計算機操作員之Ｗｏｒｄ ２０００文字處理軟件

( 接上期)

第一次保存文檔通常要指定保存文檔的位置和保存文檔的文件名。在“文件名”文本框中， 可以更改系統預賦的文件名Doc1，Word 往往也將文檔的首行文字作為預賦的主文件名; 在文本框中更改輸入用戶指定的主文件名。文檔類型Word 默認保存的文件類型為“Word 文檔”， 擴展名為.doc。如果要保存成其他文件類型， 可以在“保存類型”欄中選擇所需要的保存類型。

三、打開己有文檔

1.打開單個文檔

(1) 單擊常用工具欄上的“打開”按鈕。

(2) 利用快捷鍵Ctrl+O。

(3) 在“文件( F) ”菜單中選取“打開(O) ”命令。

2.打開多個文檔在“打開”對話框中的“文件名(N) ”列表框中按住Ctrl 鍵不放， 選取各個要打開的文檔名， 然后單擊“確定”按鈕， 便可同時打開多個文檔。

3.打開不在默認驅動器上的文檔在“打開”對話框中單擊“驅動器(V) ”列表框右端的箭頭按鈕， 從中選取所需的驅動器名; 若打開的不是Word 格式， 可單擊“文件類型[ I] ”列表框選取相應的文件格式。

第四節編輯Word 文檔

要對某一段文字或圖像等對象進行移動、編排等操作， 必須首先定義選取要操作的這段文字， 選取的文本塊定義可以小到一個字， 大到一個自然段或通篇文章。

一、文本塊選取定義

Word 文本塊選取定義就是對特定的內容進行標記。

1.鼠標拖動利用鼠標將“光標I”指向文本塊的開始處， 按住鼠標左鍵， 拖動鼠標掃過要選定的文本，在文本塊結尾處松開鼠標按鈕， 被選定的內容將突出顯示或反顯。單擊窗口菜單欄上的“編輯”菜單選項， 或按Alt+E 鍵激活“編輯”菜單， 進行與編輯相關的操作。這時可以看到“編輯”菜單的有關編輯的選項都是可見的。

2.操作技巧選取文本塊有多種操作技巧。如選定一個英文單詞， 可雙擊該單詞; 選定一個段落， 可在該段落中的任一位置三擊; 選定一個句子， 可按住Ctrl 鍵并單擊此句子中的任一字符; 選定矩形文本塊， 可先按住Alt 鍵， 再從矩形文本塊的左上角向右下角拖動鼠標; 選定若干行， 可單擊鼠標鍵選定首行，再使指針指向末行， 按住Shift 鍵， 再單擊鼠標; 大范圍選擇可以利用按住Shift 鍵， 配合←、↑、→和↓箭頭鍵， 選定文本; 選定全部文檔， 可以按Ctrl+A 鍵。取消文本塊的選定在塊內或塊外單擊鼠標即可。

二、剪切、復制、粘貼

剪切、復制、粘貼是常用的編輯命令， 是通過Windows 的剪貼程序來實現的。利用粘貼命令， 可把剪貼板上的內容粘到文檔的插入點處。當執行選定對象操作后， 可通過剪切或復制將所選對象放到剪貼板上去。剪切命令將選取對象從文檔中刪除并把它放入剪貼板， 復制命令將選定對象的一個備份放入剪貼板。常用方法有:

(1) 從窗口主菜單上選擇“編輯( E) ”菜單命令。

(2) 快捷鍵: 剪切， Ctrl+X; 復制， Ctrl+C; 粘貼，Ctrl+V。

(3) 常用工具欄中的剪切、復制、粘貼按鈕。

(4) 單擊鼠標右鍵， 彈出快捷菜單， 從中選擇相關選項。

例如， 若希望把位于文檔后面的一段文字報到文章的最前面， 其操作過程是:

(1) 先用食指按住鼠標左鍵， 拖動鼠標進行文本塊的定義。

(2) 放開鼠標左鍵后， 單擊窗口菜單欄上的“編輯”菜單選項( 或者按Alt+E 鍵打開“編輯”菜單) 。

(3) 單擊“剪切”選項， 把該段文字剪貼到系統提供的剪貼板中。這個操作也可以在塊定義后， 直接按Ctrl+X 快捷鍵， 把該段文字剪貼到系統的剪貼板。

(4) 把光標移到文章的最前面。單擊窗口菜單欄上的“編輯”菜單選項( 或者按Alt+E 鍵打開“編輯”菜單) 。

(5) 單擊“粘貼”選項， 把該段文字從剪貼板中復制到光標所在之處( 也可以直接按Ctrl+V 鍵， 把該段文字復制到光標所在之處) 。

剪貼板是Windows 操作系統中非常重要的工具之一。它不僅可以用來在一個文檔中傳遞一段需要移動或復制的文字， 還可以用來在多個文檔之間傳遞要復制或移動的文章段、文件和文件夾等。

