電子政務信息網絡化歸檔方案構建研究

摘 要：隨著我國電子政務建設的深入，電子政務信息數量已經日趨龐大，且在持續增長之中，其如何歸檔成為各檔案館面臨的突出問題、本文分析了電子政務信息歸檔前管理格局與技術狀況，簡要剖析了現有的電子政務信息歸檔技術方法——轉換介質法、脫機存儲法、數字介質目錄管理法、光盤塔全文檢索管理法，在此基礎之上探索性地提出了一種電子政務信息網絡化歸檔的管理技術解決方案。

關鍵詞：電子政務 歸檔 信息管理

隨著我國電子政務建設的深入，電子政務信息數量已經日趨龐大，且在持續增長之中，其如何歸檔成為各檔案館面臨的突出問題。目前，一些發達國家已經開始為電子政務信息歸檔制定了有關的法規與管理規章，劃定不同類別的電子政務信息的保留時間，以及備份級別。如，美國就已出臺了相當數量的法規條例，規范電子政務信息的存儲、可用性和處置方式。

1 電子政務信息歸檔前的狀態分析

1．1 管理層面：各部門信息離散割據格局

我國一些政府部門在進行電子政務信息資源建設時，習慣性地沿用了傳統行政體系管理思路，將部門之間的信息界限首先劃分清楚，從而不可避免地導致了電子政務信息格局的離散型，離散型電子政務信息格局阻礙著電子政務的縱深發展。與此同時，電子政務信息資源的所有權、采集權、開發權、經營權的歸屬、轉移及相關管理原則還不明確，造成了不少政府部門將電子政務信息資源的產權歸屬部門化，這又在一定程度上導致了電子政務信息資源的部門割據局面。

1．2 技術層面：多類文件格式共生狀態

在電子政務建設的大前提下，政府各職能部門的電子政務建設并不是同時開展的，而且基于業務職能及其工作流程的不同，各政府部門所選用的硬件、系統軟件、應用軟件也不完全相同，這必然造成各部門產生的電子政務信息在文件類型和存儲內容格式方面存在差異。由此，電子政務信息在歸檔前，不可避免地會存在著“多類文件格式共生”狀態。其信息類型與常見文件格式主要有：

1．2．1 常用靜態文件類。典型常用的靜態文件，是以寫字板、文本編輯器、圖像編輯軟件以及Mi-crosoft公司office系列軟件編輯產生的文本文件或靜態的圖像文件。常見的文本靜態文件格式有TXT、DOC、WSP、RTF、HTML等，常見的圖像靜態文件有GIF、JPEC、TIFF、PNG等。這類文件信息很難用同一種編輯器進行統一瀏覽，很難采用同一種格式來存儲。

1．2．2 應用依賴型圖文檔類。一些政府部門的辦公自動化軟件采用IBM公司的Lotus Note開發平臺、Super Base以及其他商用軟件的數據庫前臺開發工具等，其電子圖文信息存儲在這些廠家自定義的數據格式文件中，有些電子政務信息內容可以通過此類廠家提供的接口程序轉換成為較為通用的文件格式，有的則無法轉換，必須采用其特定的應用環境才能打開。這就在電子政務信息資源中存在著一部分特殊的文件格式，必須依賴于特定的應用環境才能識別讀取。

1．2．3 關系型數據庫文件類。關系型數據庫文件主要包括兩大類型：一是以單機桌面數據庫，如Ac—CCSS、FoxPro等；二是大型網絡化關系型數據庫，如Oracle、SQLServer、Informix及DB2存儲的數據庫文件信息。政府各部門的信息系統采用的數據庫類別不完全相同，雖然這些數據庫廠商大都提供了能夠轉換為統一格式的接口程序，但轉換不一定能保證100％數據的正確無誤。

1．2．4電路、工程設計等特定圖形文件類。電路、工程設計等特定圖形文件與電路設計、工程設計所采用的繪圖平臺密切相關，甚至與當時所使用的統一畫圖工具的版本相關，可以說這些文件離開這些特定的設計環境平臺是沒有任何價值和意義的。

