高校教學(xué)評(píng)估中暴露出的檔案缺憾

高等學(xué)校檔案是高等學(xué)校從事教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。客觀地反映了學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展過(guò)程。檔案的收集和利用，既關(guān)系到學(xué)校的歷史，又關(guān)系到學(xué)校發(fā)展，在高校教學(xué)評(píng)估中具有重要而不可缺少的作用。

1 高校教學(xué)評(píng)估及其與檔案的關(guān)系

1.1高校教學(xué)評(píng)估

普通高校本科教學(xué)工作水平評(píng)估是國(guó)家教育部經(jīng)過(guò)4年的試點(diǎn)與研究，于2002年下半年開(kāi)始正式在全國(guó)高等學(xué)校推行的，是國(guó)家教育行政部門(mén)對(duì)全國(guó)普通高等學(xué)校工作的宏觀管理與具體指導(dǎo)，是對(duì)高校辦學(xué)思路、辦學(xué)條件、辦學(xué)效果、辦學(xué)特色的評(píng)價(jià)。高校評(píng)估指標(biāo)體系有7個(gè)一級(jí)指標(biāo)、一個(gè)特色項(xiàng)目、19個(gè)二級(jí)指標(biāo)和44個(gè)觀測(cè)點(diǎn)，評(píng)估工作以評(píng)促建，通過(guò)評(píng)在工作促進(jìn)學(xué)校改善辦學(xué)條件，加強(qiáng)學(xué)校各項(xiàng)工作的管理。是目前國(guó)家教育行政部門(mén)對(duì)高校本科教學(xué)工作水平進(jìn)行定位的主要辦法，是構(gòu)建中國(guó)特色高等教育質(zhì)量監(jiān)控和保障體系的重要步驟，是加強(qiáng)教學(xué)質(zhì)量的一種長(zhǎng)效和高效的措施和機(jī)制。

1.2高校教學(xué)評(píng)估與檔案的關(guān)系

高校教學(xué)評(píng)估工作主要是在各種檔案材料基礎(chǔ)上，經(jīng)系統(tǒng)、綜合整理，形成評(píng)估材料，客觀記錄評(píng)估工作的整個(gè)過(guò)程。同時(shí)，評(píng)估工作中形成了新的檔案。可見(jiàn)高校檔案與評(píng)估工作有著不可分割的內(nèi)在聯(lián)系。

1.2.1高校教學(xué)評(píng)估工作離不開(kāi)檔案信息

在評(píng)估工作中有很多指標(biāo)，需要對(duì)照這些指標(biāo)收集、整理和查閱大量的檔案材料，而檔案正是系統(tǒng)、全面地記載了學(xué)校的歷史和發(fā)展過(guò)程。因此檔案是評(píng)估的基礎(chǔ)，評(píng)估工作離開(kāi)檔案是不可能的。

1.2.2檔案信息是高校評(píng)估工作的重要內(nèi)容

檔案的實(shí)質(zhì)就是信息，是一種資源，是對(duì)歷史面貌的真實(shí)反映，具有憑證功能。高校檔案工作和高校教學(xué)、科研工作一樣，是高校工作中的一項(xiàng)不可缺少的工作，是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，也是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志。不論是局部的、還是整體的，不論是橫向的，還是縱向的，皆需大量真實(shí)可靠的檔案材料為依據(jù)。從普通高校本科教學(xué)水平評(píng)估檢查的內(nèi)容看，每一個(gè)指標(biāo)及觀測(cè)點(diǎn)都需要大量詳實(shí)的檔案材料以佐證。高校評(píng)估的工作程序、組織機(jī)構(gòu)、指標(biāo)體系如何確定，最終都將憑借大量的檔案資料，才能形成對(duì)一個(gè)單位全面、客觀、公正的評(píng)價(jià)。

1.2.3教學(xué)評(píng)估對(duì)檔案工作的促進(jìn)作用

檔案是教學(xué)評(píng)估的依據(jù)和重要內(nèi)容，在評(píng)估過(guò)程中形成了新的檔案材料，促進(jìn)了檔案的規(guī)范，更重要的是對(duì)前一時(shí)期的系統(tǒng)總結(jié)和對(duì)今后發(fā)展的謀劃。