三、撤消與重復

如果在Word 文檔編輯過程中發生誤操作， 可撤消該操作。其常用的方法有:

(1) 選取“編輯”菜單中“撤消(U) ”命令， 可取消最后進行的一次操作。重復撤消操作， 可由后往前依次取消最后之前的一次操作。

(2) 使用快捷鍵(Ctrl+Z) 。

(3) 在常用工具欄中點擊撤消按鈕鍵。在Word 中將已撤消的可用操作恢復過來， 方法有:

(4) 選擇“編輯”菜單中的“重復(R) ”命令。

(5) 使用快捷鍵(Ctrl+Y)

(6) 使用常用工具欄中的重復按鈕鍵。Word 可撤消操作， 也能通過重復命令使之恢復。

四、查找與替換

Word 可以查找文本， 包括格式以及帶格式和樣式的文本。

1.查找查找的操作步驟為:

(1) 從“編輯”菜單中選取“查找”命令( 快捷健為Ctrl+F)

(2) 在“查找”對話框中的“查找內容”框中輸入要查找的文本并可在“搜索范圍”列表框中選定從插入點開始向上搜索或向下搜索， 或者是在整個文檔中搜索。

(3) 單擊“查找下一個”按鈕后開始查找。找到所查找的內容后， 會以反白高亮顯示。在指定范圍沒有搜索完時， 可單擊“查找下一處”選項繼續查找。

2.替換對查找結果進行替換操作:

(1) 在“查找”對話框中單擊“替換”， 打開“替換”對話框， 輸入替換的相應文字， 并可選擇“全部替換”。當對每一個查找結果進行有選擇的替換時選“替換”。

(2) 替換對話框可通過“編輯”菜單中的“替換”命令進入， 也可通過快捷鍵(Ctrl+H) 直接進入， 進行替換操作時自動預先進行查找。

五、使用自動圖文集

在文檔的編輯過程中， 也可利用“自動圖文集”的功能來提高編輯文檔速度。自動圖文集可包括文本，圖形， 或是它們的結合。

1.創建自動圖文集選定要以自動圖文集儲存的文本或圖形。

在“插入”菜單中選取“自動圖文集#8943;”命令， 或在常用工具欄中單擊自動圖文集按鈕打開“自動圖文集”對話框。

在“自動圖文集”對話框中命令自動圖文集名稱。單擊“添加(A) ”按鈕使其能在以后的編輯過程中使用。

2.插入自動圖文集方法是先把插入點移到欲插

入自動圖文集詞條的位置， 再選“編輯”菜單中的“自動圖文集”命令打開“自動圖文集對話框”， 從“名稱”列表框中選出所需詞條， 單擊“插入”按鈕， 便可將該詞條插入到指定地點。

3.自動圖文集詞條的編輯先將要編輯的自動圖文集詞條插入文檔中， 再對該詞條進行修改， 再選定編輯好的詞條， 并打開“自動圖文集”對話框， 在“名稱”框中鍵入該自動圖文集原名， 最后選“添加(A) ”按鈕， 并按下(Y) 便完成編輯過程。

六、插入、刪除和修改操作

1.插入插入操作是首先將光標定位在插入位置， 然后在系統默認的“插入”狀態下， 即屏幕底部狀態行中“改寫”按鈕呈淺灰色時， 輸入新的內容，Word將自動進行段落重組。如果系統處于“改寫”狀態， 輸入的內容將代替插入點后面的內容。雙擊“改寫”按鈕或按Insert 鍵， 均可切換改寫/插入狀態。

2.刪除刪指定位置左邊的字符可按BackSpace鍵， 刪指定位置右邊的字符則按Delete 鍵。

3.修改修改字符方法有兩種:

