做好高校教學醫院科研檔案超前控管的幾項措施

一個科研項目從立項起，隨著項目活動的逐步展開、逐步深入，各種相應的載體材料便相繼形成，其載體質量直接影響、決定著檔案管理的質量。因此，做好科研檔案超前控制管理也是檔案工作的基本任務之一，是科研檔案進入現代化管理的先決條件。

要想做好科研檔案的超前控制管理，必須要統一認識、協調行動，采取必要的手段及措施。

1 完善制度，依法治檔

沒有健全的制度約束，管理工作將是雜亂無章的。科學地、系統地完善各種制度，是做好檔案管理工作的根本保證。過去，一些單位由于沒有重視這方面的工作，沒有完善的制度制約，導致個別醫療技術人員檔案意識薄弱，往往將一些重要檔案文件材料、數據材料據為己有，不愿交出，或借故不交。致使一些科研檔案殘缺不全，不能反映課題的全貌，給今后的檔案利用帶來了極大的不方便，造成了無法彌補的損失。所以，要在完善各種制度上下功夫，明確職責，使科研檔案文件材料的形成、積累、立卷、歸檔與科技人員的崗位責任制、指標考核直接掛鉤。

2 超前控制

檔案管理人員要積極主動，及時掌握信息，了解科研項目、科研進程，與有關業務部門及有關人員主動超前聯系，超前進行業務指導，使有關業務部門及科技人員對案卷質量的要求、收集范圍等做到心中有數，有的放矢，有章可循，按章辦事。從而保證案卷材料的形成積累達到完整、準確、標準、規范的要求。

2．1要同計劃管理部門超前主動聯絡

一個科研課題一旦確定之后，在著手準備階段首先要進行課題論證，再經計劃管理部門審批。在這期間會相繼形成一些前期準備階段的文件材料，檔案部門應委派專人負責，同計劃管理部門主動聯絡，提前收集，密切配合，依靠和配合計劃管理部門周密部署，確保準備階段應有的文件材料齊全、完整。

2．2 同課題主管部門主動聯絡

在科研項目進行研究試驗階段，隨著課題的不斷深入，相應的材料逐漸形成，這部分材料涉及面廣，載體多樣，是檔案收集的難點。因此，同課題主管部門聯絡尤為重要。要主動聯系，掌握課題研究的新動向，及時掌握信息，讓課題負責人全面了解應歸檔的范圍及要求，注意收集、積累，以保證科研文件材料歸檔的齊全與完整。

2．3 同教學科研部門主動聯絡

積極主動同教學科研部門聯系是檔案管理部門的職責之一。要不厭其煩地幫助教學科研部門樹立正確的檔案意識。針對這些部門要提前制定管理措施，建立教學工作水平評估評價檔案監控體系。建立有效的監控機構與協調組織，建立完備的檔案監控措施、制定監控標準和切實可行的監控方案。主要包括教學科研質量評價檔案監控方案、學科建設評價檔案監控方案、教學科研工作和管理工作評價檔案監控方案以及某些單項指標評價檔案監控方案。同時，檔案部門必須對課題主管部門進行超前的指導，因為，對于醫院來說，科研項目不是它的主要項目。它不是科研部門，科研項目較少，課題負責人臨時委派，接觸的課題也不多，大多數不了解要歸檔的范圍，檔案部門超前指導、超前控制管理是保證案卷質量的有效途徑。促使課題負責人認真做好檔案材料的收集、整理，進行立卷、歸檔。只有課題主管部門與檔案部門協調一致，才能保證科研檔案的齊全、完整。

(作者單位：河南科技大學第一附屬醫院綜合檔案室)