城建檔案館網站功能建設現狀調查與分析

編者按：本文從調查報告的角度來說，雖然其廣度和深度還不很理想，但作為在校的研究生，身處校園，卻關注著網上的“蘭臺世界”，應該說是難能可貴的。檔案工作是—項實踐性很強的工作，檔案學是一門實踐性很強的學科，期望更多的大學生，特別是研究生走出書齋，深入實際調查研究，寫出更多更鮮活、更具廣度和深度的調查報告來。

摘 要：通過對北京、上海、天津等直轄市和廣州、武漢等省會城市共13個城建檔案館建設網站情況的調查與分析，提出城建檔案館網站應完善宣傳和公開信息、搜索與查詢、鏈接引導、民眾反饋、網上辦事、公眾監督、學術討論等7大功能。

關鍵詞：城建檔案館 網站 功能建設

網站是公眾獲得城建檔案信息的重要載體和渠道，是檔案館提供在線公共服務的重要工具。而網站的功能水平是網站建設的基本環節，其水平的高低決定著檔案館能否提供范圍更廣、內容更完善的服務。那么目前城建檔案館網站都有哪些功能呢?為了能深入、更詳細地反映其功能狀況，我們將調查對象確定為能反映最高水平的我國省會城市和直轄市的城建檔案館網。通過網上直接訪問對其進行調查，最后發現，具有實際功能的網站僅有13個。它們為上海、廣州、武漢、貴陽、天津、杭州、南京、北京、長沙、海口、沈陽、濟南、烏魯木齊城建檔案館網站。

1 網站調查的現狀與分析

1．1 總體現狀

通過調查，城建檔案館網站具有的功能如下：宣傳與公開信息功能、信息導航功能(搜索與查詢功能、多渠道的鏈接引導功能)、公眾反饋信息功能、網上辦事、特色功能(公眾監督)和學術研究功能。13個網站都具備了信息服務功能這個基本功能，但只有上海設置了公眾監督功能。有76．92％的網站具備了搜索與查詢功能；有61．5％的網站有多渠道的鏈接引導功能、民眾反饋信息功能、處理功能和網上辦事功能；69．23％的網站具備了學術討論功能。總的看來，上海、廣州、武漢、貴陽、天津、杭州、南京市城建檔案館網站的功能水平較高，他們都具有六個功能。但是也還有一些網站只設立了一到三項功能。具體見表一：

雖然從數字統計上看，13個網站都具備了宣傳和公開信息功能，但具體分析各網站提供信息的范圍，有的較廣，有的卻較窄；其他幾項功能也一樣，有的較好，有的卻不然。

1．2 具體分析

宣傳和公開信息功能。這是網站的基本功能，以樹立和宣傳檔案館形象、公開信息為重點。具體內容主要包括以下幾個方面：一是檔案館的形象宣傳，包括檔案館簡介、館藏檔案、編研成果、檔案館領導介紹、歷史沿革、辦公聯系和監督電話等；二是信息公開，包括城建行業工作動態、檔案和房地產政策法規、本館信息、檔案驗收信息公布、信息化建設、行政執法；三是便民服務，包括檔案查閱指南、辦事指南(檔案驗收報送指南、檔案認可書辦理等)、學會協會等。

總之，13個檔案館網站都具備了此功能，但相對而言北京市城建檔案館、烏魯木齊市城建檔案館提供的信息范圍較窄。前者主要為檔案館的形象宣傳，幾乎沒有信息公開和便民服務。而后者雖有辦事指南和政策法規但內容不豐富。上海市等城建檔案館網站基本上都包括了信息服務功能所包含的三大內容，且很有特色，內容也豐富。廣州市城建檔案館網站在“了解我們”的一級類目里還包括了本館榮譽、團隊建設等，這可以更好地宣傳檔案館形象。此外，大多數網站都還提供了聲像檔案和網上展廳等內容。

信息導航功能。主要包括檔案查詢、搜索功能和多渠道的鏈接引導兩項功能。檢索查詢是城建檔案網站的核心功能。檔案查詢和信息搜索功能包括對所有內容的搜索引擎和指引的功能。使用搜索引擎，可以整合本館的信息資源，將檔案法律規章、館藏檔案、館內各具體職能和服務結合起來，為社會公眾提供高質量的公共服務。多渠道的鏈接引導功能，如通過友情鏈接的列表鏈接等，使用戶可以根據需要在網站上，通過多個渠道進入其他的城建檔案館和政府網站等。

從調查來看，76．92％的網站具備了搜索與查詢功能。但進一步分析，具備搜索與查詢功能的10個網站中，只有武漢、廣州、貴陽、南京市4個城建檔案館網站將檔案查詢放在了網頁首頁中突出顯示，這對于用戶查閱或搜索信息更加方便。沈陽市城建檔案館網站提供的檔案查詢功能很好，用戶可以按工程名稱、移交單位、建設單位、年代等查詢條件進行查詢，且在用戶需要幫助時可以點擊鏈接查看《系統使用指南》。武漢市城建檔案館網站不但提供了檔案目錄查詢、館藏查詢，還有站內搜索，最令人欣喜的是在網站突出位置還設有“羊博士”信息指南和幫助系統。