(1) 先刪除錯誤字符， 再插入正確的字符。

(2) 選定待修改內容為文字塊， 輸入正確內容， 正確內容就會替換被選定的字塊。

七、行的一些基本操作

1.行刪除行的刪除是先選定行， 再按Del 鍵或BackSpace 鍵， 或選擇主菜單“編輯”/“清除”選項。

2.插入空行在某兩個段落之間插入若干空行，以便插入其他內容， 則在插入位置按回車鍵若干次即可。

3.行的左右移動整行的左右移動， 如設定一行內容居中、居左或居右， 可先選定此行， 再點擊格式工具欄的對齊方式按鈕之一即可完成。若使一行內容整體右移若干個字符， 可在“插入”狀態下， 在這一行內容的起始處， 鍵入空格鍵， 使行右移; 若使一行內容整體左移若干個字符， 按BackSpace 鍵， 刪除左邊空格字符， 使行左移。

4.斷行斷行是把一行內容拆為兩行。要斷行， 把光標點移動到準備拆行的位置， 按回車鍵。

5.并行定位在前一行的結束標記處， 按Del 鍵，或把光標定位在后一行起始處， 按BackSpace 鍵。實際上在Word 編輯中， 方法可以靈活多變， 只要掌握自己熟練的方法即可。需要注意的是， 編輯修改的只是編輯修改窗口中的文檔， 修改后的文檔要及時保存， 必須執行“文件”/“保存”或“文件”/“另存為”命令; 可以在編輯過程中及時點擊常用工具欄中的保存按鈕， 或按快捷鍵Ctrl+S， 保存后可繼續編輯工作。

八、文本塊的刪除、移動和復制

1.刪除選定的文本塊

(1) 輸入新的內容， 替換選定的文本塊的全部內容。

(2) 按Del 鍵或BackSpace 鍵， 也可選擇“編輯”/“清除”命令或“編輯”/“剪切”命令。“剪切”與“清除”不同， 剪切將把選定的內容寫入剪貼板， 以備再次使用。若要恢復被刪除的文本塊， 可選擇“編輯”/“撤消”命令或單擊常用工具欄的“撤消”按鈕。

2.移動選定的文本塊

(1) 選擇“編輯”/“剪切”命令， 把選定的文本塊放到剪貼板中; 選擇“編輯”/“粘貼”命令， 把剪貼板中的內容插入到新的位置， 完成選定內容的移動。

(2) 利用鼠標拖放移動文本塊。在文本塊處按住鼠標左鍵， 出現帶方框的塊操作鼠標指針， 拖動鼠標到指定位置， 松開按鍵即可。

3.復制選定的文本塊

(1) 利用“復制”和“粘貼”兩個命令復制選定的文本塊。

(2) 利用“常用工具欄”或快捷鍵選定文本塊后，按Ctrl+C 鍵并配合按Ctrl+V 鍵完成。

(3) 利用鼠標拖放復制。按住鼠標左鍵， 出現帶方框的鼠標指針符號時再按住Ctrl 鍵， 鼠標指針后的方框中出現“+”號， 拖動鼠標到指定位置， 松開按鍵。

九、字符格式設置

字符格式設置是指用戶對字符顯示和打印輸出效果的設定， 通常包括字符字體、字號大小、字符間距、字符加粗、字符傾斜、字符顏色、字符下劃線以及字符的陰影、空心等特殊效果、動態效果等。在創建Word 文檔輸入的字符， 按Word 默認的正文字體和字號顯示文本， 如中文字為宋體五號字，英文字符為“Times New Roman”字體。

1.利用工具欄

(1) 改變字體或字號大小

單擊格式工具欄的“字體”框或“字號”框的向下箭頭。再從彈出的列表中進行選擇。

(2) 設定加粗、傾斜或下劃線格式

單擊格式工具欄的“加粗”、“傾斜”或“下劃線”按鈕， 進行設定或撤消

(3) 設定邊框、底紋或縮放格式

單擊“格式工具欄”的“邊框”、“底紋”或“字符縮放”按鈕， 進行設定或撤消。

(4) 設定字符的顏色

利用“字體顏色”按鈕。

2.利用“格式”菜單命令利用“格式”菜單中的“字體”命令選擇“格式”/“字體”命令， 出現“字體”對話框。該對話框有3 個選項卡。一是“字體”選項卡。在該卡中， 可以對字符格式進行多樣化的設置， 在“預覽”窗口中觀察效果， 確定后單擊“確定”按鈕。二是“字符間距”選項卡。加寬或緊縮字符間距均可取默認值， 也可輸入需要的數值或利用磅( point) 值的微調按鈕。三是“文字效果”選項卡。在其中可設定各種動態效果， 但動態效果不能隨文字一起打印輸出。

( 未完待續)