百年檔案定義略論

內容摘要：本文論述了百年來世界檔案定義的發展歷程以及我國檔案界對于文件與檔案關系界定問題的研究。

關鍵詞：檔案 文件 關系 屬概念

檔案概念是檔案學的元概念。如何界定檔案這一概念的定義就變得至關重要。定義通常表述為：被定義的種概念=種差+鄰近的屬概念。給檔案下定義需要把它放在一個更廣闊的領域中去，也就是選擇一個合適的屬概念。近幾年來我國檔案界人士就文件是不是就是我們所要找的屬概念進行了激烈的爭論。本文試就百年來檔案定義發展歷程及我國關于檔案文件關系的論述等作一粗淺的探討。

1 百年檔案定義及檔案與文件關系的發展歷程

1．1 古典檔案學時期檔案定義及檔案與文件關系的界定

19世紀末至20世紀40年代，國際檔案學界在資產階級科技革命的大背景下，積極推進檔案事業改革，因此古典檔案學得到空前發展，前期荷蘭檔案學家斯，謬勒，伊·阿·斐斯，阿·福羅英以開先河；英國檔案學家希拉里，詹金遜為其代表，后期著名學者有意大利檔案學家?！たㄋ_諾瓦，蘇聯檔案學家A·克雅捷夫等人。斯·繆勒等三人合著的《檔案整理與編目手冊》給檔案一詞所下的定義是：“某一行政機關或其某一官員正式收到或產生并被指定由他們保管的書寫文件、圖片和印刷品的總和?！边@里的檔案所指的其實就是被保存在某個登記室內的某一行政機構的文件。希拉里·詹金遜所著的《檔案管理手冊》(1922年)一書中關于檔案定義的論述為：“每一管理或行政事務(無論公開的還是不公開的)進行過程中所擬或者所使用，構成該一事物過程組成部分，事后為該一事務之負責人或其合法繼承者自行保管，以備不時查考的各種文件?！边@一定義突出的地方之一就是把“文件”概括為檔案的屬概念，并指出檔案是以備查考的歷史文獻。意大利檔案學家卡薩諾瓦認為：檔案是“文件的系統積累物，此種文件為某一機構或個人在其活動過程中所創作，并由這個機構或個人為實現其政治、法律或文化上的目的而收藏或保存”。此定義指出文件轉化為檔案可能為了實現政治、法律或文化的目的。蘇聯檔案學者克雅捷夫在《檔案工作的理論與技術》(1935)一書中，專門闡述了“檔案材料的定義”：“凡具有公務、科學和文化性質的、直接反映(通過原本)機關、團體、企業和個人過去活動的手寫的或印刷的、文字的或圖表的，并需要保存起來以備科學或實踐利用的材料，均稱為檔案材料?！边@里的材料也就是我們所說的文件。在我國何魯成著《檔案管理與整理》一書認為：“檔案者乃已辦理完畢歸檔后匯案編制留待參考之文書。”前后兩期的定義實質上都是紙質檔案和手工管理條件下的傳統檔案觀念的產物，他們的共同點是大多把文件作為檔案的屬概念，首次確立了現代檔案定義四要素的基本框架，揭開了探索現代檔案定義的序幕，為后人給檔案概念作出科學的定義奠定了堅實的基礎，為豐富、發展以至完善檔案定義創造了良好的條件。

1．2 現代檔案學時期檔案定義及對檔案與文件關系的界定

20世紀40年代末至80年代初，國際政治格局發生巨變，與此同時信息革命興起，推動了各國檔案事業的迅速發展，客觀地為現代檔案學的形成提供了氣候和土壤。現代檔案學的代表有美國著名檔案學家謝倫伯格和德國著名檔案學家阿·布倫內克等人，其檔案定義觀不僅在檔案學界產生了巨大影響，而且也為檔案立法界和其他科學界所接受。美國謝倫伯格在《現代檔案——原則與技術》(1965)一書中說：檔案是“經鑒定值得永久保存以供查考和研究之用，業已藏入或者業已選出準備藏入某一檔案機構的任何公私機構的文件?！边@個定義的核心是——檔案是經鑒定值得永久保存和收藏的文件。這個定義指出了檔案是具有多方面重要價值的文件。而1979年的法蘭西共和國檔案法規定：任何自然人或法人，任何國家機關或組織，任何私人機構或部門，在自身活動中產生或收到的文件整體，不管其形成日期、形式和制成材料。都是檔案。其他大多數拉丁語系國家基本與之相同，如意大利、葡萄牙和拉丁美洲國家等。他們認為檔案就是具有本源性的文件，文件一經形成就是檔案。這一時期我國檔案界通行的檔案定義中，較為代表性的是中國人民大學歷史檔案系編印的《檔案管理學》講義(1962年)中給檔案所下的定義：“檔案，是機關(包括企業、事業單位，下同)在工作和生產中形成的、具有查考利用價值的、按照一定歸檔制度集中保存起來的文件材料(包括技術圖紙、影片、照片、錄音帶等)。”現代檔案學檔案定義實質上是紙質檔案和半手工、半機械管理條件下非完全意義上的傳統檔案觀念的產物，與其他類型檔案定義相較，法規型檔案定義的內涵綜合性更強，外延界面更寬，對檔案概念的內涵、外延、屬概念的界定還存在較大分歧，這個時期的檔案定義并非全部以文件作為屬概念。

