高校教學(xué)評估中暴露出的檔案缺憾

高等學(xué)校檔案是高等學(xué)校從事教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項活動直接形成的對學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。客觀地反映了學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展過程。檔案的收集和利用，既關(guān)系到學(xué)校的歷史，又關(guān)系到學(xué)校發(fā)展，在高校教學(xué)評估中具有重要而不可缺少的作用。

1 高校教學(xué)評估及其與檔案的關(guān)系

1.1高校教學(xué)評估

普通高校本科教學(xué)工作水平評估是國家教育部經(jīng)過4年的試點與研究，于2002年下半年開始正式在全國高等學(xué)校推行的，是國家教育行政部門對全國普通高等學(xué)校工作的宏觀管理與具體指導(dǎo)，是對高校辦學(xué)思路、辦學(xué)條件、辦學(xué)效果、辦學(xué)特色的評價。高校評估指標(biāo)體系有7個一級指標(biāo)、一個特色項目、19個二級指標(biāo)和44個觀測點，評估工作以評促建，通過評在工作促進(jìn)學(xué)校改善辦學(xué)條件，加強(qiáng)學(xué)校各項工作的管理。是目前國家教育行政部門對高校本科教學(xué)工作水平進(jìn)行定位的主要辦法，是構(gòu)建中國特色高等教育質(zhì)量監(jiān)控和保障體系的重要步驟，是加強(qiáng)教學(xué)質(zhì)量的一種長效和高效的措施和機(jī)制。

1.2高校教學(xué)評估與檔案的關(guān)系

高校教學(xué)評估工作主要是在各種檔案材料基礎(chǔ)上，經(jīng)系統(tǒng)、綜合整理，形成評估材料，客觀記錄評估工作的整個過程。同時，評估工作中形成了新的檔案。可見高校檔案與評估工作有著不可分割的內(nèi)在聯(lián)系。

1.2.1高校教學(xué)評估工作離不開檔案信息

在評估工作中有很多指標(biāo)，需要對照這些指標(biāo)收集、整理和查閱大量的檔案材料，而檔案正是系統(tǒng)、全面地記載了學(xué)校的歷史和發(fā)展過程。因此檔案是評估的基礎(chǔ)，評估工作離開檔案是不可能的。

1.2.2檔案信息是高校評估工作的重要內(nèi)容

檔案的實質(zhì)就是信息，是一種資源，是對歷史面貌的真實反映，具有憑證功能。高校檔案工作和高校教學(xué)、科研工作一樣，是高校工作中的一項不可缺少的工作，是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，也是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個重要標(biāo)志。不論是局部的、還是整體的，不論是橫向的，還是縱向的，皆需大量真實可靠的檔案材料為依據(jù)。從普通高校本科教學(xué)水平評估檢查的內(nèi)容看，每一個指標(biāo)及觀測點都需要大量詳實的檔案材料以佐證。高校評估的工作程序、組織機(jī)構(gòu)、指標(biāo)體系如何確定，最終都將憑借大量的檔案資料，才能形成對一個單位全面、客觀、公正的評價。

1.2.3教學(xué)評估對檔案工作的促進(jìn)作用

檔案是教學(xué)評估的依據(jù)和重要內(nèi)容，在評估過程中形成了新的檔案材料，促進(jìn)了檔案的規(guī)范，更重要的是對前一時期的系統(tǒng)總結(jié)和對今后發(fā)展的謀劃。

1.2.3.1評估增強(qiáng)了教職工的檔案意識

通過教學(xué)評估工作，高校檔案得到了充分利用，檔案在評估工作中發(fā)揮了重要作用，檔案工作得到了高校領(lǐng)導(dǎo)的充分肯定，通過教學(xué)評估工作，從部門領(lǐng)導(dǎo)到教職工的檔案意識普遍得到了增強(qiáng)。

1.2.3.2評估產(chǎn)生了大量重要的具有保存價值的檔案

高校教學(xué)評估過程中，形成了大量重要的具有保存價值的檔案，對學(xué)校今后的教學(xué)、科研、黨政管理等各項工作將具有重要的依據(jù)和參考作用，是學(xué)校的寶貴財富。評估利用了檔案，同時又產(chǎn)生了新的檔案，促進(jìn)了高校檔案事業(yè)的發(fā)展。

1.2.3.3評估促進(jìn)了高校檔案部門軟件、硬件建設(shè)

評估工作需要高校檔案部門提供大量的原始文件材料，這就要求高校檔案部門努力實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，以適應(yīng)評估工作的需要。檔案部門要以評估為契機(jī)，促使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)加大對檔案建設(shè)的投入，配備足夠數(shù)量的檔案工作設(shè)施，建立健全各項規(guī)章制度，檔案人員也要通過各種途徑，加強(qiáng)培訓(xùn)，全面提高政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)，并加大對檔案信息資源的開發(fā)利用力度，積極主動地提供高質(zhì)量、高效率的服務(wù)，充分發(fā)揮高校檔案應(yīng)有的作用。促進(jìn)了高校檔案部門軟、硬件建設(shè)。

