充分發揮教學秘書在高職院校教學管理中的作用

彭莉

摘 要：本文主要論述了教學秘書在高職院校教學工作中的重要作用，闡述了如何才能將教學秘書的作用發揮到最大，為高職院校教學管理工作的發展提供參考。

關鍵詞：教學秘書;作用

近年來，高職院校教學管理模式已經發生轉變，由過去教務處直接統管模式逐漸過渡到以專業群為單位的二級學院管理模式，因此對教育管理者的要求也越來越高。教學秘書作為基本教學管理人員，是教學主管領導的助手，是教務信息管理的中間環節，發揮著不可替代的作用。教學秘書的工作質量會直接影響到學校的教學質量，因此，科學認知教學秘書工作的職責和作用，如何將其職能發揮到最大，具有明顯的現實意義。

一、教學秘書的作用

1、負責教學日常運行管理

教學秘書的主要職責是在院系領導與教務處的指導下，對基層教學活動進行有序監督和合理安排，保證每學期的教學任務能夠有序開展。具體任務包括：一是要根據教學大綱的要求，收集各任課教師制訂出的教學授課計劃、教案與講稿，包括理論教學與實習實訓，完成對學生的培養。二是要完成排課工作，根據學校學生數量、教師數量、現有的教室數量合理的安排上課時間及地點。三是要重視期末考試和補考工作，認真安排考試時間、地點和工作人員等。四是要負責畢業生的各方面工作，要協助院、系領導組織和協調畢業班的論文答辯及資料收集工作。五是要協助院系領導做好日常教學管理的檢查、落實和督促工作，保證教學秩序正常運行。六是要負責學生的學籍管理及考試違紀處理工作。七是要協助教務處、院系領導做好每學期教師工作量的考核工作等。教學秘書的工作繁重而復雜，必須要有清晰的頭腦，合理的計劃和安排。

2、具有溝通協調的作用

教學秘書在教學管理中需要經常與院校領導和教務處等各個部門溝通聯系，尤其是要與本部門師生進行聯系，因此要有較強的溝通交流能力。這主要體現在兩個方面，一是負責學校教務處到二級院系教學工作方面的統籌和協調。需要及時將各部門發放的教學任務準確的傳導到院系領導和師生手中，并將任務執行情況和信息反饋給領導，為教學活動的順利進行提供有效的保障。二是統籌協調本院系的教學任務和工作。教學秘書需要時刻與本院系的專兼職教師、學生、輔導員和其他行政人員保持聯系，將教師的調課與停課通知進行傳達，將學籍變化情況、違紀情況與輔導員進行溝通，協助雙方信息共享等。教務處、老師和學生是教學秘書要面對的三個群體，只有統籌協調好三者之間的關系，才能保證教學工作平穩有序的開展。

3、具有參謀的作用

教學秘書的主要作用是參與日常的教學管理，保證教學秩序的正常運行，并根據平時收集的各種教學信息和情況，及時有效的向院系領導反饋，協助院系領導定期評價教師的教學質量和學生的學習效果，提出自己的意見和建議，為院系領導正確的決策提供參考依據。因此，教學秘書具有幫助領導做好教學管理工作的作用。合格的高職院校教學秘書，一方面要對職業教育的教學流程、規律等要熟悉;另一方面，要對二級學院發展目標、辦學情況、教師情況、學生情況要了解。此外，還要對各專業的人才培養方案、課程設置等也要熟悉，才能充分發揮教學秘書的參謀作用，促進高職院校教學質量的不斷提高。

4、具有管理檔案信息的作用

在教學過程中，有大量的試卷、問卷調查、人才培養方案、會議記錄、研討記錄等教學資料需要收集整理，其中有很大一部分需要歸檔，為今后的檢查提供依據。這些教學信息都有很重要的價值和意義，需要教學秘書專門整合歸納起來。教學檔案的完整也是教學評估檢查的重要項目之一。所以，對于教學檔案的建立和保存工作，教學秘書要做到認真負責，不能犯任何錯誤。

二、如何更好的促進教學秘書作用的發揮

1、學校應加強對教學秘書崗位的重視

對于學校教學管理工作而言，教學秘書起著極其重要的作用。但是，在部分學校領導者眼中，并未重視教學秘書工作，僅是單一的認為教學秘書就是在教學課程設置、排課、考試等工作中處理一些比較復雜的事情，只要崗位人員細心即可，對于能力方面的要求無需過高。正是這種想法和認知的存在，導致教學秘書在教學管理中的得不到發揮。建議各高職院校應正確面對教學秘書的職責范圍、管理地位、發展困境等問題，加強對基層管理人員的重視，制定詳細的教學秘書管理辦法，加強教學管理隊伍建設，充分發揮教學秘書的重要作用。

2、學校應加強對教學秘書崗位的激勵

當前高職院校中擔任教學秘書的一般都是年輕人或者編制外人員，由于學校領導的不重視，影響了教學秘書的工作積極性，他們的主觀能動性無法調動起來，相應的主動服務意識也無法真正的體現。同時因其工作任務繁重、沒有晉升通道、待遇較低，使得教學秘書不斷地離職，嚴重影響了教學管理與運行。學校應積極建設教學秘書隊伍，守好教學秘書崗位的入口，培養一支具有較高政治素養和業務能力的隊伍，為教學秘書創造出良好的工作氛圍。還要不斷提高教學秘書的待遇和地位，打通教學秘書的晉升通道，讓其有盼頭，有干頭，才能有效激發教學秘書的工作熱情，增強教學秘書的工作責任感和榮譽感，提高學校整體管理水平。

3、增強教學秘書的教學管理能力

為了增強教學秘書的教學管理能力，應加強對教學秘書的培訓與考核。一是可以定期舉行各類業務培訓。可邀請做得好的教學秘書結合自身工作傳授經驗，也可邀請教學管理方面的專家，普及基礎理論知識。通過培訓活動的開展可以發現教學秘書日常工作中存在的問題，提出相應的解決思路和辦法，促進教學秘書工作的順利進行。二是可以組織學校各院系、高職院校間教學秘書的交流，不斷拓寬教學秘書的工作視野，借鑒其他教學秘書好的工作經驗，提升工作效率。三是要注重培訓和考核兼顧，要對教學秘書進行一定形式的考核，督促教學秘書的成長。對考核優秀的教學秘書給予一定的獎勵，在職稱評定和晉級時予以傾斜，以激發教學秘書的工作熱情，更好的為學校的發展服務。

三、結束語

教學秘書在高職院校的教學管理中起到了極為關鍵的作用，教學秘書的工作質量直接影響著學校的教學質量。學校應不斷加強教學秘書隊伍建設，提高其地位，為教學秘書的發展創造更好的條件。教學秘書自身也應不斷學習，提高自己的綜合能力，為高職院校的發展做出應有的貢獻。

參考文獻

[1]焦玉萍.教學秘書參與教學管理的角色研究綜述.中小企業管理與科技.2019：92-93