1．2．5 數字音視頻文件類。目前常見的音頻文件格式有WAV、RM、WMA、MP3、MIDI等，視頻文件格式有ASF、RM、QuickTime、AVI、MEPG、MPG、DAT等。音視頻信息在儲存歸檔過程中涉及到數據取樣、壓縮和編碼等方式有關的算法及標準，以及與數字音視頻信息的應用平臺和環境直接相關的背景信息。隨著多媒體技術的迅速發展和日益普及，數字音視頻資源占信息資源的比重越來越大，因此在電子政務信息資源建設中，也得到了越來越多的關注。

2 現有電子政務信息歸檔方式的分析

隨著電子政務建設的深入開展，電子政務信息大量產生，如何歸檔成為各檔案館面臨的突出問題。隨著問題的產生，一些檔案工作者和研究人員開始著手探討這一具有重要現實意義的前沿性問題的解決方案。下文首先將現有幾種嘗試性的電子政務信息歸檔技術解決方法進行簡要歸納與分析，從中吸取可茲借鑒的經驗與教訓：

2．1 轉換介質法。這是很多檔案館到現在一直采用的歸檔方式，其優點是檔案工作按部就班，不會出現很大的失誤。但隨著電子政務建設的逐漸開展，以及社會公眾對數字檔案查詢率的提高和利用深度的增大，這種單一機械式的歸檔模式容易受到沖擊，并且難以滿足發展需求。

2．2 脫機存儲法。這也是我國起初制定電子文件歸檔標準中要求的基本方式。這種歸檔方式的缺點是每張光盤上存儲的真正有價值的檔案信息比較少，并且利用效率不高，在對歸檔的電子政務信息進行查詢利用時，必須安裝各類背景應用環境軟件，然后才能夠瀏覽其全部信息內容。

2．3 數字介質目錄管理法。條件好的單位將數字介質的目錄信息采用計算機的單機、局域網、專網、廣域網等方式管理起來，使利用者通過查詢數字檔案目錄信息了解檔案資源的概況，但如需查閱數字檔案全文信息還必須親自到檔案館按照管理規定借閱利用。在實際工作中，很多單位為了查詢方便，并減少光盤的磨損度，將光盤中的內容打印出來同時以紙質檔案保存起來，這就是目前很多檔案館常采用的“雙軌制”歸檔方式。但是，很多單位采用這種“雙軌制”歸檔方式之后，幾乎很難真正長久實施下去，由于屬于歸檔范圍的電子政務信息數量過于龐大，不可能全部打印出來，即使打印出來，以現有檔案館的有限庫房容量也難以滿足這種持續膨脹的信息存儲空間要求，

2．4 光盤塔全文檢索管理法。“光盤塔全文檢索”，就是引進自動化操作光盤庫的電子設備，以光盤目錄管理為核心，建立搜索引擎，通過檢索光盤目錄并訪問到光盤上存儲的原文信息。這種管理方式在一些經濟實力雄厚的省市級檔案館已經有應用案例。但是，如果要推廣到所有檔案保管單位存在一定的難度，存在難度的原因還在于資金和技術兩方面，而且在光盤及其存儲內容的管理上工作量比較大。