1．3 后現代檔案學時期檔案定義及對檔案與文件關系的界定

20世紀七八十年代以來國外有關資料中，蘇聯和國際檔案理事會分別出版的兩本檔案術語辭典較有代表性。1982年前蘇聯出版的《社會主義國家檔案術語辭典》中，把檔案定義為“檔案館(室)中保存的文件”。這一定義明顯把檔案界定為辦理完結、歸檔保存的文件，即半現行與非現行文件之和。國際檔案理事會主持編纂的《檔案術語辭典》(1984)寫道：檔案“是由那些形成它們的人或由他們的職能繼任者為了自己利用的目的或因為他們的檔案價值，經過挑選或未經挑選的、由某個適當的檔案館永久保存的非現行文件”。這里對檔案與文件作出明確的劃分，指出檔案是非現行文件。80年代以來，我國的檔案界對于檔案定義的表述有所改進。陳兆祦、和寶榮《對檔案定義若干問題的探討》一文與1986年版《檔案管理學基礎》一書中的提法均為：“檔案是機關、組織和個人在社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件”，而在中華人民共和國國家標準《情報與文獻工作詞匯基本術語》和《檔案著錄規則》(1985年)中均寫道：“檔案：國家機構、社會組織以及個人從事政治、經濟、科學、文化等社會實踐活動直接形成的文字、圖表、聲像等形態的歷史記錄?！钡S著信息技術的高度發展，電子文件這一新生事物的出現使文件的記錄方式發生了根本性的革命，檔案管理活動和利用方式也隨之改變。人們開始從“信息”的角度去認識檔案。2001年，馮惠玲、張輯哲在《檔案學概論》中站在信息的角度對檔案定義進行概括，認為“檔案是社會組織或個人在社會實踐活動中直接形成的具有清晰固定的原始記錄作用的固化信息。”再有陳雨思在《信息定義與信息本質》一文中，認為“信息應有獨立性，信息獨立性在于它是表達‘聯系’的，它是以表達‘聯系’的資格而與物質、能量相并列，信息是結構的表達，檔案只是一種信息源?！睆母鞣N定義中看出各個國家劃定檔案的標準及檔案的范圍是各不相同的，尤其是電子時代對于檔案屬概念的確定不再是傳統的單一的文件、文獻，而又出現了歷史記錄、信息等提法。這也就決定了檔案和文件關系的界定也就不會是一種觀點了。

2 百年檔案定義及檔案與文件關系論辯綜述

百年間檔案界關于檔案與文件關系的爭鳴很多，主要爭論點如下：

2．1 文件與檔案是否屬同一事物

2．1．1 同一事物論。角度一：“同一事物不同階段論”。這是傳統的檔案學觀點，并一直在檔案界占居主導地位，認為文件與檔案是同一事物在其不同運動階段上價值形態變化的體現。如：王英瑋在《關于檔案本質屬性的思考》中指出：文件與檔案是存在著部分質變關系的同一事物的兩個不同發展階段，它們雖然有著共同的本質規定，但文件更加強調其現行性或現行性與半現行性，而檔案則更加強調其歷史性。角度二：“同一事物同一概念”論?！斑@種觀點認為文件與檔案屬于同一概念，它們只不過是同一概念下的不同語詞而已，一切文件都是檔案?！崩?，上述的法國和拉丁美洲的一些國家對檔案的定義，我國的一些學者也持這樣的觀點，如王茂躍在《文件與檔案有本質區別嗎?》一文中認為：文件與檔案是本質屬性相同的同一事物，文件與檔案不可能有本質上的區別。