1.2.3.1評(píng)估增強(qiáng)了教職工的檔案意識(shí)

通過(guò)教學(xué)評(píng)估工作，高校檔案得到了充分利用，檔案在評(píng)估工作中發(fā)揮了重要作用，檔案工作得到了高校領(lǐng)導(dǎo)的充分肯定，通過(guò)教學(xué)評(píng)估工作，從部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)到教職工的檔案意識(shí)普遍得到了增強(qiáng)。

1.2.3.2評(píng)估產(chǎn)生了大量重要的具有保存價(jià)值的檔案

高校教學(xué)評(píng)估過(guò)程中，形成了大量重要的具有保存價(jià)值的檔案，對(duì)學(xué)校今后的教學(xué)、科研、黨政管理等各項(xiàng)工作將具有重要的依據(jù)和參考作用，是學(xué)校的寶貴財(cái)富。評(píng)估利用了檔案，同時(shí)又產(chǎn)生了新的檔案，促進(jìn)了高校檔案事業(yè)的發(fā)展。

1.2.3.3評(píng)估促進(jìn)了高校檔案部門(mén)軟件、硬件建設(shè)

評(píng)估工作需要高校檔案部門(mén)提供大量的原始文件材料，這就要求高校檔案部門(mén)努力實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，以適應(yīng)評(píng)估工作的需要。檔案部門(mén)要以評(píng)估為契機(jī)，促使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)加大對(duì)檔案建設(shè)的投入，配備足夠數(shù)量的檔案工作設(shè)施，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，檔案人員也要通過(guò)各種途徑，加強(qiáng)培訓(xùn)，全面提高政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)，并加大對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用力度，積極主動(dòng)地提供高質(zhì)量、高效率的服務(wù)，充分發(fā)揮高校檔案應(yīng)有的作用。促進(jìn)了高校檔案部門(mén)軟、硬件建設(shè)。

2 檔案在教學(xué)評(píng)估中的作用

2.1檔案是評(píng)估材料的來(lái)源

按照評(píng)估指標(biāo)體系建立檔案資源，是教學(xué)評(píng)估的重要內(nèi)容。而評(píng)估檔案的建立，直接的來(lái)源和依據(jù)就是檔案材料。另外，按照評(píng)估工作的要求，需提供評(píng)估時(shí)間前3年的數(shù)據(jù)和材料，如果沒(méi)有平時(shí)的積累，就不可能有完整、齊全的教學(xué)檔案，就無(wú)法形成一套描述準(zhǔn)確、過(guò)程鮮明、層次清楚的評(píng)估檔案，進(jìn)而還會(huì)影響評(píng)估的結(jié)果。

2.2檔案是專家組做出實(shí)事求是的評(píng)價(jià)的依據(jù)

學(xué)校檔案是學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄，它詳盡地記錄了學(xué)校各個(gè)階段、各項(xiàng)活動(dòng)的發(fā)展變化情況，可以為人們進(jìn)行科學(xué)決策、開(kāi)展各項(xiàng)工作提供依據(jù)和憑證。教學(xué)評(píng)估工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)是專家組評(píng)價(jià)，專家組進(jìn)校考察評(píng)估，除了聽(tīng)到、看到現(xiàn)實(shí)情況之外，大部分時(shí)間都是通過(guò)審閱自評(píng)報(bào)告和查閱各種檔案資料來(lái)了解學(xué)校的情況。如要衡量學(xué)校的教學(xué)管理水平，就要對(duì)學(xué)校提供的教學(xué)工作規(guī)章制度、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)日歷、督導(dǎo)專家聽(tīng)課記錄、試卷與試卷分析報(bào)告、教學(xué)檢查及座談會(huì)記錄等檔案材料認(rèn)真分析、研究，做出恰當(dāng)?shù)脑u(píng)價(jià)。因此，在整個(gè)評(píng)估過(guò)程中，專家組都全面、系統(tǒng)、科學(xué)地考察分析各種材料，了解學(xué)校的過(guò)去，認(rèn)清目前的現(xiàn)狀，從而做出真實(shí)、客觀、公正的評(píng)價(jià)。