2 檔案在教學(xué)評估中的作用

2.1檔案是評估材料的來源

按照評估指標(biāo)體系建立檔案資源，是教學(xué)評估的重要內(nèi)容。而評估檔案的建立，直接的來源和依據(jù)就是檔案材料。另外，按照評估工作的要求，需提供評估時間前3年的數(shù)據(jù)和材料，如果沒有平時的積累，就不可能有完整、齊全的教學(xué)檔案，就無法形成一套描述準(zhǔn)確、過程鮮明、層次清楚的評估檔案，進(jìn)而還會影響評估的結(jié)果。

2.2檔案是專家組做出實事求是的評價的依據(jù)

學(xué)校檔案是學(xué)校各項活動的歷史記錄，它詳盡地記錄了學(xué)校各個階段、各項活動的發(fā)展變化情況，可以為人們進(jìn)行科學(xué)決策、開展各項工作提供依據(jù)和憑證。教學(xué)評估工作的一個重要環(huán)節(jié)是專家組評價，專家組進(jìn)校考察評估，除了聽到、看到現(xiàn)實情況之外，大部分時間都是通過審閱自評報告和查閱各種檔案資料來了解學(xué)校的情況。如要衡量學(xué)校的教學(xué)管理水平，就要對學(xué)校提供的教學(xué)工作規(guī)章制度、教學(xué)計劃、教學(xué)日歷、督導(dǎo)專家聽課記錄、試卷與試卷分析報告、教學(xué)檢查及座談會記錄等檔案材料認(rèn)真分析、研究，做出恰當(dāng)?shù)脑u價。因此，在整個評估過程中，專家組都全面、系統(tǒng)、科學(xué)地考察分析各種材料，了解學(xué)校的過去，認(rèn)清目前的現(xiàn)狀，從而做出真實、客觀、公正的評價。

3 高校教學(xué)評估中暴露出的檔案缺憾

3.1檔案意識不強(qiáng)，觀念落后

管理者往往比較注重教學(xué)和其他管理工作，而較少關(guān)心檔案和檔案管理工作，甚至認(rèn)為檔案管理工作可有可無，客觀上形成了用時重視，過后無人問津，檔案意識不強(qiáng)。因此，在教學(xué)評估過程中出現(xiàn)相當(dāng)一部分檔案材料不全、不完整現(xiàn)象。如有些退休離職人員離崗后尚散存有一些檔案材料，造成相當(dāng)一部分檔案材料沒有及時整理、歸檔，所以這些問題在教學(xué)評估過程中都充分顯現(xiàn)出來。

3.2檔案管理手段落后，載體和形式單一

在評估中需要各種一目了然的檔案材料，包括照片、光盤、多媒體等。但目前大多數(shù)高校檔案的整理、立卷、歸檔等管理工作仍處于傳統(tǒng)的手工操作模式，檔案載體和形式仍主要是紙質(zhì)材料，與現(xiàn)代化辦公管理要求尚有很大距離。

3.3檔案人員素質(zhì)亟待進(jìn)一步提高

目前的檔案管理工作者多為非專業(yè)人員，在檔案管理工作中表現(xiàn)出對檔案的認(rèn)識、對檔案業(yè)務(wù)的管理、接受新知識、掌握新技術(shù)等方面都存在一定的問題，與現(xiàn)代化管理不協(xié)調(diào)，難以與用戶進(jìn)行溝通和從事檔案信息重組等創(chuàng)新工作。

4 加強(qiáng)檔案管理，適應(yīng)發(fā)展需要

4.1加強(qiáng)宣傳管理，增強(qiáng)檔案意識

在教學(xué)評估過程中雖然暴露出很多有關(guān)檔案管理方面的問題，但可以借評估的強(qiáng)勁東風(fēng)，加強(qiáng)對《檔案法》、檔案工作的宣傳力度，采取更生動活潑的形式（如不定期的發(fā)布檔案工作信息、參觀、舉辦展覽、講座、組織征文、宣傳日活動等）開展檔案宣傳及教育，使全校上下對檔案的認(rèn)識進(jìn)一不提高，促使大家主動自覺地積累、利用、移交檔案，檔案管理者也要發(fā)揮主動服務(wù)意識，與立檔單位建立更緊密的業(yè)務(wù)聯(lián)系。

4.2進(jìn)一步提高檔案管理人員素質(zhì)

專職檔案管理工作人員要愛崗敬業(yè)，加強(qiáng)檔案知識學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)自己的主動服務(wù)意識，及時了解和掌握學(xué)校各個時期的中心工作，主動與立檔或檔案利用者建立聯(lián)系，了解他們的需求并主動提供服務(wù)。有關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)也要給予檔案管理人員更多的關(guān)心和重視，科學(xué)合理配備檔案管理人員，使他們在晉職、晉級等方面得到公正的對待。

4.3改善檔案管理條件，適應(yīng)發(fā)展需要

當(dāng)前社會的發(fā)展已進(jìn)入信息化時代，檔案管理工作要適應(yīng)時代發(fā)展需要改善必要的條件和設(shè)備，使檔案資源以適宜載體和形式保存，通過現(xiàn)代化人才對檔案資源的處理，實現(xiàn)檔案資源的有序有效開發(fā)，進(jìn)而實現(xiàn)檔案信息資源的共享。