2．1．2 兩種事物論。角度一：認為文件與檔案處于不同的階段，性質和作用不同，是兩種不同的事物。陳作明撰文指出：“文件與檔案，若從其內容及載體來分析，無疑是同一事物，至少是絕大多數的文件與檔案如此，但是，從使用價值的角度分析，無疑已發生了質的變化，應當看作是兩種不同性質的事物，這可以說是同一事物在其不同發展階段演變成的不同質的事物?！苯嵌榷簩n案視為集合體概念，認為文件是檔案的因素，檔案是文件的組合，因而檔案與文件不是同一事物。其主要代表人物是王玉聲、王榮聲，他們認為：“檔案是擁有一定內部聯系的集合統一體”，“單獨抽出集合體中任何一份文件(材料)都不能稱之為檔案，應立卷歸檔或可立卷歸檔的材料乃檔案的前身，與檔案是兩個完全不同的概念?！辈粌H如此，“即使是構成檔案集合體的文件材料，與檔案仍然是相互獨立的，沒有任何交叉關系的概念?！?/p>

2．2 文件是否可以作為檔案的屬概念

2．2．1文件是檔案的屬概念。認為文件可以作為檔案屬概念的學者確信文件是檔案的基礎，檔案是文件轉化來的。上文中提到的前蘇聯、美國等國家檔案的定義都是這一類型。在我國持這種論點的學者很多，例如，武漢大學信息管理學院張煌明、王茜在《檔案定義應以文件為屬概念》一文中闡述了自己的理由，他們認為以文件為檔案的屬概念符合定義規則，揭示了檔案的外延與內涵、檔案與文件的差異與聯系，文件與檔案相對，文件是屬概念，是上位概念，檔案是種概念，是下位概念，文件與檔案是具有從屬關系的兩個概念，檔案這一概念包含在屬概念文件之中，文件的外延比檔案的外延要大。因此，以文件為屬概念的檔案定義，符合定義規則，體現了檔案的起源及檔案一詞的由來。

2．2．2 文件不是檔案的屬概念。有不少學者認為文件不是檔案的屬概念。但他們在具體論述時存在著不同的見解，大致有以下三種說法：“第一種是認為文件與檔案這兩個概念外延之間是部分重合關系(交叉關系)，李富英、楊愛東認為：有的文件是檔案，有的文件又不是檔案，同時有的檔案又不是文件。文件與檔案兩個概念有部分重合，從《形式邏輯》上也是講得通的，所以文件不能作為檔案的屬概念。第二種是認為檔案絕不是一種文件，因為檔案與文件兩者可相互轉化。張輯哲運用形式邏輯的原理認為在概念上具有屬種關系的轉化雙方，不應在概念上相互定義，所以文件并不能成為檔案的屬概念。第三種是認為檔案的概念要大于文件的概念，劉東斌提出定稿是檔案，而文件則是定稿的復制件，檔案與文件的關系是復制與被復制的關系，而且尚有大量的不是文件定稿的原始記錄物，如封建時代的起居注和現代的機關會議記錄、工作筆記等，這些與文件定稿不沾邊，而文件只是文件定稿復制來的，所以說文件的概念小于檔案的概念”。

2．3 歸檔是否是文件與檔案的分界線

在以往的檔案學著述中，歸檔被視為檔案的保存要素問題加以探討，并有兩種不同觀點。

2．3．1 歸檔是文件成為檔案的轉化條件。絕大多數檔案學家將保存因素列為構成檔案定義的條件之一，只有保存到檔案館的文件才是檔案，才賦予其特殊的檔案屬性。例如：何嘉蓀認為歸檔是文件劃為檔案部門或人員監督管理的行為或過程，它實質上是人們正式承認文件的檔案價值開始對其施行更進一步科學管理的行動。通過歸檔，文件就從法律上受到保護并被賦予了更權威的事后憑證作用，所以歸檔不僅僅是文件的轉手和移交，它是一種具有重大意義的法律性、歷史性行動。

2．3．2歸檔不能作為文件轉化為檔案的條件。文件轉化為檔案是由其內在質的變化一文件價值演變所決定，歸檔保存只是這種變化的要求和外現形式，因此，文件只要具備作為檔案的保存價值，無論是否進入檔案館這一“特區”，都已成為檔案。如：百思特認為：現行文件即使歸檔后也不是檔案，仍是現行文件，只有當它成為真實的歷史記錄時才可能成為檔案，歸檔不是文件進入檔案階段的標志。

3 啟示

百年來表述檔案概念的定義有許多種，但是筆者同意我國檔案概念外延的設定應該如美國一樣，從非現行期開始，即文件只有進入非現行期，成為非現行文件時，才有可能成為檔案，也就是說在我國檔案是以文件為屬概念的，現行文件是檔案的前身，但只有非現行文件中具有保存價值并已經保存下來的那部分才是檔案。

(作者單位：廣西民族大學管理學院)