3 高校教學(xué)評(píng)估中暴露出的檔案缺憾

3.1檔案意識(shí)不強(qiáng)，觀念落后

管理者往往比較注重教學(xué)和其他管理工作，而較少關(guān)心檔案和檔案管理工作，甚至認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)，客觀上形成了用時(shí)重視，過(guò)后無(wú)人問(wèn)津，檔案意識(shí)不強(qiáng)。因此，在教學(xué)評(píng)估過(guò)程中出現(xiàn)相當(dāng)一部分檔案材料不全、不完整現(xiàn)象。如有些退休離職人員離崗后尚散存有一些檔案材料，造成相當(dāng)一部分檔案材料沒(méi)有及時(shí)整理、歸檔，所以這些問(wèn)題在教學(xué)評(píng)估過(guò)程中都充分顯現(xiàn)出來(lái)。

3.2檔案管理手段落后，載體和形式單一

在評(píng)估中需要各種一目了然的檔案材料，包括照片、光盤(pán)、多媒體等。但目前大多數(shù)高校檔案的整理、立卷、歸檔等管理工作仍處于傳統(tǒng)的手工操作模式，檔案載體和形式仍主要是紙質(zhì)材料，與現(xiàn)代化辦公管理要求尚有很大距離。

3.3檔案人員素質(zhì)亟待進(jìn)一步提高

目前的檔案管理工作者多為非專業(yè)人員，在檔案管理工作中表現(xiàn)出對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)、對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理、接受新知識(shí)、掌握新技術(shù)等方面都存在一定的問(wèn)題，與現(xiàn)代化管理不協(xié)調(diào)，難以與用戶進(jìn)行溝通和從事檔案信息重組等創(chuàng)新工作。

4 加強(qiáng)檔案管理，適應(yīng)發(fā)展需要

4.1加強(qiáng)宣傳管理，增強(qiáng)檔案意識(shí)

在教學(xué)評(píng)估過(guò)程中雖然暴露出很多有關(guān)檔案管理方面的問(wèn)題，但可以借評(píng)估的強(qiáng)勁東風(fēng)，加強(qiáng)對(duì)《檔案法》、檔案工作的宣傳力度，采取更生動(dòng)活潑的形式（如不定期的發(fā)布檔案工作信息、參觀、舉辦展覽、講座、組織征文、宣傳日活動(dòng)等）開(kāi)展檔案宣傳及教育，使全校上下對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)進(jìn)一不提高，促使大家主動(dòng)自覺(jué)地積累、利用、移交檔案，檔案管理者也要發(fā)揮主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，與立檔單位建立更緊密的業(yè)務(wù)聯(lián)系。

4.2進(jìn)一步提高檔案管理人員素質(zhì)

專職檔案管理工作人員要愛(ài)崗敬業(yè)，加強(qiáng)檔案知識(shí)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)自己的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，及時(shí)了解和掌握學(xué)校各個(gè)時(shí)期的中心工作，主動(dòng)與立檔或檔案利用者建立聯(lián)系，了解他們的需求并主動(dòng)提供服務(wù)。有關(guān)部門(mén)及領(lǐng)導(dǎo)也要給予檔案管理人員更多的關(guān)心和重視，科學(xué)合理配備檔案管理人員，使他們?cè)跁x職、晉級(jí)等方面得到公正的對(duì)待。

4.3改善檔案管理?xiàng)l件，適應(yīng)發(fā)展需要

當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展已進(jìn)入信息化時(shí)代，檔案管理工作要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要改善必要的條件和設(shè)備，使檔案資源以適宜載體和形式保存，通過(guò)現(xiàn)代化人才對(duì)檔案資源的處理，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有序有效開(kāi)發(fā)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。