雖有61．5％的網站有多渠道的鏈接引導功能，但水平參差不齊。有的鏈接的網站少，鏈接的相關類機構不多，渠道相對還少。如武漢市城建檔案館網站只有檔案系統網站的鏈接，沒有鏈接規劃局、建設局的網站；長沙市城建檔案館網站只有湖南建設網的鏈接；南京市城建檔案館總共只有檔案網站(6個)和建設部、規劃局(8個)網站的鏈接。但在所調查的網站中，還有北京市城建檔案館等5個網站沒有鏈接引導功能。廣州市城建檔案館網站多渠道的友情鏈接令我們眼前一亮，它鏈接的有新聞媒體、國家部委、省政府及直屬機關、全國大學檔案館、國外檔案館、規劃局、規劃相關行業、國外規劃相關行業等十多類網站。

民眾反饋信息功能。通過網上對話、留言板與網上調查、網上投訴、館長信箱等方式，檔案館網站可以起到本館與公眾之間的信息橋梁作用。并建立相應的回應機制，對公眾的建議和意見要及時反映并做出有效處理。

在所調查的13個網站中，具備此功能的有武漢、上海市城建檔案館等8個網站，占總數的61．5％。在網站首頁直接設立館長信箱的有武漢、廣州和貴陽市3個。在網站首頁直接設立信息反饋的為海口市城建檔案；設立留言的有天津、沈陽和南京市城建檔案館；設立網上調查的為廣州、杭州和貴陽市3個城建檔案館。武漢市城建檔案館還設立了投訴受理。設立此功能可以激發公眾對城建檔案館工作和網站建設參與的積極性。

但對這些反饋信息的處理如何，我們還未見一個城建檔案館網站對處理結果進行網上發布。

網上辦事功能。信息公開只是實現了一種單向的溝通，網站還需要更加完善的網上辦事功能。公開信息服務只是公眾單向地從檔案館接收信息，卻無法向檔案館提出要求。因此，需要在信息服務的基礎上，增加動態咨詢服務，實現網上辦事，達到檔案館與公眾之間的雙向溝通。

61．5％的城建檔案館網站都設立了此功能。如武漢市城建檔案館的網上辦公(在線業務指導、檔案驗收申請、預約服務、檔案業務咨詢、培訓報名、表格下載)，天津市城建檔案館的網上辦公和下載中心等，廣州市城建檔案館的在線服務等。進一步點擊這些功能，發現這些網站只是簡單的網上辦事，如表格下載(如《建設工程檔案工作終身責任人登記表》)、網上培訓報名等，當然這樣就可以很大程度上幫助公眾節省時間和精力，提高辦事效率。但更進一步的網上辦事，如在線業務咨詢，如在網上收到公眾的要求后，適時給以解答和幫助或在規定工作日內給以回復等，目前還很少。

特色功能(公眾監督)。將本館及相關信息公開后，還要采取一些措施，如設立公眾監督機構，請社會監督員來監督等，以便可以實現民主與監督。設立公眾監督機構可用來提高自己的城建檔案館信用度和公共服務形象。

在此功能上，只有上海市城建檔案館1個網站上設立了公眾監督的功能，并且詳細列出了社會監督員的單位、姓名、聯系方式及地址等。還明確了其職責，具體規定社會監督員對城建檔案工作和工作人員的行為進行監督。

學術研究功能。檔案館的在線用戶還有相當一部分是城建檔案工作人員、檔案院校師生、其它專業領域的學者專家。他們有時需利用網站提供的有關城建檔案的理論。

大部分城建檔案館設有此功能，且這些網站提供的內容多而豐富，形式也多樣。如廣州市城建檔案館學術廣播功能里有：檔案管理、館藏精選、編研成果、閱讀在線、《城市季風》等。

2 調查的結論

通過這次調查，我們認為直轄市和省會城市城建檔案館在網站功能建設上已經取得了一定的成果，但還有待提高。在以上分析的基礎上，提出以下建議：

進一步提高信息導航功能。雖然大多數檔案館網站具備了檔案查詢功能，但檢索方式比較單一。因此，網站需要進一步提高信息導航功能。將檔案查詢或全文搜索功能突出地顯示在網站首頁是公眾所希望的。當然這還不夠，如果有一個查閱系統指南能幫助用戶自己熟練地使用查詢功能將更好。增加友情鏈接的網站，也是城建檔案館網站需繼續努力的方向。可以借鑒廣州市城建檔案館網站的做法。

實行更高一級的網上辦事功能——在線業務咨詢。這里的更高一級的網上辦事功能——在線業務咨詢，指的是城建檔案館在網上收到公眾業務咨詢要求后，適時給以解答和幫助或在三五個工作日內給以回復。

定期將公眾反饋的信息和網站調查的結果公布。定期將公眾反饋的信息和網站調查的結果公布，也就是將公眾參與權的結果公布于公眾，這樣才能激發公眾以后或下一次更好地將自己的意見反饋于檔案館。當然，在公布反饋信息時也應尊重公眾自己的意愿。

最后，我們呼吁城建檔案館能在網站上設立公眾監督功能，并希望城建檔案館網站有各自的特色功能。

(作者單位：四川大學公共管理學院秘書檔案系)