做好高校教學(xué)醫(yī)院科研檔案超前控管的幾項(xiàng)措施

一個(gè)科研項(xiàng)目從立項(xiàng)起，隨著項(xiàng)目活動(dòng)的逐步展開、逐步深入，各種相應(yīng)的載體材料便相繼形成，其載體質(zhì)量直接影響、決定著檔案管理的質(zhì)量。因此，做好科研檔案超前控制管理也是檔案工作的基本任務(wù)之一，是科研檔案進(jìn)入現(xiàn)代化管理的先決條件。

要想做好科研檔案的超前控制管理，必須要統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、協(xié)調(diào)行動(dòng)，采取必要的手段及措施。

1 完善制度，依法治檔

沒有健全的制度約束，管理工作將是雜亂無章的。科學(xué)地、系統(tǒng)地完善各種制度，是做好檔案管理工作的根本保證。過去，一些單位由于沒有重視這方面的工作，沒有完善的制度制約，導(dǎo)致個(gè)別醫(yī)療技術(shù)人員檔案意識(shí)薄弱，往往將一些重要檔案文件材料、數(shù)據(jù)材料據(jù)為己有，不愿交出，或借故不交。致使一些科研檔案殘缺不全，不能反映課題的全貌，給今后的檔案利用帶來了極大的不方便，造成了無法彌補(bǔ)的損失。所以，要在完善各種制度上下功夫，明確職責(zé)，使科研檔案文件材料的形成、積累、立卷、歸檔與科技人員的崗位責(zé)任制、指標(biāo)考核直接掛鉤。

2 超前控制

檔案管理人員要積極主動(dòng)，及時(shí)掌握信息，了解科研項(xiàng)目、科研進(jìn)程，與有關(guān)業(yè)務(wù)部門及有關(guān)人員主動(dòng)超前聯(lián)系，超前進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使有關(guān)業(yè)務(wù)部門及科技人員對案卷質(zhì)量的要求、收集范圍等做到心中有數(shù)，有的放矢，有章可循，按章辦事。從而保證案卷材料的形成積累達(dá)到完整、準(zhǔn)確、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的要求。

2．1要同計(jì)劃管理部門超前主動(dòng)聯(lián)絡(luò)

一個(gè)科研課題一旦確定之后，在著手準(zhǔn)備階段首先要進(jìn)行課題論證，再經(jīng)計(jì)劃管理部門審批。在這期間會(huì)相繼形成一些前期準(zhǔn)備階段的文件材料，檔案部門應(yīng)委派專人負(fù)責(zé)，同計(jì)劃管理部門主動(dòng)聯(lián)絡(luò)，提前收集，密切配合，依靠和配合計(jì)劃管理部門周密部署，確保準(zhǔn)備階段應(yīng)有的文件材料齊全、完整。

2．2 同課題主管部門主動(dòng)聯(lián)絡(luò)

在科研項(xiàng)目進(jìn)行研究試驗(yàn)階段，隨著課題的不斷深入，相應(yīng)的材料逐漸形成，這部分材料涉及面廣，載體多樣，是檔案收集的難點(diǎn)。因此，同課題主管部門聯(lián)絡(luò)尤為重要。要主動(dòng)聯(lián)系，掌握課題研究的新動(dòng)向，及時(shí)掌握信息，讓課題負(fù)責(zé)人全面了解應(yīng)歸檔的范圍及要求，注意收集、積累，以保證科研文件材料歸檔的齊全與完整。

2．3 同教學(xué)科研部門主動(dòng)聯(lián)絡(luò)

積極主動(dòng)同教學(xué)科研部門聯(lián)系是檔案管理部門的職責(zé)之一。要不厭其煩地幫助教學(xué)科研部門樹立正確的檔案意識(shí)。針對這些部門要提前制定管理措施，建立教學(xué)工作水平評估評價(jià)檔案監(jiān)控體系。建立有效的監(jiān)控機(jī)構(gòu)與協(xié)調(diào)組織，建立完備的檔案監(jiān)控措施、制定監(jiān)控標(biāo)準(zhǔn)和切實(shí)可行的監(jiān)控方案。主要包括教學(xué)科研質(zhì)量評價(jià)檔案監(jiān)控方案、學(xué)科建設(shè)評價(jià)檔案監(jiān)控方案、教學(xué)科研工作和管理工作評價(jià)檔案監(jiān)控方案以及某些單項(xiàng)指標(biāo)評價(jià)檔案監(jiān)控方案。同時(shí)，檔案部門必須對課題主管部門進(jìn)行超前的指導(dǎo)，因?yàn)椋瑢τ卺t(yī)院來說，科研項(xiàng)目不是它的主要項(xiàng)目。它不是科研部門，科研項(xiàng)目較少，課題負(fù)責(zé)人臨時(shí)委派，接觸的課題也不多，大多數(shù)不了解要?dú)w檔的范圍，檔案部門超前指導(dǎo)、超前控制管理是保證案卷質(zhì)量的有效途徑。促使課題負(fù)責(zé)人認(rèn)真做好檔案材料的收集、整理，進(jìn)行立卷、歸檔。只有課題主管部門與檔案部門協(xié)調(diào)一致，才能保證科研檔案的齊全、完整。

(作者單位：河南科技大學(xué)第一附屬醫(yī)院綜合檔案室)