對檔案館業務工作環節的認識

編輯老師：

您好!

本人是一名即將畢業的檔案學專業學生，系統地學習了檔案學理論的專業課程。在檔案管理學的學習中，老師講解了檔案業務管理的收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用等環節，并強調每一個環節都相當重要，不可偏廢。2006年，我到多個檔案館(室)調查，了解到在過去一個相當長的時間內，整理是檔案館工作的重點，檔案館與檔案室、檔案館與業務指導人員經常在進館檔案案卷質量上堅持己見，甚至出現分歧。請問編輯老師，如何認識新時期檔案館業務工作環節之間的關系?

鄭州航院信息科學系 牛二強

牛二強同學信中反映的問題確實存在。過去，檔案立卷方法是以案卷作為基本保管單位，將零散的文件材料根據其相互聯系、特征和保存價值分類組成案卷。案卷組合工作通常包括：文件材料分類、排列、編號，卷內文件目錄和卷內備考表的編制、案卷的裝訂，案卷的排列，案卷封面項目的填寫，案卷目錄的編制。這在當時很有必要，促進了基礎業務工作。然而這種方法繁瑣復雜，耗費大量的人力和時間，而且主觀隨意性較大，案卷質量很難把握，也容易引發檔案館與檔案室、檔案館與業務指導部門之間在進館檔案案卷質量上堅持己見。同時，由于認識上的不統一，加之人們普遍重視立卷質量和案卷整理，檔案館往往要對接收進館的檔案重新整理，使檔案館的工作重心偏向整理這一環節。

隨著改革開放的深入，檔案館工作的外部環境發生了很大變化。簡化檔案整理方法和程序，通過檔案開放、檔案編研等形式強化檔案的利用，是目前國際上較為先進的檔案管理模式。從我省情況看，檔案館工作已由封閉半封閉型向開放型逐步轉變，其社會化和現代化趨勢不可逆轉。為此，有必要轉變思想觀念，調整工作思路。結合我省檔案館工作的實際，在對檔案館各個業務工作環節思考、定位的基礎上，建議按照“細化收集、簡化整理、深化檢索、強化服務”的思路開展工作。

“細化收集”，就是檔案館要突破傳統檔案接收范圍的局限，用全新的眼光發現檔案，用有效的方法積累檔案，拓展檔案進館單位的范圍，擴大檔案進館的門類，把經濟社會發展中產生的各種新型載體檔案納入接收、征集范圍，努力構造一個門類齊全、內容豐富、載體多樣、地方特色濃郁的檔案資源體系。

“簡化整理”，就是檔案館適當弱化整理步驟，簡化整理方法。對收集進館的檔案，只要符合“三個不亂”，即“全宗不亂、年代不亂、保管期限不亂”的原則，做到分類科學、有規可循、有目可查，檔案館一般不要重新整理，特別是對檔案館館藏的檔案，只要符合“三個不亂”的原則，更不要隨便拆卷整理。需要認識到的是，再好的整理方法都有一定的局限性，不可能解決利用查找中的所有問題。利用查找中的問題要通過檢索工具來解決。

“深化檢索”，就是檔案館適應現代化管理的需要，建立健全檔案檢索工具體系。這是新時期檔案館應重點加強的工作。目前，應推廣現代信息檢索技術在卡當案檢索中的應用，實現檔案信息檢索的可視化、智能化；不應再局限于檔案目錄信息的檢索和提供利用，應探索基于檔案原文的全文檢索和內容檢索，逐步建立一套傳統檔案檢索工具與現代檔案檢索系統有機結合的檔案檢索工具體系。

“強化服務”，就是檔案館要改進方法，改善態度，積極主動地做好檔案的利用服務工作。在做好正常接待利用工作的基礎上，依法做好開放檔案工作，加緊開放依法可以隨時向社會開放的經濟、科技、文化等類檔案，向社會公布開放檔案的內容和利用方式，開辟開放閱覽室，簡化利用開放檔案的手續；選擇影響大、前瞻性強的課題進行檔案史料研究，公布檔案，編輯出版檔案史料，利用網絡進行檔案編研，提高編研工作的質量和層次；圍繞中心工作、重大活動，舉辦檔案展覽、陳列、講座、報告會，制作影視音像制品，發揮檔案館愛國主義教育基地的作用。

把思想統一到“細化收集、簡化整理、深化檢索、強化服務”的認識上來，不但有利于推動檔案館基礎業務工作的開展，也有利于檔案信息資源建設和開發利用，更有利于構建檔案館、室與業務指導部門三者之間的和諧關系。

(作者單位：河南省檔案局業務指導處)