，以其來判定編研成果質量的優(yōu)劣。其評估體系整體架構如下：

以上的檔案編研評估體系構建雖不能說十分全面、完整、系統(tǒng)地包含了所有的檔案編研評估指標，而且在實際操作過程中，各單位還得結合本單位的實際情況進行補充和修改。但是如果在檔案編研中能夠真正地對檔案編研進行系統(tǒng)全面的評估，那么就可以高效、有力地優(yōu)化檔案編研成果，同時也能促進檔案工作信息化、現(xiàn)代化、知識化建設。

6 檔案編研評估體系功能

選題方面評估——可以提高檔案編研選題的質量。選題過程進行評估可以在編研工作開展之前對編研成果的價值有預期地進行估算，從而結合自身情況衡量編研的必要性。另外，可提高編研題目的針對性，可行性和實用性。

檔案編研材料加工方面評估——可以提高檔案編研材料收集、選擇、組織、加工的質量。對檔案編研材料的收集、選擇過程的評估可以保證編研成果的可靠性、憑證性和完整性。對編研出版物進行標準控制，可以提高編研成果的通用性和合法性。

編研成果量化統(tǒng)計方面評估——是對編研成果完成后的實際經(jīng)濟效益、社會效益進行量上的評估，對成本效益進行評估，它是從編研成果的利用范圍檢驗編研成果利用價值的實現(xiàn)程度。

電子檔案編研成果方面評估——可以提高網(wǎng)絡檔案編研的質量。編研過程中參照規(guī)范標準可以提高編研成果的通用性。用對網(wǎng)絡檔案編研背景信息的評估和對網(wǎng)絡檔案編研過程中的操作信息記錄的評估，可以保證編研成果的真實性、完整性和憑證性。使用永久保存格式可以防止技術更新帶來的電子編研成果的老化。

7 結論

在檔案編研工作流程中，輸入檔案信息資源，經(jīng)過對檔案信息資源的篩選、審核、組織、編排、出版等一系列控制過程后，形成檔案編研成果，這是對檔案編研“單向”的、“正向”的控制機制；然后對檔案編研過程和輸出的檔案編研成果進行深度和廣度上的評估，從而實現(xiàn)對檔案編研雙向的、反向的控制機制。如果對檔案編研進行了評估控制，提供檔案編研的反饋信息，對檔案編研過程進行控制，不但可以及時地糾正編研過程中的失誤和片面性，還可以為后續(xù)的檔案編研工作提供可供參考借鑒的經(jīng)驗，優(yōu)化檔案編研工作。

在當今社會正邁向知識時代，我們應該自覺運用全人類的智力成果來武裝頭腦，只有這樣才能使檔案編研盡快地實現(xiàn)現(xiàn)代化、知識化。

(作者單位：南京政治學院上海分院信息管理系)