3 電子政務信息網絡化歸檔解決方案的構建

在前文分析電子政務信息的歸檔前狀況以及現有的四種嘗試性歸檔技術方法的基礎之上，本文意在探討一種電子政務信息網絡化歸檔的解決方案，主要內容如下圖所示：

如上圖所示，電子政務信息網絡化歸檔解決方案包括了管理層面與技術層面兩方面的內容：

3．1 管理層面：“政務信息中心一文件服務中心—檔案中心”歸檔管理體系

電子政務信息網絡化歸檔解決方案，在管理層面上可以體現為“信息中心—文件服務中心—檔案中心”關聯歸檔管理體系，其主要內容包括：

3．1．1 在歸檔管理體系上，首先，可以考慮在電子政務系統內部設立“政務信息中心”，負責收集電子政務系統即時產生的各種電子政務信息，并管理經過系統化、知識化處理的政務信息并提供利用；其次，在檔案館中可以考慮建立綜合處理歸檔電子政務信息的“文件服務中心”，負責接收“政務信息中心”移交的電子政務信息資源，進行信息存儲和提供利用等活動；最后，就是各檔案館現在已經存在的檔案中心，該中心可以負責對文件中心移交的歸檔電子政務信息進行有關的分類、鑒定、整理、保存或銷毀等系統化整理工作，形成具有知識屬性的電子政務檔案信息資源庫。這樣一來， “政務信息中心”、“文件服務中心”與“檔案中心”就關聯互動起來，如此循環往復，電子政務信息就可以在電子政務應用系統與檔案館之間有序地流動，形成一個信息及時流轉、有序存儲的電子政務信息歸檔系統。

3．1．2 在歸檔管理流程上，相比較而言，傳統檔案業務流程是一個緊密銜接、環環相扣、順序和時間不可逆性的單一性的線性流程。然而，電子政務信息由于其處于全新的技術平臺之上，具有區別于紙質文件的特性，傳統的檔案管理理念和工作方式已經不再完全適用于電子政務信息歸檔和管理。電子政務信息業務流程因此具有明顯的非線性特征，各業務環節的流程和內容發生了變化，如，在傳統檔案環境下是先鑒定后歸檔再著錄，而電子政務環境下在文件現行階段就需要進行賦予標識、分類、著錄等業務工作，并且在此之后的流程和工作中也是不斷地相互穿插和銜接。

3．2 技術層面：“目錄全文關聯歸檔”技術方案

電子政務信息網絡化歸檔解決方案，在技術層面上可以體現為“目錄全文關聯歸檔”技術方案，這是針對現有“雙軌制”歸檔技術模式而采取的一種改良的可行歸檔方法，主要內容就是將電子政務信息分門別類，整理成方便檢索的目錄信息，并將電子原文與電子目錄進行關聯掛接，將電子政務信息的目錄與電子政務信息的全文進行捆綁，將目錄信息存放在關系型數據庫中，而電子全文可以選擇存放在文件服務器或數據庫的二進制存儲對象類中的任何一種。此處值得一提的是，前文中所分析過的電子政務信息歸檔前所呈現的五種主要技術格式的電子政務信息，其中除關系型數據庫文件信息外，其余四種都可以選擇以文件服務器方式來存儲。

利用者可以通過查詢到目錄信息而了解電子政務信息歸檔狀況，如需查閱歸檔電子政務信息全文，可以通過向信息管理人員申請信息利用權限，獲取信息利用權限之后，就可以通過在線數據庫系統直接調閱利用。在實際工作中，出于信息安全的考慮，會將數據庫中的內容多種方式備份，比如在線異地備份、光盤備份、有選擇性地打印出有重大價值的電子政務信息全文。電子政務信息“目錄全文關聯歸檔”技術方案，立足于檔案利用者的需求，分析電子政務信息的生命周期，在實踐應用中了解電子政務信息被利用的范圍、特點和頻率，同時結合歸檔業務員以及檔案管理者的工作需要，對電子政務信息網絡化歸檔進行合理技術規劃，體現“以客戶為中心”管理理念。

4 結語

電子政務是信息技術與現代管理體制的有機融合，其本質是以網絡為工具，以用戶為中心，以應用為靈魂，以便民為目的的現代化政府管理模式。從長遠來看，電子政務不能僅僅停留在發布與政府有關的靜態信息上，而要最終實現政府信息資源與社會信息資源的無縫集成，從而使政府真正實現管理信息化和決策科學化的新型管理模式；而與此同時，就我國目前情況看，檔案作為一種重要的原生性資源，卻長期不為社會所重視。實施電子政務信息網絡化歸檔解決方案，可以構建一個管理與技術平臺，讓電子政務信息通過檔案部門經過歸類整理之后提供給社會公眾利用，并同時對歸檔電子政務信息進行備份保管，這將是電子政務縱深發展與數字檔案信息資源建設的合理途徑與必然趨勢。

(作者單位：清華大學公共管理學院，中山大學資訊管理系)